Научно-представительская деятельность ППС вуза Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

УДК 378.1 ББК 65.291.21

НАУЧНО-ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ППС ВУЗА Е.В.Антропова

Санкт-Петербургский государственный университет

сервиса и экономики (СПбГУСЭ) 191015, Санкт-Петербург, ул. Кавалергардская, д. 7, лит. А

1.Общие подходы к организации научно-представительских

мероприятий в вузе

Научно-представительская деятельность вуза (далее - НПД) включает в себя планирование, организацию и контроль проведения научнопредставительских мероприятий кафедр, институтов, филиалов вуза, общевузовских мероприятий, в том числе научных выставок.

Организация научно-представительских мероприятий (далее - НПМ) профессорско-преподавательского состава (далее - ППС) в вузе осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и обычно регламентируется уставом вуза и внутривузовскими нормативными актами, касающимися различных сторон научной работы.

Основные понятия, связанные с научно-представительской деятельностью, сформулированы на основе анализа российского и международного опыта практического воплощения научно -

представительского мероприятия, а именно: НПМ ППС - специально организованное в определенном месте в определенное время мероприятие, представляющее собой обмен мнениями приглашенных участников и направленное на выработку совместных решений актуальных проблемных вопросов современной действительности с помощью научного метода.

Научно-представительское мероприятие ППС, как правило, подразумевает участие не более 30% студентов. Научно-представительские мероприятия для студентов организуются специально, на что указывают их наименования, например: «Научно-практическая конференция студентов» или «Студенческая конференция».

Проведение вузом научно-представительских мероприятий способствует развитию научного диалога в рамках важнейших научных направлений университета, всестороннего обсуждения актуальных научных и научно-методических проблем с привлечением всех категорий заинтересованных лиц, позволяет подчеркнуть роль университета - ведущей дискуссионной площадки (в данных сферах) в соответствующей профессиональной и образовательной области.

Участниками НПМ могут быть: российские и зарубежные ученые, преподаватели высшей школы, специалисты-практики, работодатели, представители органов законодательной и исполнительной власти

государства, аспиранты, докторанты, магистранты, студенты. Участие может осуществляться по предварительной заявке, по специальному приглашению, реже - в свободном порядке с регистрацией при входе на мероприятие.

Участие в НМП может быть как очным, так и заочным. Очное участие подразумевает присутствие участника на мероприятии, выступление с докладом, участие в дискуссиях. Заочное участие предполагает обмен мнениями с участниками мероприятия, осуществляемый посредством публикации результатов исследований в сборнике материалов конференции.

По итогам проведения НПМ или до его начала возможно издание сборника материалов (научных трудов).

К видам НПМ относятся: научный круглый стол, научный семинар, конференция, форум, конгресс, симпозиум и др.

Конференция - широко распространенный вид НПМ, посвященный одной теме, проводящийся в конкретном месте в определенное время по заранее заявленной тематике. Количество очных участников конференции, как правило, составляет не менее 80-100 человек. Работа конференции ведется согласно заранее сформированной организаторами программе, созданной по предварительным заявкам участников (как правило, печатный документ). Временные рамки конференции - 1-3 дня.

Научный круглый стол - мероприятие, посвященное рассмотрению и обсуждению одного вопроса в течение ограниченного промежутка времени (как правило, 1,5-3 часа). Круглый стол подразумевает свободное обсуждение участниками заявленной проблемы. Количество участников обычно составляет 20-60 человек.

Научный семинар - мероприятие, в рамках которого может происходить обсуждение различных тем посредством заслушивания результатов научных исследований участников. Цель семинара - получить важные для участников мнения специалистов по обсуждаемым проблемам, в результате чего скорректировать направления представляемых исследований. Работа семинара проходит в течение ограниченного промежутка времени (1,5-5 час.). Количество участников, как правило, может составлять 20-70 человек.

Форум - это крупномасштабное мероприятие, включающее проведение нескольких конференций и иных видов НПМ разного уровня, объединенных общей тематикой. Проводится обычно в течение 2-7 дней. Количество очных участников форума составляет в большинстве случаев не менее 500 человек. Отличается широким представительством участников.

Конгресс - крупное НМП международного характера, предназначенное для определенной целевой аудитории, обозначаемой в названии: например, «конгресс отоларингологов» и т.п.

НМП по охвату участников (статусу) может быть вузовским, межвузовским, городским, региональным, межрегиональным, всероссийским, международным и др.

