CC BY
20ЭКОНОМИКА И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВО
Оптимизация проекта самостоятельного учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на рабочих местах малого и среднего бизнеса
Артемова Мира Михайловна,
кандидат экономических наук, главный бухгалтер ООО «Инновационные технологии» E-mail: Mira-artemova@mail.ru
Коротченко Андрей Николаевич,
директор ООО «Инновационные технологии» E-mail: dir@intechnol.com
В России разрабатываются и реализуются различные мероприятия по поддержке и развитию малого и среднего бизнеса, несмотря на это еще остается много проблем экономического характера внутри самих предприятий, одной из которых является учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на географически удаленных производственных участках. Применение стандартного метода учета приводит к значительному запозданию, неблагоприятно влияет на сдачу отчетности, искажает финансовый результат хозяйственной деятельности компании, замедляет скорость оборачиваемости оборотных средств. В настоящей работе показан план-график мероприятий, необходимых для внедрения и оптимизации проекта самостоятельного учета ТМЦ на рабочих местах материально-ответственными лицами в условиях малого и среднего бизнеса с использованием программы 1С. Практическая значимость данной статьи заключается в том, что она является своеобразным пособием для нового подхода к учету ТМЦ с ежемесячным предоставлением отчета материально-ответственными лицами, а внедренный проект служит доказательством эффективного влияния на финансово-экономическую деятельность компании и дает возможность максимально использовать имеющийся остаток запасов.
Ключевые слова: учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), географически удаленные производственные участки, материально-ответственные лица, ежемесячный отчет, оборачиваемость запасов.
LQ S Ое
см см о см
Малый и средний бизнес является неотъемлемой частью любой региональной экономики. Решение социальных вопросов, создание новых рабочих мест, обеспечение инновационного развития - это функции, призванные выполнять малый бизнес.
На развитие предприятий малого и среднего бизнеса в России оказывает влияние масса факторов, которые должны рассматриваться в системе «угрозы и риски предпринимательства - меры защиты от них». Такой подход позволяет не просто комплексно подходить к анализу проблем развития предпринимательства, но и вырабатывать механизмы защиты от угрозы банкротства и вынужденной ликвидации предприятия из-за несостоятельности оплаты налогов и правильного ведения бухгалтерского учета для отражения фактов хозяйственной деятельности компании. Несмотря на то, что разрабатываются и реализуются различные мероприятия по поддержке и развитию малого и среднего бизнеса, еще остается много проблем экономического характера внутри самих предприятий, одной из которых является учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на географически удаленных производственных участках. Применение стандартного метода учета, т.е. отражение движения ТМЦ в бухгалтерском учете на основании поступивших документов, приводит к значительному запозданию, неблагоприятно влияет на сдачу отчетности, искажает финансовый результат хозяйственной деятельности компании, замедляет скорость оборачиваемости оборотных средств. В качестве альтернативы для устранения возникшей негативной ситуации авторами был предложен проект по учету ТМЦ материально-ответственными лицами на географически удаленных производственных участках в программе 1С «Склад» с предоставлением ежемесячного отчета. Внедрение рассматриваемого проекта проходило в условиях предприятия среднего бизнеса ООО «Инновационные технологии» по запросу руководителя. В статье рассмотрены трудности, оказавшие существенное влияние на финансово-экономические результаты хозяйственной деятельности компании, с которыми пришлось столкнуться при достижении поставленной цели и способы их устранения. Учет движения ТМЦ на любом предприятии имеет свои особенности и отсутствие упорядоченного и своевременного ведения
передвижений опасно для эффективной работы организации, возникает риск необоснованных трат, ошибок, которые обходятся довольно дорого в последствии. Внедрение и оптимизация проекта самостоятельного учета ТМЦ на рабочих местах материально-ответственными лицами в условиях малого и среднего бизнеса с использованием программы 1С «Склад» с предоставлением ежемесячного отчета позволило ввести упорядоченную систему учета движения ТМЦ, привести в соответствие финансовую отчетность, а также увеличить себестоимость из-за своевременного списания ТМЦ в производство и, таким образом, снизить сумму налога на прибыль.
Для реализации данного проекта был разработан план-график мероприятий, необходимых для успешного достижения поставленной цели, с указанием сроков выполнения и подробным описанием всех этапов.
