CC BY
8ОПТИМИЗАЦИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА ПЕРСОНАЛА НА ВЕНГЕРСКИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ*
OPTIMIZATION OF TIME-MANAGEMENT WITH THE ORGANIZATION OF LABOR STAFF AT HUNGARIAN ENTERPRISES
ПОЛУЧЕНО 10.05.17 ОДОБРЕНО 19.05.17 ОПУБЛИКОВАНО 23.06.17 УДК 331.108.4
DOI 10.12737/art¡cle_5947e4329570c0.87431891
КАРАКСОНИ ПЕТЕР
Доцент, факультет экономики, Университет Селье Янош, г. Комарно, Словацкая Республика e-mail: [email protected]
KARACSONY PETER
Associate Professor, Department of Economics, University of Selye Janos, Komarno, Slovak Republic e-mail: [email protected]
ВИНИЧЕНКО М.В.
Д-р ист. наук, профессор, профессор кафедры управления персоналом и кадровой политики, Российский государственный социальный университет, г. Москва e-mail: [email protected]
VINICHENKO M.V.
Doctor of Historical Sciences, Professor, Professor of the Department of Personnel Management and Personnel Policy, Russian State Social University, Moscow e-mail: [email protected]
Аннотация
В статье раскрываются проблемные вопросы эффективного использования рабочего времени. В условиях усилившейся конкуренции, компании различного уровня и сферы деятельности ввиду недостаточно умелой организации труда теряют рабочее время, что отрицательно сказывается на производительности труда, общих объемах производства товаров и услуг. В условиях кризиса это приводит к сокращению производства и рабочих мест. Оптимизация времени позволит повысить индивидуальную производительность труда, что в конечном счете будет способствовать повышению конкурентоспособности компании. Малый и средний бизнес не располагает большими возможностями развития, поэтому должен сосредоточить усилия на эффективном использовании всех имеющихся ресурсов, прежде всего времени. В интересах оптимизации тайм-менеджмента при организации труда персонала были проведены исследования в десяти венгерских предприятиях малого и среднего бизнеса. В ходе исследования были применены методы сбора информации: методы фотографии (записи) рабочего дня Felleg, Сусански, а также контент-анализ и анализ полученных данных. В результате исследования выявлено, что только 59% времени в ходе рабочего дня используется на выполнение основных трудовых функций. При этом прямые потери времени составили 10%, косвенные 6%. В качестве путей решения проблемы предложено добиться снижения временных потерь на 13-15% за счет внедрения многоуровневого тайм-менеджмента. Эту проблему целесообразно решать кадровому резерву.
Ключевые слова: тайм-менеджмент, организация труда, малый и средний бизнес, потери, оптимизация, кадровый резерв. Abstract
The article reveals the problematic issues of effective use of working time. In the face of increased competition, companies of different levels and areas of activity, due to insufficiently skilled work organization, lose their working time, which adversely affects labor productivity, the total volume of production of goods and services. In a crisis, this leads to a reduction in production and jobs. Time optimization will allow increasing individual labor productivity, which in the long run will contribute to increasing the company's competitiveness. Small and medium-sized businesses do not have great development opportunities, so they should focus on the effective use of all available resources, especially time. In the interest of optimizing time management in the organization of staff work, research was conducted in ten Hungarian small and medium-sized enterprises. During the research, methods of information collection were used: methods of photographing (recording) the working day of Felleg, Susanski, as well as content analysis and analysis of the data. As a result of the research, it was revealed that only 59 percent of the time in the course of a working day is used to perform basic labor functions. At the same time, direct losses of time were 10 percent, indirect 6 percent. As ways to solve the problem, it is suggested to reduce the time losses by 13-15 percent due to the introduction of multi-level time management. It is advisable to solve this problem with a personnel reserve.
Keywords: time management, work organization, small and medium business, losses, optimization, personnel reserve.
РОЛЬ И МЕСТО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА ПЕРСОНАЛА
В современном мире невозможно выдержать конкуренцию без грамотного, эффективного использования различ-
ного рода ресурсов, включая человеческий ресурс и время. Временной ресурс является зачастую основным, и умелое управление временем позволяет добиваться успехов при ограниченных материальных ресурсах.
