CC BY
32
УДК 336.663
Гущина И. И., к.э.н.
доцент
финансовый менеджер ООО "Такеда Фармасьютикалс"
Захарова Е. Ю. студент магистратуры 1 курс Институт социально-гуманитарного образования, кафедра «Экономической теории и менеджмента>» Московский Педагогический Государственный Университет
Россия, г. Москва ОПЫТ АВТОМАТИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ
ЛИЦАМИ
Аннотация: В статье рассматриваются актуальные вопросы, связанные с особенностями автоматизации расчетов с подотчетными лицами. В частности обращается внимание на преимущества автоматизации процесса подготовки и обработки авансовых отчетов перед бумажными формами, а также решение различных задач, путем возможной интеграции автоматизированных систем с учетными.
Ключевые слова: автоматизация, система электронных авансовых отчетов, подотчетные суммы, интеграция, корпоративная карта.
Gushchina 1.1.
PhD in Economic sciences, Associate Professor, Finance Manager Takeda Pharmaceuticals Ltd.
Zakharova E. Yu.
Student 1 course, magistracy, Institute of Social and Humanitarian Education, Department of «Economic Theory and Management» Moscow State Pedagogical University EMPLOYEE EXPENSE REPORT AUTOMATION -INTRODUCTION EXPIRIENCE
Annotation:The article deals with topical issues related to the features of the automation of calculations with accountable persons. In particular, attention is drawn to the benefits of automating the process of preparing and processing advance reports for paper forms, as well as solving various problems, through the possible integration of automated systems with accounting.
Keywords: automation, electronic advance reporting system, accountable sums, integration, corporate card.
Как известно, учет расчетов с подотчетными лицами позволяет получить детализированную информацию по расходованию денежных средств компании. Главная цель учета - формирование полной и достоверной информации о расчетах с подотчетными лицами, а также ее передача внутренним и внешним пользователям. Именно автоматизированный учёт может обеспечить выполнение ведущей цели, а
также внести большую точность, полноту и своевременность в учет расчетов с подотчетными лицами.
Автоматизация расчетов с подотчетными лицами необходима в первую очередь для повышения эффективности бизнес-процессов осуществления оперативного контроля за расходованием средств компании.
Сегодня подавляющее большинство компаний с численностью сотрудников выше 100 человек внедряют корпоративные карты, как удобный и эффективный инструмент расчетов через подотчетные средства. Только автоматизация позволит обеспечит продуктивный и систематизированный процесс проверки расходования средств компании. Автоматизированный процесс подготовки и обработки авансовых отчетов -обоюдное желание компании и ее сотрудников. Опыт внедрения электронных авансовых отчетов в международной фармацевтической компании с региональной структурой показал, что сотрудники очень позитивно принимают такую систему.
В настоящее время в бизнесе уже накоплен значительный опыт использования систем электронных авансовых отчетов на базе Share point или автономных программ типа Сопсиг, Certify.
Они позволяют охватить полный цикл работы с подотчетными суммами - командировочными - от планирования маршрутов, бронирования билетов и гостиниц до составления готового отчета; распознавание чеков (как электронных документов, так и скан-образов и просто фотографий); интеграция с системами расчетов банковскими картами: всё оплаченное корпоративной картой сразу же попадает в отчет; согласование отчетов о расходах по настроенным маршрутам; автоматический контроль лимитов по бюджету; интеграция с системами бухгалтерского учета, расчет и возврат на банковскую карту потраченных сумм после утверждения отчета.
Помимо соответствия электронной версии отчета требованиям локального законодательства необходимо обеспечить интеграцию программы с основной учетной системой компании. Практика показывает, что современные программы легко интегрируются с системами 1 -С и SAP, предоставляя возможности для оптимизации учетного процесса.
Рассмотрим преимущества такого подхода для сотрудников. Автоматизированные системы делают процесс подготовки отчета «мобильным» - сотрудник может сформировать отчет в системе на любом устройстве при наличии связи с Интернетом, сделав необходимые снимки документов и отправить отчет на проверку до момента отправки бумажных документов. Он может скорректировать при необходимости свой отчет по требованию бухгалтерии, избежав таким образом возвратов документов и потери времени на исправление ошибок. Типичными ошибками при подготовке авансовых отчетов являются некорректное использование сотрудниками установленных нормативов (суточные, представительские расходы), предоставление неполного пакета закрывающих документов по представительской встрече или некорректных документов по отдельным
услугам (корешки приходных кассовых ордеров вместо чеков кассовых аппаратов). Бухгалтер, сделав необходимые комментарии сотруднику, предлагает оперативно исправить ошибки, обеспечив тем самым предоставление корректного документа и своевременного получение возмещения по нему.