1. В декабре 2020 года был создан и утвержден регламент по движению ТМЦ в условиях ООО «Инновационные технологии», в котором подробно описаны все операции по учету и отражению движения материалов для понимания технических работников, региональных менеджеров с доступным изложением вариантов: поступления (прихода),
Таблица 1. Отчет по движению ТМЦ за сентябрь 2021 года
списания (расхода), внутреннего перемещения между отделами и производственными участками Общества. В регламенте подробно представлена необходимая поэтапная последовательность отражения каждой операции по движению с указанием соответствующего документа.
2. На основании утвержденного регламента по движению ТМЦ в январе 2021 года была подана заявка программистам, сопровождающим программу 1С, на разработку нового интерфейса «склад» для установки на рабочих местах всем материально-ответственным лицам Общества. Техническое задание, поставленное перед программистами, не вызвало особых затруднений, т.к. все документы по операциям учета и движения ТМЦ существовали, нужно было только перенести их в общедоступный для всех материально-ответственных лиц интерфейс «склад», установить на рабочих местах с соответствующими паролями. Единственная сложность, которую пришлось преодолеть на данном этапе - это разработка ежемесячного отчета материально-ответственного лица, представляющего собой оборотно-сальдовую ведомость по движению ТМЦ, числящихся в подотчете сотрудника Общества за отчетный месяц. Документ приведен в табл. 1.
№ КОД Номенклатура Входящее сальдо Приход Расход Исходящее сальдо
Кол. Сумма Кол. Сумма Кол. Сумма Кол. Сумма
1 ИТ-00001 Кабель КГ-ХЛ 3*1,5 900 33000,00 300 11000,00 600 22000,00
2 ИТ000686 Ручка шариковая 36 900,00 36 900,00 72 1800,00
3 ИТ000092 Скобы для степлера 1 26,00 1 26,00
4 ИТ-05511 Сумка для ноутбука 1 832,50 1 832,50
5 ИТ-06377 Пуско-зарядное устройство 1 6190,00 1 6190,00
6 ИТ-01253 Скобы 24/6 1 24,00 1 24,00
7 ИТ00895 Замок внутренней двери 1 1910,00 1 1910,00
8 ИТ000021 Бумага офисная А4 25 7450,00 21 6258,00 46 13780,00
9 ИТ000044 Лезвие для лобзика 1 43,00 1 43,00
10 ИТ000134 Фильтр топливный 1 910,00 1 910,00
11 ИТ000909 Синхронизатор 2 900,00 2 900,00
ИТОГО: 965 48439,50 62 10904,00 422 33675,00 605 25668,50
Параметры: Оренбургский производственный участок Отбор: Иванов Алексей Антонович
Регламентом по движению ТМЦ ООО «Инновационные технологии» предусматривается ежемесячное предоставление данного отчета в бухгалтерию Общества не позднее 5 числа каждого месяца, следующего за отчетным. На основании Учетной политики в Обществе списание ТМЦ производится по способу средней себестоимости и это явилось основополагающим критерием при составлении ежемесячного отчета для программистов 1С.
3. В марте 2021 года после установки программы интерфейс «склад» на рабочих местах
была проведена онлайн-конференция со всеми материально-ответственными лицами, в том числе и с региональными менеджерами географически удаленных производственных участков, по обучению навыкам работы в интерфейсе «склад» с представителем 1С. По окончании конференции всем участникам по электронной почте была отправлена инструкция с пошаговым изложением всех операций прихода, расхода и внутреннего перемещения с наглядным изображением всех сопутствующих документов и последовательно-
сз о
со £
гп Р сг
от А ш
сти их заполнения в интерфейсе «склад» программы 1С. Была установлена обратная связь между сотрудниками бухгалтерии и материально-ответственными лицами с консультациями по всем вопросам, возникающим в процессе освоения программы и заполнению документов по приходу, списанию и внутреннему перемещению ТМЦ. На данном этапе пришлось преодолеть много проблем, связанных с нежеланием осваивать эту программу материально-ответственными лицами, систематическими жалобами руководству компании о своей производственной загруженности и недостатке времени на работу с программой 1С, некоторые даже пытались саботировать, игнорируя звонки сотрудников бухгалтерии и просьбы по предоставлению документов о движении ТМЦ. Со стороны руководства в лице директора и главного инженера Общества была принята жесткая позиция по обязательному обучению и освоению
интерфейса «склад» с постоянным контролем и отслеживанием результата.