Вузовское НПМ - категория НПМ, подразумевающая участие в мероприятии представителей только вуза-организатора. Осуществляется для

предварительного обсуждения некой темы (в качестве подготовки перед обсуждением широкой общественностью); для обсуждения закрытой тематики. Вузовское НПМ может проводиться и при участии сторонних специалистов, если масштаб обсуждаемой проблемы незначителен. Вузовская конференция - редкая форма, так как обычно конференция подразумевает более широкий круг участников.

Межвузовское НПМ предполагает, что среди организаторов, участников и членов оргкомитета - два и более вуза, представители которых, как правило, выступают в качестве докладчиков на пленарном заседании, руководителей секционных заседаний конференции и т.п.

Городское НПМ проводится при организации и участии различных структур города, представители которых руководят секционными заседаниями конференции и выступают с докладами на пленарном заседании.

Региональное НПМ - среди организаторов, участников и членов оргкомитета представители одного региона страны, желательно - среди руководителей секционных заседаний конференции и более крупных мероприятий.

Межрегиональное НПМ проводится представителями не менее трех регионов страны, причем в составе оргкомитета, как правило, 10 и более человек.

Всероссийское НПМ предполагает участие не менее пяти регионов страны, в составе оргкомитета также 10 и более человек.

В международном НПМ принимают участие представители не менее трех зарубежных стран, состав оргкомитета включает 5-10 человек, выступающих в качестве руководителей секционных заседаний конференции и более крупных мероприятий.

По характеру содержания конференция может быть собственно научной, научно-практической, научно-теоретической, научно-методической, научно-технической и др.

Научная конференция подразумевает представление результатов исследований в различных областях современной науки (по заявленной тематике конференции).

Особенностью научно-практической конференции является рассмотрение достижений/результатов исследований, которые внедрены в производство или подлежат реализации/использованию на практике в ближайшее время.

Научно-теоретическая конференция подразумевает изложение результатов исследований по направлениям, представляющим как актуальный интерес, так и на долговременную перспективу.

Научно-методическая конференция предусматривает рассмотрение и дальнейшее совершенствование способов/методик наиболее эффективного получения и использования результатов исследований.

На научно-технической конференции обсуждаются результаты исследований в технической сфере, которые могут быть реализованы на практике как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

Соорганизаторами НПМ, помимо вуза, могут являться официальные партнеры вуза, с которыми заключены договоры о сотрудничестве, подразумевающие и подобное взаимодействие; иные организации, давшие письменное согласие на использование своего названия в качестве соорганизатора в официальных материалах конференции. Соорганизаторы по договоренности осуществляют различные работы по подготовке и проведению мероприятия.

НПМ проводится на основании распорядительного документа, утвержденного заведующим кафедрой (кафедральное) или директором института/филиала (институтское НПМ или НПМ филиала). Финансируемое университетом НПМ регламентируется приказом ректора вуза.

Ответственным за проведение кафедрального мероприятия является заведующий кафедрой, институтского - директор института, мероприятия филиала - директор филиала.

В зависимости от уровня мероприятия директор вправе создавать рабочую группу по организации НПМ, в состав которой входит заместитель директора по научной работе и, при необходимости, представители каждой из кафедр. Рабочая группа занимается подготовкой документов, проводит технические работы и взаимодействие с подразделениями вуза.

Рабочая группа также осуществляет действия по подготовке общеуниверситеского мероприятия на выделенном участке работ. Состав рабочих групп институтов/филиалов, предназначенных для данной цели, предоставляется руководителем подразделения проректору по научной работе в начале каждого календарного года.

Институт вправе инициировать НПМ любого уровня.

Организация мероприятий внутри вуза может быть структурирована следующим образом. В научном департаменте создается специальный отдел (сектор) конференций, который будет заниматься организацией крупных научных мероприятий и проводить консультации для институтов и кафедр в подготовке институтских и кафедральных мероприятий. Инициаторами общевузовских мероприятий могут являться кафедра/институт/филиал, научный департамент.

Порядок финансирования НПМ

Выделение финансовых средств на проведение НПМ происходит планово (ежегодное планирование расходов проректора по НР) или в особых случаях - внепланово (по письменному решению ректора). Возможно финансирование за счет субсидии, предоставляемой победителям конкурса. Подобные конкурсы объявляют фонды (например, Российский гуманитарный научный фонд - РГНФ), органы власти субъектов Федерации (например, Комитет по науке и высшей школе Санкт-Петербурга) и т.п.

Сторонние участники финансируемого вузом НПМ, как правило, компенсируют расходы, связанные со своим участием, посредством перечисления оргвзноса на счет вуза, за исключением почетных, специально приглашенных гостей, состав которых определяется оргкомитетом. Размер оргвзноса калькулируется финансово-экономическим управлением вуза по представлению руководителя рабочей группы по проведению НПМ. Расходы на участие сотрудников и аспирантов институтов и филиалов самого вуза в мероприятиях, организованных вузом, могут им и компенсироваться.