В компаниях с региональной структурой очень распространена ситуация, когда отчеты, отправленные сотрудникам на корректировку, зависают на неопределенное время и, в конечном итоге, являются причиной расхождения финальной сверки расчетов с сотрудниками при увольнении или переводе на другую позицию. Если таких отчетов много - сумма долга сотрудника является значительной и создает неудобства для ее погашения для обеих сторон. Автоматизированная система практически делает процесс подготовки отчета совместным и страхует от неприятностей при сверке.
Большим плюсом автоматизации является возможность постоянного и своевременного контроля остатка подотчетных сумм как сотрудником, так и компанией через получение оперативных отчетов. Специальная автоматизированная программа электронных авансовых отчетов, интегрированная с базовой системой учета, дает возможность объединить все денежные потоки, поступившие сотруднику, и сопоставить их с данными о расходовании средств путем формирования специального отчета. Отчет может быть сформирован в режиме реального времени и позволяет видеть состояние взаиморасчетов компании и сотрудника на любую конкретную дату. Это дает дополнительную информацию для анализа расходов сотрудников в разрезе подразделений и регионов - то есть дополняет возможности управленческого учета и анализа бюджета.
Через автоматизацию процесса решается вопрос оперативного обучения сотрудников правилам составления авансовых отчетов , а также их консультирования .Этому способствует система предупреждений -визуализация сведений об установленных лимитах на определенные виды расходов .При подготовке отчетов сотрудники могут выбрать соответствующий лимит расходов из предлагаемого меню и не могут совершить ошибку, так как система привязывает определенные лимиты к определенному типу командировок или виду расходов.
Через автоматизацию, меняется визуализация интерфейса авансового отчета. Рассмотрим унифицированную форму авансового отчета - Форма АО-1 (рис.1) в сравнении с формой авансового отчета автоматизированной системы.
2Й ЕСОКЗЕЦ £ЫщЭ 5ННИОН51Я2ЕН СТЗЭИУЖН; (вдиавд) ..ТНЭКТгоС, ННШОШ^К дЭЕТТСЗЗ ЭЕЗННЭ ЫЯЕН01Р1
угару 3 Е5ТЕШЗфЗ тгегтооп
•З'да -3"« а qэ:ccн ИЕБ
г & г 1 £ £ 1
ототН
_ ОННП 50НТЭРТОЕ.ОП
Рисунок 1. «Унифицированная форма авансового отчета - Форма АО-1»
Бланк авансового отчета унифицированной формы содержит основные сведения об отчете и располагается на двух листах. Данная форма не информативна для сотрудника - не содержит вспомогательной информации и ориентирована на бумажную форму учета, в частности, форма содержит графы для отражения переходящей задолженности сотрудника. В настоящее время, практически во всех компаниях, состояние взаиморасчетов сотрудника осуществляется в бухгалтерской программе. В связи с автоматизацией расчетов с подотчетными лицами разрабатываются наиболее простые и доступные формы для заполнения и понимания авансового отчета. Рассмотрим форму авансового отчета из автоматизированной системы исследуемой компании (рис.2).
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ
АО-2019ГО103187
Регион Фамилия, и., о. Код работника
ТФ_Юг МВ2997
Дата Должность •
31.12.2018 Regional Manager
№ отчета Отдел Центр Затрат
Отдел розничного маркетинга 0001012314
Дата утверждения Назначение аванса
Расходы по эксплуатации а/м
Декабрь 2018
Дата документа Сумма расхода Норма Св.нормы Дебет
п/п Счет Описание
А 1
Л 2
т 3
А 4
5
L— Итого (валюта):
1 09.12.2018 Мойка 800RUB
р 27.01.2019 Прочие расходы 898,99 RU8
У 3
л 4
и
Итого (рубли): 1698,99
згионапьный менеджер по работе с аптечными сетя\ Руководитель отдела розничного маркетинга Координатор транспортных средств Примечание: подпись
подотчетного лица на титульном
Утверждаю Утверждаю
ухааанной в приложениях к
текущему авансовому отчету
(при наличии).