4. В апреле 2021 года после оповещения всех материально-ответственных лиц о необходимости предоставления ежемесячного отчета за март 2021 года ожидалось первое сигнальное поступление отчетов о проделанной работе и достижение первых результативных шагов в запуске проекта. По состоянию на 12.04.2021 года из одиннадцати материально-ответственных лиц отчеты предоставили только семь сотрудников Общества. Информация о предоставлении отчетов по движению ТМЦ за март 2021 года в разрезе материально-ответственных лиц по местам возникновения была направлена в виде приведенной ниже таблицы руководству Общества для ознакомления в какой стадии находится продвижение проекта по учету и отражению ТМЦ и принятию мер воздействия для прогрессивного внедрения поставленной задачи и успеха при ее реализации (табл. 2).
Таблица 2. Предоставленные отчеты по движению ТМЦ за март 2021 года по местам возникновения
№ п/п Место возникновения Дата предоставления отчета Количество операций прихода Количество операций расхода Итого отраженных операций
1 Краснодар не сдано 0 0 0
2 Ямал 08.04.2021 16 18 34
3 Оренбург не сдано 0 0 0
4 Нефтеюганск не сдано 0 0 0
5 Тюмень (отдел автоматизации) 07.04.2021 34 34 68
6 Тюмень (отдел техники безопасности) 02.04.2021 38 36 74
7 Томск 08.04.2021 5 2 7
8 Тюмень (научная лаборатория) 05.04.2021 11 17 28
9 Новый Уренгой не сдано 0 0 0
10 Тюмень (отдел главного механика) 06.04.2021 104 104 208
11 Муравленко 09.04.2021 24 22 45
Итого операций: 232 233 465
В таблице 2 наглядно отражено движение ТМЦ за март 2021 года с количеством операций по каждому производственному участку для понимания объема выполненных работ каждым материально-ответственным лицом на своем производственном участке. Сотрудникам, не предоставившим отчеты, была снижена премии за неисполнение своих производственных обязанностей, а предоставившие своевременно отчеты, получили премию за освоение программы 1С «склад». Пришлось прибегнуть к методу «кнута и пряника» для стимулирования ] работы добросовестных сотрудников и наказания "I нарушителей в целях устранения саботажа и даль-е нейшего плодотворного сотрудничества в рамках ~ реализации проекта. По результатам первого тести-еЗ рования внедрения программы интерфейс «склад» отчиталось 64% материально-ответственных лиц,
что позволило двигаться дальше с верой в победу и надеждой на достижение 100% результата.
5. После принятия административных мер по наказанию и поощрению сотрудников, а также индивидуальной беседы директора с каждым, не предоставившим отчет, была достигнута договоренность о безоговорочном предоставлении ежемесячных отчетов на всех производственных участках без исключения. Безусловно, сотрудниками бухгалтерии проводились дополнительные консультации и открытые уроки для устранения ошибок, возникающих при заполнении документов материально-ответственными лицами. К концу года удалось достигнуть ожидаемого результата по предоставлению ежемесячных отчетов всеми сотрудниками Общества. Итоговым тестом подтверждения правильности
внедрения проекта была проведенная инвентаризация. Сотрудники бухгалтерии посетили все участки Общества, в том числе и географически удаленные от Головного предприятия в Тюмени: Новый Уренгой, Муравленко, Нефтеюганск, Оренбург, Томск, но полученный результат стоил того. У каждого материально-ответственного лица был абсолютный порядок и все позиции учета полностью совпадали с инвентаризационными ведомостями. Более того, все сотрудники хвалили программу 1С «Склад», были очень довольны, что сумели ее освоить и благодарили за внедрение этого проекта. Позитивные отзывы были вызваны тем, что каждый сотрудник знал все позиции, числящиеся в его подотчете, и был уверен в правильности отражения движения ТМЦ на своем участке.
Успешная реализация проекта позволила привести в соответствие систему учета движения ТМЦ на географически удаленных производственных участках ООО «Инновационные технологии» и достигнуть своевременного отражения списания ТМЦ в финансовой отчетности. Также с позиции менеджмента было установлено плодотворное сотрудничество региональных менеджеров с сотрудниками бухгалтерии и намечена тонкая связь позитивных доброжелательных отношений на ближайшее будущее.
