CC BY
6УДК 631.162
ОБОСНОВАНИЕ ВЫБОРА ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ
Додонов С. В., кандидат экономических наук, доцент;
ФГАОУ ВО «КФУ имени В. И. Вернадского»
Додонова М. В., кандидат экономических наук, доцент;
Институт экономики и управления ФГАОУ ВО «КФУ имени В. И. Вернадского»
В статье рассмотрены методические вопросы обоснования выбора технологии автоматизации бюджетирования деятельности сельскохозяйственных предприятий. Разработан алгоритм выбора технологии автоматизации процесса бюджетирования, а также рассмотрен возможный эффект автоматизации процесса бюджетирования.
Ключевые слова: автоматизация бюджетирования, технология автоматизации бюджетирования, алгоритм выбора, факторы выбора технологии автоматизации.
RATIONALE FOR THE SELECTION OF TECHNOLOGY OF BUDGETING AUTOMATISATION OF ACTIVITY IN AGRICULTURAL ENTERPRISES
Dodonov S. V., Candidate of Economic sciences, Associate Professor; FSAEI HE «V. I. Vernadsky Crimean Federal University»
Dodonova M. V., Candidate of Economic Sciences, Associate Professor; Institute of Economics and Management FSAEI HE «V. I. Vernadsky Crimean Federal University»
In the article methodical questions of substantiation of a choice of technology of automation of budgeting of activity of the agricultural enterprises are considered. An algorithm for choosing the automation technology for the budgeting process is developed, and a possible effect of automation of the budgeting process is considered.
Keywords: budgeting automation, budgeting automation technology, selection algorithm, automation technology selection factors.
Введение. В современной теории управления бюджетирование играет особую роль. Вопрос о разработанности теории бюджетирования и практические аспекты использования автоматизированных систем бюджетирования на сегодняшний день привлекают внимание ученых и специалистов-практиков. При этом значительно увеличилось количество исследований и аналитических отчетов по вопросам бюджетирования, но среди исследователей-практиков в основном преобладают специалисты, которые больше уделяют внимание технической составляющей вопроса и проблемам, связанным с автоматизацией процесса бюджетирования.
169
Проблема использования автоматизированной системы бюджетирования и разработки системы сбалансированных показателей для управления субъектом аграрного производства актуальна в настоящее время по следующим причинам.
Во-первых, бюджетирование в системе стратегического планирования играет важную роль по преобразованию стратегии субъекта аграрного предпринимательства в конкретные планы и цели его подразделений на нижних уровнях управления, т. е. бюджетирование представляет собой переходный элемент от стратегии к набору конкретных действий. При использовании автоматизированной системы бюджетирования менеджеры среднего и высшего звена начинают понимать, как поставленные перед ними локальные цели согласуются с генеральной стратегией предприятия в целом.
Во-вторых, управлять развитием сельскохозяйственного предприятия как единым целым невозможно, не имея специализированных систем, позволяющих охватить все бизнес-процессы, в том числе и учесть особенности и специфику сельскохозяйственного производства. По завершении процесса внедрения системы бюджетирования у предпринимателя появляется возможность управлять развитием предприятия, так как такого рода системы позволяют отслеживать на ежедневной основе изменения, происходящие внутри субъекта хозяйствования. Таким образом, система бюджетирования становится своего рода базисом бизнеса предпринимателя, обеспечивая надежность и стабильность развития, уменьшается зависимость от такого фактора, как текучесть кадров, зависимость от ключевых сотрудников.
В-третьих, каждый руководитель или топ-менеджер понимает, что для эффективного управления предприятием, оперативного реагирования на изменения в отрасли нужно обладать достаточным количеством своевременно поступающей информации. Информация должна быть структурирована таким образом, чтобы помогать руководству предприятия в достижении поставленных стратегических целей.
Таким образом, проблемы, с которыми ежедневно сталкиваются все руководители сельскохозяйственных предприятий, послужили причиной исследования существующих систем планирования, анализа и управления к поиску путей решения задач повышения актуальности и полноты управленческой информации, что в конечном итоге должно привести к эффективному управлению и возможности быстро реагировать на изменения. В связи с этим исследование технологии автоматизации бюджетирования деятельности сельскохозяйственных предприятий актуально и практически значимо.
