CC BY
103
УДК 338.24:004
МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ ПО ПРОИЗВОДСТВУ ОКОН КАК ИНСТРУМЕНТ
ДОСТИЖЕНИЯ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ЦЕЛЕЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ BALANCED SCORE CARD
Д. Н. Люлякина, А. Г. Лазуко
THE BUSINESS PROCESS MODELING OF A COMPANY PRODUCING WINDOWS AS A WAY OF ACHIEVEMENT OF STRATEGY GOALS USING BALANCED SCORE CARD
D. N. Lyulyakina, A. G. Lazuko
Аннотация. Актуальность и цели. Эффективность предприятий малого бизнеса зависит от качества управления, в основе которого лежит модель бизнеса как объекта управления. Целью данной работы является моделирование бизнес-архитектуры компании, производящей пластиковые окна. Материалы и методы. Статья посвящена исследованию возможностей моделирования системы бизнес-процессов как эффективного инструмента управления на предприятии (на примере компании по производству окон). При моделировании бизнес-архитектуры использовано инструментальное средство ARIS Express. Результаты. Проведен анализ взаимосвязи различных элементов бизнес-архитектуры: организационной структуры и системы бизнес-процессов. Рассмотрены особенности отражения миссии и стратегических целей компании на карте бизнес-процессов с использованием BSC (Balanced Score Card). Выводы. Опора на бизнес-архитектуру компании при достижении стратегических целей и реализации миссии компании предоставляет малому бизнесу несомненные конкурентные преимущества. Эффект от применения малым бизнесом технологий управления на основе процессного подхода очень высок.
Ключевые слова: бизнес-процесс, моделирование, нотация, организационная структура, сбалансированная система показателей.
Abstract. Background. The effectiveness of small business depends on the quality of management, based on the business model as a control object. The purpose of this article is a modeling of business architecture of a company producing plastic windows. Materials and methods. The article reviews the possibilities of business process modeling as an efficient tool of management of the company (with a company producing windows as an example). The program ARIS was used for modeling of business architecture. Results. Interrelation of different business architecture elements, namely the organization chart and the business process system was analyzed. The features of reflection of mission and strategy goals on the business process chart using BSC were reviewed. Conclusions. Business architecture allows to get the competitive advantages for achievement of strategy goals and mission of a company. Use of management technologies based on process modeling is very efficient.
Key words: business process, notation, organization chart, balanced system of the
rates.
Понятие «моделирование бизнес-процессов» оказалось в арсенале большинства аналитиков одновременно с появлением на рынке сложных программных продуктов, высоких технологий, предназначенных для автомати-
зации управления предприятием. Перед внедрением подобных систем необходимо проведение глубокого предпроектного исследования деятельности компании. Результатом этого исследования становится экспертное заключение, в котором отдельными пунктами выносятся минусы в управлении деятельностью компании. На основании этого заключения непосредственно перед проектом внедрения системы автоматизации проводится реорганизация бизнес-процессов, иногда достаточно серьезная и болезненная для компании.
На сегодняшний день в России много компаний, для которых большим конкурентным преимуществом может стать внедрение системы управления предприятием, основанной на процессном подходе. Однако не все руководители компаний это осознают.
Традиционный подход к проектированию бизнес-процессов предполагает описание состояния «как было», поиск узких мест и внесение изменений в систему бизнес-процессов, которую после этого можно рассматривать как «исправленное "что было"». Но этот вариант подходит для не совсем запущенных случаев. А что делать, если компания «держится на волоске»? Отсутствие ориентации на то, «что нужно» - большой недостаток традиционного подхода; это особенно заметно, когда текущая цель руководителя мало связана с деятельностью компании.
Модернизация системы управления нацелена на поддержание входящих в бизнес-архитектуру процессов в актуальном состоянии и переход от is» (как есть) к Ш be» (как должно быть). Грамотные, талантливые бизнес-аналитики (или опытные руководители) обычно пытаются выстроить бизнес-процессы «как надо». Однако бывает и такое, когда «как надо» не в состоянии сказать никто - например, если это новый вид бизнеса или предприятие со сложной бизнес-архитектурой, нуждающееся в повышении эффективности своей работы. Оптимизировать деятельность такой компании возможно лишь с помощью глубокого анализа действующих бизнес-процессов. При этом анализ бизнес-архитектуры может выявить, что связи между подразделениями хорошо выстроены и их взаимодействия являются оптимальными, а возможности для повышения эффективности бизнеса следует искать в других местах. Преимущества формализации бизнес-процессов компании не концентрируются только в настоящем, не сводятся только к повышению управляемости компании, достижению целевых показателей эффективности бизнеса, получению возможностей масштабирования бизнеса, но и дают компании ресурсы и технологии для выстраивания антикризисных стратегий в случае неблагоприятного развития событий для бизнеса. Риски неблагоприятного изменения экономической среды есть всегда, предотвратить или снизить вероятность таких изменений компания не в силах, но в хорошо структурированном бизнесе есть резервы противостояния таким напряженным моментам в деятельности компании. На основании системы бизнес-процессов можно выстроить стратегию, определяющую, на каких процессах и на каких уровнях можно «сыграть», чтобы выйти из кризисной ситуации и вновь быть «на плаву».
