CC BY
9
ПРОБЛЕМЫ ОБРАЗОВАНИЯ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ПРОГРАММА ПО ОСНОВАМ МЕЖДУНАРОДНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Л.А. Чалдаева,
доктор экономических наук, доцент Финансовой академии при Правительстве РФ, аккредитованный преподаватель Международной ассоциации бухгалтеров
В рамках учебной программы обучения основам и правилам ведения бухгалтерского учета с использованием международных стандартов финансовой отчетности продолжаем публикацию курса лекций.
Тема 20. ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
План лекции
1. Компьютерные программы бухгалтерского учета
2. Основы интегрированного учета
3. Правила обеспечения достоверности учетных операций
Список рекомендуемой литературы
1. И.А. Дымова. Международные стандарты бухгалтерского учета. - М.: «Главбух», 2000.
2. В.В. Качалин. Финансовый учет и отчетность в соответствии со стандартами GAAP. - М.: «Дело», 2000.
3. Конспект лекций по курсу «бухгалтерский учет». Основной курс. Международная ассоциация бухгалтеров. Лондон, 1997.
4. Мюллер Г., Гернон X., Миик Г. Учет: международная перспектива. - М.: «Финансы и статистика», 1999.
5. В.Ф. Палии. Международные стандарты финансовой отчетности. - М.: ИНФРА - М, 2002.
6. В.А. Терехова. Международные стандарты бухгалтерского учета в российской практике. - М.: «Перспектива», 1999.
1. Компьютерные программы бухгалтерского учета
Современные компьютеры в организации учетной работы имеют неоспоримые преимущества, во-первых, в скорости выполнения операций и возможности обработки больших объемов данных, во-вторых, в области представления информации - в текстовом или графическом формате, в-третьих, в плане передачи сведений пользователям. В настоящий момент все участки учетной работы компании с помощью пакетов стандартных и индивидуальных программ обслуживаются компьютерами. Такие программы включают:
1. Журнал учета текущих хозяйственных операций;
2. Книгу текущих закупок;
3. Книгу текущих продаж;
4. Книгу возврата закупок поставщикам;
5. Книгу возврата проданных товаров.
В дополнение к этим программам другие программы включают:
- регулирование и стандартизацию правил ведения бухгалтерского учета, формирование отчетных данных;
- адаптацию систем бухгалтерского учета и их соответствие международным стандартам;
- особенности формирования бухгалтерской отчетности по отраслям и сегментам хозяйственной деятельности;
- организацию управленческого учета;
- расчеты по заработной плате;
- организацию склада и контроль над товарно-материальными запасами;
- группировку затрат по экономическим элементам, составление калькуляции, прогнозов и смет;
- организацию учета в структурных подразделениях компании;
- кредитный контроль;
- регистры учета основных средств.
Данные текстовые программы могут быть
использованы в сочетании с программами ведения книг продаж и кредитного контроля, например для подготовки уведомления в адрес дебитора с сообщением о наступлении сроков оплаты. В области управленческого учета применение таких программ также полезно для целей принятия управленческих решений.
2. Основы интегрированного учета
Пакеты программ интегрированного учета разработаны для охвата всего диапазона финансовых и бухгалтерских операций, начиная с заказа товаров до его оплаты клиентом, включая организацию процесса выполнения заказа, управления активами, денежными потоками и получения итоговых счетов. Пакеты программ интегрированного учета составляют суть интегрированной системы учета, которая является весьма сложной и разветвленной и в своей основе представляет ряд систем, соединенных между собой, сохраняющих функциональную индивидуальность. Вместе с тем каждая из этих систем может действовать самостоятельно и сочетаться с другими.
Порядок ведения бухгалтерских книг в интегрированной системе учета
В интегрированную систему учета включены: книги первоначального учета в составе книг
текущих продаж, книг текущих закупок, книг возврата проданного и книг закупленного товара; журнал учета текущих хозяйственных операций, кассовая книга. Это дает возможность осуществить не только учет операций по организации производственных операций, реализации продукции, движения денежных потоков и выполнения финансовых операций, но и выполнить корректировку итоговых счетов, составить предварительный баланс и балансовый отчет.
Книги первоначального учета
Книги первоначального учета включают книги текущих продаж и закупок, а также книги возврата проданного и закупленного товара.
Если применяемая интегрированная система учета является интерактивной, то нет необходимости заполнять все книги первоначального учета. Ввод информации может производиться непосредственно с терминала.