Материал и методы исследований. Теоретической основой исследования стали труды отечественных и зарубежных ученых, изучавших вопросы управления финансовой деятельностью предприятий АПК и бюджетирования. В процессе исследования применялся комплекс методов исследования, которые позволили изучить как результаты деятельности организаций реального сектора экономики, так и теоретическую основу исследуемых вопросов.
170
Результаты и обсуждение. На данный момент существуют немногочисленные подходы различных ученых-практиков, описывающих теоретические и практические аспекты применимости бюджетирования в качестве автоматизированной системы для различных субъектов предпринимательства, но не разработаны этапы перехода от стратегии к набору конкретных действий в сельскохозяйственных предприятиях. Поэтому бюджетирование как сложный управленческий процесс, в который вовлечены практически все службы сельскохозяйственного предприятия, требует отдельного внимания по автоматизации процедур и инструментов, составляющих суть процесса.
Очевидно, что любая автоматизированная система бюджетирования деятельности предприятия должна соответствовать ряду функциональных критериев. В этой связи могут быть предложены группы критериев функциональных особенностей, предъявляемым к автоматизированным системам бюджетирования деятельности предприятий, в том числе и сельскохозяйственных (табл. 1).
Таблица 1. Функциональные требования к автоматизированным системам
бюджетирования
Группы критериев Функциональные требования
Поддержка информационных объектов Поддержка многоуровневости единых аналитических справочников
Централизованное ведение справочников и одновоременное их обновление на рабочих местах
Хранение в подсистеме внешней информации (рыночные тренды, маркетинговая информация, макроэкономические показатели и другая справочная информация, необходимая для разработки бюджетов)
Поддержка форм бюджетных документов Учет бюджетных статей в натуральном и стоимостном выражении
Возможность углубления в бюджетных статьях при формировании отчетов
Формирование отчетов по каждой бюджетной статье с указанием: план, прогноз, факт, отклонения (абсолютные, относительные)
Возможность документирования изменений, вносимых в бюджет, включая отметку о дате внесения изменений и пользователе, который вносит изменения
Поддержка процесса консолидации и агрегации планов и фактических показателей Многоуровневая автоматическая консолидация, но по всем уровням структуры предприятия
Агрегация любой бюджетной статьи по периодам
Возможность внесения дополнительных корректировок вручную при консолидации
171
Продолжение таблицы 1
Группы критериев Функциональные требования
Поддержка различных схем бюджетного процесса Ввод бюджетных (стратегических) ориентиров для различных организационных уровней вручную
Поддержка планирования «сверху вниз» и «снизу вверх»
Поддержка поэтапного процесса утверждения бюджета
Поддержка планирования «от достигнутого» с учетом наложения внешних трендов
Поддержка нескольких версий бюджета и определение необходимых комментариев к ним
Требования ко временным периодам Годовое планирование в помесячной разбивке
Поддержка поквартального планирования
Автоматическая агрегация временных периодов
Горизонт планирования - до 3 лет
Алгоритмы бюджетного процесса Формирование бюджетных моделей силами специалистов (экономистов)
Документирование правил расчета бюджетных моделей
Моделирование сезонных колебаний
Моделирование «что если»
Расчет финансовых показателей деятельности
Возможность формирования бюджета с учетом ограничивающих факторов
Моделирование трансфертных операций внутри предприятия
Автоматическое формирование отчетов с визуализацией отклонений по трансфертным операциям для дальнейшей их сверки
