CC BY
12
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ПРОГРАММА ПО ОСНОВАМ МЕЖДУНАРОДНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Л.А. Чаадаева,
доцент Финансовой академии при Правительстве РФ, аккредитованный преподаватель Международной ассоциации бухгалтеров
В рамках учебной программы обучения основам и правилам ведения бухгалтерского учета с использованием международных стандартов финансовой отчетности продолжаем публикацию курса лекций.
Тема 7. Учет операций с наличностью
План лекции
1. Порядок выполнения операций в Кассовой книге
2. Книга банковских операций с денежными средствами
3. Аналитическая кассовая книга
4. Кассовая книга мелких расходов
Список рекомендуемой литературы
1. Дымова И.А. Международные стандарты бухгалтерского учета. М.: Главбух, 2000.
2. Камышанов П.И. Практическое пособие по бухучету. М.: Инфра-М, 2001.
3. Качалин В.В. Финансовый учет и отчетность в соответствии со стандартами СААР. М.: Дело, 2000.
4. Конспект лекций по курсу «Бухгалтерский учет». Основной курс. Международная ассоциация бухгалтеров. Лондон, 1997.
5. Кожинов В.Я. Бухгалтерский учет. М.: Экзамен, 2001.
6. Мюллер Г., Гернон X., Миик Г., Учет: международная перспектива. М.: Финансы и статистика, 1999.
7. Терехова В.А. Международные стандарты бухгалтерского учета в российской практике. М.: Перспектива, 1999.
8. Стаханов А.Ю. Бухгалтерский баланс. Международные и российские стандарты. М.: Бизнес-информ, 1999.
1. Порядок выполнения операций в Кассовой книге
Кассовая книга занимает уникальное положение среди бухгалтерских книг предприятия. Она является частью Главной бухгалтерской книги, и вместе с тем книгой первичных записей. Корешки чековой книжки, копии расписок в получении денежных средств, расписки кредиторов составляют основу бухгалтерских записей Кассовой книги.
Кассовая книга отражает операции со всеми поступлениями и платежами, будь то наличные средства или чеки. Операции также включают почтовые переводы, банковские безналичные расчеты, распоряжения о постоянных платежах, прямое дебетование счета, срочные переводы.
Основные правила выполнения записей бухгалтерского учета применяются к Кассовой книге следующим образом:
Дебет счета «Касса»/счета «Банк» отражает получение наличных или безналичных средств;
Кредит счета «Касса»/счета «Банк» отражает перечисление наличных или безналичных средств.
При этом следует помнить, что начальный остаток по счету «Касса» следует отразить по дебету, а также, что по этому счету никогда не может быть кредитового (минусового) остатка. Однако, если денежные средства предприятия находятся на расчетном счете в банке, то в Кассовой книге остаток всегда будет находиться на дебетовой стороне, в то время как при выполнении операции овердрафта остаток будет появляться по кредиту счета, поскольку банк в этом случае факти-
Пример 1
Счет
чески обеспечивает предприятие денежными средствами.
Кассовые книги существуют двух разновидностей: Кассовая книга с двумя колонками и Кассовая книга с тремя колонками.
Кассовая книга с двумя колонками одновременно содержит информацию из кассового и банковского счетов. Для удобства выполнения записей по счетам колонки размещают рядом, так, чтобы поступления и списания на конкретную дату находились на одной странице. Кассовая книга ведется так, чтобы дебетовая колонка счета «Касса» размещалась рядом с дебетовой колонкой счета «Банк». Аналогичным образом размещаются колонки, содержащие кредитовые записи.
Рассмотрим ситуацию, когда счета «Касса и «Банк» ведутся раздельно.
Таблица 1
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст. Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст.
Июль, 1 Сальдо п/п 55,00 Июль, 9 Телефонные услуги 31,00
12 Г. Харрис 25,00 16 Н. Кросс 18,00
19 Б. Пас Сид 58,00 23 Заработная плата 46,00
26 В. Мэу 26.00 31 Сальдо к/п 79.00
174.00 174.00
Август, 1 Сальдо п/п 79,00
Счет «Банк»
Таблица 2
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст. Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст.
Июль, 1 Сальдо п/п 861,00 Июль, 4 Коммунальные платежи 401,00
11 М. Моррис 519,00 15 Н. Росс 296,00
17 К. Паркинсон 311,00 23 П. Баски 118,00
25 В. Смит 208.00 31 Сальдо к/п 1084.00
1899.00 1899.00
Август, 1 Сальдо п/п 1084,00
В данном примере операции с банком осуществлялись в безналичной форме оплаты счетов. Вместе с тем клиенты банка выполняют операции с использованием наличных средств. При выполнении данных операций наличные денежные средства заносятся в дебетовую колонку счета «Касса» на дату их поступления, а в личном счете клиента делается соответствующая кредитовая запись. В том случае, если стоимость актива уменьшается, кредитуется счет актива, представленный кассовой колон-
кой в Кассовой книге. Если дебетован счет «Банк», представленный банковской колонкой в Кассовой книге, то стоимость актива увеличивается.
