CC BY
82
64
Экономические науки
УДК: 338
ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ ПОСТАВЩИКОМ В ЦЕЛЯХ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ КОНТРАКТОВ
Маковлева Е. Е., преподаватель, ведущий эксперт Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, аспирант НОЧУ ВПО «Московский финансово-экономический институт», руководитель направления дирекции по развитию ЗАО «Сбербанк-АСТ»
E-mail: [email protected]
РИНЦ: http://elibrary.ru/author_profile.asp?id=854939
Любое предприятие обладает определенными подходами к организации закупочной деятельности. Однако, став исполнителем государственного контракта или корпоративного договора, компания сталкивается с неизбежными ограничениями и строго регламентированным порядком исполнения взятых на себя обязательств. Проблемы, связанные с формальной организацией и практическим эффективным исполнением контракта (договора) должны быть заранее учтены исполнителем. В статье рассмотрены механизмы оптимизации процессов в части управления закупками, направленные на обеспечение условий для своевременного и полного удовлетворения потребностей заказчика с необходимыми показателями цены, качества, надежности.
Ключевые слова: государственные закупки, корпоративные закупки, контракт, договор, поставщик для государственных нужд, оптимизация процесса закупки.
OPTIMIZATION OF MANAGEMENT PROCESSES PROCUREMENT PROVIDER FOR THE EXECUTION OF PUBLIC CONTRACTS
Makovleva E. E., teacher, leading expert of the Russian Academy of national economy and public administration under the President of the Russian Federation, graduate student NIGHT SEI HPE «the Moscow Institute of finance and economics, the direction of development of JSC «Sberbank-AST» E-mail: [email protected]
Every company has certain historically accumulated approaches to the organization of procurement activities. However, becoming a provider of a public contract or a corporate agreement with partially government-owned entity, the company faces inevitable restrictions and strict regulations of execution of the obligations taken on. The contractor should consider problems associated with the formal organization and the practical execution of a contract (agreement). The article examines the mechanisms of processes optimization in terms of procurement management to ensure the conditions for timely and full satisfaction of the customer's needs with the necessary indicators of price, quality, reliability.
Key words: public procurement, corporate procurement, contract, the supplier for the state needs, optimization of the procurement process.
Основными принципами государственных и корпоративных закупок, порядок проведения которых регулируется государством, являются информационная открытость закупок, равноправие участников закупки, отсутствие дискриминации и необоснованных ограничений
конкуренции, экономически эффективное расходование денежных средств, предназначенных для целей закупок.
Для компаний, участвующих в государственных и муниципальных закупках, осуществляемых в соответствии с Федеральным законом №44-ФЗ
ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫХ ПОСТАВЩИКОМ В ЦЕЛЯХ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ КОНТРАКТОВ
от 05.04. 2013 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее -закон № 44-ФЗ) [9], и закупках для корпоративных нужд, осуществляемых согласно Федеральному закону № 223-Ф3 от 18.07. 2011 «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее - закон № 223-Ф3) [8], проблема поиска потенциальных клиентов, не столь остра, как в секторе В2В или В2С.
Информация о планируемых заказах открыта и доступна на официальном сайте закупок, порядок участия в закупочных процедурах известен и определен нормативными актами, у заказчиков есть прозрачный бюджет, определен размер и состав начальной (максимальной) цены каждой закупки, а потребности заказчиков подробно описаны в закупочной документации, которая вместе с проектом контракта (договора) публикуется в единой информационной системе. В то же время компании, работающие в сегменте регулируемых закупок, сталкиваются с серьезными проблемами, которые связаны, с одной стороны, с задачей грамотно сформировать свое предложение заказчику, подать заявку в соответствии с установленными требованиями и стать победителем конкурентной процедуры закупки, и, с другой стороны, заключив контракт (договор), обеспечить надлежащее исполнение его условий по заданным параметрам и, как правило, в ограниченные сроки [4].
Жесткие требования к участию в регулируемых закупках заставляют потенциальных поставщиков, работающих с бюджетной сферой, подстраиваться под требования конкретного заказчика и условия его контракта (договора), а не под рынок в целом. В связи с этим возникает потребность оптимизировать внутреннюю структуру закупок, с учетом контроля затрат, процессов взаимодействия с привлекаемыми поставщиками для получения дополнительного экономического эффекта. Вне зависимости от того, является ли компания производителем товаров или представляет ли сферу услуг или выступает посредником при продаже продукции, у всех категорий компаний на этапе исполнения заключенного контракта (договора) обнаруживаются сходные проблемы. В основном они связанны с отсутствием четкой и полной информации об условиях технического задания у служб, отвечающих за собственные закупки компании; невозможностью тотального контроля
соисполнителей и поставщиков, поставляющих продукцию, используемую в дальнейшем для исполнения государственных контрактов (договоров); увеличением бумажной работы; жесткими сроками; низкой мотивацией «внутренних» функциональных заказчиков из различных подразделений организации.
