CC BY
29
ПОЛОЖЕНИЕОБУЧЕТНОЙ ПОЛИТИКЕ НА 2011 ГОД: ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ В УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКЕ
В. В.АВДЕЕВ,
консультант по налогам и сборам
Инвентаризация имущества и обязательств компании представляет собой не только одну из необходимых процедур системы внутреннего контроля, но является и обязательным элементом учетной политики организации. На что следует обратить внимание при формировании своей учетной политики в части проведения инвентаризаций, рассмотрим в настоящей статьи.
Следует отметить, что в общепринятом значении под инвентаризацией понимается процедура периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств компании, проводимая в целях подтверждения данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности фирмы.
О том, что инвентаризация является одним из элементов учетной политики, сказано в п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №129-ФЗ). На это же указывает и п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)», утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н (далее — ПБУ 1/2008), из которого следует, что в составе учетной политики фирмы утверждается порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.
Обратите внимание! В пункте 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее — Положение № 34н) сказано, что порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них и т. д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Следует напомнить, что в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ проведение инвентаризации обязательно:
— при передаче имуществав аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
— при смене материально ответственных лиц;
— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
— при реорганизации или ликвидации организации;
— в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Причем порядок проведения обязательных инвентаризаций и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых результатов, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее — Методические указания № 49).
Таким образом, можно сказать, что как элемент учетной политики рассматриваются не обязательные инвентаризации, а инвентаризации, проводимые по инициативе самой компании.
Причем в своем нормативном документе организация должна закрепить как минимум следующую информацию:
— количество инвентаризаций в отчетном году;
— даты проведения ревизий;
— перечень подготовительных мероприятий, предшествующих проведению инвентаризации;
— состав имущества и обязательств, наличие, состояние и оценка которых проверяется в ходе каждой из них;
— состав документального оформления результатов инвентаризации;
— порядок отражения в бухгалтерском учете выявленных расхождений.
Причем при разработке порядка проведения инициативных инвентаризаций организация за основу может взять все те же Методические указания № 49 и «привязать» их к своим потребностям.
Понятно, что факторами, влияющими на порядок проведения инициативных ревизий, являются размеры организации и наличие обособленных подразделений, в том числе находящихся за пределами самой организации, количество осуществляемых ею видов деятельности, общий объем имущества, подлежащего проверке, степень автоматизации учетных процессов и иные подобные условия.
Если речь идет о небольшой фирме, не имеющей разветвленной структуры, деятельность которой ведется лишь в одном направлении, то количество инвентаризаций, проводимых по решению компании, может быть минимальным.
Следует иметь в виду, что инвентаризации, проводимые по решению организации, могут быть плановыми и внеплановыми.
Плановая инвентаризация представляет собой проверку, проводимую в сроки, утвержденные руководителем организации. Кстати, к плановым инвентаризациям относится и ревизия, проводимая организацией перед составлением годового отчета.
Внеплановая инвентаризация проводится внезапно, вне установленного графика проведения инвентаризаций. Причем материально ответственные лица, отвечающие за проверяемое имущество, при внеплановой инвентаризации не должны знать о ней заранее. Проведение внеплановых проверок используется организациями в качестве дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации.
Следует отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной. При полной инвентаризации проверке подвергаются абсолютно все объекты инвентаризации (имущество и обязательства фирмы), при выборочной — проверяется один или несколько объектов.
Проводиться инвентаризация может как натуральным методом, так и документальным. В первом случае установление фактического наличия объектов инвентаризации производится путем подсчета, обмера, взвешивания и так далее, во втором — производится проверка документального подтверждения наличия объектов инвентаризации.
Для проведения инвентаризаций в организации обычно создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты, в том числе представители службы внутреннего аудита или независимых аудиторов.
Если фирма крупная и объем работ достаточно большой, то для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.
Подробный порядок проведения инвентаризации рассмотрим на примере инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) организации.
Предположим, что учетной политикой организации предусмотрено ежеквартальное проведение инвентаризации ТМЦ, причем при ее проведении организация руководствуется Методическими указаниями № 49 и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н (далее — Методические указания по учету МПЗ).