Отчет утвержден в сумме:
Сотрудник бухгалтерии:
Рисунок 2. «Форма авансового отчета в автоматизированной системе»
Гибкий пользовательский интерфейс авансового отчета позволяет сотруднику достигнуть большего понимания по основным суммам отчета, периоду, виду расхода и т.д. Бухгалтер, просматривая первоначальный вид отчета, может видеть последовательность утверждения отчета, что сразу позволяет определить, соответствует ли цепочка согласования для предоставленного вида расхода. По интерфейсу формы авансового отчета автоматизированной системы бухгалтеру проще отследить соответствие заявленных сумм лимитам и сразу оставить в системе комментарий сотруднику для корректировки или отправить на дополнительное согласование. Данная форма авансового отчета занимает один печатный лист, который доступно и информативно отражает основную информацию, как для сотрудника, так и для бухгалтера. Это экономит время сотрудника при создании авансового отчета и время бухгалтера при его проверке. Сотрудник автоматически в системе выбирает соответствующие поля заполнения и после может легко проверить отчет на корректность заполнения при отправке его в бухгалтерию. Бухгалтер, в свою очередь, получая отчет, имеет возможность быстрее реагировать на несоответствия авансового отчета при доступном просмотре автоматизированного авансового отчета.
Современным и привлекательным элементом автоматизации обучения и информирования сотрудников является и распространенная форма коммуникации - чат-бот. Внедренный внутри компании мессенджер позволяет вести диалог с сотрудником, предоставляя нужную ему информацию в режиме онлайн. При внедрении такого инструмента изучаются типовые вопросы, поступающие от сотрудников в бухгалтерию, выделяются конкретные вопросы, на которые можно дать простой односложный ответ, создается соответствующая база типовых вопросов и ответов, позволяющая дать ответ в течении 30 секунд. Например, сотрудник проводит представительскую встречу и ему нужно напомнить лимит расходов на человека - исходя из которого он сможет сформировать меню. Он заходит в чат с мобильного устройства и задает вопрос путем выбора клавиши в меню. Более сложные вопросы, предполагающие напоминание правил или процедур, также могут быть освещены - мессенджер может дать ссылку на текст соответствующей Инструкции. В настоящее время на рынке есть много предложений по данному виду инструментов.
Практика применения чат-бота в международной компании с региональной структурой позволила сделать следующие выводы:
• инструмент эффективен с точки зрения консультирования по вопросам документооборота, позволяет оптимизировать время сотрудников учетной группы на ответы на вопросы;
• применение чат- бота имеет мотивирующий эффект - сотрудники мотивированы получать знания о правилах и процедурах, так как попутно они осваивают популярный современный инструмент коммуникации;
• инструмент является стимулом для сотрудников финансового отдела развивать автоматизацию, искать возможности применения подобных решений в других направлениях.
Большой плюс автоматизации процесса учета расходов с подотчетными лицами - возможность использовать мобильное приложение, которое разрабатывается под систему создания авансовых отчетов. Например, система Concur имеет свое приложения для создания авансовых отчетов, основанное на концепции пользовательского интерфейса. Сегодня смартфон/планшет - неотъемлемая часть в повседневном пользовании. Так сотрудник, находясь в командировке, благодаря мобильному приложению, может уже создавать авансовый отчет, описывать расходы, подгружать необходимые подтверждающие документы. При этом не требуется делать сканы документов, чтобы загрузить их к отчету. Достаточно сделать фото и загрузить его в приложение: 1) к определенному расходу; 2) в библиотеку документов для дальнейшего использования. Приложение автоматически определяет сумму чека при фотографировании и заносит сумму в расход. Дополнительное изменение функций при помощи переключения кнопок является уникальным. Вести отчеты, таким образом, становится очень легко. Пользователь экономит время, избегает лишних действий при создании
авансового отчета. Занося расходы непосредственно после их осуществления, сотрудник уже не забудет добавить расход в соответствующий отчет и не потеряет документы, подтверждающие оплату, так как они уже будут занесены к описанию расхода.
Рассмотрим подробнее преимущества ЭАО для бухгалтерии. Работа бухгалтерии чаще всего ассоциируется с множеством бумажных документов. Автоматизация частично разрушает это представление, так как благодаря ей можно просмотреть любой отчет в системе до того, как его бумажная версия поступит на проверку. Автоматизация процесса расчетов дает возможность сокращения времени на проверку благодаря удобному для восприятия и анализа интерфейсу программы, наличию в ней нормативной и справочной информации.