Особенность учета в книге текущих продаж заключается в том, что все выставленные счета включены в единый список и автоматически введены в эту книгу. Если система является интегрированной, то соответствующая запись по кредиту счета продаж будет сделана в главной бухгалтерской книге. Если система не является интегрированной, то такую операцию следует выполнять через журнал учета текущих операций.
Бухгалтерская книга текущих закупок заполняется иначе. Если система учета является интегрированной, то необходимости в книге текущих закупок не возникает. Список всех полученных счетов будет воспроизведен после их ввода в виде пакета документов. Компьютерные распечатки фактически составят перечень операций в книге текущих закупок. В интегрированной системе автоматически выполняются бухгалтерские проводки общих сумм закупок. Записи в журнале производятся в том случае, если система не является интегрированной.
Бухгалтерские книги возврата проданного и закупленного товара заполняются так же, как и соответствующие книги текущих закупок. Пользователю выдаются компьютерные распечатки, и автоматически выполняются проводки в главной бухгалтерской книге.
Журнал учета текущих хозяйственных операций
В полностью интегрированной системе записи в журнале текущих хозяйственных опера-
ций выполняются непосредственно электронной программой. В этом случае теряется смысл в самой книге первоначального учета. Компьютер формирует список всех произведенных записей в журнале, которые должны быть сохранены для составления будущих документов. Во всех случаях компьютер произведет проверку соответствия дебетовой суммы кредитовой, без чего не будет выполнена проводка в главной бухгалтерской книге.
Хотя система является полностью интегрированной, обычно существует необходимость выполнения некоторых записей в журнале вручную. Это осуществляется с помощью исходного документа для целей ввода данных в программу. Эти исходные документы сохраняются для целей будущих ссылок. Кассовая книга
В компьютеризированной системе открываются счета «Касса» и «Банк». В интегрированной системе учета компьютерная программа автоматически выдает команду выписать чеки или осуществить переводы и одновременно автоматически изменяет с учетом новых данных лицевые счета, а также счет банка. Список произведенных платежей может составить кредитовую сторону кассовой книги. Если предприятие выписывает собственные чеки, то кассовая книга может по-прежнему вестись как книга первоначального учета. В этом случае для заполнения дебетовой стороны кассовой книги, существуют два варианта действий:
1. Сохранить кассовую книгу поступлений как книгу первоначального учета;
2. Выполнить проводку в кассовой книге поступлений на общую сумму пакета поступающих каждый день чеков. Для этой цели может быть использована компьютерная распечатка пакета поступающих чеков. Сальдирование счетов
На каждой стадии подготовки итоговых счетов необходимо формировать документальную копию счетов на бумажном носителе. Это важно для целей проверки. Как только бухгалтер убедится в достоверности полученных данных, на печать выводится окончательный вариант счетов. Сальдо на конец отчетного периода переносится на следующий отчетный период точно так же, как и в системе ручного учета. Эта операция производится автоматически.
Бухгалтерский учет товарно-материальных запасов
Бухгалтерский учет товарно-материальных запасов при компьютеризации обычно осуществляется в системе непрерывного учета запасов. Весьма важно так организовать учет, чтобы учетные данные о запасах постоянно обновлялись. Поэтому компьютеризированный учет запасов обычно включает обработку данных в момент совершения операции. Это позволяет посылать запросы оператору на терминале.
Компьютерные программы учета текущих продаж часто интегрированы с системой учета запасов. Наиболее важным отчетом является ведомость товарно-материальных запасов, который дает предприятию их оценку на конец года, так как в последующем он будет использован для составления балансового отчета.
Прежде чем перейти к характеристике процедуры составления предварительного баланса, отметим, что корректировку итоговых счетов, после того как он составлен, производить нельзя.
Корректировки итоговых счетов
Начисления и авансовые платежи компании должны быть произведены по журналу и затем войти в состав исходных данных, поступающих в компьютер.
Предварительный баланс
Предварительный баланс нет необходимости составлять, если компьютерная программа обеспечивает полный набор итоговых счетов. Однако его составление обеспечивает достаточно достоверный контроль над соответствием общей суммы дебетовых записей общей сумме кредитовых.
3. Правила обеспечения достоверности учетных операций
Важность постоянной и полной сквозной проверки правильности выполнения учетных операций заключается в единообразном понимании сущности и смысла экономических терминов, например, прибыли.
В мировой и российской практике бухгалтерского учета, определяя понятие прибыль, подразумевают разницу между доходами от продажи или реализации продукции и связанными с ней затратами в течение отчетного периода. Приведем пример.
Условный пример 1.