Для коммерческих компаний осуществление закупок товаров, работ, услуг (далее - продукции), в целях исполнения обязательств по заключенным государственным контрактам и корпоративным договорам, является одним из важнейших в деятельности предприятия и оказывает прямое влияние на репутацию компании, качество продукции, бесперебойность исполнения контрактов и в конечном итоге определяет финансовые результаты компании [2]. Нередки случаи, когда участники торгов стремятся выиграть ценовую борьбу в ущерб качеству исполнения контракта [7].
За неисполнение или ненадлежащее исполнение поставщиком обязательств по государственному контракту, заключенному в соответствии с Федеральным законом №44-Ф3, а также в случае просрочки поставщиком исполнения обязательств, в том числе гарантийного обязательства, предусмотрена ответственность в виде требования об уплате неустоек (штрафов, пеней), в том числе, штрафы определены за каждый акт неисполнения или ненадлежащего исполнения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательства, которое не имеет стоимостного выражения, при наличии в контракте таких обязательств. Информация о поставщике, с которым контракт (договор) был расторгнут по решению суда или при одностороннем отказе заказчика от исполнения контракта в связи с существенным нарушением поставщиком условий контракта, включается в реестр недобросовестных поставщиков сроком на два года, что в большинстве случаев лишает его возможности участия в закупках, проводимых в соответствии с Федеральными законами 44-ФЗ и 223-Ф3 [8, 9].
Исследование вопросов исполнения контрактов позволяет сформулировать основные проблемы в управлении закупками, осуществляемых компаниями в целях исполнения государственных контрактов:
1) отсутствие стратегии исполнения контракта (договора) и плана закупок в целях его исполнения;
2) непрозрачность процедуры выбора соисполнителя, поставщика и, как следствие, завышение договорных цен соисполнителями, поставщиками; риски недобросовестного исполнения договора;
3) недостаточный уровень компетентности сотрудников, оказывающий влияние на результаты переговоров с соисполнителями, поставщиками; качественные показатели закупаемой продукции; увеличение издержек, в том числе, в связи с отсутствием полной информации о ценах на продукцию, подлежащую закупке;
4) слабая система коммуникаций между инициатором закупки (функциональным заказчиком) и закупочным подразделением, которая может приводить к увеличению сроков обработки заказа; поставке продукции, несоответствующей необходимым требованиям;
5) наличие слишком больших запасов продукции на складе и, как следствие, снижение оборачиваемости денежных средств, риски, связанные с хранением, порчей, моральным устареванием продукции. И, наоборот, отсутствие минимально необходимого запаса может привести к срыву сроков поставки, неисполнению взятых на себя обязательств или невозможности претендовать на участие в закупке с ограниченными сроками исполнения.
Кроме этого, перед исполнителем контракта (договора) стоит задача формирования не только материальных резервов, но и финансовых (привлечение средств, получение кредитов, банковских гарантий), технологических (приобретение технологий, патентов, объектов интеллектуальной собственности), квалификационных ресурсов (привлечение специалистов, формирование дополнительного кадрового потенциала).
