Международные стандарты в области инновационного делопроизводства промышленных предприятий Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

УДК 651.4/.8(075.8)

МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ В ОБЛАСТИ ИННОВАЦИОННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Р. О. Никаноров1, А. А. Бондарев2, Л. А. Жереб

Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева

Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31 Е-mail: [email protected], [email protected]

Указаны основные преимущества системы электронного документооборота. Представлены основные государственные и международные стандарты в сфере инновационного делопроизводства в РФ. Обозначены основные проблемы стандартизации электронного документооборота.

Ключевые слова: инновационное делопроизводство, система электронного документооборота, стандарты ИСО, государственные стандарты.

INTERNATIONAL STANDARDS IN THE FIELD OF INNOVATIVE RECORDS MANAGEMENT OF INDUSTRIAL ENTERPRISES

R. O. Nikanorov1, A. A. Bondarev2, L. A. Jereb

Reshetnev Siberian State Aerospace University 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation Е-mail: [email protected], [email protected]

The main advantages of electronic document management system. Presents the main national and international standards in the field of innovation management in the Russian Federation. The basic problems of standardization of electronic document management.

Keywords: innovation management, electronic document management system, ISO standards, state standards.

Развитие технологий и техники повсеместно сопутствует новым начинаниям и упрощению всех процессов жизнедеятельности человека. Данные тенденции направлены на развитие многих направлений деятельности, в том числе, в сфере делопроизводства.

В настоящее время на российских и зарубежных предприятиях широкое распространение получил электронный документооборот, который с каждым годом охватывает все большее количество компаний, стремящихся перейти от аналоговой системы документооборота (бумажной формы) к цифровой форме.

Документооборот представляет собой процесс создания, получения и дальнейшей обработки важнейших для организации документов, включает в себя передачу, хранение, изменение документации.

Система электронного документооборота (СЭДО) создана для упрощения классической формы управления организацией за счет реализации инновационных принципов данной системы:

- документ регистрируется и идентифицируется один раз;

- доступ к информации можно получить, используя несколько источников, что обеспечивает более оперативную обработку данных;

- существование документа в системе является непрерывным процессом;

- управление всей информацией в системе является согласованным, что исключает дублирование документов;

- осуществляется быстрый поиск документов в системе, информация об искомом объекте предоставляется в минимальном объеме;

- обеспечивается высокая степень защищенности документов [2].

Секция «Инновационная деятельность промышленных предприятий»

В то же время развитие СЭДО в России имеет ряд проблем, сдерживающих более интенсивное внедрение. Так, одной из них является отсутствие единых государственных стандартов, требований к системам электронного документооборота.

Несмотря на широкое применение информационных и компьютерных технологий во всех сферах российской экономики, отечественный документооборот до сих пор базируется на использовании бумажных носителей. Отсюда - сочетание традиционных, «бумажных», методов с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве. Системы электронного документооборота лишь сопровождают бумажный документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных операций по обработке документов, что ограничивает инновационную составляющую делопроизводства предприятий. На Западе делопроизводство и документооборот давно уже строятся исключительно на безбумажных принципах.

В России на сегодняшний день существует множество стандартов, которые носят рекомендательный характер и касаются регламентации электронного документооборота.

Любой сфере деятельности характерен свой специфический набор понятий и терминов. Перечень стандартных терминов в области делопроизводства и архивного дела, включая термины, касающиеся электронного делопроизводства, установлены в ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Стандартом, устанавливающим требования к электронному сообщению, обеспечивающему взаимодействие систем управления документами, в части формата, состава и содержания, является ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами». Сообщение передается из системы в систему в виде файла (набора файлов). Обязательной его частью является паспорт, а конверт и дополнительные файлы - необязательными частями.

Паспорт и конверт электронного сообщения представляют собой XML-документы установленной настоящим стандартом структуры, с заданным составом элементов и их атрибутов. Требования к форматам и количеству дополнительных файлов настоящим стандартом не устанавливаются.

Электронное сообщение в целом и его составные части могут быть подписаны электронными подписями и (или) зашифрованы. Порядок применения такой подписи и шифрования не является предметом настоящего стандарта, а рассматривается как «внешний» по отношению к нему и регламентируется отдельными документами [3].

Разработкой данного ГОСТа занималось технический подкомитет по стандартизации ТК459/ПК6. Кроме того, разработаны еще два стандарта, касающиеся электронного документооборота, и основывающиеся на стандартах ИСО. Это ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» и ГОСТ Р 54989-2012/IS0/TR 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».

Многообразие различных ГОСТов создает «путаницу» и является серьезным фактором, сдерживающим инновационное развитие электронного документооборота. Однако следует сказать, что этот вопрос не остается без внимания.

Международными организациями по стандартизации планомерно и последовательно ведутся работы по созданию единого общего стандарта. Таким стандартом является ISO 16175 «Information and documentation. Principles and functional requirements for records in electronic office environments» (ИСО 16175 «Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде»).

Стандарт состоит из трех частей, составляющих серию стандартов, посвященных одной тематике и рассматривающих разные аспекты одной проблемы - проблемы определения функциональных требований к электронным документам и окружающей их электронной среде (к документам в электронной среде).

Первая часть стандарта - ИСО 16175-1 «Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде. Часть 1. Основные положения и принципы».

Вторая часть стандарта - ИСО 16175-2 «Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде. Часть 2. Руководство и функциональные требования к документам в электронной офисной среде».

Третья часть стандарта - ИСО 16175-3 «Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде. Часть 3. Руководство и функциональные требования к документам в бизнес-системах» [1].

Стандарт может использоваться:

- разработчиками систем электронного документооборота: как рекомендации при разработке программного продукта и его совершенствованию;

- текущими клиентами системы: как основа для проведения аудита использования системы;

- потенциальными заказчиками: как основа для написания технического задания;

- специализированными учебными заведениями: как методический материал для написания учебных курсов по электронному делопроизводству.

Применение международных стандартов в РФ не является обязательным, тем не менее, необходимо учитывать, что в настоящее время стандартизация работы с документами переходит на международный уровень. Поэтому при внедрении СЭДО и электронных документов в делопроизводство на территории нашей стране необходимо ориентироваться на положения международных стандартов в области электронного документооборота. Путем интеграции международных и российских наборов требований создается единый стандарт, адаптированный под реалии нашей страны, который будет регламентировать использование системы электронного документооборота и электронных документов, а также стимулировать инновационные процессы в области делопроизводства на российских промышленных предприятиях.

Библиографические ссылки

1. ИСО - Международная организация по стандартизации. Разработчик и издатель международных стандартов [Электронный ресурс]. URL: http://www.iso.org/iso/ru/home.htm (дата обращения: 10.03.2015).

2. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство учебник для бакалавров. М. : Юрайт, 2012. 576 с. Сер. «Бакалавр».

3. Подкомитет технического комитета по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» [Электронный ресурс]. URL: http://www.pk6.eos.ru/information/ (дата обращения: 10.03.2015).

© Никаноров Р. О., Бондарев А. А., Жереб Л. А., 2015