Пример 2
В Кассовой книге фармацевтической компании выполнены следующие записи: 1 июля 2002 года Д. Диккенс внес наличными 200,00 ф. ст., а 3 июля 2002 года из этой суммы 120,00 ф. ст. были внесены на счет в банк.
Фармацевтическая компания Кассовая книга
Таблица 3
Дата Сведения об операции Касса Банк Дата Сведения об операции Касса Банк
Июль, 1 Д. Диккенс 200,00 Июль, 3 Банк 120,00
3 Касса 120,00
В данной таблице приводится наименование корреспондирующих счетов. Например, 3 июля из кассы наличными были переведены 120,00 ф. ст. на счет в банке. Следовательно, эта сумма должна быть отражена по дебету в банковской колонке. Ситуация может складываться так, что компания для выполнения своих обязательств не имеет достаточного количества наличных средств. В этом случае, чтобы получить их из банка, необходимо заполнить чек на
определенную сумму. Эта операция называется «обналичивание чека в интересах дела». Таким образом, если актив банка уменьшается, то кредитуется счет актива. Запись выполняется в банковской колонке Кассовой книги. Если актив кассы увеличивается, дебетуется счет актива. Запись выполняется в кассовой колонке в Кассовой книге. Получение наличных средств со счета в банке 4 июля 2002 года фармацевтической компанией может быть представлено так.
Фармацевтическая компания Кассовая книга
Таблица 4
Дата Сведения об операции Касса Банк Дата Сведения об операции Касса Банк
Июль, 4 Банк 100,00 Июль, 4 Касса 100,00
Выполняя данную операцию, следует иметь в виду, что записи по статьям, занесенные в Кассовую книгу и не требующие записей в других книгах учета хозяйственных операций, называются контра (contra) статьи. Поэтому в колонке «Фолио» в дебетовой и в кредитовой записи присутствуют буквы «С». Это указывает на присутствие контра статей, что указывает на запись, которую следует искать на противоположной стороне счета.
Пример 3
Кассовая книга с
Так, например, вложение наличных средств в банк и снятие наличных со счета в банке оформляются статьями контра. Поскольку запись одной и той же суммы выполнена по дебету и по кредиту счета, то двойная запись завершена и поэтому в других книгах учета никаких корреспондирующих счетов и записей по контра статьям Кассовой книги не должно быть.
Далее рассмотрим ситуацию, когда счета «Касса и «Банк» ведутся совместно в Кассовой книге с двумя колонками.
двумя колонками
Таблица 5
Дата Сведения об операциях Счет "Касса" Счет "Банк" Дата Сведения об операциях Счет "Касса" Счет "Банк"
Июль, 1 Сальдо п/п 55,00 861,00 Июль, 4 Коммунальные платежи 401,00
И М. Моррис 519,00 9 Телефонные услуги 31,00
12 Г. Харрис 25,00 15 Н. Росс 296,00
17 К. Паркинсон 311,00 16 Н. Кросс 18,00
19 Б. Пас Сид 58,00 23 Заработная плата 46,00
25 В. Смит 208,00 23 П. Баски 118,00
26 В. Мэу 26.00 _ 31 Сальдо к/п 79.00 1084.00
174.00 1899.00 174.00 1899.00
Август, 1 Сальдо п/п 79,00 1084,00
Данные колонки счета «Банк» содержат информацию о выполненных платежах и поступлениях, а также вкладах на банковский счет. При этом банк, осуществляющий по поручению компании денежные операции, ведет свой учет и периодически направляет клиентам копии счетов, которые называются «выписками с банковского счета». Они используются для сверки с данными банковской колонки Кассовой книги.
Кассовая книга с тремя колонками представляет собой документ, в котором как счет «Касса», так и счет «Банк» остаются полностью раздельными. Это вызвано необходимостью учета значительного количества операций и невозможностью выполнения его через Главную бухгалтерскую книгу. Хотя бухгалтерские записи на отдельном счете в Кассовой книге с тремя колонками выполняются точно так же, как и записи по отдельному счету «Касса» или счету «Банк», следует учесть, что скидки за расчеты наличными переносятся в суммарном виде на соответствующий счет учета скидок в конце отчетного периода.
Техника выполнения записей предусматривает, что при любых закупках или продажах за
наличные, по которым начисляется НДС, в отличие от аналогичных операций в кредит, НДС должен отражаться в колонке пояснений слева от колонки скидок, как по дебету, так и по кредиту счета. Итоговая сумма НДС переносится таким же способом, как переносятся итоговые суммы колонок скидок.
При закупках или продажах в кредит или приобретении основных средств НДС должен быть отражен в Книгах текущих хозяйственных операций или Журнале учета хозяйственных операций.
Сумма, переносимая на счет «Закупки» или «Продажи», будет представлять собой разницу между суммой, отображенной в колонках счета «Касса» или «Банк», и суммой колонки НДС.
Порядок выполнения записей в Кассовой книге с тремя колонками рассмотрим на примере.
Пример 4
Бухгалтерские книги Н. Миллера по состоянию на 1 июля 2002 года показывают остаток по счету «Касса» в сумме 500,00 ф. ст. и остаток по счету «Банк» в сумме 6 000,00 ф. ст. Ниже приводятся операции за июль месяц, отраженные в Кассовой книге.