Основное преимущество автоматизации расчетов с подотчетными лицами для бухгалтеров вытекает из интеграции с основной учетной системой (в нашем примере - SAP). Интеграция дает возможность осуществлять делать транзакции в учетной системе, применяя «пакетный ввод». Автоматизация дает возможность формировать журнал проверенных отчетов за определенный период - например, за день. Ответственный бухгалтер утверждает их, проверив корректность корреспондирующих счетов и посылает в систему одним нажатием кнопки. Благодаря интеграции процессов подготовки авансовых отчетов и проведения бухгалтерских проводок возможно осуществлять бухгалтерские записи одновременно по большому количеству отчетов.
Это позволяет реализовать базовый принцип контроля - так называемый принцип четырех глаз. Принцип, обязателен к применению в международных компаниях. Смысл этого инструмента заключается в том, что ни один процесс не должен зависеть лишь от одного человека. Система должна быть выстроена исходя из того, что люди могут ошибаться и ошибаются. Поэтому необходимо несколько степеней контроля. Минимальный вариант - как раз так называемые «четыре глаза». В условиях автоматизации расчетов с подотчетными лицами при заведении информации в систему участвуют два бухгалтера - один формирует журнал проводок по проверенным отчетам, другой проверяет их корректность, утверждает и финализирует транзакцию. Задача ответственных при этом не быть виноватыми и не искать таковых, а координировать, интегрировать, находить ресурсы и потенциал для улучшения существующей системы.
Как уже было отмечено, бухгалтер может проверить отчет еще до поступления его бумажной версии в бухгалтерию, что дает возможность оперативного исправления ошибок, путем обратной связи через комментарии и вопросы сотруднику. Современные системы электронных авансовых отчетов интегрируются с корпоративной почтой, и работник бухгалтерии всегда может видеть «отбивку» о каком-либо решении, изменении статуса или внесении комментария по определенному отчету.
Каждый сотрудник бухгалтерии участка «Расчет с подотчетными лицами» имеет возможность найти отчет в системе, просмотреть историю решений, суммы и виды расходов, документы и прочее. Тем самым помощь сотруднику по его подотчетным средствам и созданным отчетам может оказать каждый бухгалтер участка - нет необходимости закреплять сотрудника за определенным бухгалтером, как это было раньше в традиционной бухгалтерии.
Благодаря автоматизации, применение удобного и эффективного инструмента расчетов (корпоративные карты) не вызывает затруднений в формировании отчетов сотрудников. Выписка по картам отражается в учетной системе (SAP) и благодаря интеграции является доступной в системе электронных авансовых отчетов для определенных сотрудников. Это позволяет бухгалтеру просматривать суммы расходов сотрудника, делать проверку дат транзакций для сверки с заявленными суммами в авансовом отчете. Также это дает возможность оперативной сверки расходов с сотрудником, что формирует его сальдо.
Решаются задачи контроля - сводные отчеты по сверкам позволяют выявить сотрудников-должников, своевременно не предоставивших отчеты. В рассматриваемой компании, например, на основании анализа отчета по сверкам может быть принято решение о блокировки корпоративных карт до факта полного погашения задолженности через представление соответствующего отчета.
Вопрос об автоматизации расчетов с подотчетными лицами многогранен. Рассмотрев процесс с двух разных точек зрения, как сотрудник компании и, отдельно, как сотрудник бухгалтерии, можно сделать вывод, что обобщающим плюсом для каждого будет являться своевременность отчетов и, как следствие, контроль остатков.
При внедрении автоматизации расчетов с подотчетными лицами следует, однако, учесть, что в соответствие с законодательством России пока невозможно уйти от предоставления оригиналов подтверждающих бумажных документов в бухгалтерию и предпосылок для изменения ситуации на сегодняшний день нет.
Использованные источники:
1. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-Ф3 «Об электронной подписи»
2. Федеральный закон N39828-3 "Об электронном документе"
3. Алексеева Г. И. Расчеты с подотчетными лицами: новшества в порядке ведения кассовых операций // Издательский дом ФИНАНСЫ и КРЕДИТ, Москва. 2018. № 3. 435. С. 9-15
4. Батунова Ю. С. Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1с: бухгалтерия предприятия» // Институт управления и социально-экономического развития, Саратов. 2017. №5. С. 234-242