Для оформления результатов инвентаризации используются типовые унифицированные формы, утвержденные:
— постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление Госкомстата РФ № 88);
— постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» (далее — Постановление Госкомстата РФ № 26).
Перед проведением инвентаризации руководитель организации издает приказ о ее проведении (форма № ИНВ-22), в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина по которой она производится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.
После того, как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением. В период подготовки к инвентаризации проверяется:
— организация складского хозяйства организации, в том числе наличие пожарно-охранной сигнализации;
— созданы ли надлежащие условия для хранения ТМЦ;
— имеются ли в наличии закрываемые складские помещения, сейфы, емкости для хранения;
— оснащены ли места хранения ТМЦ необходимыми измерительными приборами;
— существует ли контроль за вывозом ТМЦ с территории организации и т. д.
Помимо этого инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке проверить, заключены ли с материально ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц.
До начала проверки в инвентаризационную комиссию материально ответственные лица должны сдать последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении ТМЦ.
Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на_(дата)». В дальнейшем
эти документы будут являться для бухгалтерской службы организации основанием для определения остатков МПЗ к началу инвентаризации по учетным данным.
Помимо отчетов о движении ТМЦ материально ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ТМЦ, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ТМЦ.
РАСПИСКА
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на ТМЦ сданы в бухгалтерию, и все ТМЦ, поступившие на мою (нашу) ответственность, приняты на учет, а выбывшие — списаны в расход.
Материально ответственное (ые)___
ЛИЦО (а): должность подпись расшифровкаподписи
должность подпись расшифровка подписи
Полученные сведения о фактическом наличии ТМЦ записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), составляемой не менее чем в двух экземплярах.
Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, где хранятся ТМЦ.
По возможности на период проведения инвентаризации в организации следует остановить приемку и выдачу ТМЦ. Если же это невозможно, то необходимо обеспечить контроль за принятием и выбытием МПЗ во время проведения инвентаризации.
Как указано в п. 2.6 Методических указаний № 49 полноту и точность внесения в опись формы № ИНВ-3 данных о фактических остатках ТМЦ, правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации обеспечивает инвентаризационная комиссия.
В свою очередь, руководитель организации должен создать инвентаризационной комиссии все необходимые условия для работы, в том числе предоставить грузчиков для перевешивания и пе-
ремещения ТМЦ, а также обеспечить технически исправными весовыми приборами и инструментами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.
Следует обратить внимание на то, что проверка фактического наличия ТМЦ производится при обязательном участии материально ответственных лиц и всех членов инвентаризационной комиссии.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными!
В случае невозможности участия любого из утвержденных членов комиссии в проверке его необходимо заменить, но сделать это можно только на основании соответствующего приказа руководителя.
Фактическое наличие ТМЦ при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера, причем проверке подвергаются все ТМЦ без исключения.
Конечно, этот процесс довольно трудоемкий, но упрощенные способы проверки допустимы лишь в отношении некоторой категории ТМЦ, а именно:
— ТМЦ, хранящихся в неповрежденных упаковках поставщика. По таким ТМЦ допускается определение их количества на основании данных, указанных на упаковке, с обязательной проверкой на выбор части таких ТМЦ. Если при выборочной проверке возникают расхождения между данными, указанными на упаковке и фактическим наличием ТМЦ, то производится их полная проверка.
— ТМЦ, поступающих от поставщиков по теоретическому весу (метражу). Вещественная проверка указанных ТМЦ также производится по теоретическому весу (метражу).
Если в организации имеется большое количество весовых ТМЦ, то ведомости отвесов ведутся раздельно: одна ведется членом инвентаризационной комиссии, другая — материально ответственным лицом. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
Материально-производственные запасы заносятся в опись № ИНВ-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и других), количество ТМЦ указывают в описи в единицах измерения, принятых в учете.