* Публикация подготовлена в рамках поддержанного РФФИ научного проекта № 17-03-00059.
В этом вопросе важно умело организовать бизнес-процесс, просчитывая и экономя время. Организация труда лежит на плечах многих руководителей — линейного менеджмента, HR-менеджмента, технической сферы и др.
Организация труда — это целенаправленная человеческая деятельность, где определяются необходимые задачи для достижения целей, выбираются необходимые инструменты и методы решения задач, назначаются люди, которые объединяются в пространстве и времени. Организация труда, опираясь на гуманитарные и социальные науки, основной целью имеет использование научных достижений на практике. Главная задача — рационализация работы и повышение эффективности. Трудозатраты на единицу продукции должны быть сокращены, что сделает производство более прибыльным. Кроме того, организация труда также означает более удобное, менее утомительное и безопасное рабочее место.
Первым письменным трудом, относящимся к оптимизация тайм-менеджмента при организации труда персонала некоторые ученые считают Хаммурапи (1728—1686 гг. до н.э.). Король Вавилона в своих записях указывал на важность планирования, контроля, а также определял целесообразность установления определенного рабочего времени и заработной платы.
В ХУП—ХУШ вв. была предложена структура разделения труда, что привело к выделению такого понятия, как рабочий день. Первое научное наблюдение за рабочим днем было произведено в XVIII в. Адамом Смитом. Промышленная революция вызвала необходимость изменения организации труда. Конфликт между растущими потребностями предприятий (организаций) и старыми, традиционными методами организации трудовых процессов надо было срочно решать. Основным путем снятия напряженности в этом вопросе было внедрение научных методов организации труда [4].
Развитие управленческих и организационных доктрин XIX в. набирало силу в начале XX в., чему способствовала выдающаяся личность Фредерика Уинслоу Тейлора в США. Тейлор, признавая важность производственных задач, внес решающий вклад в рационализацию деятельности предприятий, включая планирование производства и управление, раскрыв важность организационного аспекта для функционирования предприятия [11].
Тейлор сыграл важную роль в формулировке принципов организации труда и использования времени, с его именем связана разработка системы оплаты труда и стимулирования [5]. Тейлор признал, что большинство рациональных рабочих процессов могут быть организованы путем детального анализа и предназначены исключительно для увеличения производства. Он сосредоточил внимание на таких элементах организации труда, как рабочая сила, материалы, энергия и информация, необходимых для завершения работы в нужное время и в нужном месте, обеспечивая необходимое количество и качество [7].
По словам Сусански, организация труда — это процесс, «...ряд взаимосвязанных подсистем с логической и хронологической последовательностью достижения цели, это первая предпосылка успешного решения задачи» [10].
Организация труда относится к существующим производственно-техническим условиям, оборудованию и производственным процессам согласованным между собой и определяемым как:
- разделение труда, специализация производственных задач, рабочих мест;
- связи между специализированными рабочими местами;
- процесс, инструменты и условия их применения, используемые на рабочем месте;
- отбор и условия, методы работы и рабочие процессы сотрудников на своих рабочих местах.
В организацию труда органично входит тайм-менеджмент. Г. Архангельский под тайм-менеджментом (организация времени), или «управлением временем», понимает управление человеком собственной деятельности, процессом труда, организацией выполнения задач и распределением всех ресурсов [1, с. 25].
М. Бьяуго трактует современный тайм-менеджмент более основательно — как систему управления собой и своей деятельностью [2, с. 54]. В другом подходе тайм-менеджмент представляется как многоуровневая система взаимосвязанных задач и исполнителей, действующих в пространстве и во времени, или многоуровневый тайм-менеджмент [3]. При его использовании временные потери существенно снижаются за счет создания четкой системы взаимодействия различных звеньев управления и рабочих предприятия.
Согласно Magagnotti и SpmeШ [6] тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:
- изучение целеполагания;
- проведение эксперимента;
- сбор данных о времени;
- анализ данных;
- отчетность.