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст.
Июль, 2 Выданы наличные средства для личных целей 120,00
3 Получены наличные средства от Р. Желти в частичное погашение долга 1 800,00
4 Перечислена сумма на счет "Лада Моторс" чеком за минусом 10% скидки 2 500,00
5 Выплачена наличными заработная плата в сумме 720,00
8 Внесена сумма в банк наличными 800,00
9 Получена сумма от К. Ривмана, оплаченная чеком 500,00
10 Внесена из личных сбережений сумма в банк как пополнение капитала 3 000,00
11 Приобретена за наличные замазка с учетом НДС 17,5% 45,00
12 Выписан чек на пополнение наличных средств в кассе 1 050,00
13 Приобретено за наличные новое оконное стекло с учетом НДС 17,5% 460,00
14 Оплачена "Лада Моторс" сумма чеком в счет причитающихся платежей 1 000,00
18 Выписан чек в оплату личного отпуска, организуемого через фирму "Кук Тур" 1 250,00
20 Р. Желти оплатил чеком сумму, включая 100 ф. ст. скидку, предоставленную в качестве оплаты счета 1 400,00
22 Оплачены наличными мелкие расходы 25,00
24 Выплачена наличными заработная плата 640,00
25 К. Ривман оплатил оставшуюся часть своего долга чеком 1 000,00
26 Приобретены рамы за наличные, включая НДС 17,5% 80,00
29 Чек К. Ривмана возвращен банком неоплаченным с отметкой "Обратитесь к чекодателю" 1 000,00
Н. Миллер Кассовая книга по состоянию на июль 2002 года
Таблица 6
Задание
От Вас требуется составить Кассовую книгу Н. Миллера с тремя колонками, принимая во внимание следующие примечания:
1. Поступления денежных средств от Р. Желти и К. Ривмана от 3, 9, 20 и 25 июля отражены по дебету Кассовой книги.
Р. Желти 3 июля оплатил свою задолженность наличными. Следовательно, счет «Касса» необходимо дебетовать. Соответствующая кредитовая запись находится на счете Р. Желти в бухгалтерской Книге дебиторов.
К. Ривман сделал оба платежа чеком и не имеет права на какую-либо скидку. Поэтому следует дебетовать счет «Банк». Соответствующая запись по кредиту будет выполнена на счете К. Ривмана в бухгалтерской Книге дебиторов.
Р. Желти 20 июля внес в кассу 1 400,00 ф. ст. за вычетом скидки за расчеты наличными. Фактически внесенная сумма дебетуется на счете «Банк», в то время как сумма скидки отражается по счету «Скидки предоставленные». Общая сумма включает скидку предоставленную и заносится в кредит счета Р. Желти.
2. В банк 8 июля была внесена сумма 800,00 ф. ст. наличными, банк получил наличные средства, счет «Банк» следует дебетовать. Соответствующая кредитовая запись совершается на счете «Касса», потому что с этого счета наличные средства «переведены» на счет «Банк».
3. Н. Миллер вложил в дело определенные средства. Это видно из того, что счет «Банк» дебетован, а соответствующая запись по кредиту появилась на счете «Капитал» в Главной бухгалтерской книге.
4. Сумма 1 050,00 ф. ст. 12 июля списана с банковского счета, таким образом, на счете «Банк» выполнена кредитовая запись. Средства перечислены на счет «Касса» и поэтому он должен быть дебетован.
5. Н. Миллер 2 июля снял со счета в банке средства на собственные нужды. Оплата любых товаров или услуг, предназначенных для удовлетворения личных потребностей, рассматривается как изъятие. Оно фактически уменьшает сумму капитала предприятия.
Предприятию 18 июля был выставлен чек на оплату услуг по организации отпуска Н. Миллера. Совершенно ясно, что эти расходы не имеют отношения к предприятию и могут рассматриваться как изъятия. Соответствующая дебетовая запись появляется на счете изъятий в Главной бухгалтерской книге.
6. Услуги «Лада Моторс» были оплачены 4 и 14 июля, оба платежа произведены чеком. В первом присутствует скидка за оплату наличными. Сумма скидки (250,00 ф. ст.) отражена в колонке «Скидки полученные», а фактическая сумма чека отражена на счете «Банк». Соответствующая дебетовая запись выполнена на счете «Лада Моторс» в бухгалтерской Книге кредиторов.
7. Н. Миллер 5 и 24 июля выплатил заработную плату через кассу наличными. Соответствующая дебетовая запись была выполнена на счете «Заработная плата», взамен предприятие получило услуги рабочей силы.
8. Были произведены закупки товаров 11, 13 и 26 июля за наличный расчет, которые нашли отражение в Книге текущих закупок.
9. Учет наличных средств на оплату мелких расходов выполняется так же, как заработной платы.
10. По чеку К. Ривмана 29 июля пришел отказ в оплате. В Главной бухгалтерской книге в этом случае следует восстановить задолженность дебитора К. Ривмана и дебетовать его счет, удалив первоначальный чек из Кассовой книги с последующим кредитованием счета «Банк».
