CC BY
522
УДК 657.371
Организация и проведение инвентаризации на предприятии,
в организации
Голубева Светлана Германовна, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и финансов
e-mail: [email protected]
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Вологодская государственная молочнохозяйственная академия имени Н.В. Верещагина»
Лагун Анна Алексеевна, кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и менеджмента
e-mail: [email protected]
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Вологодская государственная молочнохозяйственная академия имени Н.В. Верещагина»
Аннотация. В статье проведен анализ нормативной базы бухгалтерского учета по организации и проведению инвентаризации на предприятиях, в организациях. Отмечены наиболее важные моменты, на что следует обратить внимание в процессе инвентаризации, чтобы избежать непроизводительных расходов.
Ключевые слова: инвентаризация; материально ответственное лицо; объекты учета; бухгалтерский учет; бухгалтерская отчетность; унифицированные документы.
Инвентаризация - это прием экономического контроля (в аудите процедура), позволяющий выявить и оценить фактическое состояние любого объекта бухгалтерского учета. По качеству представляемых результатов трудно заменим, но является трудоемким. Используется этот прием как при организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля [1], так и в аудите, при проведении выездных налоговых проверок и в других видах контрольных мероприятий и проверок. Как показывает практика, допущенные руководством предприятий, организаций нарушения порядка организации и проведения инвентаризации, могут привести для экономического субъекта и собственника к большим неприятностям и убыткам. Ошибки в проведении инвентаризации часто приводят к трудовым спорам с материально ответственными лицами, имущественным спорам с другими организациями, к арбитражным разбирательствам. В статье даны рекомендации по организации и проведению этого необходимого приема контроля.
Цель нашего исследования выявить особенности в организации и порядке проведения инвентаризации в настоящее время, на которые следует обратить внимание экономическим субъектам для минимизации последствий, связанных с ошибками при проведении этого приема фактического контроля.
Исследование проводилось путем изучения и анализа нормативных документов бухгалтерского учета, регламентирующих порядок организации и проведения инвентаризации.
Как уже ранее отметили, в процессе инвентаризации выявляется и оценивается фактическое состояние любого объекта бухгалтерского учета, а отражение ее результатов в системе учета и отчетности обеспечивает точное и правильное отражение всех объектов учета конкретного предприятия, организации в бухгалтерском учете и отчетности, что позволит обеспечить достоверность этой бухгалтерской отчетности. Требование представления пользователям достоверной отчетности содержится в ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2].
Согласно статье 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», активы и обязательства подлежат инвентаризации, при этом выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета [2].
В соответствии с законом, проведение инвентаризации может инициироваться экономическим субъектом, за исключением случаев ее обязательного проведения в установленном законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами, а также случаи проведения инвентаризации, установленные решением руководителя организации.
В предыдущей редакции закона о бухгалтерском учете были определены случаи обязательного проведения инвентаризации, закон №402-ФЗ прямо не содержит такие нормы, а ссылается на нормы законодательства, федеральные и отраслевые стандарты. До разработки и утверждения федеральных стандартов, регулирующих вопросы проведения инвентаризации активов и обязательств, на основании ст. 30 Закона №402-ФЗ продолжают действовать правила проведения инвентаризации, утвержденные до дня вступления в силу Закона о бухгалтерском учете.
Случаи обязательного проведения инвентаризации перечислены во втором по значению в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета документе - Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н. В соответствие с
пунктом 27 Приказ №34н:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями [3].
Дополнен список случаев обязательного проведения инвентаризации в пунктах 1.5-1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49:
при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, в том числе нормативными документами Минфина РФ;
при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) [4].
Порядок организации и проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике экономического субъекта, эта норма установлена в ст. 8 Закона №402-ФЗ, где сказано, что экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации. В этом случае к документам законодательства РФ следует отнести ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» п. 4, Приказа №34н п. 8.
В соответствии с перечисленными документами случаи, сроки, порядок проведения и перечень объектов, подлежащих инвентаризации устанавливаются решением руководителя экономического субъекта за исключением случаев обязательного проведения инвентаризации.