В целом, следует отметить, что тайм-менеджмент является составной частью организации труда и от уровня его внедрения зависит эффективность как отдельного работника, так и организации в целом. В этой интерпретации тайм-менеджмент играет роль оптимизатора рабочих процессов.
В связи с этим основной целью данного исследования стало изучение взаимосвязи между индивидуальными и организационными факторами, влияющими на эффективность использования рабочего времени. Важно было показать, что более рациональный тайм-менеджмент при организации рабочих процессов может значительно повысить эффективность организаций малого и среднего бизнеса. В качестве гипотезы выдвигалось, что оптимизация тайм-менеджмента при организации труда персонала оказывает непосредственное влияние на снижение издержек за счет сокращения нерационального использования рабочего времени и рабочей силы. Утверждалось, что оптимизация тайм-менеджмента может привести к росту производства, позволяя организациям экономить средства и оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе.
ФОРМИРОВАНИЕ МЕТОДОЛОГИИ И ИНСТРУМЕНТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
Исследования проводились в марте 2016 г. на 10 малых и средних венгерских предприятиях. Для выявления путей оптимизации тайм-менеджмента при организации труда персонала был комплексно использован ряд методов. Сбор данных выполнялся несколькими способами, в зависимости от цели исследования и условий труда. Среди прочих наиболее привлекательным выглядел метод фотографии (записи) рабочего дня, описанный FeПeg в своей работе [6]. Фотография (запись) рабочего дня, связанная с набором персонала, у FeUeg была разделена на три части: подготовка, изучение рабочего времени и обработка, анализ и оценка полученных данных. Этот метод был взят на вооружение и использовался в исследовании.
Исследование времени, в рамках организации труда персонала, рассматривалось как путь получения необходимой информации для принятия обоснованного управленческого решения, прежде всего, для определения случаев потери времени, их причин и выявления потенциальных резервов
в трудовых процессах. Ставились задачи выявить все источники потерь времени в трудовом процессе. Сусански описывает методы рационализации на макроуровне, которые относятся к более существенным явлениям, и которые можно трактовать как потери и резервы (например, рабочее время) и их причинно-следственные связи (например, система управления трудовой деятельностью). Сусански считал, что стандартная фотография (запись) рабочего дня позволяет выявить структуру рабочего времени [10]. Такой подход дал возможность вести эффективные поиски потерь рабочего времени.
Уже на подготовительном этапе учитывалась особенность восприятия наемными работниками любых непонятных для них действий со стороны администрации или посторонних лиц. Практика показывает, что в большинстве случаев работники неправильно понимают цель таких исследований и сразу же считают, что эти мероприятия приведут к ухудшению их положения или потере рабочих мест. Большинство людей не любит работать под пристальным наблюдением как руководства, так и экспертов. Это напрягает и пугает их. Во многих случаях простого присутствия незнакомца достаточно, чтобы нарушить обычное выполнение задач и рабочих привычек во время выполнения трудовых функций. Успех опроса во многом зависел от эффективной коммуникации с работниками, от вовлечения их в процесс повышения эффективности трудовой деятельности, четкой увязки исследования с их выгодой от предстоящих изменений.
Поэтому одним из условий получения достоверной информации в ходе исследования считалось проведение подготовительной работы среди сотрудников организации. Все сотрудники в обязательном порядке были проинформированы о целях и порядке проводимого исследования. Были показаны планируемые преимущества для персонала в случае получения системной и достоверной информации по заданным показателям.
Собранные данные заносились в таблицу, отражающую начало сбора данных, название операции, время, место выполнения трудовых функций, фамилию сотрудника, делающего записи и комментарии, и др. Отдельно собиралась информация о рабочем месте (оборудование, условия работы, погодные условия и т. д.).
Для замера времени проведения операций в ходе трудового процесса на первых шагах использовался секундомер. Однако этот инструмент несколько усложнял систематизацию и анализ данных, вызывал сложность измерения краткосрочных операций, что делало практически невозможным добиться объективности при учете рабочего времени. Чтобы повысить точность измерений рабочего дня, в исследовании использовалось специальное устройство для регистрации и анализа времени Багайх (см. рис. 1).