Для подтверждения эффективности внедренного проекта авторами был проведен анализ скорости оборачиваемости оборотных средств за 9 месяцев 2021 года в сравнении с аналогичным периодом 2019 и 2020 годов. Данные исследования приведены в табл.3.
Таблица 3. Расчет коэффициента оборачиваемости активов
№ п/п Период Выручка из Формы 2 стр. 2110, тыс. руб. Активы из Формы 1 стр. 1600, тыс. руб. Коэффициент обо-рачивае-мости активов
1 9 месяцев 2019 178523 149282 1,19
2 9 месяцев 2020 209479 172572 1,21
3 9 месяцев 2021 212 793 144 194 1,48
Коэффициент оборачиваемости показывает скорость оборота и степень интенсивности использования организацией всей совокупности имеющихся активов и определяется по формуле:
Оборачиваемость активов = (стр. 2110 Формы № 2) / (стр. 1600 Баланса).
По данным таблицы 3 наблюдается увеличение скорости оборота до 1,48. Определенного норматива для показателей оборачиваемости не существует, но при значении показателя меньше 1 оборачиваемость активов низкая, а полученные доходы не покрывают расходы на приобретение активов. В рассматриваемом примере наблюдается положительная тенденция увеличения коэффициента оборачиваемости оборотных активов Общества.
Для углубленного анализа авторами был рассчитан коэффициент оборачиваемости запасов, который показывает сколько раз за анализируемый период, организация использовала средний имеющийся остаток запасов. В таблице 4 приведены расчеты коэффициента оборачиваемости запасов ООО «Инновационные технологии» за 9 месяцев 2019-2021 годов.
Таблица 4. Расчет коэффициента оборачиваемости запасов
№ п/п Период Себесто- Средний Коэф-
имость остаток фициент
продаж запасов оборачи-
из Фор- из Фор- ваемости
мы 2 стр. мы 1 стр. запасов
1210, тыс. 1210, тыс.
руб. руб.
1 9 месяцев 2019 25 317 2 918 8,68
2 9 месяцев 2020 27 062 2 727 9,92
3 9 месяцев 2021 28 311 1 976 14,33
Из приведенных данных в таблице 4 заметен рост коэффициента оборачиваемости запасов до 14,33 и позволяет сделать вывод, что внедрение проекта самостоятельного учета ТМЦ материально-ответственными лицами на географически удаленных производственных участках эффективно повлияло на ведение хозяйственной деятельности предприятия, привело к снижению потребности отвлечения денежных средств на приобретение товарно-материальных ценностей и максимальному использованию имеющегося остатка запасов.
Данный пример отображает результат эффективного менеджмента в бухгалтерии, позволяет повысить прозрачность учета и движения ТМЦ в многопрофильной сервисной компании с широкой географией деятельности обособленных подразделений.
Литература
1. Наумова, Е.К. Уровень товарно-материальных запасов как показатель эффективности производственной деятельности организации [Текст] / Е.К. Наумова // XVIII Международный научно-исследовательский конкурс: МЦНС «Наука и просвещение». - 2018. - С. 318-322.
2. Нагаева, М.Р. Учет материально-производственных запасов: российский и зарубежные аспекты [Текст] / М.Р. Нагаев // Мировая наука - № 1(22). - 2019. С. 85-89.
3. Рахимкулова, А.А. Методы списания материальных запасов [Текст] / А.А. Рахимкулова // Башкирский государственный университет Стерлитамакский филиал. - 2018. - С. 412415.
4. Заменков Ю.Д., Курушина В.А., Вылегжани-на А.О., Барменкова В.В., Хайруллина Н.Г. Современный менеджмент и инновационная научно-техническая политика: Монография /
сз о со от гп Р от
от А ш
Ю.Д. Заменков, В.А. Курушина, А.О. Вылег-жанина и др.-Saint-Louis, MO: Publishing House «Science and Innovation Center», 2013. - 80 с.
5. Кузнецова, Н.В. К вопросу об автоматизации бухгалтерского учета материально-производственных запасов [Текст] / Н.В. Кузнецова // Вестник ВГУИТ. - 2017. - № 3 (73). -С.107-109.
