Нюансы учета расчетов с подотчетными лицами Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 657.47

JEL classification: A11; E61; O38

НЮАНСЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

NUANCES OF ACCOUNTING FOR CALCULATIONS WITH ACCOUNTABLE PERSONS

©Толстая О. В.,

Брянский государственный университет им. акад. И. Г. Петровского, г. Брянск, Россия ©Tolstaya O.,

Bryansk State Academician I. G. Petrovski University,

Bryansk, Russia ©Васильцова А. А., Брянский государственный университет им. акад. И. Г. Петровского, г. Брянск, Россия ©Vasiltsova A.,

Bryansk State Academician I. G. Petrovski University,

Bryansk, Russia

Аннотация. Почти все субъекты экономики сталкиваются с необходимостью реализации результатов хозяйственной деятельности, которые связаны с расчетами с подотчетными лицами. Именно эти расчеты являются очень разнообразными по своей экономической сути и появляются при совершенствовании расходов командировочного и представительного характера, а также вследствие приобретения и принятия к учету оплаты работ (услуг) или материальных активов иных хозяйствующих субъектов подотчетными лицами.

Abstract. Almost all subjects of the economy are faced with the need to implement the results of economic activity, which are connected with settlements with accountable persons. It is these calculations are very diverse in their economic substance and appear when upgrading costs travel and representative character, as well as the acquisition and integration of payment works (services) or tangible assets other managing subjects of accountable officials.

Ключевые слова: авансовый отчет, подотчетные лица, представительские расходы, командировочные расходы, учет дебиторской задолженности.

Keywords: advance report, accountable persons, representation expenses, travel expenses, accounts receivable.

Исследуя принятую практику выдачи наличных денежных средств на разные хозяйственные нужды, имеет смысл исследовать методику бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Но вначале необходимо дать определения таким понятиям как подотчетные суммы и подотчетные лица.

Подотчетные суммы — это денежные авансы, выданные сотрудникам экономического субъекта под отчет на командировочные, административно-хозяйственные или представительские расходы. Подотчетное лицо — это штатный или внештатный сотрудник экономического субъекта, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы [6].

Порядок взаимных отношений с подотчетными лицами устанавливается в следующих основных нормативных актах:

-Налоговым кодексом РФ (далее — НК РФ);

-Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон №402-ФЗ);

-Указанием Банка России от 07.10.2013 г. №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» (далее — Указание №30 73-У);

-Указанием Банка России от 11.03.2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание № 3210-У);

-Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ);

-Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н (далее — План счетов).

Закон №402-ФЗ устанавливает на территории России правила по ведению бухгалтерского учета, требования к принятию и составлению к учету первичных учетных документов, финансовой отчетности и регистров бухгалтерского учета.

Получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 №29-Р-Р-6/7859); для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем; выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Новые правила подотчета 2018 представляют собой следующий порядок последовательных действий. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер). Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты [5].

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного

лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

В том случае, когда сотрудника направляют в командировку, работодатель обязан возместить командируемому сотруднику дополнительные траты (согласно нормам ст. 168 ТК РФ), которые напрямую связанны с передвижением и нахождением не на месте его постоянного жительства, то есть расходы по найму жилого помещения, проезду и суточные [1].

В НК РФ зафиксированы общие нормы признания расходов, которые были произведены подотчетными лицами, в целях налогообложения прибыли, принятый по принятым закупочным документам НДС, а также НДФЛ на выплаченные выше нормы суточные. В ст. 217 НК РФ указаны максимальные размеры суточных, которые официально не облагаются НДФЛ. Например, при командировках по России — это 700 рублей в сутки, при командировках за границу налогом на доходы физических лиц не облагаются суточные размером 2500 рублей [7]. То есть, если организация, предприятие (любой экономический субъект) установит суточные по заграничным командировкам в размере 3000 рублей, то с 500 рублей (3000-2500) работодателю необходимо удержать и заплатить в бюджет НДФЛ.

Изменения по подотчетным суммам в 2018 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Размер денежных средств, выдаваемых в подотчет работнику, и ранее не был ограничен законодательно. Этот вопрос оставлен на усмотрение руководства компании и может быть решен индивидуально в отношении каждого сотрудника. Но существовало ограничение, заключающееся в обязательном предоставлении авансового отчета по ранее полученным подотчетным суммам. Без него запрещено было выдавать новый аванс в подотчет. После вступления в силу Указания ЦБ РФ от 19.06.17 №4416-У, внесшего изменения в Указание ЦБ по кассовым операциям, сотруднику не нужно обязательно отчитываться за ранее полученные деньги, для того чтобы получить новый подотчетный аванс. Абзац, содержащий требование обязательного погашения задолженности по ранее полученным авансам, исключен.