Общие правила проведения инвентаризации содержатся в Методических указаниях №49 ст. 2, полностью переписывать их в учетную политику не следует. Целесообразно на основании общих правил утвердить график проведения инвентаризаций, внутреннее положение по порядку проведения инвентаризаций в организации с учетом специфики ее вида деятельности, наличия и характера активов и обязательств, структуры организации, документооборота и т.п. При этом порядок проведения инвентаризации в организации не должен противоречить Методическим указаниям №49. Как показывает арбитражная практика, допущенные руководством экономического субъекта нарушения порядка проведения инвентаризации, могут привести для него и собственника к большим убыткам. Недочеты в проведении инвентаризации часто играют против организации, как в трудовых спорах с материально-ответственными работниками, так и в имущественных спорах с другими организациями (например, определение Вологодского областного суда от 02.11.2012 №33-4539/2012 - отказ работодателю в иске о взыскании денежных средств с работников в связи с недостачей, поскольку при проведении работодателем были допущены многочисленные нарушения порядка проведения инвентаризации, предусмотренного Методическими указаниями; определение Московского городского суда от 17.06.2010 по делу №33-14762/2010 по восстановлению на работе бухгалтера-кассира и др.).
Для проведения инвентаризации в организации должна создаваться постоянно
действующая инвентаризационная комиссия. Это следует сделать распорядительным документом, который включить в Учетную политику организации. Могут создаваться рабочие комиссии. Персональный состав инвентаризационной комиссии назначается приказом руководителя экономического субъекта, куда включаются представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Состав специалистов, включенных в комиссию, должен позволить профессионально и качественно осуществить процесс инвентаризации и оформить ее результаты. По составу комиссии в дальнейшем внешние проверяющие (аудиторские, налоговые проверки и др.) будут судить о правильности и достоверности отражения результатов инвентаризации в отчетности экономического субъекта и о достоверности этой бухгалтерской отчетности [4].
Кроме того, пунктом 2.3 Методических указаний №49 допускается участие в инвентаризации аудиторов. Это могут быть представители службы внутреннего аудита или независимой аудиторской организации. Участие в проведение инвентаризации независимых профессионалов значительно повышает достоверность ее результатов. Однако следует иметь ввиду, что аудиторские услуги представляются по договору на платной основе [5].
При организации инвентаризации в ее процессе можно выделить три основные этапа (таблица 1):
Таблица 1. Этапы организации и проведения инвентаризации
ЕВ Этапы Виды работ
1 Подготовительный Определяются объекты инвентаризации, сроки ее проведения, персональный состав инвентаризационных комиссий, оформляются приказы. Подготавливаются и представляются последние отчеты материально-ответственных лиц, с приложением всех документов по приходу и выбытию объектов учета, выводятся остатки инвентаризируемых объектов, величина которых будет фактически устанавливаться и проверяться в ходе проведения инвентаризации. Готовятся необходимые документы и обеспечиваются другие условия для проведения инвентаризации. Берутся расписки с материально-ответственных лиц.
2 Основной Проводятся осмотр и другие приемы инвентаризации, выявляется фактическое наличие соответствующих объектов учета, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Осуществляется фиксация результатов работы инвентаризационной комиссии в рабочих документах, на основании которых затем оформляются утвержденные в Учетной политике экономического субъекта документы инвентаризации.
3 Заключительный Оформляются утвержденные в Учетной политике документы инвентаризации, выявляются результаты, заполняются Сличительные ведомости, берутся объяснительные с материально ответственных лиц. Уточняются данные, отраженные в бухгалтерском учете. Организуются заседания инвентаризационных комиссий, где принимаются окончательные решения по результатам проведения инвентаризации. Результаты инвентаризации отражаются в системе учета и отчетности.
Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств изложены в ст. 3 Методических указаний №49.
Как ранее уже указывалось, при проведении инвентаризации устанавливается
фактическое наличие и состояние объектов учета. Приемы проведения инвентаризации будут определяться применяемыми измерителями инвентаризируемых объектов путем осмотра каждого объекта - активы экономического субъекта, измеряемые в единицах веса, - проверяются путем перевешивания, активы, учитываемые поштучно, - пересчитываются, активы учитываемые в объемных единицах, - обмеряются. Наличие нематериальных активов устанавливается по наличию всех необходимых, правильно оформленных документов. Наличие и величина дебиторской и кредиторской задолженности устанавливается путем проведения сверки расчетов с контрагентами по операциям, для чего в их адрес направляются соответствующие запросы. При инвентаризации финансовых вложений проверяются документы, подтверждающие наличие фактических затрат в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленных другим организациям займов. По незавершенному производству устанавливается фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, объектов находящихся в производстве. Проверка заделов незавершенного производства (деталей, узлов, агрегатов) производится путем фактического осмотра, подсчета, взвешивания, перемеривания. При инвентаризации резервов по документам проверяется правильность и обоснованность созданных в организации резервов.