Рис. 1. Datafox времени записи и анализа оборудования
Datafox Timeboy-II — многофункциональное удобное устройство сбора данных. Графический дисплей обеспечивал хорошую видимость, программное обеспечение позволяло оценивать сложные группы введенных данных. Эти информационные группы записи времени проведения операций в ходе рабочего дня были преобразованы в штрих-коды Code 39. Данные, введенные после фотографии (записи) рабочего дня, обрабатывались через разъем компьютерного устройства. Обработка данных была выполнена с помощью Microsoft Excel [8].
Полученные данные сначала соотносились с нормами времени, отпущенными на изучаемую операцию, а затем шел поиск временных потерь, их причин, включавших лишние действия, организационные пробелы, низкую дисциплину и т.д. Анализ причин дал возможность выработать предложения по оптимизации тайм-менеджмента при организации труда персонала.
ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ НА ВЕНГЕРСКИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ И ПУТИ ЕГО ОПТИМИЗАЦИИ
Информация о временных затратах в ходе рабочего дня собиралась последовательно на каждом рабочем месте в ходе выполнения конкретным сотрудником своих трудовых функций. Полученные данные заносились в таблицу, составленную с опорой на исследования Сусански. Следует отметить, что в общей статистической картине были отклонения в тайм-менеджменте двух рабочих, однако они были несущественными.
На основе таблицы была создана диаграмма, отражающая количество времени, затраченного на различные действия в ходе рабочего дня (см. рис. 2).
Рис. 2. Структура тайм-менеджмента рабочего дня, в % (составлено на основе данных, полученных Р. Karacsony, 2016)
Анализ данных исследований (см. рис. 2) позволил установить, что более половины рабочего времени сотрудники тратили на выполнение своих основных трудовых функций, однако 59% не является оптимальной цифрой. В этом показателе заложен дополнительный ресурс повышения производительности труда на рабочем месте. Вторым по значимости стало время обслуживания средств производства (11%). Данная операция выполнялась в соответствии с техническим регламентом и с трудом может дать дополнительные временные резервы для повышения эффективности при существующей технологии производства.
На третьем месте оказались технические потери. Они составили 10% от общего времени рабочего дня и носили в целом системный характер. Технические потери были связаны с ожиданием заготовок (сырья) в течение рабочего дня, а также с устранением технических неполадок оборудования. Эти данные послужили основой для выработки пред-
ложений по совершенствованию организации труда, проведению предварительной профилактической работы в период подготовки рабочих мест к выполнению сотрудниками трудовых функций, а также по более тщательному обслуживанию оборудования, учитывая возможные неполадки, зафиксированные в ходе исследования.
Период отдыха составил 6% и явился в целом оптимальным как для производства, так и для работников. В ходе беседы они высказывали удовлетворение таким количеством времени на отдых, что позволяет полностью восстановить силы для дальнейшей эффективной работы. Особое место занял показатель «другое время» (6%). Потери на него носили организационно-технический, личностно-организа-ционный и гигиенический характер.
Анализ совокупности разных косвенных потерь по этому показателю позволил сделать вывод, что можно добиться снижения потерь за счет оптимизации тайм-менеджмента на 3-5%.
Представляется возможным добиться снижения временных потерь на 13-15% за счет совершенствования организации труда, проведения инструктажей по точному и своевременному выполнению своих обязанностей, повышения дисциплины выполнения всеми участниками трудовых процессов своих функциональных обязанностей, диагностики социально-психологического состояния работников, принятию мер по созданию благоприятного социально-психологического климата, предупреждению эмоционального выгорания, конфликтов в коллективе. В данном случае речь идет о системном изменении - внедрении многоуровневой системы взаимосвязанных задач и исполнителей, действующих в пространстве и во времени, т.е. о создании многоуровневого тайм-менеджмента. Такую задачу целесообразно поручить сотрудникам, находящимся в кадровом резерве. Их потенциал будет эффективно использован в деле повышения конкурентоспособности организации.
