CC BY
98
УДК: 065 ББК: 65. 290-2
Дойникова О.Н.
МЕТОДЫ И ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИЯМИ СФЕРЫ
ДЕЛОВЫХ УСЛУГ
Dojnikova O.N.
METHODS AND APPROACHES TO THE MANAGEMENT OF THE ORGANIZATIONS OF BUSINESS SERVICES
Ключевые слова: менеджмент, метод, система управления, система, подсистема, проектный подход, системный подход, программно-целевой подход.
Keywords: management, system management, system, subsystem, project-based approach, system approach, program-target approach.
Аннотация: многогранность методов и подходов к проектированию организационных связей позволяет применять различные в процессе управления подходы и рассмотреть организацию как целостную систему, состоящую из подсистем и элементов; данный подход позволит перейти к рыночным условиям хозяйствования в современных организациях.
Abstract: the diversity of methods and approaches to design of institutional links, allows you to apply different in the process of management approaches and consider the organization as a complete system consisting of subsystems and elements; this approach will allow the transition to market conditions of economic management in modern organizations.
Менеджмент (управление) может функционировать и развиваться лишь в организационной среде. «Менеджмент - это сложная система, включающая в себя способы воздействия на управляемые объекты, использования различных приемов, методов, средств и форм управления, а также определенную внутреннюю организацию с целью повышения эффективности производства и его прибыльности»1.
Управление представляет собой непрерывный замкнутый контур, включающий в себя анализ, подготовку и принятие решения, организацию процесса управления и сбор информации о ходе выполнения принятого решения. Эффективность системы управления определяется: характером отношений подсистем и элементов; регламентацией организационных связей внутри структурных подразделений и между ними; регламентацией обязанностей, прав и ответственности в аппарате управления; нормализацией технологии процесса управления,
управленческих операций и процедур и документов.
Проектирование организационных связей следует из функций менеджмента: планирование, организация, координация, мотивация и контроль.
Эффективный менеджмент - это, прежде всего, комплексность в исполнении функций управления, которые являются его содержанием и лежат в основе структуры системы управления.
Рассмотрим область организационной деятельности в организации, которая представляет собой сложную социальноэкономическую систему. Когда организация рассматривается как система, то под этим следует понимать структуру связей между ее элементами. Когда же она выступает как процесс или одна из функций управления, то под этим следует понимать деятельность, направленную на установление и обеспечение целесообразных связей между элементами системы, обусловливающих ее нормальное функционирование2. Человек явля-
1 Цит. по : Разу, М.Л., Якутин, Ю.В. Организация 2Кулапина, Г. М. Управленческое консультирова-
менеджмента. - М.: Экономика и жизнь, 1995. - 101 ние как сфера услуг малого и среднего бизнеса с. [Текст] / Г. М. Кулапина. - Самара, 2004.
ется активным элементом производственной системы, осуществляющим рациональную связь между ее элементами, которая устанавливается посредством определенных приемов и методов труда, обеспечивается соответствующим взаиморасположением и соединением в пространстве и во времени всех элементов. Если любую подсистему рассматривать как систему, то можно однозначно говорить о том, что она не может существовать вне связи с окружающей средой, из которой должны поступать исходные элементы и в которую должна направляться готовая продукция. Для нормального и непрерывного функционирования системы нужны инфрасвязи: связи с окружающей средой, обеспечивающие качество трудовой жизни и успех предприятия, подача ресурсов, вспомогательных материалов, инструментов и т.п. Организация как элементарная производственная ячейка деловой среды действует не изолированно, поэтому ей необходимы информационные связи со смежными системами, с функциональными подсистемами жизнеобеспечения и с управляющими звеньями большой системы.
Многогранность методов и подходов к проектированию организационных связей на предприятии и его связей с внешней средой позволяет применять их в процессе управления организацией. К методам организационно-исследовательской деятельности можно отнести: изучение затрат рабочего времени, анкетирование, интервьюирование, структурный и функциональностоимостной анализ и др. Все они представляют собой инструментарий анализа фактического состояния производственной системы, применимый для подготовки любого управленческого решения. Например, изучение затрат рабочего времени является одним из наиболее эффективных способов сбора данных о существующем состоянии организации, и дает наибольшее представление о состоянии связей-процессов и связей-отношений в ней.
При исследовании управленческих связей в организации широко используются графические методы анализа, к которым относятся такие инструменты, как: блок-
схемы, структурные схемы, документо-граммы, оперограммы, матрицы, сетевые
графики и др. Графические приемы структурно-функционального анализа особенно подходят для исследования структур управления организацией, так как организационное проектирование выступает как анализ и способ изменения структуры и функций связей между элементами ее системы.