Тем не менее, несмотря на отсутствие явных ограничений в коммерческих организациях максимальной суммы под отчет, необходимо следить за своевременностью сдачи авансовых отчетов, а также возвратом неиспользованных подотчетных авансов. Если после истечения срока, на который были выданы деньги, работник не отчитался, а организация не удержала эти суммы, то у работника возникает доход, с которого необходимо уплатить государству: налог на доходы физических лиц; страховые взносы. В практике достаточно часто случается ситуация с невозвратом подотчетных средств руководителем компании. Поскольку максимальная сумма в подотчет в 2018 году не ограничена и исключена необходимость обязательного отчета за ранее полученные подотчетные средства, это создает ложное впечатление о том, что можно получить деньги в подотчет и не возвращать их. Бухгалтеру следует объяснить руководителю, что злоупотребление в данной области может привести к доначислениям налогов, пеней и штрафов в результате налоговой проверки.

П. 6.3 Указаний №3210-У предполагает выдачу денежных средств сотруднику под отчет только на основании распорядительного документа экономического субъекта или

собственноручно написанного заявления подотчетного лица. Такие документы обязаны содержать сведения о сроке, на который выдаются денежные средства, размере подотчетных сумм, а также дату и подпись руководителя экономического субъекта.

Выдача наличных денежных средств под отчет осуществляется только при условии отсутствия дебиторской задолженности за подотчетным лицом по полученным ранее денежным средствам [4]. Выдача аванса средств осуществляется по расходному кассовому ордеру, а прием неиспользованных наличных денежных средств — по приходному.

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику [2]. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 №09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Подотчетное лицо обязано в течение трех дней после истечения даты, которая определена как срок выдачи наличных денег под отчет, или со дня выхода на работу, составить и сдать работодателю авансовый отчет с приложением подтверждающих документов.

В авансовом отчете необходимо указать сумму выданного аванса, перечислить расходные операции, а также рассчитать остаток аванса или перерасход денег. Также в этот документ входят сведения о возврате остатка или выплате выдаче перерасхода. В случае того, если сотрудник не отчитывается своевременно по выданным подотчетным суммам, экономический субъект вправе удержать из его заработной платы выданный аванс [8].

В Письме №3044-6-0 от 09.08.2007 года Роструд отметил то, что работодатель имеет право удержать из заработной платы сотрудника соответствующие подотчетные суммы не позднее одного месяца со дня окончания срока, определенного для возвращения аванса. Но выполнить это возможно только при условии, если сотрудник не оспаривает основания и размеры удержания, а также дает работодателю согласие в письменной форме на такое удержание. При каждой выплате размер всех удержаний из оплаты труда не должен превышать 20% от начисленной сотруднику заработной платы [3].

Для обобщения сведений о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов применяется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу и подотчетной сумме. Следовательно, счет 71 может иметь развернутое сальдо, дебетовое сальдо при этом отражает сумму задолженности за одним подотчетным лицом, а кредитовое — показывает долг экономического субъекта тому же подотчетному лицу.

По дебету счета 71 операции отражаются на основании первичных документов (расходный кассовый ордер, банковские выписки и др.). По кредиту счета 71 показываются списания задолженности с подотчетных лиц на основе приложенных к авансовому отчету документов (кассовых и товарных чеков, накладных, закупочных актов, авиа-, железнодорожных и других билетов и др.), а также приходных кассовых ордеров.

Для предотвращения ошибок в учете расчетов с подотчетными лицами бухгалтерии любого экономического субъекта рекомендуется совершать постоянный мониторинг подотчетных сумм и сроков, на которые выданы денежные средства. При установлении фактов невозвращенных сумм или отсутствия авансовых отчетов следует незамедлительно

востребовать их с подотчетных лиц и принимать иные меры, не противоречащие действующему законодательству. Особому контролю должна подвергаться задолженность, числящаяся за увольняющимися работниками и работниками, которым предстоит уйти в отпуск.