В настоящее время существует три основных способа моделирования текущего состояния бизнес-процесса как объекта управления - словесное, формальное и графическое.
Словесное описание представляет отображение процессов в неформальной форме: инструкции, положения, руководства. Формальное описание, наоборот, основывается на специальных формах для заполнения, которые отражают состояние бизнес-процессов через систему документооборота.
Особого внимания заслуживает визуализация бизнес-процессов за счет использования инструментальных средств, поддерживающих различные нотации моделирования бизнес-процессов. В последнее время становится все актуальнее применение графического описания бизнес-процессов, позволяющего с наибольшей эффективностью решать задачи моделирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов, а также наглядно представлять важную информацию, касающуюся бизнеса.
Производство пластиковых окон - популярный вид бизнеса уже несколько лет благодаря спросу, который долгое время держится на высоком уровне. Затраты на организацию этого бизнеса невысоки, особенно если начать с установки окон, а после того, как будет сформирована клиентская база, приступить к организации их производства. Клиентская база в этом виде бизнеса формируется за счет тех, кто при покупке или строительстве дома устанавливает металлопластиковые окна или просто меняет старые деревянные конструкции на новые. Строительство жилой и коммерческой недвижимости также ведется достаточно быстрыми темпами, поэтому пластиковые окна пользуются и будут продолжать пользоваться большим спросом. Однако это - высококонкурентный вид бизнеса, так как недорогой «входной билет» приводит к появлению большого числа новых компаний. Но и уходят из этого бизнеса, так и не добившись успеха, многие. Важность отработки бизнес-процессов компании по производству окон многими руководителями не осознается, нанимаются случайные люди, производится продукт невысокого качества, клиенты недовольны качеством обслуживания, сервиса и т.п., многочисленные претензии могут вылиться в судебные иски. Компании, существующие на отечественном рынке от десяти лет и выше, в той или иной части задействуют бизнес-архитектуру при повышении эффективности бизнеса. Но и только пришедшие в эту сферу компании могут получить конкурентные преимущества и защиту от многочисленных рисков, если будут уделять внимание отработке и модификации бизнес-процессов.
Описание взаимодействия бизнес-процессов в компании, занимающейся производством окон, как и в любой другой компании, нужно начинать с выделения бизнес-направлений (широты спектра оказываемых услуг). Затем необходимо определить роль, принадлежность и значимость формализации бизнес-процессов для конкретной ветки бизнеса. Выделение бизнес-направлений в компании по производству окон приводит к определению внутри каждого из основных бизнес-процессов подпроцессов следующего уровня.
Роль бизнес-процесса на предприятии может быть многоаспектной, например, результатом бизнес-процесса «Производство пластикового окна» будет готовая продукция, предназначенная для удовлетворения нужд и получения прибыли. С другой точки зрения этот бизнес-процесс позволит рассмотреть возможности расширения линейки предлагаемых товаров, определения ценового диапазона для них. Также при детальном анализе бизнес-процесса можно получить информацию о рентабельности для производства возможных изменений технологии изготовления продукции с учетом пожеланий клиентов. Возможны дополнительные опции для клиентов (пластик различных цветов, нанесение защитных покрытий и т.п.), которые очень востребованы, имеют мало аналогов на локальном рынке присутствия компании и при этом вполне рентабельны. Введение этих опций позволит увеличить клиентскую базу, а также создаст репутацию фирме. Получить представление о драйверах развития фирмы можно при детальном рассмотрении бизнес-
процессов, определяя места возможных модификаций для достижения определенных целей.
Принято делить бизнес-процессы, составляющие бизнес-архитектуру компании, на основные, вспомогательные и сопутствующие.
Для предприятий мелкого и среднего бизнеса, занимающихся производством окон, рассмотрим бизнес-процессы верхнего и нижнего уровней с целью наглядного представления, регламентирования и моделирования процессов и подпроцессов компании.
В компании по производству окон основными бизнес-процессами являются производство продукции (окон) и оказание услуг по установке готовой продукции (окон). К вспомогательным процессам компании можно отнести ресурсное обеспечение, привлечение клиентов, работу с заявками клиентов. Сервисное и гарантийное обслуживание представляет собой сопутствующие процессы компании.