Малкам Макинтайер содержал небольшой магазин по продаже оргтехники. В 2003 г. он организовал секцию по продаже компьютерных игр. Второй год продаж характеризовался следующими показателями.
1. Объем продаж игр:
• январь - 1 500 ф. ст., включая 700 ф. ст. за товар, приобретенный в первом году продаж;
• февраль - 1 200 ф. ст.;
• март - 1 300 ф. ст.;
• апрель - декабрь 1 000 ф. ст. каждый месяц.
2.Затраты на приобретение игр:
• январь - ноябрь 700 ф. ст. каждый месяц;
• декабрь 1000 ф. ст., включая 900 ф. ст. за товар, не проданный до начала третьего года;
3. Зарплата, выплаченная во втором году -500 ф. ст. каждый месяц.
Примечание:
- зарплата за январь включала 300 ф. ст. за первый год работы секции;
- зарплата в сумме 400 ф. ст. - подлежала выплате в конце второго года, но не была выплачена.
4. Механизмы, приобретенные в течение второго года - 4 200 ф. ст.;
5. Ожидаемый срок службы механизмов - 6 лет.
Исчисление ликвидационной стоимости по
окончании их срока службы не предусматривается.
От вас требуется: рассчитать прибыль секции компьютерных игр магазина Малкама Ма-кинтайера за второй год работы.
Решение.
Существуют четыре способа исчисления прибыли, которую получила секция компьютерных игр магазина Малкама Макинтайера за второй год работы:
Способ первый
Таблица 1
ф. ст. ф. ст.
Продажи - январь 1 500
февраль 1 200
март 1 300
апрель - декабрь 9 000
13 000
Минус: расходы - закупки
январь - ноябрь 7 700
декабрь 1 000
8 700
Заработная плата 6 000
Приобретение механизмов 4 200
18 900
Убыток за год 5 900
Способ второй
Таблица 2
ф. ст. ф. ст.
Продажи - январь (1 500 - 700 ф. ст.) 800
февраль 1 200
март 1 300
апрель - декабрь 9 000
12 300
Минус: расходы - закупки
январь - ноябрь 7 700
декабрь (1 000 - 900 ф. ст.) 100
7 800
Заработная плата 6 000
Приобретение механизмов 4 200
18 000
Убыток за год 5 700
Способ третий Таблица 3
ф. ст. ф. ст.
Продажи 12 300
Минус: расходы - закупки 8 700
Заработная плата 6 000
Механизмы - амортизация (4 200 -н 6) 700
15 400
Убыток за год 3 100
Способ четвертый Таблица 4
ф. ст. ф. ст. ф. ст.
Продажи - январь 1 500
февраль 1 200
март 1 300
апрель - декабрь 9 000
13 000
Минус: расходы - закупки январь - ноябрь 7 700
декабрь (1 000 - 900 ф. ст.) 100
7 800
Заработная плата б 000
Минус: 300
5 700
Плюс: Начисления 400
6 100
Механизмы - амортизация 700
14 600
Убыток за год 1 600
Таким образом, из всех способов расчета прибыли (убытка) целесообразно применить четвертый способ. Для обоснования данного вывода необходимо применить бухгалтерский принцип соответствия и осуществить корректировку номинальных счетов, которые мы рассматривали в первой теме «Предмет, задачи и содержание
курса», а также в пятой теме «Правила ведения Главной бухгалтерской книги». Практической реализации стандартов учетной политики и финансовой отчетности на основе западных стандартов учета способствуют такие принципы организации учета, как: принцип самостоятельности хозяйствующего субъекта; денежного измерения; существенности; непрерывности; соответствия; принцип постоянства и принцип осторожности.
Отметим, что соответствия или накопления обеспечивают соответствие расходов доходам, получаемым в результате этих расходов. Соответственно, в бухгалтерские счета включаются расходы, оплаченные или неоплаченные. Все счета учета группируются как личные, реальные и номинальные.
В названиях личных счетов содержится имя юридического или физического лица. Среди личных счетов можно отметить счет «Капитал», показывающий задолженность предприятия по отношению к его владельцу. Личные счета фиксируют все сделки, связанные с дебиторской и кредиторской задолженностью.
В названии реальных счетов упоминаются принадлежащие компании активы, например помещения, товарно-материальные запасы, наличные денежные средства, автомашины, расчетные счета в банке.
В названии номинальных счетов указывается вид дохода или расхода компании. Например, счета оплаты услуг телефонной связи, заработной платы, коммунальных платежей, арендной платы, реализации и закупок товаров. Поскольку в практике учета, например, заработная плата может быть начислена, но не выплачена в отчетном периоде, то возникает необходимость корректировки начислений по счетам расходов и доходов и авансированных платежей.