2. Общие подходы к организации научно-представительских

мероприятий в вузе

Для организации научно-представительского мероприятия необходимо учитывать основные составляющие:

1. Концепция мероприятия;

2. Документационное обеспечение;

3. Работа с участниками;

4. Составление сборника;

5. Технологическое обеспечение работы мероприятия (заседания).

Концепция мероприятия

Концепция мероприятия формулируется на самом раннем этапе организации. Следует отметить, что без определения концепции на раннем этапе планирования возможны перекосы в планировании и подготовке, что способно привести к сбоям на итоговом этапе проведения мероприятия.

К элементам концептуального плана относятся:

• цель проведения;

• статус и название;

• дата и место проведения;

• количество участников;

• наличие и состав рабочей группы;

• состав оргкомитета;

• издание сборника материалов;

• перечень расходов.

Среди целей проведения НПМ - желание организаторов обсудить на представительном и официальном уровнях, с приглашением видных специалистов, заявленную тему; желание позиционировать вуз как ведущий центр в заявленной области и опытного «игрока» на рынке образовательных услуг, обладающего к тому же научными разработками; возможность приглашения к диалогу потенциальных партнеров вуза для завязывания и поддержания деловых отношений. Организация крупного мероприятия может преследовать в разной степени все обозначенные цели.

Документационное обеспечение

Для проведения научного мероприятия, особенно высокого уровня, необходим распорядительный документ (приказ руководителя),

легитимизирующй проведение мероприятия. Среди документов,

необходимых для обеспечения эффективного проведения мероприятия, -утвержденный план подготовки со сроками и ответственными исполнителями, смета расходов и доходов, служебные записки, регулирующие отношения между службами университета (финансовой, юридической, хозяйственной, информационной и т.д.).

Работа с участниками

Работа с участниками конференции опирается на решение следующих основных вопросов:

• планирование количества и уровня приглашенных;

• рассылка приглашений;

• прием и систематизация заявок;

• подготовка программы проведения мероприятия;

• организация оплаты участия;

• консультации, помощь в расселении;

• сопровождение участников на мероприятии.

Составление сборника

Сборник материалов конференции может быть издан до мероприятия или по итогам его работы. В первом случае он выдается участникам при регистрации, во втором - рассылается по почте. Составление сборника включает следующие основные этапы:

• определение критериев для публикации;

• определение примерного объема сборника, сметы на издание;

• подбор и утверждение редакционной коллегии;

• сбор и отбор статей, редактирование;

• подготовка оригинал-макета, тиражирование;

• распространение (рассылка) участникам.

Технологическое обеспечение работы конференции

Технологическое обеспечение работы конференции - наиболее динамичный этап мероприятия, подразумевающий следующие его составляющие:

• составление поэтапного плана проведения мероприятия;

• назначение исполнителей, ответственных за этапы проведения мероприятия;

• составление пошагового плана-графика с поминутным расписанием действий ответственных исполнителей;

• подготовка помещений и техники;

• встреча гостей (транспорт, сопровождение);

• регистрация участников при входе на мероприятие;

• распространение пакетов участника (программа конференции, блокнот, ручка, папка);

• организация питания участников;

• ответы на вопросы гостей в процессе проведения мероприятия;

• проводы гостей (транспорт, сопровождение);

• уборка помещений после мероприятия.

На расширенной схеме (рис.1) показаны основы проведения мероприятия, организуемого институтом, взаимоотношения между подразделениями вуза в процессе подготовки, выделены и охарактеризованы основные этапы.

3. Организация в вузе научных выставок

Организация научных выставок в вузе осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и обычно регламентируется уставом вуза и внутривузовскими нормативными актами, касающимися различных сторон научной работы.

Основные понятия, связанные с выставочной деятельностью, сформулированы на основе анализа российского опыта практического воплощения научно-представительского мероприятия, а именно: Научная выставка профессорско-преподавательского состава вуза - специально организованная в конкретном месте в определенное время демонстрация научных достижений сотрудников вуза.

Экспонатами научной выставки ППС (далее - выставки) могут являться: различные демонстрационные материалы научных разработок, такие, как приборы или макеты приборов; авторские чертежи и плакаты; стенды; буклеты и каталоги; научные книги (монографии); сборники научных трудов ППС вуза; сборники материалов конференций, проводимых в вузе; вузовские научные журналы и т.п.

