CC BY
16
DOI: 10.31556/2219-0678.2019.38.4.035-039
Оптимизация работы научно-консультативного отделения онкологического центра
И.А. Дорошев1, И.С. Стилиди1, Ж.А. Завольская1, Д.А. Рябчиков1, Е.С. Волкова1, В.М. Кулушев1, Е.А. Кобякова1, А.М. Казаков1, С.А. Артемьев2, С.Н. Ильин2
1 Национальный медицинский исследовательский центр онкологии им. Н.Н. Блохина, Москва, Россия
2 Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», Москва, Россия
В статье приведен пример успешной оптимизации работы научно-консультативного отделения ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России. Подробно описаны все этапы данного процесса - от создания проектного офиса и выявлении проблем до реализации методов их решения и оценки результатов. Итогом проведенной работы стало повышение качества оказываемой населению медицинской помощи, что является важнейшей задачей любого лечебного учреждения. Кроме того, данный опыт оптимизации может быть полезен для осуществления подобных мероприятий в других ЛПУ на территории России.
Ключевые слова: оптимизация, научно-консультативное отделение, бережливые технологии.
Для цитирования: Дорошев И.А., Стилиди И.С., Завольская Ж.А., Рябчиков Д.А., Волкова Е.С., Кулушев В.М., Кобякова Е.А., Казаков А.М., Артемьев С.А., Ильин С.Н. Оптимизация работы научно-консультативного отделения онкологического центра. Медицинские технологии. Оценка и выбор. 2019;(4):35-39. DOI: 10.31556/2219-0678.2019.38.4.035-039
Optimization of the Research
and Advisory Department of the Oncological Center
I.A. Doroshev1, I.S. Stilidi1, Z.A. Zavolskaia1, D.A. Riabchikov1, E.S. Volkova1, V.M. Kulushev1, E.A. Kobiakova1, A.M. Kazakov1, S.A. Artemev2, S.N. Ilin2
1 N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology, Moscow, Russia
2 Rosatom State Atomic Energy Corporation, Moscow, Russia
35
The article provides an example of a successful optimization of the work in a research and advisory department of N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology Ministry of Health of Russia. All stages of this process are described in detail - from creating a project office and identifying problems to implementing methods for solving them and evaluating results. This work resulted in improving of the quality of medical care provided to the population, which is the most important task of any medical institution. In addition, this optimization experience may be useful for the implementation of similar activities in other health facilities in Russia.
KEYWORDS: optimization, research advisory department, thrifty technologies.
For citation: Doroshev IA, Stilidi IS, Zavolskaia ZA, Riabchikov DA, Volkova ES, Kulushev VM, Kobiakova EA, Kazakov AM, Artemev SA, Ilin SN. Optimization of the research and advisory department of the oncological center. Medical technologies. Assessment and Choice. 2019;(4):35-39. DOI: 10.31556/2219-0678.2019.38.4.035-039
ВВЕДЕНИЕ
Научно-консультативное отделение (НКО) - структурно-функциональный отдел «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России. Задачами НКО являются: первичные консультации профильными специалистами, повторные приемы, консультации при предоставлении медицинской документации, взаимодействие с диагностической службой и стационарными отделениями. Кроме того, в условиях НКО также осуществляется проведение ряда диагностических манипуляций - определение группы крови, резус-фактора, и ряда других исследований [1].
Большой (около 690 в день) и разнообразный поток пациентов требует отлаженной, корректной работы всего отдела, включая непосредственный прием врачей и, что не менее важно, грамотно построенную административную часть работы НКО. Кроме того, несомненно важным является обеспечение логистики движения пациентов и медицинских работников, позволяющее сократить временные и материальные потери.
Все вышеперечисленное входит в понятие оптимизации работы - получения максимальной эффективности производства (в данном случае производство -предоставление медицинских услуг населению) путем
организации рабочего процесса и избегания оказания убыточных услуг.
Применение так называемых «бережливых технологий» позволяет добиться максимального улучшения рабочего процесса (в данном случае - увеличить скорость и качество предоставления медицинских услуг населению) при минимальных дополнительных материальных инвестициях [2].