Все вышеописанные бизнес-процессы заслуживают тщательной проработки, декомпозиции, углубленного изучения. Моделирование бизнес-процессов позволяет занять уверенные позиции на рынке и быть конкурентоспособной компанией независимо от воздействий внешней среды.
С помощью различных нотаций можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных направлениях. Согласно ГОСТ Р ИСО/МЭК 9072-1-2014, нотация определяется как «набор символов, используемых для визуального моделирования чего-либо (обычно системы, структуры или процесса). Нотация может быть использована информационным архитектором или дизайнером взаимодействий» [1]. При этом широта и глубина исследований процессов в системе определяются самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.
Фундаментом многих современных методологий для моделирования бизнес-процессов является методология стандартов ГОЕБ. Рассмотрим основные и вспомогательные процессы компании по производству окон в нотации (диаграмме) ГОЕР0 (рис. 1).
Рис. 1. Нотация ГОЕБО диаграмма А0 «Производство окон»
Нотация IDEF0 обычно используется для описания процессов верхнего уровня, хотя и позволяет описать всю деятельность компании. Отличительной особенностью нотации является возможность отображения не только входов и выходов каждого блока, но и «управления» и «механизмов». В нотации IDEF0 бизнес-процесс отображается в виде прямоугольника, в который входят и из которого выходят стрелки: слева входящая стрелка - вход бизнес-процесса (данные или материальные объекты, которые будут преобразованы в ходе выполнения процесса); справа исходящая стрелка - выход бизнес-процесса (готовый продукт, преобразованные данные); сверху входящая стрелка - управление бизнес-процесса (информация или документ, которые определяют, как должен выполняться бизнес-процесс, как должно происходить преобразование входа в выход); снизу входящая стрелка - механизм бизнес-процесса (то, что преобразовывает вход в выход: сотрудники или техника). Выход одного бизнес-процесса может быть входом / управлением / механизмом другого бизнес-процесса.
Для основного бизнес-процесса производства продукции (окон) рассмотрим дуги ICOM (Input - вход, Control - управление, OutPut - выход, Mechanism - механизм): вход - это сформированный заказ; механизм - персонал и бухгалтерская система, материалы; управление - правила и процедуры; выход - готовые окна.
Перспектива выполнения бизнес-процессов связана с организационной структурой компании. Согласно ГОСТ Р 55272-2012, организационная структура является уникальной для каждой организации. Высшему руководству следует формировать ее с учетом миссии организации, стратегии, направлений деятельности, используемых ресурсов, производимой продукции, размеров организации, компетентности персонала и других факторов [2]. В системе ARIS Express представим организационную структуру компании по производству окон (рис. 2).
Рис. 2. Организационная структура компании по производству окон
С помощью детального описания организационной структуры можно проанализировать количество уровней иерархии, выявить наличие слишком
большого или слишком малого количества подчиненных у одного руководителя.
При реализации процессного подхода выделяют шесть наиболее распространенных организационных структур управления: линейная организационная структура, функциональная организационная структура, линейно-функциональная организационная структура, линейно-штабная организационная структура управления, матричная организационная структура управления, дивизиональная организационная структура управления. Процессно-ориентированная структура управления основана на управлении отдельными направлениями деятельности (процессами). Управление происходит через владельцев процессов, реализующих функции организации, производящих контроль над процессами и работающих над повышением их эффективности. Непосредственное выполнение операций осуществляют сотрудники, входящие в состав команды процесса, которым назначена часть ответственности и полномочий. Процессный подход к управлению помогает преодолеть функциональные барьеры, сократить информационные потоки (приказы, распоряжения, служебные записки, отчеты и т.п.). За счет управленческих технологий, используемых в процессном подходе, обеспечивается высокое качество производимых товаров и услуг, повышается вовлеченность сотрудников в процессы, их удовлетворенность от работы и результатов.
Организационная структура компании по производству окон представляет собой линейно-функциональную организационную структуру. Такому типу организационной структуры присуще деление функциональных подразделений на более мелкие производственные уровни, каждый из которых выполняет конкретный перечень функций. Руководитель сосредоточивает свое внимание на общих функциях управления, таких как планирование и контроль. Функциональный руководитель координирует и отвечает за результат выполнения только определенной функции в рамках предприятия или стратегического бизнес-подразделения. В результате использования линейно-функциональной организационной структуры уменьшается дублирование потребления материальных и трудовых ресурсов на различных уровнях иерархии компании, формализуются и стандартизируются процессы, возрастает уровень правильного использования и распределения рабочей силы и иных ресурсов.