Кроме этого отдельные положения по порядку проведения инвентаризации в части материально-производственных запасов содержатся в «Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов», утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 №119н, а также в «Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств», утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 №91н.
Особенности проведения инвентаризации отдельных объектов учета представлены в таблице 2:
Таблица 2. Особенности инвентаризации отдельных объектов учета
о /п Объекты инвентаризации Особенности инвентаризации
1 Основные средства Обращается внимание на наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, технических паспортов или другой технической документации, документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение, документов, подтверждающих нахождение объектов в собственности организации. При инвентаризации комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное наименование каждого объекта, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись в соответствии с новым назначением. Отдельная опись составляется на основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших объекты к непригодности, для принятия решения по использованию этих объектов в дальнейшем.
2 Нематериальные активы Устанавливается фактическое наличие и правильность оформления полного пакета всех необходимых документов, подтверждающих правильность отнесения объектов к нематериальным активам, их ценность, полезность и право организации их использовать и получать доход от этого использования.
и Объекты инвентаризации Особенности инвентаризации
3 Финансовые вложения Особенности проверки определяются видом, способом хранения и управления ценными бумагами, вложениями в уставные капиталы других организаций, предоставленными другим организациям займам. Ценные бумаги, хранящиеся у экономического субъекта, изучаются, осматриваются по отдельным их видам, по отдельным эмитентам. В акте указываются названия, серии, номера, номинальная и фактическая стоимости, сроки погашения, количество и общая стоимость отдельно по каждому виду вложений. Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг). Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специализированные организации (например, банк-депозитарий), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специализированных организаций. При необходимости информация запрашивается в специализированных организациях, проводится встречная проверка. По бездокументарным финансовым вложениям устанавливается наличие документов, подтверждающих их осуществление в конкретных эмитентов и стоимость.
4 Материально-производственные запасы (МПЗ) Инвентаризация проводится и данные заносятся в описи по каждому отдельному наименованию материально-производственных запасов с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). МПЗ находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным лицам, в описи заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в системе учета.
5 Незавершенное производство (строительство) и расходы будущих периодов Проверка фактического наличия заделов незавершенного производства производится путем их фактического подсчета, взвешивания, перемеривания. Описи составляются отдельно по каждому обособленному структурному подразделению с указанием наименования заделов, стадии, степени их готовности, количества или объема, а по строительно-монтажным работам - с указанием объема работ. По незавершенному производству, представляющему собой неоднородную массу или смесь сырья, в документах инвентаризации приводятся: количество этой массы или смеси и количество сырья или материалов (по отдельным наименованиям), входящих в ее состав, которое определяется техническими расчетами в порядке, установленном отраслевыми инструкциями по вопросам планирования, учета и калькулирования себестоимости. Особое внимание уделяется законсервированным и временно прекращенным строительством объектам. По ним, в том числе, выявляются причины и основание для их консервации. Отдельные описи составляются на прекращенные строительством объекты и проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству, в которых приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости, выявляются и указываются причины прекращения строительства.
и Объекты инвентаризации Особенности инвентаризации
6 Денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности В кассе инвентаризируются покупюрно денежные средства, ценные бумаги, денежные документы. Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров бланков, а также по материально ответственным лицам. Для проверки остатков денег на счетах в банке может быть проведена встречная проверка с банком, направлены запросы об остатках на счетах.
7 Расчеты Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета по соответствующим документам, правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, в т.ч. по которым истекли сроки исковой давности. Используется прием сверки расчетов с контрагентами по операции.
8 Резервы Устанавливается правильность и обоснованность созданных в организации резервов. Инвентаризационная комиссия по соответствующим документам, расчетам проверяет обоснованность расчета созданных резервов и при необходимости может предложить скорректировать нормы отчислений, величину резервов, затрат.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета в соответствии с пунктом 4 статьи 11 Закона №402-ФЗ с 1 января 2013 года подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. То есть, если инвентаризация проводилась по состоянию на 1 июля 2015 года, то ее результаты отражаются в бухгалтерском учете и отчетности за 3-й квартал 2015 года. Так как п. 5.5 Методических указаний №49 о периоде отражения результатов инвентаризации вступает в противоречие с этой нормой, поэтому не действует. В Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» подчеркнуто, что утвержденные до вступления в силу Закона №402-ФЗ правила ведения бухучета и составления финансовой отчетности применяются только в части, не противоречащей этому закону.