Процесс реализации типового проекта
Суть любого процесса оптимизации заключается в решении определенных проблем, возникающих
в процессе реализации производства. С данной целью создается типовой проект, включающий в себя создание проектного офиса (группа специалистов, обеспеченных необходимыми техническими средствами), разработку карточки проекта (текущее и целевое состояние процесса производства), диагностику и поиск проблем, различные методы решения выявленных проблем, внедрение наиболее подходящих методов решения выявленных проблем, итоговую диагностику и закрытие проекта [3]. В довольно сжатые сроки нами был создан подобный типовой проект по оптимизации работы научно-консультативного отделения (рисунок).
36
Открытие проекта
Недели
❖ Создание проектного офиса
❖ Первичная диагностика
❖ Построение текущей карты процесса
Диагностика и целевое состояние
❖ Определение основных проблем
❖ Построение целевой карты процесса
❖ Определение путей
достижения
Внедрение улучшений
16 недель
❖ Перестройка рабочего процесса
с учетом нововведений
❖ Повторная диагностика
Закрытие проекта
40 недель
❖ Итоговая диагностика
❖ Оценка результатов
❖ Закрытие проектного офиса
Этапы реализации типового проекта по оптимизации научно-консультативного отделения. Stages of the standard project implementation for the optimization of the research advisory department.
Project opening
Diagnostics
and target status
Weeks
❖ Project
office
creation
❖ Primary
diagnostics
❖ Building
a current
process map
Improvments Implementation
2 weeks
❖ Identification
of the main
problems
❖ Bulding
a process
target map
❖ Identification
of implemen-
tation paths
16 weeks
❖ Workfloww redesign
with innovation
❖ Re-diagnosis
Project Completion
40 weeks
❖ Final diagnosis
❖ Evaluation of the results
❖ Closure
of the project office
Основные проблемы, выявленные на этапе планирования оптимизации
На первоначальном этапе нами был создан проектный офис, куда вошли сотрудники НКО (старший и средний медперсонал) и специалисты из смежных подразделений и других институтов, имевшие опыт проведения подобных преобразований.
Необходимо было четко выделить проблемы, требующие корректировки, и перевести их в измеряемые величины - числовые, процентные и др., оцифровать, что позволит более наглядно сравнить результаты оптимизации с первоначальным состоянием, и, следовательно, оценить эффективность преобразований [4].
Нами были выявлены следующие проблемы:
1. Отсутствие необходимой навигации для пациентов, хаотичная нумерация кабинетов специалистов -затруднение нахождения пациентами необходимого кабинета и, как следствие, увеличение времени на прохождение обследования или получение консультации (лишние временные затраты от 5 до 10 минут).
2. Неэффективное информирование пациентов о работе НКО - отсутствие точного представления о порядке предоставления медицинских услуг в данном подразделении (возможные временные потери до 2 дней).
3. Нереализованная система записи на приемы врачей и все виды обследования - недостаточная мощность саП-цента и отсутствие возможности опНпе-записи (потеря до 2-3 дней).
4. Отсутствие возможности сдачи патоморфологи-ческих препаратов на территории НКО (до 1500 метров «лишнего пути» до отделения паталогической анатомии - временные потери 20 минут).
5. Отсутствие возможности записи на все виды обследования, в том числе на пересмотр рентгенологических и патоморфологических исследований у одного администратора (потеря до 1 часа, а также «лишний путь» - до 1000 метров).
6. Несовершенное 1Т-сопровождение - устаревшая госпитальная информационная система, не отвечающая всем текущим потребностям (потеря до 15 минут врачом на 1 пациента), отсутствие электронного документооборота, отсутствие статистики, необходимость в бумажной амбулаторный карте при записи на осмотр.
Все временные потери были определены при помощи проведенного хронометража.
После этапа выявления проблем и их оцифровки были выработаны цели, достижение которых было запланировано после завершения процесса оптимизации:
I. Сокращение времени, затраченного на этапе записи на прием с 2-5 дней до 1 дня.
II. Сокращение «лишнего пути» пациентов с 1500 метров до 0.
III. Выделен лимит времени на первичного пациента - 30 минут и на повторного пациента - 15 минут.
IV. Сокращение временных потерь пациента на 1 посещение с 3,5 часов до 30 минут.
V. Реализована возможность записи на все виды исследования у одного администратора.
Как итог - повышение качества предоставляемых услуг и повышение удовлетворенности населения оказываемой медицинской помощью.