Возможность внесения корректировок «сверху» в финальные формы с автоматическим пересчетом (по модели) первичных форм
Формирование бюджетов Контроль версий бюджетов
Автоматический пересчет версий при изменении входных данных
Поддержка иерархической процедуры согласования бюджетов
Проверка правильности бюджетных данных (проверка данных при формировании бюджетов на каждом уровне консолидации)
Поддержка фиксации утвержденных планов и сформированного факта
172
Продолжение таблицы 1
Группы критериев Функциональные требования
Выполнение бюджета (факт) Возможность загрузки данных из Excel, базы данных, учетных систем
Возможность введения данных вручную
Единство структуры плановых и фактических данных
Одновременное автоматическое изменение структуры и состава статей для плана и факта
Отчетность и анализ данных Поддержка хранения различных типов данных: план, прогноз, факт
Поддержка анализа данных, в т.ч. нарастающим итогом: план - прогноз, план - факт, прогноз - факт, план - прогноз - факт, факт этого же периода прошлого года
Возможность сопоставления данных с аналогичным периодом предыдущих лет
Возможность анализа «гибкого» бюджета
Расчет отклонений: абсолютных и относительных
Многомерный анализ данных по всем измерениям
Возможность группировки данных в любом временном периоде
Предоставление инструмента для проведения: факторного анализа, выявления трендов, анализа различных версий, статистического анализа
Возможность построения графических отчетов
Организация работы пользователя Возможность коллективной работы над бюджетом
Наличие визуального интерфейса для наблюдения и контроля процесса составления и согласования бюджета, а также их подачи на более высокиом уровне
Уведомление пользователей о ошибках при разработке бюджетов
Возможность установления лимитов на статью
Возможность определения защищенных (доступ «Только чтение» для отдельных пользователей или групп пользователей) статей
Возможность печати любых отчетов и бюджетных форм
Источник: авторская разработка
Авторами выделено 10 групп критериев, в частности: поддержка информационных объектов; поддержка форм бюджетных документов; поддержка процесса консолидации и агрегации планов и факта; поддержка различных схем бюджетного процесса; требования к временным периодам; алгоритмы
173
бюджетного процесса; формирование бюджетов; исполнение бюджета (факт); отчетность и анализ данных и организация работы пользователя.
Наиболее распространенным и известным вариантом электронных таблиц является Microsoft Excel. Такая система используется на начальных стадиях развития бюджетирования на предприятиях. Это обусловлено тем, что таблицы просты в использовании, с ними умеет работать большинство сотрудников, а стоимость лицензий невелика.
Для малого бизнеса электронные таблицы незаменимы, они также используются средними по размерам предприятиями, реже - крупными предприятиями, которые только начинают создавать систему планирования с помощью бюджетов. В процессе развития бюджетной модели, вовлеченности в этот процесс новых сотрудников, доработки методологии и увеличения объема данных электронные таблицы быстро достигают максимума своих функциональных возможностей. В таких ситуациях электронные таблицы превращают процесс бюджетирования в неэффективную работу. Также появляются проблемы с защищенностью информации, часто появляются ошибки, которые могут вызвать некорректные управленческие решения. Поэтому на определенном этапе развития предприятий применение такого рода таблиц становится крайне нежелательным.
Специализированные системы бюджетирования содержат, помимо основной функциональности, еще и специальную, к которой относится:
- развитие аналитических направлений;
- поддержка справочников в актуальном состоянии;
- поддержка взаимодействия между элементами финансовой структуры;
- анализ отклонений и учет трендов.