Выставки могут быть:

• постоянно действующими;

• организованными как самостоятельное мероприятие;

• приуроченными к крупному научно-представительскому мероприятию

(конференции, форуму и т.п.).

Выставка может функционировать на площадке кафедры (института), быть организованной в специальном помещении вуза или за его пределами. Цели научных выставок - демонстрация и актуализация научных достижений ППС вуза как внутри вуза, так и перед широкой общественностью, в том числе научной, бизнес-сообществом, потенциальными партнерами; установление взаимовыгодных научных контактов.

Задача таких выставок - стимулировать позиционирование любой научной разработки ППС вуза, активизировать научную работу его институтов и филиалов.

Организаторами выставки могут выступить кафедра, институт, филиал, научный департамент (сектор выставок).

Организацией кафедральной постоянно действующей или временной выставки занимается ответственный за научную работу кафедры.

Расширенная схема проведения институтского мероприятия

I. Этап подготовки основных документов____________________

ИДЕЯ: кафедра/ институт

í>

Не соответствует

Проверка соответствия: сотрудник научного деп-та (сектора конференций - СК) -

• План научных мероприятий

• План научных изданий

• План расходов проректора по НР на календ. год

• План закупок на календ. год

Концепция:

Цель проведения

Рабочая группа

Оргкомитет

Статус

Название

Дата

Место проведения Кол-во участников Финансирование Сборник трудов Перечень расходов

Не

утверждено

Подготовка обоснования для включения в планы, проверка в СК, утверждение у проректора по НР

Не финансируемое вузом мероприятие

• Ириказ

ректора/проректора по НР (подготовка проекта и согласование)

Утверждено

Соответствует

Подготовка документов (проверка в СК, утверждение у проректора по НР):

1. Содержательные

• Информационное письмо

• База рассылки

• Список почетных гостей

• Проект резолюции

• Реклама на сайт и в газету

2. Распорядительные

• План подготовки

• Состав рабочей группы

Финансируемое вузом мероприятие

• Приказ ректора (подготовка проекта и согласование)

• Перечень расходов для составления сметы и перечень доходов для составления

• Расшифровка оргвзноса для составления калькуляции оргвзноса

• Перечень товаров для закупок

• Составление договоров с юр. и физ. лицом - сторонними участниками конференции (юридическая служба)

II. Этап подготовки мероприятия (конференции)

Не финансируемое Финансируемое

вузом мероприятие вузом мероприятие

2

• Прием заявок и редактирование тезисов

• Работа с участниками (консультации, прием и размещение)

• Контроль приема оргвзносов

• Составление программы мероприятия с учетом докладов пленарного заседания и согласование с проректором по НР

• Составление макета сборника мероприятия, согласование с проректором по НР и рассмотрение макета сборника на НТС, печать сборника (возможно по итогам мероприятия)

• Печать программы

• Заказ помещений

• Оформление помещений для мероприятия)

• Подготовка мультимедиа оборудования

• Формирование презентационных материалов (папок) для участника (в случае необходимости)

• Контроль составления сметы доходов и расходов

• Контроль составления калькуляции оргвзноса и приказа на оргвзнос

• Получение от юристов согласованной болванки договора для сторонних участников

• Прием заявок и редактирование тезисов

• Работа с участниками (консультации, прием и размещение)

• Контроль приема оргвзносов и оформления договоров для сторонних участников

• Контроль осуществления закупок

• Составление программы мероприятия с учетом докладов пленарного заседания и согласование с проректором по НР

• Составление макета сборника мероприятия, согласование с проректором по НР и рассмотрение макета сборника на НТС, печать сборника (возможно по итогам мероприятия)

• Печать программы

• Заказ помещений

• Оформление помещений для мероприятия

• Подготовка мультимедиа оборудования

• Формирование презентационных материалов (папок) для участника (в случае необходимости)

III. Проведение мероприятия (конференции)

• Инструктаж технических работников конференции

• Подготовка кофе-брейка (иных видов питания)

• *Возможна организация выставки достижений организаторов

• Встреча, регистрация участников, вручение папок

• Работа с почетными гостями

• Осуществление фотографирования

• Работа со СМИ

• Контроль принятия и оформление резолюции

• Проводы гостей

• Уборка помещений

т

т

IV. Подведение итогов мероприятия (конференции)

Не финансируемое вузом мероприятие

Финансируемое вузом мероприятие

• Оформление отчета для сайта, контроль размещения

• Фотоотчет

• Составление макета сборника мероприятия, согласование с проректором по НР и рассмотрение макета сборника на НТС, печать сборника (в случае издания по итогам мероприятия). Рассылка сборника

• Отчет по мероприятию с фото для научного департамента (в установленном порядке)

• Оформление отчета для сайта, контроль размещения

• Фотоотчет

• Финансовый отчет (+ итоговая смета)

• Составление макета сборника мероприятия, согласование с проректором по НР и рассмотрение макета сборника на НТС, печать сборника (в случае издания по итогам мероприятия). Рассылка сборника

• Отчет по мероприятию с фото для (в установленном порядке)

4

Рис.1. Расширенная схема проведения институтского мероприятия

Для организации выставок в институте и филиале должна быть создана постоянно действующая под руководством заместителя директора по научной работе рабочая группа, в состав которой входят представители кафедры (от одного и более) из числа постоянных сотрудников.