Участие в государственных и регулируемых корпоративных закупках сопряжено с необходимостью учитывать на стадии исполнения контракта (договора) целый ряд специфичных условий, которые могут быть включены заказчиком в условия контракта (договора) [8,9]:
1) обязанность привлечения к исполнению контракта (договора) субподрядчиков, соисполнителей из числа субъектов малого или среднего предпринимательства, или социально ориентированных некоммерческих организаций в объеме, установленном заказчиком в виде процента от цены контракта (договора);
2) обязанность предоставлять информацию о всех соисполнителях, субподрядчиках, с которыми заключены договор или договоры, цена которого или общая цена которых составляет более десяти процентов от цены контракта;
3) в случае исполнения контракта на выполнение отдельных видов работ по строительству, реконструкции объектов капитального строительства необходимость выполнить свои обязательства самостоятельно без привлечения третьих лиц к исполнению по государственного контракта в объеме, установленном заказчиком;
4) недопустимость поставки товара с иными, даже улучшенными характеристиками по сравнению с характеристиками, указанными в контракте, если контракт не содержит условие о такой возможности. Поставка товара с улучшенными характеристиками возможна только при наличии указанного условия в контракте и только по согласованию заказчика с поставщиком путем подписания дополнительного соглашения;
5) недопустимость поставки товара с товарным знаком, несоответствующим контракту, даже если характеристики товаров идентичны. Замена товара допускается по согласованию сторон только в случае, если условиями контракта предусмотрена возможность поставки товара с улучшенными характеристиками (за исключением контрактов, заключенных с применением национального режима в соответствии с нормативными правовыми актами, принятыми согласно части 6 статьи 14 закона № 44-ФЗ);
6) обязанность соблюдать национальный режим в случае его применения в закупках [5]. При исполнении контракта на поставку продукции, которая включена в перечни Постановлений Правительства в отношении отдельных видов товаров машиностроения, легкой промышленности, медицинских изделий, лекарственных препаратов, программного обеспечения, пищевых продуктов, радиоэлектронной продукции, товаров мебельной и деревообрабатывающей промышленности, товаров, работ, услуг для нужд обороны страны и безопасности государства, а также в Приказ Минэкономразвития от 25.03. 2014 № 155 [10], не допускается замена страны происхождения товара, а в некоторых случаях не допускается и замена производителя. Отдельные нормы вышеуказанных нормативных актов разрешают замену товара, в результате которой страной
ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЕ ПОСТАВЩИКОМ В ЦЕЛЯХ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫЕ КОНТРАКТОВ
происхождения будет являться государство -член Евразийского экономического союза [1].
Подобные нормативно-правовые требования зачастую ограничивают возможности компаний, не позволяя использовать инструменты управления собственными закупками, доступные при работе с частным коммерческим сектором. В отдельных случаях приходится менять сложившиеся производственные процессы, проводить испытания на совместимость продукции.
Процесс оптимизации закупок включает в себя принятие мер, направленных на экономию денежных средств и снижение затрат, контроль качества приобретаемой продукции, ее соответствие нормативно-правовым требованиям, предусмотренным в частности механизмами участия в аукционах, конкурсах и иных способах определения поставщиков для государственных и корпоративных нужд.
Одним из решений по оптимизации закупок является централизация закупочных функций путем создания специализированного подразделения либо определение состава рабочей группы экспертов по закупкам, задачи которых состоят в разработке и поддержании единого стандарта закупочных процессов, контроле и методологической поддержке функциональных заказчиков. В централизованной модели закупок функциональные заказчики («внутренние» заказчики, в том числе, региональные) формулируют потребности и требования к потенциальным поставщикам, а закупочная функция передается специализированному подразделению или управлению. При этом важно сохранять гибкость и оперативность в принятии решений, максимально учитывая потребности функциональных заказчиков, использовать консолидацию потребностей для получения дополнительных скидок.
К положительным эффектам централизованных закупок следует отнести применение таких инструментов, как стандартизация требований к продукции, унификация технических параметров по категориям продукции, единые подходы к оценке квалификационных критериев при выборе поставщиков.
В то же время, в вопросе централизации нет единой универсальной модели. Следует учитывать размеры и кадровый состав компании, номенклатуру закупок, частоту возникновения потребности, концентрацию поставщиков на рынке и уровень конкуренции, возможность
стандартизации и каталогизации закупаемых позиций, уникальность продукции, сроки поставки и другие факторы.
При полной централизации, например, в крупных компаниях и холдингах, все решения в процессе закупки от формирования потребности до заключения договоров передаются в закупочное управление. При децентрализованной модели закупок, например, в небольших компаниях, целесообразно создание центра компетенций в лице одного или нескольких специалистов для оказания методической поддержки сотрудникам, осуществляющим закупки, проведения анализа условий заключаемых контрактов (договоров) и мониторинга соответствия технических заданий на закупку продукции, необходимой для исполнения заключенных контрактов (договоров).
Важным элементом оптимизации закупок является планирование потребности. Оптимальным представляется дифференцированный подход к планированию и управлению закупками с учетом разделения продукции на категории:
1) легко прогнозируемая постоянная потребность в стандартной продукции, с разбивкой до отдельных позиций;
2) потребности, не связанные с постоянной деятельностью компании, но необходимые для обновления ресурсов компании (ремонт, переоснащение) и развития новых стратегических направлений;
3) продукция, связанная с реализацией проектов, в которых детальная потребность и технические требования могут быть определены только на этапе проектирования и управления проектом.