11. Остаток на счетах «Касса» и «Банк» есть разница между общими суммами по кредиту и дебету. Если остаток появляется по кредиту, то в следующем отчетном периоде он будут отражаться по дебету, согласно принципам бухгалтерского учета с использованием двойных записей.
Решение
Составим Кассовую книгу Н. Миллера с тремя колонками.
Проводки Кассовой книги с тремя колонками характеризуются следующим образом. Счета в конце таблицы относятся к проводкам из Кассовой книги в Главную бухгалтерскую книгу. Отметим, что в колонках «Скидки предоставленные» и «Скидки полученные» выполнены записи, которые являются записями меморандума. Они переносятся общей суммой в конце отчетного периода на счета с тем же названием и не меняют сторону бухгалтерской записи, то есть сумма колонки «Скидки предоставленные» отражается по дебету счета «Скидки предоставленные», а общая сумма колонки «Скидки полученные» отражается по кредиту счета «Скидки полученные». Перенос общей суммы НДС выполняется точно так же, как в случае с колонками скидок.
Н. Миллер
Кассовая книга по состоянию на 31 июля 2002 года
Таблица 7
Дата Сведения об операции Фолио НДС Скидка разрешенная Счет "Касса" Счет "Банк" Дата Сведения об операции Фолио НДС Скидка полученная Счет "Касса" Счет "Банк"
Июль, 1 Сальдо п/п 500,00 6 000,00 Июль, 2 Изъятия Ь2 120,00
3 Р. Желти 012 1800,00 4 Лада Моторс си 250,00 2 250,00
8 Касса С 800,00 5 Зарплата 1.4 720,00
9 К. Ривман ии 500,00 8 Банк С 800,00
10 Капитал и 3 000,00 11 Закупки Ь5 7,87 52,87
12 Банк С 1050,00 12 Касса С 1 050,00
20 Р. Желти ои 100,00 1400,00 13 Закупки Ь5 80,50 540,50
25 К. Ривман ри 1 000,00 14 Лада Моторс С 1 000,00
18 Изъятия Ь2 1 250,00
22 Мелкие расходы Ь6 25,00
24 Зарплата 1Л 640,00
26 Закупки 14,00 94,00
29 К. Ривман ои 1 000
30 Сальдо к/п 357,63 6 150,00
- 100.00 3 350,00 12 700.00 102.37 250,00 3 350.00 12 700,00
Август, 1 Сальдо п/п 1Л0 Ь8 > 357,63 6150,00 ио Ь9
/ С&т "Ск^К Счет "Продажи" Счет "НДС" Счет "Скидки Счет"Закупки"
/ ^мррй^мные" \ч полученные"
* 1 | 1 1
2. Книга банковских операций с денежными средствами
На тех предприятиях, где все операции выполняются через банк, кассовую книгу с тремя колонками можно несколько изменить, исключив колонки счета «Касса». Освободившееся место можно использовать для суммирования каждого отдельного чека или принятых наличных средств, чтобы получить ежедневный итог от выполненных операций. В случае кредитовых записей для суммирования каждой отдельной операции, сопровождаемой оплатой чеком, постоянных платежей по распо-
ряжению клиента с той целью, чтобы получить ежедневные итоговые значения платежей.
Если взимается НДС с закупок или продаж при оплате наличными, то налог отражается в колонке НДС, а общая сумма платежей или поступлений отражается в остальных колонках Кассовой книги. Однако соответствующая запись на счете закупок или продаж будет представлять собой общую сумму за вычетом НДС.
Пример 5
Д. Савану принадлежит магазин скобяных изделий. На банковском счете 1 мая 2002 года у него имелось 1 250,00 ф. ст. Операции магазина в мае выглядят следующим образом.
Д. Саван
Книга учета хозяйственных операций по состоянию на 1 мая 2002 года
Таблица 8
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст.
Май, 3 Закуплены товары для перепродажи, которые оплачены чеком 165,00
4 • Проданы товары за наличные • Л. Томпсон оплатил чеком со скидкой предоставленной в окончательное погашение долга в сумме 150,00 ф. ст. • С. Кинг покупку оплатил чеком 780,00 145,00 60,00
Окончание табл. 8
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст.
5 • Изъятия капитала Д. Савана 200,00
• Оплачена аренда чеком 750,00
7 Купленные товары у Н. Ларча на сумму 180,00 ф. ст. со скидкой предоставленной оплачены чеком в счет окончательного расчета 162,00
11 Проданы товары за наличные 675,00
12 Изъятия капитала 120,00
17 Купленные товары 1 мая Д. Сойфер оплатил чеком 130,00
18 Проданы товары за наличные 90,00
19 Изъятия капитала 130,00
25 Продажа товара за наличные 720,00
26 Изъятия капитала 100,00
31 Оплачены чеком муниципальные налоги 235,00
Задание
От Вас требуется составить Книгу банковских операций с денежными средствами Джона Савана.
Решение
Корреспондирующие записи в Книге банковских операций с денежными средствами аналогичны Кассовой книге с двумя колонками и заполняются точно так же, как в Кассовой книге с тремя колонками. Рекомендуется располагать поступления от продажи товаров
за наличные в конце списка полученных в течение дня сумм.