Инвентаризационная опись № ИНВ-3 может заполняться как от руки, так и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники. Заполнение описи вручную производится либо чернилами, либо шариковой ручкой, причем четко и ясно, помарки и подчистки в описи не допускаются.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров ТМЦ и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и так далее) эти ТМЦ показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым текстом правильных данных. Исправления заверяются подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица.
Обратите внимание! В описи не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Подписывается инвентаризационная опись № ИНВ-3 всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи проверяемое материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией ТМЦ в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ТМЦ на ответственное хранение.
Если инвентаризация ТМЦ производится в связи со сменой материально ответственного лица, то лицо, принявшее ТМЦ расписывается в описи в их получении, а сдавшее — в том, что они сданы.
На ТМЦ, находящиеся на ответственном хранении, составляется отдельная ведомость.
В случае если инвентаризация ТМЦ проводится в течение нескольких дней, то складские помещения, где хранятся ТМЦ, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) инвентаризационная опись должна храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Если материально ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибку в описи, то об этом следует поставить в известность председателя инвентаризационной комиссии, причем сделать это необходимо до открытия помещения, где хранятся ТМЦ.
Инвентаризационная комиссия должна проверить данные факты и в случае их подтверждения произвести исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
После окончания проверки опись № ИНВ-3 передается в бухгалтерскую службу организации. Работники бухгалтерии производят проверку правильности всех подсчетов, произведенных в инвентаризационной описи ТМЦ, и сравнивают данные бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений составляется сличительная ведомость формы № ИНВ-19, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 88 (п. 1.4 Методическихуказаний № 49).
Фактически в форме № ИНВ-19 отражаются все результаты проведенной инвентаризации, так как в ней указываются все выявленные расхождения между показателями данных бухгалтерского учета ТМЦ и данными инвентаризационной описи № ИНВ-3. Обратите внимание, что в п. 4.1 Методическихуказаний № 49 сказано, что суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительной ведомости № ИНВ-19 указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете организации. Вместе с тем в п. 29 Приказа № 119н сказано, что
выявленные при инвентаризации излишки ТМЦ должны приниматься на учет по рыночным ценам с одновременным отнесением их стоимости на финансовые результаты организации. Так как Методические указания по учету МПЗ приняты в более поздние сроки, чем Методические указания № 49, то организация при выявлении излишков ТМЦ должна руководствоваться более поздним нормативным документом Минфина России.
Сличительные ведомости могут составляться как вручную, так и с использованием компьютерной техники, в конце года результаты всех проведенных инвентаризаций ТМЦ обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, унифицированная форма № ИНВ-26 которой утверждена постановлением Госкомстата РФ № 26.
Выявленные расхождения по ТМЦ вносятся в проект акта инвентаризации, подготавливаемый инвентаризационной комиссией, которая должна по выявленным отклонениям ТМЦ получить от материально ответственных лиц подробные объяснения, атакже подготовить предложения о возможных направлениях списания недостающих ТМЦ. Предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации ТМЦ отклонений представляются на рассмотрение руководителю организации. Источник покрытия инвентаризационных разниц в соответствии с п. 5.4 Методических указаний № 49 определяется руководителем организации и закрепляется приказом по организации.
Результаты проведенной инвентаризации ТМЦ отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена. Выявленные по результатам инвентари-
зации отклонения ТМЦ отражаются в учете организации в соответствии с действующими нормами бухгалтерского законодательства.
Напомним, что п. Зет. 12 Закона № 129-ФЗ предусмотрен следующий порядок отражения инвентаризационных разниц:
— излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты коммерческой организации;
— недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерческой фирмы и на увеличение расходов у некоммерческой компании.
Аналогичный порядок предусмотрен и п. 28 Положения № 34н.
Список литературы
1. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых результатов: приказ МинфинаРоссии от 13.06.1995 № 49.
2. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от21.11.1996 № 129-ФЗ.
3. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации: постановление ГоскомстатаРФ от 18.08.1998 №88.
4. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ1/2008): приказ МинфинаРоссии от06.10.2008 № 106н.
* * *