Задачами рабочей группы являются организация постоянно действующих или временных выставок, приуроченных к институтским мероприятиям, а также участие в подготовке, разработке концепции, доставке и курировании экспонатов общевузовских выставок.

Состав рабочих групп институтов/филиалов представляется директором проректору по научной работе в начале каждого календарного года. Проректор по научной работе вправе привлекать состав рабочих групп для организации общевузовских выставок, приуроченных к крупным представительским мероприятиям вуза.

Порядок организации кафедральной/институтской выставки,

выставки филиала

Выставка проводится на основании распорядительного документа, утвержденного заведующим кафедрой (кафедральная) или директором института/филиала (институтская выставка или выставка филиала).

Содержание выставки, описание экспонатов приводится в буклете (каталоге) выставки, разрабатываемом организаторами.

Сведения, рекламирующие проведение выставки, могут размещаться на сайте вуза в разделе «Научная деятельность» по представлению ответственного за проведение выставки заведующего кафедрой или директора института/филиала.

Сведения о проведенных выставках представляются в научный департамент два раза за календарный год (июнь, декабрь) в рамках комплексной отчетности по научной работе института/филиала.

Порядок организации общевузовских научных выставок

Общую организацию общевузовских научных выставок, а именно: формирование списка экспонатов и координацию рабочих групп, -осуществляет научный департамент, который при необходимости организует выпуск буклета выставки.

4.Планирование и контроль научно-представительской деятельности

структурных подразделений вуза

Сведения о планируемых в будущем календарном году НПМ кафедры/института/филиала представляются в сектор конференций в каждом календарном году (ноябрь) на основании распоряжения проректора по научной работе.

Сектор конференций формирует план НПМ на год. Рассмотрение и утверждение плана происходит на заседании Научно-технического совета (НТС). После принятия на НТС план может быть опубликован на сайте вуза в разделе «Научно-представительская деятельность» для сведения всех

заинтересованных лиц, в том числе с целью привлечения широкого круга участников данных мероприятий.

Форма плана НПМ может выглядеть следующим образом (табл.1):

Таблица 1

План научно-представительских мероприятий

Струк- турное подраз- деление (инсти- тут, кафедра) Статус меропри- ятия Вид меропри- ятия Названия меропри- ятия Сроки проведе- ния Планиру- емое количество участников Ответствен- ный за проведение мероприятия

1 2 3 4 5 6 7

Отчет за предыдущий квартал, согласно утвержденной форме, о проведенных кафедрой/институтом/филиалом НПМ представляется в сектор конференций в начале каждого квартала текущего года.

Сектор конференций контролирует включение НПМ в план общеуниверситетских мероприятий и осуществляет общую организацию, взаимодействует с различными подразделениями университета по данному вопросу. Сектор конференций вправе использовать в подготовке общеуниверситетского мероприятия сформированные по представлению директора рабочие группы института/филиала.

Необходимо отметить, что ППС вуза также участвует в конференциях, организуемых сторонними организациями. Учет и контроль подобных мероприятий необходим ввиду того, что данные сведения запрашиваются у вузов государственными органами контроля образовательных учреждений.

ЛИТЕРАТУРА

1. Крэйвен Р. И., Голабовски Л.Дж. Организация деловых встреч и мероприятий/Пер. с англ. СПб., 2008.

2. Пасмуров А. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. СПб., 2006.

3. Романцов А.Н. Event-маркетинг. Сущность и особенности организации. М., 2009.

4. Сондер М. Ивент-менеджмент. Организация развлекательных мероприятий. Техники, идеи, стратегии, методы/Пер. с англ. М., 2006.

5. Шумович А. Великолепные мероприятия. Технология и практика event management. М., 2007.

6. Шумович А., Берлов А. Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий. М., 2009.

7. Эпплби П. Организация конференций/Пер.с англ. М.: 2004.

8. Event-менеджмент. Профессиональная организация успешных мероприятий/Пер. с нем. СПб., 2010.