Полученный дополнительный ресурс времени за счет устранения необязательных временных потерь позволит повысить производительность труда и эффективность производства в целом. Таким образом, оптимизация тайм-менеджмента может привести к росту производства, позволяя организациям экономить средства и оставаться конкурентоспособными в долгосрочной перспективе. При этом будет повышена активность сотрудников, особенно перспективных, находящихся в кадровом резерве. Опыт венгерских предприятий актуален для российской экономики.
ЛИТЕРАТУРА
1. Архангельский Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. — 4-е изд. — М.: Альпина Паблишер, 2014. — 160 с.
2. Бьяуго М. Меньше, но лучше: Работать надо не 12 часов, а головой / М. Бьяуго, Дж. Милн; пер. с англ. — М.: Альпина Паблишер, 2013. — 243 с.
3. Виниченко М.В. Тайм-менеджмент — технология повышения эффективности управления персоналом [Текст] / М.В. Виниченко // Материалы Афанасьевских чтений. - 2015. - Т. 1 - № 13. - С. 121-131.
4. Dolmâny F., Hajos L, Magda S. (1998) A munkaero gazdasag-tana. Szaktudas Kiado Haz Press, Budapest.
5. DobâkM. (2001) Szervezeti formâk és vezetés. Academic Press, Budapest.
6. Felleg J. (1979) Mezogazdasagi munkaszervezés. Mezogazdasagi Konyvkiado Vallalt Press, Budapest.
7. Hajôs L., Pakurâr M., Berde Cs. (2007) Szervezés és Logisztika. Szaktudas Kiado Hâz Press, Budapest.
8. Karacsony P. (2014) Munkaszervezés hatékonysaganak elemzése munkanaptanulmanyok modszerével. Munkaûgyi Szemle 58. (3) 55-59.
9. Magagnotti N, Spinelli R. (2012) Good practice guidelines for biomass production system. CNR Ivalsa, Italy.
10. Susanszky J. (1984) A racionalizalas modszertana. Muszaki Konyvkiado Press, Budapest.
11. Taylor F.W. (1911) The Principles of Scientific Management. Harper Brothers Press, New York.
REFERENCES
1. Arkhangel'skiy G. Korporativnyy taym-menedzhment: Entsik-lopediya resheniy [Corporate time management: Encyclopedia of solutions]. Moscow, Al'pina Pablisher Publ., 2014. 160 p.
2. B'yaugo, M. Men'she, no luchshe: Rabotat' nado ne 12 chasov, a golovoy [Less, but better: It is necessary to work not 12 hours, and head]. Moscow, Al'pina Pablisher Publ., 2013. 243 p.
3. Vinichenko M.V. Taym-menedzhment - tekhnologiya povysh-eniya effektivnosti upravleniya personalom [Time management - technology to improve the effectiveness of personnel management]. Materialy Afanas'evskikh chteniy [Materials Afanasyev readings]. 2015, V.1, I. 13, pp. 121-131.
4. Dolmany F., Hajos L, Magda S. (1998) A munkaero gazdasag-tana. Szaktudas Kiado Haz Press, Budapest.
5. Dobak M. (2001) Szervezeti formak és vezetés. Academic Press, Budapest.
6. Felleg J. (1979) Mezogazdasagi munkaszervezés. Mezogazdasagi Konyvkiado Vallalt Press, Budapest.
7. Hajos L., Pakurar M., Berde Cs.(2007) Szervezés és Logisztika. Szaktudas Kiado Haz Press, Budapest.
8. Karacsony P. (2014) Munkaszervezés hatékonysaganak elemzése munkanaptanulmanyok modszerével. Munkaûgyi Szemle 58. (3) 55-59.
9. Magagnotti N., Spinelli R. (2012) Good practice guidelines for biomass production system. CNR Ivalsa, Italy.
10. Susanszky J. (1984) A racionalizalas modszertana. Muszaki Konyvkiado Press, Budapest.
11. Taylor F. W. (1911) The Principles of Scientific Management. Harper Brothers Press, New York.