Данные Книги банковских операций с денежными средствами переносятся в Главную бухгалтерскую книгу тем же самым образом, как данные Кассовой книги с тремя колонками, особенно в отношении скидок и НДС.
Книга банковских операций с денежными средствами Джона Савана составлена на основе выработанных правил учета кассовых операций с банком.
Джон Саван
Банковская кассовая книга по состоянию на 31 мая 2002 года
Таблица 9
Дата Сведения об операции Фолио Скидка разрешенная Сумма, ф. ст. Счет "Банк" Дата Сведения об операции Фолио Скидка полученная Сумма, ф. ст. Счет "Банк"
Май, 1 Сальдо п/п 1 250,00 Май, 3 Счет "Закупки" СЬ1 165,00
4 Л. Томпсон С.Кинг Счет "Продажи" эи 12 5,00 145,00 60,00 780,00 985,00 5 Изъятия капитала Аренда помещений и 1А 200,00 750,00 950,00
11 Счет "Продажи" 12 675,00 7 Н. Лари си 18,00 162,00
18 Р. Люкс Счет "Продажи" ЭЬЗ 12 10,00 90,00 825,00 500,00 915,00 12 Изъятия капитала ЬЗ 120,00
25 Счет "Продажи" \2 720,00 17 Д. Сойфер С12 52,87 130,00
19 Изъятия капитала Ь3 130,00
26 Изъятия капитала и 10,00
31 Муниципальные налоги Ь5 235,00
31 Сальдо к/п 2 553,00
15.00 4 545.00 18.00 4 545.00
Ь6 Ы
Июнь, 1 Сальдо п/п 2 553,00
3. Аналитическая кассовая книга
Аналитическая кассовая книга является книгой первоначального учета и не представляет собой часть Главной бухгалтерской книги. В этом случае в Главной бухгалтерской книге заводятся суммирующие счета «Касса» и «Банк». Суммирующие счета показывают начальное сальдо, общую сумму поступлений, общую сумму платежей и сальдо на конец отчетного периода.
Если предприятие в качестве книги первоначального учета ведет Аналитическую кассовую книгу, кредитовая сторона учета должна быть расширена за счет аналитических колонок. Это облегчает перенос данных из Кассовой книги в Главную бухгалтерскую книгу. При этом все существенные особенности заполнения Кассовой книги с тремя колонками в полной мере относятся к Аналитической кассовой книге.
Рассмотрим пример, показывающий особенности заполнения кредитовой стороны Аналитической кассовой книги. Предварительно отметим следующее:
1. Значение колонок В+С+0+Е+Р+ + О = Значению колонки А
2. Позиции, указанные в колонке В «Книга закупок», отражаются соответственно по дебету счета того или иного кре-
дитора в рамках кредиторской задолженности. Страница этой бухгалтерской книги, где можно найти счет, будет указана в колонке «Фолио».
3. Колонки С, Б, Е, ¥ и О относятся к счетам, которые находятся в основной части Главной бухгалтерской книги на страницах, указанных в конце данных колонок. Это экономит время, так как переносятся итоговые суммы, а не суммы по отдельным позициям.
4. Колонка Э озаглавлена «Подоходный налог». Он связан с доходами рабочих и служащих компании и вычитается из брутто заработной платы. Этот налог перечисляется в бюджет на ежемесячной или ежеквартальной основе.
5. Колонка «Прочие» включает статьи, которые переносятся из множества различных счетов. Ссылка на страницу приведена в колонке рядом с колонкой «Прочие».
6. Если в расчетах присутствует НДС, то в Аналитической кассовой книге вводится дополнительная аналитическая колонка. Эта колонка обычно находится правее колонки «Всего», (другие аналитические колонки передвигаются на одну вправо).
Аналитическая кассовая книга
Таблица 10
Дата Сведения об операции Всего, ф. ст. Книга закупок Фолио Заработная плата Подоходный налог Аренда и коммунальные платежи Касса мелких расходов Прочие
Июнь, 1 М. Ленон 497,30 497,30 СЫ
5 Заработная плата 1 456,78 1 456,78
9 Аренда конторского оборудования 250,00 250,00 ыо
10 Коммунальные услуги 154,32 154,32
12 Заработная плата 1 524,67 1 524,67
15 Касса мелких расходов 250,00 250,00
17 Подписка на периодические издания 55,00 55,00 ш
18 Налоговые платежи 96,29 96,29
19 Банковские расходы 73,45 73,45 Ы2
19 Заработная плата 1 507,98 1 507,98
20 Д. Дюпон 103,55 103,55 СЬ2
26 Заработная плата 1 526,01 1 526,01
27 Т. Стар 85,50 85,50 СЬЗ
28 Аренда помещений 270,00 270,00
Всего 7 850,85 686,35 6 015,44 96,29 424,32 250,00 378,45
Колонки А В С О Е Р в
и Ь2 Ь3 РСВ1
4. Кассовая книга мелких расходов
Кассовая книга мелких расходов является книгой первоначального учета и заполняется ссылками на квитанции и товарные чеки. Данную книгу, как правило, ведут подотчетные лица или младший бухгалтерский персонал, с тем чтобы приобрести опыт работы с наличными средствами и учета расходных документов и расписок в получении подотчетных денежных сумм или денежных авансов.
