CC BY
60
ТЕХНИКА, ТЕХНОЛОГИЯ, УПРАВЛЕНИЕ
УДК 930.25
Л. В. Журавлева, О. Ю. Ладанова
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА КОЛЛЕКЦИИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ СОТРУДНИКОВ КАФЕДРЫ «ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ И ПРОИЗВОДСТВА» ПЕНЗЕНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА
Аннотация. Рассмотрена методика комплектования архива фондами личного происхождения, научно-технической обработки коллекции архивных документов; приведена схема систематизации фондов личного происхождения, коллекции архивных документов сотрудников кафедры «Информационное обеспечение управления и производства» Пензенского государственного университета.
Ключевые слова: коллекция архивных документов, научно-техническая обработка архивного фонда, источники комплектования архива, фонд личного происхождения, фондообразователи, схема систематизации фонда.
Источниками комплектования государственных архивов согласно ст. 20 п. 1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» являются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы [1].
Одним из основных видов архивных фондов является архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному) [2].
Архивный фонд личного происхождения состоит из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода [3]. В нашем случае речь идет о документах, появившихся в процессе деятельности научных работников, сотрудников кафедры «Информационное обеспечение управления и производства» (ИнОУП) Пензенского государственного университета (ПГУ). Изначально были собраны фонды личного происхождения на каждого сотрудника, а затем они были объединены в архивную коллекцию по признаку «схожесть деятельности».
Перед тем, как приступить к созданию коллекции архивных документов преподавателей кафедры ИнОУП, были изучены учетные документы Государственного архива Пензенской области (ГАПО) и учетные документы Отдела архивного хранения документов ПГУ.
Согласно учетным документам в ГАПО на хранении находится всего две архивные коллекции научных деятелей: № 131 «Пензенская ученая архивная комиссия» 1899-1918 гг., где хранятся документальные материалы делопроизводства архивной комиссии, и № 132
«Коллекция документов Пензенской ученой архивной комиссии» 1603-1905 гг., где хранятся документальные материалы, собранные ученой архивной комиссией и образовавшиеся в результате ее деятельности.
В соответствии с учетными документами Отдела архивного хранения документов ПГУ документов личного происхождения и архивных коллекций на хранении не имеется. Следовательно, сведения о преподавателях, их научных и творческих достижениях нигде не хранятся. А ведь данная информация несет историческую ценность, поскольку именно из трудов преподавателей складывается история развития самой кафедры и университета в целом. Именно поэтому деятельность по созданию коллекции архивных документов преподавателей кафедры ИнОУП ПГУ является актуальной.
Данное исследование прошло апробацию. Архивные фонды личного происхождения преподавателей кафедры ИнОУП уже выставлялись на конкурс по архивоведению на кафедре ИнОУП факультета Вычислительной техники ПГУ в 2015 г. Информация о проведении данного конкурса опубликована на официальном сайте ПГУ (http://fvt.pnzgu.ru/news/2015/12/22/1133848).
Цель исследования: создание коллекции архивных документов преподавателей кафедры «Информационное обеспечение управления и производства» ФГБОУ ВО «Пензенский государственный университет» и передача ее в Государственный архив Пензенской области на постоянное хранение.
Задачи исследования:
1. Изучение нормативно-методической документации.
2. Выявление фондообразователей - сотрудников кафедры, чьи документы войдут в коллекцию.
3. Отбор документов, представляющих научную, культурную ценность для общества, государства.
4. Прием-передача архивных документов на хранение.
5. Научно-техническая обработка личных фондов, вошедших в коллекцию.
Согласно поставленным задачам были определены ресурсы:
- трудовые ресурсы: студенты кафедры ИнОУП ПГУ (команды-разработчики проекта); специалисты-консультанты архивного отдела ГАПО; специалисты-консультанты Отдела архивного хранения документов ПГУ; куратор архива «Учебный» кафедры ИнОУП ПГУ;
- материальные ресурсы: папки для формирования дел; конверты; большие папки (для хранения дел); специализированный сканер для оцифровки документов;
- документальные ресурсы: личные документы преподавателей кафедры; учетная документация ГАПО; учетная документация Отдела архивного хранения документов ПГУ;
- информационные ресурсы: система Windows 7; пакет MS Office (Word 2010, Power Point 2010); интернет-ресурс СПС «КонсультантПлюс»; интернет-портал «Архивы России».
Согласно поставленным задачам был составлен и исполнен План мероприятий по созданию коллекции архивных документов преподавателей кафедры ИнОУП ПГУ.
В соответствии с п. 1 Плана мероприятий был составлен перечень нормативной методической документации, необходимой при создании архивной коллекции, архивных фондов личного происхождения, содержащих вопросы формирования, хранения и передачи дел на постоянное хранение, составления и оформления описей и т.д. При реализации проекта использовались следующие нормативные методические документы:
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации». Из данного закона были взяты сведения об источниках комплектования государственного архива, виды архивных фондов.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Из данного ГОСТа было взято определение архивной коллекции.
3. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Из данного документа были взяты формы акта приема-передачи архивных документов на хранение; листа-заверителя дела; производилось комплектование архива документами личного происхождения.
4. Приказ Росархива от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации». На основе данного Регламента был определен порядок ведения книги учета поступлений документов; списков фондов; списков дел и документов или их разновидности; листов фондов или заменяющих их документов, а также других учетных документов.
5. Составление архивных описей. Методические рекомендации. На основании требований, прописанных в данном нормативно-методическом документе, были оформлены дела, принимаемые в архив, составлены описи дел, исторические справки. На основе данных рекомендаций по типовой схеме производилась классификация фондов личного происхождения.
Для изучения учетных документов по интересующей тематике был посещен Государственный архив Пензенской области и Отдел архивного хранения документов Пензенского государственного университета, где посмотрели, как хранятся дела, как ведется учетная документация, какие документы заполняются при приеме-передаче документов на хранение, как формируются архивные коллекции.
В соответствии с п. 2 Плана мероприятий были определены фондообразователи -сотрудники кафедры, чьи документы войдут в коллекцию. Источниками комплектования могут выступать юридические или физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. В нашем случае источниками комплектования являются преподаватели кафедры ИнОУП ПГУ. Отнесение сотрудников кафедры ИнОУП к числу фондообразователей осуществлялось на основании следующих критериев: вклад преподавателя в развитие научной мысли; количество и значимость опубликованных работ; стаж работы в педагогической и научной области; ученое звание и ученая степень преподавателя.
В соответствии с данными признаками был составлен список потенциальных фон-дообразователей фондов личного происхождения. К ним были отнесены: Фионова Людмила Римовна, доктор технических наук, профессор, заведующий кафедрой ИнОУП, декан ФВТ; Кирюхин Юрий Григорьевич, кандидат технический наук, доцент, заместитель заведующего кафедрой ИнОУП; Пащенко Владимир Георгиевич, доцент, почетный работник высшего профессионального образования РФ; Печерский Анатолий Вадимович, кандидат технических наук, доцент; Тростянский Геннадий Михайлович, кандидат технических наук, доцент; Шокорова Нина Николаевна, доцент, секретарь ученого Совета факультета Вычислительной техники.
В соответствии с п. 3 Плана мероприятий был произведен отбор документов, представляющих научную и культурную ценность для общества, государства. Данный этап заключается в определении списка документов или групп документов, необходимых для разработки фондов личного происхождения. Для определения состава документов за основу была взята типовая схема классификации архивных фондов личного происхождения [5].
С целью сбора документов, описанных выше, преподавателям-фондообразователям были отправлены письма с просьбой о предоставлении документов, в которых содержит-
ся перечень документов, необходимых для передачи, цель формирования фонда личного происхождения, плюсы хранения документов фондообразователя в архиве, а также указание на преимущественное право использования документов фондообразователем. После того, как фондообразователи дали согласие на формирование их личных фондов и принесли документы, прописанные в типовой схеме классификации, была осуществлена передача документов в архив «Учебный».
В соответствии с п. 4 Плана мероприятий был осуществлен прием-передача архивных документов на хранение. При этом были составлены акты приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Один экземпляр остался в архиве «Учебный», другой - у фондообразователя.
В соответствии с приказом Росархива «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» для учета архивных документов ведутся: книга учета поступлений документов; списки фондов; описи дел и документов или их разновидности; листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета [4]. В ходе работы были заполнены следующие учетные документы: книга учета поступления и выбытия документов; список фондов; листы фондов архива «Учебный».
В соответствии с п. 5 Плана мероприятий была произведена научно-техническая обработка личных фондов, вошедших в коллекцию.
Первой стадией научно-технической обработки документов, переданных фондообра-зователями, является их предварительный просмотр, в результате которого происходит знакомство с документами фондов. В результате ознакомления с документами, предоставленными преподавателями кафедры ИнОУП, был определен состав документов:
- документы Л. Р. Фионовой содержат материалы о личной жизни, о научной [6], трудовой, общественной, служебной деятельности, а также письма, награждения и изобразительные материалы;
- документы В. Г. Пащенко включают материалы о биографии, документы творческой деятельности фондообразователя и изобразительные материалы;
- документы Г. М. Тростянского состоят из материалов о личной жизни, о научной, общественной и служебной деятельности, изобразительные материалы, а также из документов, содержащих сведения о фондообразователе;
- документы А. В. Печерского содержат материалы к биографии, творческие и изобразительные документы, дневники, а также документы членов семьи фондообразо-вателя;
- документы Н. Н. Шокоровой включают материалы о личной жизни, о научной деятельности и изобразительные материалы;
- документы Ю. Г. Кирюхина содержат материалы к биографии, о научной, общественной и служебной деятельности, материалы о награждении и изобразительные материалы.