Мероприятия по оптимизации
Для уменьшения временных потерь на этапе записи пациентов на прием была создана возможность записи через сайт онкоцентра, а также при помощи работы са11-центра. Нами были наняты дополнительные специалисты службы са11-центра и сформированы алгоритмы и скрипты для телефонистов. На сайте был размещен перечень анализов, с которыми пациентам необходимо обращаться в онкоцентр, их срок действия, а также предоставлен перечень документов, необходимых при оформлении медицинской карты. Кроме того, была проведена работа со специалистами са11-центра, результатом которой стала возможность предоставления ими полной информации для пациентов относительно всех вопросов по предстоящему обследованию или госпитализации.
Для упрощения логистики движения пациентов было принято решение о переводе регистратур в режим работы по типу «одного окна» - предоставление всех видов услуг в пределах одной регистратуры, также было увеличено количество окон при помощи перепланировки помещений и косметического ремонта. Организация работы регистратуры по данному принципу хорошо зарекомендовало себя при использовании в условиях многофункциональных центров. Возможность предоставления всех спектров услуг в пределах каждой ре- 37
гистратуры позволило достичь равномерного распреде- -
ления очередей и снизить время ожидания услуги для пациентов.
Для оптимизации маршрутизации пациентов была создана иллюстративно-навигационная разметка на стенах, а также размещены плакаты и стенды в непосредственной близости от регистратур для информирования пациентов о месте расположения тех или иных структурно-функциональных подразделений НКО. Представительству каждого из профильных отделений в НКО был присвоен свой цвет, в соответствие которому были выкрашены участки коридоров, в которых локализуются кабинеты профильных специалистов. Цветовые схемы с обозначением «цвет-отделение» были размещены на всех 4 этажах. Данный вариант навигации был выбран нами из-за его простоты и удобства для пациентов, а также невысоких финансовых затрат на его реализацию для создания нового имиджа отделения [5].
Кроме того, в 80% кабинетов были установлены дополнительные компьютеры для среднего медицинского персонала. Штат среднего медицинского персонала был увеличен на 20% для обеспечения 80% врачей НКО, нуждающихся в среднем медицинском персонале.
После предоставления пациентам возможности удаленной записи через сайт, а также предоставления на сайте актуальной информации, касающейся предстоящего обследования или госпитализации, повышения мощности и улучшения работы са11-центра, за счет
38
энтузиазма сотрудников, стала возможным запись пациента на прием день в день. Временные потери пациентов на территории НКО были сокращены с 2,5 часа до 10-20 минут.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведение оптимизации требует создания проектного офиса, четкого выделения проблем, при возможности - их оцифровку, разработку и осуществление изменений. Именно это и было осуществлено в условиях НКО «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава РФ. Конечным результатом оптимизации стало упрощение получения медицинской помощи для населения, что является одной из важнейших целей любого лечебного учреждения. Введенные преобразования не только станут современным стандартом, но и послужат платформой для дальнейшего улучшения работы НКО. Кроме того, мы считаем, что пример проведенной нами оптимизации может быть полезен для осуществления подобных мероприятий в других ЛПУ на территории России.
Дополнительная информация
Конфликт интересов: авторы заявляют об отсутствии конфликта интересов.
Финансирование: статья опубликована без финансовой поддержки.
Статья поступила: 28.08.2019 г. Принята к публикации: 07.10.2019 г.
ЛИТЕРАТУРА
1. Сазонова Н.В., Воронович Е.А. Работа консультативно-диагностического отделения в условиях модернизации здравоохранения. Здравоохранение Российской Федерации. 2014;58(2):14-7.
2. Lawal AK, Rotter T, Kinsman L, Sari N, Harrison L, Jeffery C, et al. Lean management in health care: definition, concepts, methodology and effects reported (systematic review protocol). Syst Rev. 2014;3:103. DOI: 10.1186/2046-4053-3-103.
3. Титов С.А., Новикова Н.А. Проектные офисы как элемент корпоративной системы управления проектами: анализ и классификация. Вестник университета, 2014;(14):251-8.
4. Improving Your Optimization Process the Toyota Way. Frosmo Ltd. Sep 8, 2015. URL: https://medium.com/@Frosmo/improving-your-optimization-process-the-toyota-way-e70df5ba6c6d
5. Hughes N, Pinchin J, Brown M, Shaw D. Navigating in large hospitals. International Conference on Indoor Positioning and Indoor Navigation (IPIN). Banff, AB, 2015, pp. 1-9. DOI: 10.1109/IPIN.2015.7346758. URL: http://ieeexplore.ieee.org/stamp/stamp.jsp?tp=&arnumber=734 6758&isnumber=7346746
REFERENCES
1. Sazonova NV, Voronovich EA. The work of the consultative and diagnostic department in the context of modernization of healthcare. Healthcare Ros. Federation. 2014;(2):14-17.