Оптимизация процесса закупок предполагает регулярный анализ предприятием своей деятельности и ценовой политики в сравнении с лучшими компаниями на рынке и в отрасли с последующей реализацией изменений для достижения и сохранения конкурентоспособности. В современной терминологии такой инструмент управления получил название «бенчмаркинг» [3], его системное применение позволяет улучшить показатели деятельности компании, в том числе, и в рассматриваемых нами вопросах закупочной деятельности.
Еще одним важным направлением в оптимизации закупок является использование целого
ряда инструментов на этапе отбора соисполнителей и заключения договоров с поставщиками, в том числе:
1) проведение предварительной квалификации потенциальных поставщиков, способных поставить товары, выполнить работы, оказать услуги с определенным качеством и в установленные сроки;
2) мониторинг цен на планируемые к закупке и продаже товары, работы, услуги;
3) определение не менее трех потенциальных поставщиков по каждой категории продукции, среди которых можно будет провести конкурентную закупку или отбор в нужные сроки, в случае возникновения потребности;
4) заключение рамочных договоров с указанием цены за единицу продукции и предельной суммы договора, с правом выбора продукции в определенном объеме по указанной цене;
5) условие о возможности снижения или увеличения объема продукции на тех же условиях на определенный объем, необходимый для покрытия непредвиденных изменений потребности в ходе исполнения договора;
6) условие о поставке объема продукции по частям, отдельными партиями на основании заявок покупателя, без указания в договоре жесткого графика поставки, но с определенным сроком поставки (исполнения) с момента получения заявки от покупателя;
7) условие о поддержании поставщиком запаса товара по категории в определенном объеме (страхового запаса);
8) возможность и условия расторжения договора в одностороннем порядке.
Следует отметить, что в государственных закупках предусмотрена поддержка субъектов малого предпринимательства и социально-ориентированных некоммерческих организаций, а в регулируемых корпоративных закупках отдельные заказчики обязаны поддерживать малый и средний бизнес [6].
Дополнительным инструментом повышения эффективности системы закупок может стать автоматизация закупочного процесса путем проведения конкурентных процедур на электронных площадках, которые реализуют соответствующий функционал для коммерческих компаний, не попадающих под действие законодательства о закупках.
Участие в регулируемых закупках требует от компаний значительных усилий и различных компетенций как на этапе подготовки своего предложения и подачи заявки на участие в конкурентной процедуре определения поставщика, так и на этапе исполнения принятых на себя обязательств. Система регулируемых закупок при всей своей сложности и недостатках более прозрачна, чем многие другие коммерческие закупки. Самым важным условием для компаний, претендующих на участие и победу в закупках для государственных и корпоративных нужд, - правильно оценить свои возможности и сопоставить все возможные предпринимательские риски.
ЛИТЕРАТУРА
1. Агапова Е. В. Система мер государственной поддержки реального сектора экономики на пространстве ТС и ЕЭП // Таврический научный обозреватель. 2015. № 1 (сентябрь).
2. Андреев Н. Ю., Маковлева Е. Е., Обаляева Ю. И. Совершенствование механизма применения антидемпинговых мер в сфере государственных и муниципальных закупок. М.: Горизонты экономики, 2015. № 1. С. 42-51.
3. ГОСТ Р ИСО 9004-2010. Национальный стандарт Российской Федерации. Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества» (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 23.11.2010 № 501-ст).
4. Ежегодный доклад «О системе закупок в Российской Федерации». -2016; ШамринА. Т. Головшинский К. И., Маслова Н. С. и др. // Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики». 2017. -243 с.
5. Маковлева Е. Е. Актуальные вопросы применения национального режима в сфере государственных и муниципальных закупок // Вестник ОрелГАУ. 2015. № 3. С. 54-64.
ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ, ОСУЩЕСТВЛЯЕМЫЕ ПОСТАВЩИКОМ В ЦЕЛЯХ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ КОНТРАКТОВ
6. Маковлева Е. Е. Анализ практики государственных и муниципальных закупок у субъектов малого предпринимательства // Интернет-журнал «Науковедение». М., 2016. Т. 8. № 2.
7. Маковлева Е. Е. Конкуренция и вопросы формирования ценовых предложений на торгах в сфере государственных и муниципальных закупок // Экономические науки в России и за рубежом. 2016. № XXIII. С. 20-23.
8. О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц. Федеральный закон от 18.07. 2011 № 223-Ф3 (в ред. от 06.07. 2017).
9. О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. Федеральный закон от 05.04. 2013 № 44-ФЗ (в ред. от 29.07. 2017).
10. Приказ Министерства экономического развития РФ от 25.03. 2014 № 155 «Об условиях допуска товаров, происходящих из иностранных государств, для целей осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 13.11. 2015).