6. Акопян Р.А. Предпринимательство в современной российской экономике. Доступ из справочно-правовой системы «Консультант Плюс»URL: http//base, consultant.ru/ cons/cgi/ onlain, cgi?req=doc; base=ESU; n=335 (08дека-бря 2021 года).
7. Долгова Ю.В. Материально-производственные запасы (МПЗ): учет и оценка [Текст] / Ю.В. Долгова // Молодой ученый. - 2017. - № 1. - С. 159161.
8. Зайченко С.В. Бухгалтерский учет материалов [Текст] / С.В. Зайченко // Вестник ВГУИТ. -2019. - № 1 (30). - С. 85-87
9. Касьянова, Г.Ю. Материалы, готовая продукция, товары: бухгалтерский и налоговый учет [Текст] / Г.Ю. Касьянова. - М.: АБАК, 2020. -512 c.
10. Кравцова, Е.В. Внутренний контроль в организации: сущность и необходимость [Текст] / Е.В. Кравцова // Сибирская финансовая школа - Учет и внутренний контроль. - 2018. № 2 (115). - С. 140-143.
OPTIMIZATION OF THE PROJECT OF SELF-ACCOUNTING OF INVENTORY ITEMS (INVENTORY) AT WORKPLACES OF SMALL AND MEDIUM-SIZED BUSINESSES
Artemova М.М., Korotchenko AN.
LLC "Innovative Technologies"
Various efforts are being proposed and realized in Russia these days to support and promote small and medium-sized enterprises (SME), however there are still quite a lot of inside economic problems including inventory records (IR) at geographically remote work sites. Deployment of standard stock recording leads to considerable
delays, affects report delivery, distorts financial results of company operations, extends working capital turnover period. The paper presents time plan of actions necessary for implementation and optimization of in-house IR at SME work sites by custody of assets personnel via 1C application. Practical relevance of current work resides in the fact that it contains specific guidelines for novel approach to IR with monthly reporting by stock custodians, whereas the implemented project proves its efficiency for company operations and opens opportunities to utilize stock remainder to the greatest possible extent.
Keywords: inventory records (IR), geographically remote work sites, custody of assets personnel, monthly report, working capital turnover.
References
1. Naumova, E.K. Inventory level as indication of an enterprise operational efficiency [Text] / E.K. Naumova // XVIII International Research Competition: MCNS «Science and Education». -2018. - p. 318-322.
2. Nagaeva, M.R. Inventory records: Russian and foreign aspects [Text] / M.R. Nagaeva// World Science - No.1(22). - 2019. p. 85-89.
3. Rakhimkulova, A.A. Inventory write-off methods [Text] / A.A. Ra-khimkulova // Bashkir State University, Sterlitamak Branch. -2018. - p. 412-415.
4. Zamenkov, Yu.D., Kurushina, V.A., Vylegzhanina, A.O., Bar-menkova, V.V., Khairullina, N.G. Modern management and innovative science and technology policy: Monograph / Yu.D. Zamenkov, V.A. Kurushina, A.O. Vylegzhanina, et al.-Saint-Louis, MO: Publishing House «Science and Innovation Center», 2013.80 p.
5. Kuznetsova, N.V. Revisiting automation of inventory accounting [Text] / N.V. Kuznetsova // VSUET Bulletin. - 2017. - No. 3 (73). - p. 107-109.
6. Akopyan, R.A. Enterprising in modern Russian economy" (electronic resource) http:// base, consultant.ru/ cons/ cgi/ onlain, cgi?req=doc; base=ESU; n=335 (December 08, 2021)
7. Dolgova, Yu.V. Inventory and supplies (IS): keeping track [Text] / Yu.V. Dolgova // Young Researcher. - 2017. - No.1. -p. 159-161.
8. Zaichenko, S.V. Material accounting [Text] / S.V Zaichenko // VSUET Bulletin. - 2019. - No.1 (30). - p. 85-87.
9. Kassianova, G. Yu. Materials, output, goods: accounting and taxation management [Text] / G. Yu. Kassianova. - M.: ABAC, 2020. - 512 p.
10. Kravtsova, E.V. Company in-house control: substance and requirement [Text] / E.V. Kravtsova // Siberian Financial School -Inventory and in-house control. - 2018. No. 2 (115). - p. 140143.
e