Вместе с тем теория и практика бухгалтерского учета предполагает, что расходы, отнесенные на счет прибыли и убытков, должны отражать издержки только текущего года. Это означает, что отдельные статьи расходов должны быть скорректированы, чтобы обеспечить правильное отражение расходов в текущем году.
Когда расходы оплачиваются авансом, как, например, зачастую бывает с арендной платой, то в этом случае речь идет об авансированных платежах. В том случае, когда сумма подлежит
оплате, но остается неоплаченной, ее называют начислением. Тогда становится очевидным, что необходимо произвести корректировку путем дебетовых и кредитовых записей с использованием данных журнала учета хозяйственных операций. Сумма, которая не относится к текущему финансовому году, переносится так, чтобы она осталась в составе счета на следующий отчетный период. В рассматриваемом примере сумма заработной платы, начисленная, но еще не выплаченная, дебетуется на счете «Прибыль и убытки» и отражается в балансе как пассивы.
Терминология, используемая в отчетах о прибыли, включает такие понятия, как:
1. Торговый счет и счет прибыли и убытков (Trading and profit and loss account);
2. Отчет о прибыли (Statement of profit);
3. Годный отчет (Annual statement);
4. Счет производственных затрат (Production account);
5. Счет доходов (Income account);
6. Счет доходов и расходов (Income and expenditure account);
7. Отчет о доходах (Revenue statement);
8. Отчет о доходах и расходах (Income statement);
9. Отчет о торговых операциях (Trading statement);
10. Счет вознаграждений (Fees account). Наличие столь многообразных документов,
в которых присутствует показатель прибыли, объясняется тем, что виды производственной деятельности разнообразны. Например, врачи, оказывая услуги, получают вознаграждение, фермеры производят сельскохозяйственную продукцию, владельцы магазинов торгуют с целью получения прибыли. Единственным исключением в этом случае являются некоммерческие организации, которые получают членские взносы, оплату за выполненные работы, не преследуя получения прибыли. Однако все организации:
- пытаются покрыть свои затраты доходами;
- ставят цель превышения доходов над расходами;
- составляют отчет о финансовом положении и сопоставляют расходы с доходами.
Таким образом, компьютеризация системы учета не оказывает никакого влияния на принципы бухгалтерского учета и трактовку основного положения предпринимательства - прибыль. Оно
существует независимо оттого, интегрирована ли система учета полностью или частично.
Вторым правилом постоянной и полной сквозной проверки правильности выполнения учетных операций является обеспечение информационной безопасности компании и предупреждение мошеннических действий с информацией.
В памяти компьютеризированной системы учета содержится вся информация, характеризующая деятельность компании. Ее содержание становится реальностью, когда составляются счета и отчетные документы. В этом случае важно поддерживать сквозную аудиторскую проверку на соответствующем уровне. Поскольку, если логическая последовательность событий от получения офисом первоначальной документации до заключительных проводок в бухгалтерской книге не может быть легко прослежена в системе бухгалтерских отчетов, то всегда возможны мошеннические действия. Мошенническую операцию можно скрыть среди большого объема хозяйственных операций, и, если компьютерная документация не является ясной, краткой и легко читаемой, никто ее не заметит, потому что:
- зачастую, никто не потрудится досконально разбирать составленные отчеты в силу большого объема информации, низкой квалификации и безответственности;
- информация теряется в «черном ящике» из-за отсутствия распечатки, вскрывающей мошенническую операцию.
С целью предупреждения мошеннических действий и облегчения поиска документов в системе и независимо оттого, с какими бухгалтерскими книгами продаж, закупок или запасов ведется работа, необходимо соблюдать следующие принципы:
1. Серийные номера операций, выполняемых по бухгалтерским счетам, должны создаваться системой без внешнего вмешательства.
2. Отпечатанный компьютером отчет о бухгалтерских проводках должен содержать серийный номер операции в начале страницы.
3. Отпечатанный отчет должен храниться в досье согласно порядковым номерам операций.
4. На место каждого удаленного серийного номера операций должен оформляться отдельный отчет, удостоверяющий, что операция под этим номером была удалена. Такой отчет должен храниться в досье согласно по-
рядковым числам вместе с распечатками других операций.