Общими для всех фондообразователей являются материалы к биографии, изобразительные материалы, а также документы о научной, профессиональной деятельности.
Таким образом, в ходе предварительного просмотра документов, предоставленных фондообразователями для формирования фондов личного происхождения, были выявлены их полнота и соответствие типовой схеме систематизации. Результаты данного этапа послужили отправной точкой для последующих этапов в разработке фондов.
На основании составленных схем систематизации материалы внутри каждого фонда были распределены: по хронологическому признаку (документы о научной деятельности, документы о трудовой деятельности); тематическому признаку (материалы об обще-
ственной и служебной деятельности); номинальному признаку (документы творческой деятельности).
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [3] внутренняя опись - это документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания, а лист-заверитель дела - это документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела. В сформированных единицах хранения (дело) документы расположили с учетом взаимной связи и хронологической последовательности. Для каждого дела внутри каждого фонда были составлены внутренняя опись и лист-заверитель дела.
Шифровка фондов осуществлялась в соответствии с разработанной схемой. После шифровки для каждого фонда личного происхождения были составлены итоговые описи по утвержденной форме [2]. В конце каждой описи была сделана итоговая запись о количестве единиц хранения.
К описям личных фондов были составлены предисловия, содержащие сведения об истории соответствующих фондообразователей, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда.
На каждый фонд были составлены титульные листы, которые содержат ФИО, дату рождения и звание фондообразователя, номер фонда, крайние даты документов.
В соответствии с Методическими рекомендациями «Составление архивных описей» [5] объектом в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание; содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения. Составление описи материалов фондов начиналось с изучения истории фон-дообразователя, а также предварительного просмотра документов фонда. Затем была изучена литература о фондообразователе, исторический период, в котором протекала деятельность фондообразователя; была разработана первоначальная схема систематизации единиц хранения в фонде. Присвоен индекс каждому делу в описи, составлены заголовки дел, указаны их крайние даты и количество листов в деле. Вид единицы хранения (дело, переписка, документы) или вид (разновидность) документов (письма, воспоминания), характеризующие состав единицы хранения, указан в начале заголовка.
После разработки фондов личного происхождения преподавателей кафедры ИнОУП была создана архивная коллекция. Для этого, в первую очередь, создана схема систематизации документальных материалов архивной коллекции сотрудников кафедры ИнОУП. В основу данной схемы положен принцип персонализации и хронологии поступления документальных материалов.
На основе итоговых описей фондов личного происхождения создали объединенную опись архивной коллекции. После этого осуществили перешифровку единиц хранения описей архивной коллекции.
Составили историческую справку путем соединения всех аннотаций фондов личного происхождения. Данные документы содержат сведения о каждом фондообразователе архивной коллекции.
В результате вышеперечисленных этапов работы была составлена архивная коллекция сотрудников кафедры ИнОУП ПГУ, которая хранится в архиве «Учебный». В ближайшее время планируется передать архивную коллекцию в ГАПО на постоянное хранение.
Библиографический список
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. - 2004. - 27 окт. (№ 201) ; Российская газета. -2004. - 27 окт. (№ 237) ; Собрание законодательства РФ. - 2004. - 25 окт., № 43. - Ст. 4169.
2. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 № 9059). - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_ doc_LAW_66972/
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. - URL: http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_163800/
4. Приказ Росархива от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344) // Курьер. - 1997. - 19 авг. (№ 25) ; Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - 1997. - № 17.
5. Составление архивных описей: метод. рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2007. -144 с.
6. Фионова, Л. Р. Анализ рисков жизненного цикла технического оборудования для опасных производственных объектов при разработке рабочей конструкторской документации / Л. Р. Фионова, И. Г. Епишин // Известия высших учебных заведений. Поволжский регион. Технические науки. - 2013. - № 3. - С. 176-188.
Журавлева Людмила Викторовна
студентка,
Пензенский государственный университет E-mail: [email protected]
Ладанова Ольга Юрьевна
кандидат педагогических наук, доцент, кафедра информационного обеспечения управления и производства, Пензенский государственный университет E-mail: [email protected]
УДК 930.25 Журавлева, Л. В.
Научно-техническая обработка коллекции архивных документов сотрудников кафедры «Информационное обеспечение управления и производства» Пензенского государственного университета /
Л. В. Журавлева, О. Ю. Ладанова // Вестник Пензенского государственного университета. - 2016. -№ 4 (16). - C. 61-66.
Zhuravleva Lyudmila Viktorovna
student,
Penza State University
Ladanova Ol'ga Yur'evna
candidate of pedagogical sciences, associate professor,
sub-department of information management and production, Penza State University
