CC BY
395
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
В.В.АВДЕЕВ, консультант по налогам и сборам
ЙИ обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности эрганизации обязаны не реже одного раза в а проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Рассмотрим понятие и основные виды инвентаризации, правила проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, а также ответственность за непроведение инвентаризации.
Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации в целях обеспечения достоверности данных учета и отчетности.
Обязанность организаций проводить инвентаризацию имущества и обязательств, необходимую для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, установлена:
— статьей 12 Закона РФ от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ);
— пунктом 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Статьей 12 Закона№ 129-ФЗ установлен обязательный порядок проведения инвентаризации в следующих случаях:
— при формировании годовой бухгалтерской отчетности; при этом она является необязательной для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года;
— при смене материально ответственных лиц;
— при передаче имущества в аренду, выкупе и продаже;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при реорганизации или ликвидации организации;
— в других случаях, предусмотренных действующим законодательством.
Порядок проведения инвентаризации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике.
Инвентаризация бывает двух видов:
1) плановая инвентаризация, проводимая в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем организации; к плановым инвентаризациям относятся ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета;
2) внеплановая (внезапная) инвентаризация, которая проводится неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Такая инвентаризация используется для дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации. Внеплановая инвентаризация может проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.
Кроме того, инвентаризация может быть как полной, так и выборочной.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов имущества и обязательств, например только денежные средства, продукты питания (сырье), товары и пр.
Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.
Организация самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в полном объеме не ранее 1 октября отчетного года.
Для некоторых видов имущества установлены иные сроки проведения инвентаризации. Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации инвентаризация может проводиться для основных средств один раз в три года, для библиотечных фондов — один раз в пять лет.
Основные правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания № 49).
В соответствии с данными указаниями под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, в том числе не принадлежащие организации на праве собственности, но числящиеся в бухгалтерском учете на забалансовых счетах.
Инвентаризация проводится по местонахождению имущества и по материально ответственным лицам.
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве и обращении, утвержденной приказом Минфина России от29.08.2001 № 68н.
Согласно п. 1.4 Методических указаний № 49 основными целями проведения инвентаризации являются:
— выявление фактического наличия имущества;
— сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
— проверка полноты отражения в учете обязательств.
В соответствии с п. 2.2. Методических указаний № 49 для проведения инвентаризаций в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники ит.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Следует обратить внимание на то, что участие материально ответственных лиц при проведении инвентаризации обязательно. Если в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель организации.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Документальное оформление проведения инвентаризации и отражение ее результатов производятся по формам, утвержденным постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — постановление Госкомстата № 88).
Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22.
Рассмотрим пример заполнения приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации.
Приказ регистрируют в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений,
распоряжений) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-23).
Такой приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.
До проведения инвентаризации бухгалтерия готовит инвентаризационные описи, не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета», по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах, которые раздаются всем материально ответственным лицам для заполнения графы «Фактическое наличие» с указанием сроков заполнения.
Материально ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.
Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков материальных ценностей:
— пломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;
— проверяет весы, мерную тару;
— получает от материально ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товарно-материальных ценностей и денежных средств: к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы по ТМЦ сданы в бухгалтерию и все ТМЦ, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) имущества.
Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.
После проведения всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, т. е. их вещественная и документальная проверки.
Следует обратить внимание на то, что проведение описи имущества и обязательств начинается с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами, отчета о движении денежных средств и расписки от материально ответственного лица.
Вещественная и документальная проверки осуществляются, как правило, сплошным методом, т. е. пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально ответственного лица (лиц) пере-
считывают (взвешивают, обмеривают) имущество и составляют инвентаризационные описи.
После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. При этом основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, адпяучетадокументаль-ной инвентаризации — акт инвентаризации.
Постановлением Госкомстата № 88 утверждены следующие формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации:
— Инвентаризационная опись основных средств № ИНВ-1;
— Инвентаризационная опись нематериальных активов № ИНВ-1а;
— Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей № ИНВ-3;
— Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных № ИНВ-4;
— Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение № ИНВ-5;
— Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути № ИНВ-6;
— Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них № ИНВ-8;
— Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях № ИНВ-8а;
— Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них №ИНВ-9;
— Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств № ИНВ-10;
— Акт инвентаризации расходов будущих периодов № ИНВ-11;
— Акт инвентаризации наличных денежных средств №ИНВ-15;
— Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланковдокументов строгой отчетности № ИНВ-16;
— Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами № ИНВ-17.
Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи не менее чем в двух экземплярах. Описи заполняются как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники. На каждой странице описи
указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, независимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.
В случае допущения ошибок при заполнении инвентаризационных описей исправление производится корректурным способом во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей. Затем над зачеркнутой записью делается правильная запись, которая оговаривается и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку.
Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
По окончании инвентаризации допускается проведение контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. Данные проверки также проводятся с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, но проводить такие проверки следует до открытия складов и кладовых, в которых проводилась инвентаризация.
В заключение следует указать ответственность за непроведение инвентаризации. Действующим законодательством РФ не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Однако штраф может быть назначен за недостоверность учета и отчетности, которые не подтверждены фактическим наличием сырья и материалов, не отражают достоверно финансовое состояние организации.
Поэтому организация, которая своевременно не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по ст. 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Список литературы
1.0 бухгалтерском учете: ЗаконРФот21.11.1996 № 129-ФЗ.
2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации: постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации: приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н.
❖ ❖ ❖