Отсутствие внятной бизнес-архитектуры компании - часто не единственное упущение в управлении бизнесом. Долгосрочный рост и стабильность связаны с вложениями в стратегическое управление, основанное на выявлении перспективных направлений деятельности компании. Такие инвестиции в будущее ухудшают текущие результаты финансовой деятельности предприятия и зачастую не встречают одобрения у руководства компании. Однако стратегическое управление необходимо, прежде всего, для создания и поддержания взаимосвязей между целями, задачами компании и ее потенциальными возможностями. Для обеспечения процесса стратегического управления применяется методология BSC (Balanced ScoreCard - сбалансированная система показателей), которая преобразует миссию и общую стратегию компании в систему показателей. BSC определяется К. Редченко как «система показателей, которая измеряет то, что не измеряет бухгалтерский учет» [3]. Система сбалансированных показателей компании по производству окон
должна быть поддержана системой бизнес-процессов, иерархическая структура которой наглядно представлена с помощью диаграммы «Карта процессов». На рис. 3 изображены основные и вспомогательные процессы компании по производству окон в виде бизнес-архитектуры.
Основные процессы
X
(
Обработка заявок клиентов /, Ресурсное обеспечение
Рис. 3. Диаграмма «Карта процессов» компании по производству окон
Визуализация бизнес-процессов позволяет сформировать у сотрудников определенную картину целей и задач, провести декомпозицию показателей в соответствии с параметрами функционирования бизнес-процессов. Моделируемые показатели являются основой для мониторинга эффективности и результативности бизнес-процессов на основании степени достижения поставленных целей. При этом «Карта процессов» помогает сконцентировать внимание руководителей компании и персонала на задачах, которые необходимо решить для достижения всех поставленных целей. Например, если компания включает в стратегическое управление цель - стабильное ресурсное обеспечение производства, то появляется необходимость в выделении показателей, выход на плановые значения которых и будет свидетельствовать о достижении цели.
Бизнес-процессами, которые потребуют модификации для достижения цели стабильного ресурсного обеспечения, являются поиск поставщиков, заключение контрактов с поставщиками, заказ материалов, поставка материалов, оплата заказа. Необходимо детализировать качественный показатель стабильности ресурсного обеспечения через показатели, которые достижимы в рамках отдельных процессов: число претензий по заключенным контрактам с поставщиками; число поставок материалов, которые произошли с нарушениями (по вине компании, по вине поставщика); число возвратов брака и т.п. Анализ значений этих показателей в рамках отдельных бизнес-процессов
позволит выработать механизмы решения проблем и достижения плановых значений выделенных показателей. Система сбалансированных показателей позволяет минимизировать недостатки использования только финансовых критериев для оценки деятельности предприятия.
Моделирование деятельности компании в различных программных продуктах сводится к выделению, формализации и структурированию бизнес-процессов с целью формирования на их основе «прозрачного» представления процессов компании.
Моделирование бизнес-процессов - это ответ практически на все вопросы, касающиеся совершенствования деятельности предприятия и повышения его конкурентоспособности. При внедрении этой методологии на предприятии можно получить информацию, которая позволит самостоятельно совершенствовать деятельность компании и прогнозировать ее будущее. Интерпретация бизнес-процессов позволяет структурировать данные о компании, обнаруживать проблемные места и изменять бизнес-процессы в необходимом направлении.
Список литературы
1. ГОСТ Р ИСО/МЭК 9072-1-2014. Системы обработки информации. Передача текста. Удаленные операции. - М. : Стандартинформ, 2014. - Ч. 1. Модель, нотация и определение услуг.
2. ГОСТ Р 55272-2012. Системы менеджмента организаций. Рекомендации по структуре и составу элементов. - М. : Стандартинформ, 2012. - 6 с.
3. Редченко, К. БУЛлюция сбалансированной системы показателей / К. Редченко // Корпоративный менеджмент. - URL: http://www.cfin.ru/management/controlling/ evalution.shtml
Люлякина Дарья Николаевна
студентка,
Пензенский государственный университет E-mail: [email protected]
Lyulyakina Darya Nikolaevna student,
Penza State University
Лазуко Алина Георгиевна
студентка,
Пензенский государственный университет E-mail: [email protected]
Lazuko Alina Georgievna student,
Penza State University
УДК 338.24:004 Люлякина, Д. Н.
Моделирование бизнес-процессов компании по производству окон как инструмент достижения стратегических целей с использованием BALANCED
SCORE CARD / Д. Н. Люлякина, А. Г. Лазуко // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. - 2015. - № 1 (13). - C. 64-71.