В законе №402-ФЗ отсутствуют указания касающиеся порядка отражения возникших в результате инвентаризации разниц на счетах бухгалтерского учета, при этом сохраняет свое действие пункт 28 Приказа №34н, исходя из которого, выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, его сумма относится на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации. Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли включаются в расходы экономического субъекта, сверх норм относятся на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.
До 1 января 2013 года для отражения результатов инвентаризации в обязательном порядке должны были применяться унифицированные формы документов. Эти формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», №26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №ИНВ-26» «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» от 27.03.2000 г.
В соответствии с законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ст. 9 с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе используемые при проведении инвентаризации, не являются обязательными к применению. Это значит, что организация имеет право либо самостоятельно разработать документы для оформления инвентаризации, либо доработать унифицированные формы под потребности организации, либо продолжать использовать унифицированные формы. В любом случае применяемые формы документов должны быть утверждены руководителем организации в составе Учетной политики предприятия, организации.
При разработке своих форм первичных документов должно быть соблюдено одно условие - любой документ должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ):
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование предприятия, где составлен документ;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной деятельности;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося факта хозяйственной деятельности;
• подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Таким образом, случаи, когда проведение инвентаризации обязательно для организаций, не изменились по сравнению с действующей до принятия Закона №402-ФЗ практикой, также сохранилось требование к утверждению в учетной политике порядка проведения инвентаризации.
При организации и проведении инвентаризации следует четко соблюдать требования нормативных документов, чтобы избежать неприятностей и убытков.
Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Не обязательно применять для оформления результатов инвентаризации унифицированные формы документов, но в любом случае документы надо утвердить в составе Учетной политики экономического субъекта.
Список литературных источников:
1. Голубева, С. Г. Организация внутреннего контроля на предприятии / С. Г. Го-лубева // Леденцовские чтения. Бизнес. Наука. Образование : материалы III международной научно-практической конференции: в 2 частях. Вологодский институт бизнеса; под редакцией д.э.н., проф. Ю. А. Дмитриева. - 2013. - С. 391-398.
2. Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» «[Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.consultant.ru/ document/cons_
doc_LAW_122855.
3. Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_20081.
4. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_law_7152.
5. Голубева, С. Г. Организация и проблемы современной системы аттестации аудиторов в России [Электронный ресурс] / С. Г. Голубева // Молочнохозяйствен-ный вестник. - 2013. - №1(9). - С. 42-49. - Режим доступа: http://molochnoe.ru/ journal.
References:
1. Golubeva S.G. Organization of inner control in an enterprise. Materialy III mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii "Ledencovskie chtenija. Biznes. Nauka. Obrazovanie: v 2 chastjah" [Proc. 3d Int. Symp. "Ledentsov's readings. Business. Science. Education.], Vologda Business Institute, 2013, pp. 391-398. (in Russian)
2. State Law N 402-FL. On the Accounting. Available at: http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_122855
3. The Russian Federation Finance Ministry Order N 34н. On the Regulations of accounting performance and accounting records in the Russian Federation approval. Available at: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_20081
4. The Russian Federation Finance Ministry Order N 49. Methodical instructions on the inventory of assets and financial burden Available at: http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_law_7152
5. Golubeva S.G. Organizations and problems of modern system of auditors' certification in the Russia. Molochnohozjajstvennyj vestnik, 2013, no. 1(9), pp. 42-49. Available at: http://molochnoe.ru/journal
Organization and performing the inventory in an enterprise, in an organization
Golubeva Svetlana Germanovna, Candidate of Science (Economics), associate professor of the Accounting and Finance Chair
e-mail: [email protected]
the Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Education the Vereshchagin State Dairy Farming Academy of Vologda
Lagun Anna Alexeevna,Candidate of Sciences (Economics), associate professor of the Economics and Management Chair
e-mail: [email protected]
the Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Education the Vereshchagin State Dairy Farming Academy of Vologda
Abstract. The article gives the analysis of the regulatory basis of accounting on the organization and performing the inventory in enterprises, in organizations. The most important issues to be paid attention to during the inventory to avoid non-productive costs are pointed out.
Keywords: inventory, materially liable person, accounting entities, accounting, accounting reports, unified documents.