2. Lawal AK, Rotter T, Kinsman L, Sari N, Harrison L, Jeffery C, Kutz M, Khan MF, Flynn R. Lean management in health care: definition, concepts, methodology and effects reported (systematic review protocol). Syst Rev. 2014 Sep 19;3:103. DOI: 10.1186/2046-4053-3103.
3. Titov SA, Novikova NA. Project Offices as an Element of the Corporate Project Management System: Analysis and Classification. University Bulletin, 2014;(14):251-8.
4. Improving Your Optimization Process the Toyota Way. Frosmo Ltd. Sep 8, 2015. URL: https://medium.com/@Frosmo/improving-your-optimization-process-the-toyota-way-e70df5ba6c6d
5. Hughes N, Pinchin J, Brown M, Shaw D. Navigating in large hospitals. International Conference on Indoor Positioning and Indoor Navigation (IPIN). Banff, AB, 2015, pp. 1-9. DOI: 10.1109/IPIN.2015.7346758. URL: http://ieeexplore.ieee.org/stamp/stamp.jsp?tp=&arnumber=734 6758&isnumber=7346746
Сведения об авторах:
Дорошев Игорь Анатольевич
заместитель директора по организации медицинской деятельности, главный врач клинических институтов ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России, канд. мед. наук
Стилиди Иван Сократович
директор ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России, д-р мед. наук, профессор
Завольская Жанна Александровна
заведующая научно-консультативным отделением ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России, канд. мед. наук
Рябчиков Денис Анатольевич
ведущий научный сотрудник отделения оперативного лечения опухолей молочной железы ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России, д-р мед. наук
Кулушев Вадим Маратович
ведущий научный сотрудник отделения колопроктологического № 3 ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России, канд. мед. наук
Кобякова Екатерина Александровна
главный врач НИИ клинической и экспериментальной радиологии ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России, канд. мед. наук
Authors:
Doroshev Igor Anatolevich
Deputy Director for Organization of Medical Activities, Head Doctor of Clinical Institutes N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology, Ph D.
Stilidi Ivan Sokratovich
Director of N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology, Doctor of Medical Sciences, Professor
Zavolskaia Zhanna Aleksandrovna
Head of Scientific Advisory Division N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology, Ph D.
Riabchikov Denis Anatolevich
Leading Researcher, Department of Surgical Treatment of Breast Tumors N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology, Doctor of Medical Sciences
Kulushev Vadim Maratovich
Leading Researcher, Department of Coloproctology No. 3 N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology, Ph D.
Kobiakova Ekaterina Aleksandrovna
Chief Physician, Research Institute of Clinical and Experimental Radiology N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology Ministry of Health of Russia, Ph D.
Казаков Алексей Михайлович
клинический ординатор отделения химиотерапевтического № 17 ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России
Волкова Елена Сергеевна
ФГБУ «НМИЦ онкологии им. Н.Н. Блохина» Минздрава России Артемьев Сергей Александрович
государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», Москва, Россия
Ильин Сергей Николаевич
государственная корпорация по атомной энергии «Росатом», Москва, Россия
Адрес для переписки:
Ул. Ельнинская, д. 9, кв. 5, Москва 121552, Российская Федерация
Тел.: +7(909) 623-36-30
E-mail: kazakovich873@gmail.com
Kazakov Aleksei Mikhailovich
Clinical Resident of the Department of Chemotherapy No. 17
N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology Ministry
of Health of Russia.
Volkova Elena Sergeevna
N.N. Blokhin National Medical Research Center of Oncology Ministry of Health of Russia.
Artemev Sergei Aleksandrovich
«Rosatom» State Atomic Energy Corporation, Moscow, Russia
Ilin Sergei Nikolaevich
«Rosatom» State Atomic Energy Corporation, Moscow, Russia Address for correspondence:
Yelninskaya str., 9, fl. 5, Moscow 121552, Russian Federation
Tel.: +7(909) 623-36-30
E-mail: kazakovich873@gmail.com
39