Кассовая книга мелких расходов построена на системе денежных авансов.
Система денежных авансов — это система, при которой определенная сумма денег авансируется на определенные цели, и в конце отчетного периода главный кассир возмещает израсходованную сумму за минусом различных мелких поступлений. Имеющийся остаток наличных средств будет равняться сумме первоначального аванса.
Главный кассир первоначально выдает младшему кассиру авансовую сумму и заносит ее по кредиту Кассовой книги. Младший кассир, получая авансовую сумму, дебетует Кас-
совую книгу мелких расходов. По мере расходования авансированной суммы младший кассир делает записи в Кассовой книге мелких расходов. Эта книга правилами заполнения во многом напоминает Аналитическую кассовую книгу тем, что в ней имеются аналитические колонки, что облегчает перенос данных в Главную бухгалтерскую книгу. Отдельные виды расходов могут быть разнесены в суммарном виде по соответствующим счетам Главной бухгалтерской книги в конце отчетного периода.
Выполняя записи в Кассовой книге мелких расходов, младший кассир должен убедиться, что значения строк сбалансированы и что денежный остаток совпадает с наличными деньгами в кассе. Затем он подает Кассовую книгу мелких расходов вместе с первичными документами и оставшейся наличностью главному кассиру на проверку, после этого авансовая сумма пополняется.
Пример 6
Составьте Кассовую книгу мелких расходов с аналитическими колонками для строительного участка, обслуживаемого плотником и его женой.
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст.
Апрель, 1 Внесено в Кассу мелких расходов 120,00
3 Приобретены почтовые марки, включая 2 ф. ст. для личных писем младшего кассира 8,00
4 Возмещена клерку оплата проезда автобусом 4,00
5 Приобретена новая цепная пила с учетом НДС 15% 18,00
8 Оплачен проезд на поезде 12,00
10 Приобретены электрические лампочки с учетом НДС 15% 5,00
11 Оплачены услуги жены плотника за содержание офиса 40,00
12 Оплачены услуги мойщика окон 10,00
15 Пополнена касса мелких расходов
16 Приобретены шурупы и гвозди с учетом НДС 15% 13,00
18 Оплачены расходы на приобретение бензина с учетом НДС 15% 6,00
22 Оплачены услуги уборщика офиса 12,00
23 Приобретены в подарок клиенту цветы с учетом НДС 15% 8,00
25 Приобретены бензин и масла с учетом НДС 15% 15,00
26 Приобретены чай и молоко для офиса с учетом НДС 15% 2,00
30 Приобретена одна пачка копировальной бумаги с учетом НДС 15% 7,00
31 Приобретен подержанный шкаф для документов 25,00
Строительный участок Книга учета хозяйственных операций по состоянию на 31 апреля 2002 года
Таблица 11
Решение
Общая сумма каждой из аналитических колонок должна равняться общей сумме колонки «Итого». Затем они переносятся в дебет соответствующих счетов Главной бухгалтерской
книги. По условиям примера за первые две недели было израсходовано 100,45 ф. ст., в результате чего в «малой кассе» осталось 19,55 ф. ст. Возмещаемая сумма составит 100,45 ф. ст., а не 120 ф. ст.
Строительный участок Кассовая книга мелких платежей по состоянию на 31 апреля 2002 года
Таблица 12
Сумма, ф. ст. Дата Сведения об операции Всего, ф. ст. НДС Почтовые и канцелярские расходы Командировочные Уборка офиса Содержание автомашины Прочие Главная книга Фолио
120,00 Апрель, 1 Аванс
3 Почтовые марки 8,00 6,00 2,00 и
4 Автобусные билеты 4,00 4,00
5 Цепная пила 20,70 2,70 18,00 12
8 Железнодорожный билет 12,00 12,00
10 Электролампы 5,75 0,75 5,00
11 Содержание офиса (изъятия) 40,00 40,00 и
12 Мойка окон 10,00 10,00
100,45 3,45 6,00 16,00 10,00 - 5,00 60,00
ЬЗ 1А Ь5 и> 1-7
14 Сальдо к/п 19,55
120,00 120,00
19,55 15 Сальдо п/п
15 Восстановление аванса
16 Шурупы и гвозди 14,95 1,95 13,00
18 Бензин 6,90 0,90 6,00
22 Уборка офиса 12,00 12,00
23 Цветы 9,20 1,20 8,00
25 Бензин и масла 17,25 2,25 15,00
26 Чай и молоко 2,30 0,30 2,00
30 Копировальная бумага 8,05 1,05 7,00
31 Шкаф для документов 25,00 25,00 V)
95,65 7,65 7,00 - 12,00 21,00 23,00 25,00
и 1Л Ь5 Ь6 Ь7 Ь8
31 Сальдо к/п 24,35
120,00 120,00
Таким образом, общая сумма каждой из аналитических колонок должна равняться итоговой сумме колонки «Итого», то есть 100,45 ф. ст. Эти суммы затем переносятся в дебет соответствующих счетов, ссылки на страницы Главной бухгалтерской книги указаны в колонке «Фолио».