С целью расчета уровня приемлемости внедрения автоматизированных систем бюджетирования деятельности сельскохозяйственных предприятий нами разработана методика относительной интегральной оценки, которая включает четыре последовательных этапа:
- на первом этапе осуществляется выбор системы автоматизации процесса бюджетирования по группам критериев и функциональными требованиями;
- на втором проводится оценка значимости сопоставимых критериев систем автоматизации бюджетирования деятельности. С целью проведения такой оценки используется метод парных сравнений на основе многомерного шкалирования экспертных оценок, приводимых в баллах. Использование этого метода обусловлено необходимостью сопоставления качественных характеристик объекта - сравнительного критерия. Основное содержание метода заключается в попарном анализе интенсивности относительной важности n-количеством экспертов. В дальнейшем обобщаются средние значения проведенных экспертных оценок и по каждом сравнительному критерию рассчитывается средняя геометрическая, структурная величина которой и демонстрирует их значимость;
- на третьем этапе собственно определяется уровень приемлемости внедрения автоматизированной системы бюджетирования деятельности сельскохозяй-
174
ственных предприятий. Расчет указанного уровня предусматривает формирование векторов приоритетности на направлении развития каждого из сопоставимых критериев. В круг оценки нами включены такие сравнительные критерии, как:
- «надежность (под надежностью автоматизированных систем бюджетирования мы понимаем ее защищенность от случайного или преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, выраженные в похищении или неправомерном использовании информации» [1];
- распространение (под распространенностью мы понимаем уровень представленности j-автоматизированной системы на рынке) формализуется с учетом логических ограничений относительно необходимости высокой распространенности автоматизированной системы бюджетирования;
- затраты на внедрение (учитываются расходы на приобретение лицензии, настройку конфигурации, обслуживание и техническое сопровождение автоматизированных систем бюджетирования) имеют в большинстве систем автоматизации значительную вариативность, обусловленную широким спектром выбора количества пользователей, начальными и настроенными программами, уровнем детализации и тому подобное. Стоимость услуг, реализации лицензии и технического сопровождения представлена на официальных сайтах соответствующих разработчиков автоматизированных программ;
- продолжительность внедрения (период, в течение которого может быть установлена и настроена система автоматизации бюджетных процессов на предприятии), как и затраты на внедрение, имеет значительный диапазон вариации - от двух месяцев до 5 лет;
- зависимость от разработчиков (предусматривает зависимость сельскохозяйственного предприятия от разработчиков автоматизированной системы по поводу текущей наладки, технического сопровождения, обучения персонала и т. д.);
- на последнем, четвертом, этапе рассчитывается интегральное значение уровня приемлемости внедрения автоматизированной системы бюджетирования деятельности сельскохозяйственных предприятий.
Достаточно редко в сельском хозяйстве предприятия крупного и среднего бизнеса с развитой специализацией строят свою деятельность на однородном бизнесе. Чаще всего их бизнес в той или иной степени диверсифицирован. Автоматизация управления такими организациями весьма сложна, поскольку ставится задача свести в рамках одной системы различные бизнес-процессы, принципы учета и планирования. «Для многопрофильных аграрных холдингов вообще нереально ставить задачу построения единой интегрированной системы, поскольку корпорации развиваются динамично, а внедрение информационных систем, как известно, длится годами» [3].
«Роль ERP-систем (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) в качестве «поставщиков информации» для бюджетирования трудно переоценить» [2]. Любая ERP-система объединяет различные области деятельности субъекта крупного предпринимательства в единый процесс.
175
Именно ЕЯР-система предоставляет большую часть фактических данных для разработки бюджетов и контроля. Итак, интеграцию ЕЯР-систем со специализированными системами бюджетирования можно считать оптимальным решением, что находит подтверждение в практике ведущих международных компаний.
Рис. 1. Рекомендованная технология выбора автоматизированной системы
бюджетирования
Источник: разработка авторов
176
С помощью автоматизации бюджетирования деятельности сельскохозяйственных предприятий можно решить ряд проблем в деятельности предприятий, в частности:
- повышение производительности труда аппарата управления и рационализация его рабочего времени;
- сокращение времени на принятие за утверждение управленческих решений;
- повышение эффективности управления ресурсами предприятия;
- оптимизация процесса оперативного, средне- и долгосрочного (стратегического) планирования и тому подобное.
При этом остается проблема выбора из значительного числа систем бюджетирования наиболее адаптированной к условиям хозяйствования конкретного аграрного предприятия. С целью решения этой задачи автором предложена технология выбора автоматизированной системы бюджетирования (рис. 1).