Список литературы

1. Гудкова О. В., Ермакова Л. В. Система налогового администрирования в РФ и пути ее модернизации (на материалах Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы №2 по Брянской области). Брянск: РИО БГУ, 2012. 133 с.

2. Гудкова О. В., Мельгуй А. Э., Ермакова Л. В., Ковалева Н. Н. Современные тенденции автоматизации корпоративных учетно-аналитических систем // Гуманитарные научные исследования. 2017. №4 (68). С. 426-433.

3. Дедова О. В., Ермакова Л. В. Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда // Актуальные проблемы социально-трудовых отношений. Материалы VI Всероссийской научно-практической конференции с международным участием, посвященной 85-летию образования Дагестанского государственного университета. Даггосуниверситет. 2016. С. 124-126.

4. Дедова О. В., Ермакова Л. В. Отдельные аспекты бухгалтерского учета дебиторской задолженности в торговой организации // Бюллетень науки и практики. 2016. №8 (9). С. 168174.

5. Ермакова Л. В., Гудкова О. В., Дедова О. В. Алгоритм организации системы бухгалтерского учета малых предприятий // Экономика и менеджмент инновационных технологий. 2016. №7 (58). С. 56-59.

6. Мельгуй А. Э., Дедова О. В., Ермакова Л. В., Шлома А. В. Особенности учетно-аналитической работы по расчетам с подотчетными лицами в сельскохозяйственных организациях // Успехи современной науки и образования. 2017. Т. 5. №4. С. 212-215.

7. Мельгуй А. Э., Ермакова Л. В., Дедова О. В. Особенности организации налогообложения населения в Российской Федерации // Science Time. 2016. №9 (33). С. 92-96.

8. Мельгуй А. Э., Ермакова Л. В., Дедова О. В. Порядок учета и начисления заработной платы рабочим производственных предприятий // Экономика труда. 2016. Т. 3. №3. С. 279290.

References:

1. Gudkova, O. V., & Ermakova L. V. (2012). The system of tax administration in the Russian Federation and ways of its modernization (on the materials of the Interdistrict Inspectorate of the Federal Tax Service No. 2 for the Bryansk region). Bryansk, RIO BSU, 133.

2. Gudkov, O. V., Melgui, A. E., Ermakova, L. V., & Kovaleva, N. N. (2017). Modern trends in automation of corporate accounting and analytical systems. Humanitarian scientific research, (4), 426-433.

3. Dedova, O. V., & Ermakova, L. V. (2016). Accounting of Payments with Personnel for Remuneration of Labor. Actual Problems of Social and Labor Relations. Proceedings of the VI All-Russian Scientific and Practical Conference with International Participation, dedicated to the 85th anniversary of the Dagestan State University. Daghosuniversity. 124-126.

4. Dedova, O., & Ermakova, L. (2016). Certain aspects of accounting receivable in the trade organization. Bulletin of Science and Practice, (8), 168-174.

научный журнал (scientific journal) Т. 4. №5. 2018 г.

http://www.bulletennauki. com

5. Ermakova, L. V., Gudkova, O. V., & Dedova, O. V. (2016). Algorithm of organization of small business accounting system. Economics and management of innovative technologies, 7(58). 56-59.

6. Melgui, A. E., Dedova, O. V., Ermakova, L. V., & Shloma, A. (2017). Features of accounting and analytical work on calculations with accountable persons in agricultural organizations. Successes of modern science and education, 5(4). 212-215.

7. Melgui, A. E., Ermakova, L. V., & Dedova, O. V. (2016). Features of the organization of the population taxation in the Russian Federation. Science Time, 9(33). 92-96.

8. Melgui, A. E., Ermakova, L. V., & Dedova, O. V. (2016). The order of accounting and payroll of workers in manufacturing enterprises. Labor Economics, 3(3). 279-290.

Работа поступила Принята к публикации

в редакцию 21.04.2018 г. 24.04.2018 г.

Ссылка для цитирования:

Толстая О. В., Васильцова А. А. Нюансы учета расчетов с подотчетными лицами // Бюллетень науки и практики. 2018. Т. 4. №5. С. 459-464. Режим доступа: http://www.bulletennauki.com/tolstaya (дата обращения 15.05.2018).

Cite as (APA):

Tolstaya, O., & Vasiltsova, A. (2018). Nuances of accounting for calculations with accountable persons. Bulletin of Science and Practice, 4(5), 459-464.