По условию примера за первые две недели было израсходовано 100,45 ф. ст. В результате в малой кассе зафиксирован остаток 19,55 ф. ст. В этом случае возмещаемая сумма составит 100,45 ф. ст., а не 120,00 ф. ст., которая составляет первоначальную сумму аванса.
Ключевые термины
Кассовая книга Счет «Касса» Счет «Банк»
Кассовая книга с двумя колонками Кассовая книга с тремя колонками Кассовая колонка Банковская колонка Контра (contra) статьи Записи меморандума
Книга банковских операций с денежными средствами
Аналитическая кассовая книга Суммирующие счета Аналитические колонки Кассовая книга мелких расходов Подотчетные лица Система денежных авансов
Контрольные вопросы и задания
1. В. Гонт оплачивает Р. Хайнцу сумму 475,00 ф. ст. в полное погашение своей задолженности
в сумме 500,00 ф. ст. Каким образом это будет отражено в бухгалтерских книгах:
В. Гонта?
Р. Хайнца?
2. Младший кассир предприятия получил аванс в сумме 50,00 ф. ст., и на начало июня в малой кассе осталось 4,39 ф. ст. На конец июня отмечались следующие итоговые суммы (ф. ст.) аналитических колонок:
Почтовые и канцелярские расходы 13,45
Уборка офиса 15,30
Расходы на командировки 2,46
Общие расходы 1,32
Счет от Д. Хаггинса 3,50
Требуется дать ответ на вопросы:
• какую сумму старший кассир возместит младшему кассиру в начале июня и начале июля?
• в дебет каких счетов будет занесена каждая сумма? 3. Составьте Кассовую книгу на базе следующих статей.
Таблица 13
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст. Скидка при срочной оплате наличными, ф. ст.
Май, 1 Сальдо п/п 2 805,00
7 Кредиторы: Р. Коллинз Д. Берд В. Вильсон 254,00 324,00 404,00
Д. Виоле 200,00 20,00
9 Дебиторы: С. Долли Г. Холимей 285,00 355,00 15,00
М. Музи Т. Касс 409,00 904,00 56,00
15 Проданы товары за наличные, исключая НДС 17,5% 1 500,00
18 Приобретены товары для перепродажи за наличные без учета НДС 17,5% 780,00
20 Приобретенные канцелярские товары оплачены чеком 50,00
20 Оплачено чеком за электричество 220,00
25 Проданы товары за наличные, исключая НДС 17,5% 1 000,00
25 Оплачены прочие расходы 53,00
25 Выплачена заработная плата рабочим 500,00
25 Оплачены канцелярские товары 45,00
31 Оплачена чеком аренда помещения 200,00
31 Выплачена заработная плата служащим 500,00
31 Приобретена мебель 250,00
4. В. Берд ведет учет хозяйственных операций в Кассовой книге с тремя колонками. На 1 мая 2002 года в малой кассе имелось 50,00 ф. ст., а на банковском счете 432,56 ф. ст. овердрафта. Учитывая, что в мае имели место следующие операции, заполните Кассовую книгу за май без учета НДС.
Таблица 14
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст.
Май, 1 Сальдо п/п 50,00
1 В. Берд получает ссуду от банка 750,00
2 М. Рибофлавину оплачена чеком сумма в полное погашение задолженности в сумме 63,00 ф. ст. 56,70
2 М. Роях через банк оплатил чеком товары 45,00
2 В. Берд произвел изъятия с банковского счета на личные нужды 50,00
4 К. Ричардсон оплатил чеком В. Берду в погашение задолженности в 260,00 ф. ст. Скидка за срочный платеж составила 20,00 ф. ст. 240,00
4 Ф. Грегори Пек заплатил наличными 4,30
5 В. Берд приобрел товар для перепродажи и заплатил чеком 67,80
5 В. Берд оплатил Р. Хейдону сумму чеком в полное погашение задолженности 200,00 ф. ст. 190,00
5 В. Берд изъял с банковского счета на нужды офиса 25,00
5 Заработная плата рабочим выплачена наличными 186,90
Реализация товаров за наличные в течение недели составила 346,00 ф. ст., из которых 200,00 ф. ст. были внесены на счет в банке.
Определите остаток по Кассовой книге на конец мая и перенесите его на следующий отчетный период, указав соответствующие номера фолио для корреспондирующих записей.
5. Кассовая книга мелких расходов ведется на базе системы авансов.
Сумма аванса составила 50,00 ф. ст. В Кассовой книге заведены следующие аналитические колонки: НДС, расходы на командировки, почтовые и канцелярские расходы, расходы офиса, транспортные и счета Главной бухгалтерской книги. Откройте Кассовую книгу мелких расходов и отразите следующие сделки за март.
Таблица 15
Дата Сведения об операциях Сумма, ф. ст.