Выводы. Основные эффекты, получаемые сельскохозяйственными предприятиями в результате автоматизации бюджетирования:
- появление дополнительной информации в анализе работы аграрного предприятия. Опыт внедрения не показал существенного экономического эффекта, наоборот, появление дополнительной аналитической информации привело к тому, что понадобилось привлечение большего числа сотрудников для обеспечения расчетов по новым аналитическим моделям и описания методологии расчета и учета новых элементов системы;
- унификация расчетов и повышение прозрачности информации. Данный эффект более ощутим, так как проявляется в создании единого подхода в расчетах каждого бизнес-процесса внутри предприятия. Это возможно достичь путем создания единых алгоритмов расчета для каждого самостоятельного центра учета предприятия, справочников централизованного хранения данных;
- повышение управляемости процессами и ресурсами. Это значимый прямой эффект, который проявляется в непосредственном сокращении времени, затрачиваемого сотрудниками на сбор, обработку и передачу информации, что приводит к снижению риска несвоевременного доступа к информации и, как следствие, сокращения времени на согласование управленческой информации, что в конечном итоге позволяет оперативно принимать решения по управлению и развитию предприятия.
Наличие единой методологии, поддерживаемой в единой системе, обеспечивает единство подхода к пониманию одних и тех же показателей управленческой отчетности, что в конечном итоге приводит к повышению качества, прозрачности и достоверности получаемой информации. Также увеличивается число пользователей, привлеченных к процессу бюджетирования, обеспечивается прозрачная загрузка персонала и ресурсов сельскохозяйственного предприятия.
Список использованных источников: References:
1. Алексеев А. Е. Диагностика на- 1. Alekseev A. E. Diagnostics of re-дежности автоматизированных систем libility of automated systems / A. E. Ale-
177
/ А. Е. Алексеев - Учеб. пособ. - Архангельск: Изд-во ГОУ АГТУ, 2014. - 75 с.
2. Исаев Д. В., Михайлов A. M. ERP глазами финансового директора // Оп-тим.Ру. - 2015. - № 3.
3. Колчнев А. Для чего нужны автоматизированные системы бюджетирования [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://bud-tech.ru/why_it_bud geting.html.
4. Хруцкий В. Е. Внутрифирменное бюджетирование: Настольная книга по постановке планирования / В. Е. Хруцкий, В. В. Гамаюнов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 464 с.
Сведения об авторах:
Додонов Сергей Владимирович -кандидат экономических наук, доцент, проректор по финансовой и экономической деятельности ФГАОУ ВО «КФУ имени В. И. Вернадского», e-mail: dodonov_vsem@mail.ru, 295492, г. Симферополь, пр. Вернадского, 4, ФГАОУ ВО «КФУ имени В. И. Вернадского».
Додонова Мария Владимировна -кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры экономики АПК Института экономики и управления ФГАОУ ВО «КФУ имени В. И. Вернадского», e-mail: mvdodonova@mail.ru, 295492, п. Аграрное, Академия биоресурсов и природопользования ФГАОУ ВО «КФУ имени В. И. Вернадского».
№ 14 (177), 2018
kseev - Study. - Arkhangelsk: Publishing house of GOU ASTU, 2014. - 75 p.
2. Isaev D. V., Mikhailov A. M. ERP eyes of the financial director // Optim. Ru. - 2015. - № 3.
3. Kolchnev A. Why do we need automated budgeting systems [Electronic resource]. - Access mode:
4. Khrutsky V. E. Intra-budgeting: Handbook for Planning / V. E. Khrutsky, V. V. Gamayunov. - M.: Finance and Statistics, 2012. - 464 p.
Information about the authors:
Dodonov Sergey Vladimirovich -Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Vice-Rector for Financial and Economic Activities FSAEI HE «V. I. Vernadsky Crimean Federal University», e-mail: dodonov_vsem@mail.ru, FSAEI HE «V. I. Vernadsky Crimean Federal University» 295492, Republic of Crimea, Simferopol, Vernadsky avenue, 4.
Dodonova Mariia Vladimirovna -Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Associate Professor of Department of Agribusiness Economics Institute of economics and management FSAEI HE «V. I. Vernadsky Crimean Federal University», e-mail: mvdodonova @mail.ru, Academy of Life and Environmental Sciences FSAEI HE «V. I. Ver-nadsky Crimean Federal University» 295492, Republic of Crimea, Simferopol, Agrarnoe.
178