5. Те же самые серийные номера операций нужно указывать во всех напечатанных отчетах независимо от того, какая бухгалтерская книга используется, например, серийный номер счета-фактуры на закупленные товары нужно указать при занесении данных операции по лицевому счету в бухгалтерской книге кредиторской задолженности, и также против проводки в номинальных счетах. Это приведет к тому, что вся система учета будет сопоставима. Номер операций подобен номеру фолио: любой желающий может проследить, где отражен специфический счет-фактура, может сослаться на соответствующий серийный номер, присвоенный во время выполнения бухгалтерской проводки.
6. Вся документация бухгалтерской проводки, появляющаяся в результате ввода данных в компьютер, должна храниться и содержаться в досье в логическом порядке, без пропусков. Когда используются сброшюрованные бухгалтерские книги, их страницы не должны быть вырваны так, чтобы исключить возможность пропусков в логической последовательности. Однако весьма просто потерять распечатку компьютера или вложить ее в другое досье, или даже сделать преднамеренно или по ошибке так, чтобы распечатка не была отпечатана (например, удалив файл для печати). Поэтому ведение досье распечаток компьютера является ответственной работой.
7. Проследить все системы прохождения операций можно не только аудиторам. В отдельных случаях могут возникать проблемы, и бухгалтерскому персоналу понадобится проверить всю цепочку учета. Хорошо организованная сквозная аудиторская проверка позволяет выполнить эту работу сравнительно просто.
Таким образом, правила обеспечения достоверности учетных операций предусматривают, во-первых, единообразное понимание сущности и смысла экономических терминов, а во-вторых, обеспечение информационной безопасности компании и предупреждение мошеннических действий с информацией, осуществляя постоянную, полную и сквозную проверку правильности выполнения учетных операций.
Ключевые термины
Компьютерная система учета Пакет тестовых программ Интегрированная система учета Сквозная аудиторская проверка Обеспечение информационной безопасности Цель предупреждения мошеннических действий
Правила предупреждения мошеннических действий
Влияние компьютеризации на организацию бухгалтерского учета
Контрольные вопросы
Задание 1. Тимоти Рокстон в январе 2003 г. открыл предприятие по пошиву спортивной одежды «Т&И». В 2004 г., за второй год работы согласно счету «Прибыли и убытки» предприятия «Т&Я.» чистая прибыль за отчетный год, заканчивающийся 31 декабря 2004 г., составила 24 000 ф. ст. До решения вопроса о распределении прибыли бухгалтер обнаружил следующие ошибки:
1) резерв на безнадежную задолженность должен быть увеличен с 600 до 800 ф. ст., но на счет «Прибыли и убытки» были отнесены только 150 ф. ст.;
2) начисленные коммунальные платежи составили 350 ф. ст., но фактически оплаченные коммунальные платежи в сумме 490 ф. ст. покрывали период с 1 января второго года до конца февраля третьего года работы;
3) расходы по рекламе, оплаченные авансом, составили 300 ф. ст., но не были приняты в расчет;
4) изъятия на личные нужды в сумме 1 200 ф. ст. были неумышленно включены как расходы предприятия;
5) запасы на конец отчетного периода были неправильно оценены в сумме 3 800 ф. ст. вместо 8 300 ф. ст.
6) безнадежная задолженность в сумме 400 ф. ст. была вычтена из суммы продаж и не была показана отдельной статьей в счете «Прибыли и убытки»;
7) полученная скидка в сумме 130 ф. ст. неправильно отражена как предоставленная скидка;
8) некоторые материалы (стоимостью 250 ф. ст.), приобретенные 31 декабря 2003 г., были включены в закупки 2004 г., а также в сумму запасов на конец отчетного периода первого года работы.
От вас требуется:
составить отчет по перерасчету чистой прибыли предприятия по пошиву спортивной одежды «Т&Я», за второй год работы компании, заканчивающийся 31 декабря 2004 г.
Задание 2. 1 марта 2004 г. Джон Саммерли на второй год работы приобрел оборудование у компании «Мепл-Уайт» на сумму 5 000 ф. ст.
В контракте на покупку были согласованы следующие условия:
1. Сумму 1 000 ф. ст. депонировать на следующий день после заключения договора.
2. Проценты поставке 10% на величину задолженности начислять на начало каждого года.
3. Сумма 1 200 ф. ст. должна перечисляться на счет компании 28 февраля каждого года в течение трех лет.
4. Задолженность по оплате оборудования должна быть погашена на шестой год работы 1 марта.
От вас требуется:
составить бухгалтерские счета, отражающие операции, выполненные Джоном Саммерли с учетом начисления годовой суммы амортизации по остаточной стоимости в размере 12%.
(Продолжение следует)