Март, 1 Аванс 50,00
1 Остаток наличных средств в кассе 4,56
2 Приобретены почтовые марки 6,70
12 Оплачен проезд по железной дороге 4,35
12 Оплачен проезд автобусом 1,20
12 Оплачена перевозка багажа 3,40
17 Приобретены канцелярские товары с учетом НДС 17, 5% 6,79
17 Приобретены почтовые марки 5,00
17 Оплачены частные телефонные переговоры служащим компании 2,10
20 Мойка окон 4,50 ■
20 Оплачен счет 3,21
26 Оплачена перевозка багажа 0,97
26 Оплачены услуги официантки офиса 7,90
Определите остаток Кассовой книги мелких расходов на 31 марта 2002 года и перенесите остаток на следующий отчетный период, указав номера фолио и квитанций на мелкие платежи.
Ответы на задания, помещенные в журнале «Международный бухгалтерский учет» № 6 (42) 2002 года
1. Кассовая книга магазина по продаже канцелярских товаров по состоянию на 30 июня 2002 года содержит информацию, в которой сальдо на начало периода не совпадает с выпиской из банковского счета. В этом случае необходимо определить разницу между двумя остатками. Она составила сумму 195,00 ф. ст., которая случайно совпала с суммой чека номер 101, представ-
ленного 5 июня. Следовательно, можно сделать вывод о том, что он был выдан в предыдущем месяце и не был предъявлен в банк до конца мая.
Далее, 22 июня в выписке банковского счета были зафиксированы прочие поступления от М. Холлинса 108,00 ф. ст. и выручка от продаж в сумме 970,00 ф. ст. Они были внесены в банк единой суммой 1 078,00 ф. ст., которая появилась в кредите выписки из банковского счета. Поэтому эта статья не должна быть частью ведомости выверки остатка банковского счета.
Выверенная кассовая книга магазина по продаже канцелярских товаров по состоянию на 30 июня 2002 года
Ф. ст. Ф. ст.
Сальдо (п/п) 727,00 Ассоциация трейдеров 70,00
Банковский безналичный кредит - Г. Амес 65,00 Выверенное сальдо 722,00
792,00 792,00
Ведомость выверки остатка по банковскому счету магазина по продаже канцелярских товаров по состоянию на 30 июня 2002 года
Ф. ст. Ф. ст.
Сальдо 722,00
Плюс Представленные чеки:
К. Стейнберг (102) 640,00
Д. Лендсир (104) 465,00
П. Грэнди (106) 389,00 1 494,00
2 216,00
Минус Денежные поступления, не проведенные по банку:
X. Эрон 380,00
П. Балтазар 435,00 815,00
Сальдо согласно выписке из банковского счета 1 401,00
2. (а)
Ведомость корректировки остатка по банковскому счету Эрика Коббли по состоянию на 31 мая 2002 года
Сальдо по выписке из банковского счета Эрика Коббли 1 650,00 ф. ст.
Плюс денежные поступления, не проведенные по банку 542.00 ф. ст.
2 192,00 ф. ст.
Минус чеки непредставленные 279.00 ф. ст.
Выверенный остаток выписки из банковского счета 1 913.00 ф. ст.
Следующая часть задания должна быть выполнена методом «обратной задачи». В этом случае исходным пунктом является выверенный остаток выписки из банковского счета Эрика Коббли в сумме 1 913,00 ф. ст. Зная это, следует определить начальное сальдо, делая соответствующие записи в Кассовой книге
Кассовая книга Эрика Коббли по состоянию на 31 мая 2002 года
Ф. ст. Ф. ст.
Май, 31 Сальдо (п/п) 2 386,00 Май, 31 Постоянные платежи 321,00
31 Б. Струмоловский 24,00 30 Т. Грэдмен 431,00
25 Предоставленная скидка 45,00
31 Сальдо (к/п) 1 913.00
2 710.00 2 710.00
(б) Дебетовое сальдо выписки из банковского счета отражает обязательства по отношению к компании Эрика Коббли, потому что выписка из банковского счета по существу является личным счетом в бухгалтерских книгах банка. Следовательно, дебетовое сальдо представляет задолженность перед банком и обязательство для компании.
3. Джон Хобди, выполняя операции с векселями в мае 2002 года, оформлял счета «Векселя к оплате» и «Векселя к получению» следующим образом.
Счет «Векселя к оплате»
Август, 16 Счет "Банк" Ф. ст. 2 000,00 Май, 16 Джон Флер Ф. ст. 2 000,00
Счет «Векселя к получению»
Май, 4 20 Дэвид Монт Джемс Палмер Ф. ст. 5 000,00 3 000,00 8 000,00 Май, 12 Июль, 20 Счет"Банк" Счет"Банк" Ф. ст. 5 000,00 3 000,00 8 000,00
Счет «Банк»
Ф. ст. Ф. ст.
Май, 12 Счет "Векселя к получению" 5 000,00 Май 12 Счет "Расходы по дисконтированию векселей" 75,00
Июль, 20 Счет "Векселя к получению" 3 000,00 8 000,00 Август, 16 Август, 31 Счет "Векселя к оплате" Сальдо (к/п) 2 000,00 5 925.00 8 000,00
В колонке «Фолио» в дебетовой и в кредитовой записи присутствуют буквы «С». Это указывает на запись контра (contra). В этом контексте такая запись означает «противоположная». Другая запись может быть найдена на противоположной стороне счета.