В настоящее время рыночные отношения вызывают усиление роли экономических методов в проектировании организационных связей, и требуют применения сложившихся концепций для совершенствования управления. Применения методов рыночного анализа и построения систем управления организацией позволяет выстроить ее связи с внешней средой. Однако в современных рыночных условиях не все традиционные методы отвечают требованиям, предъявляемым организационным проектированием. Так, объект проектирования
- система управления организацией, являясь сложной социально-экономической системой, требует учета взаимосвязей с другими системами внешней среды. Многие авторы едины во мнении, что проектирование организационных связей должно носить системный и комплексный характер, так как конструктивные изменения в структуре связей, проводимые в одной из них, под влиянием научно-технического и социальноэкономического прогресса или в результате развития самой системы закономерно требуют соответствующих усовершенствований в ряде других1.
Наибольший эффект и качество применяемых проектных методов управления предприятием достигаются в том случае, когда применяется система методов в комплексе. Одни из них эффективны на пред-проектной стадии, другие - на стадиях непосредственного проектирования и внедрения. Применение системы методов дозволяет отнестись к объекту проектирования со всех сторон, что помогает избежать просчетов.
Из всех методов проектирования организационных связей А.М. Смолкин выделяет следующие: системный подход, изучение
1 Коучинг-школа по управлению проектами [Текст] / Д. В. Димитриев : докл. на 17-й Междунар. конф. по управлению проектами ІРМА/РМІ в России. - М., 2003.
состава и величины затрат рабочего времени, структурный анализ и функциональностоимостный анализ1.
Системный подход представляет собой применение методов системного анализа при изучении организационного состояния системы. Системный подход рассматривает организацию как целостную систему, состоящую из подсистем и элементов. Этот подход предусматривает анализ организационных связей как внутри системы, так и между подсистемами и элементами в целом, которые находятся во взаимодействии и являются частью системы управления более высокого уровня. Системный анализ позволяет исследовать систему как процесс, при этом объект анализа - внутрисистемные связи.
Изучение состава и величины затрат рабочего времени при исследовании процессов организации дает возможность судить о потерях, связанных с недостаточной организованностью производственной системы, и об эффекте, который может быть получен в результате совершенствования организации.
Организацию необходимо рассматривать в виде системы, которая состоит из определенной структуры связей и способов их реализации и позволяет применять для исследования методы структурного и структурно-функционального анализа. Структурный анализ предполагает декомпозицию системы и изучение процесса ее формирования посредством целесообразных связей.
По мнению А.Я. Кибанова , одним из современных и доступных методов проектирования организационных связей является функционально-стоимостной анализ (ФСА). Представление об организации как о структуре и способах связей дает возможность широко использовать при ее анализе различного рода графоаналитические, формально-логические методы, представить решаемую организационную задачу в более структурированном виде и на этой основе применить математическое, имитационное
1 Смолкин, А.М. Организация производства. - М.: Экономика, 1991. - 212 с. - С. 148.
2 Кибанов, А.Я. Управление машиностроительным предприятием на основе функционально-стоимостного анализа. - М.: Машиностроение, 1991. - С. 64.
моделирование при организационном проектировании системы. ФСА может быть использован для решения вопросов совершенствования организационной структуры аппарата управления, оптимизации функций отдельных подразделений и должностных лиц, формирования качества процессов принятия и реализации управленческих решений, совершенствования кадрового, информационного и технического обеспечения системы управления.
Существует множество методов и способов проектирования систем управления в организации, но все они предполагают системность и комплексность подхода к проектированию. Наиболее приемлемым методом проектирования системы управления, на наш взгляд, является метод функциональностоимостного анализа. Изучение функций системы и их компонентов при помощи метода ФСА позволяет проводить анализ всех составляющих системы управления, внешней среды, и взаимосвязи. При этом функциональный анализ можно дополнять стоимостным анализом.
Проектирование управления в организации позволяет более четко обозначить область организационной деятельности, установление целесообразных связей и живого труда; дает возможность обеспечить деятельность полной структуры целесообразных связей, обусловливающих эффективное функционирование системы; рассчитать эффективность, выраженную в показателях деятельности системы в целом, используя такие критерии, как экономичность способа связи, своевременность ее реализации, надежность, бесперебойность связи, реальная осуществимость в заданных условиях.
В сфере процессов управления проектирование организационных связей представляет собой регламентацию параметров между элементами системы, обусловливающих разнообразное протекание процессов и связей между ними. Регламентация фиксируется с помощью норм, стандартов, должностных инструкций, положений, дополняемых в необходимых случаях наглядным изображением структур управления, схем взаимодействия, блок-схемами, оперо-граммами, сетевыми графиками, докумен-тограммами и т.п.
С переходом к рыночным условиям хозяйствования в современных организациях появляется возможность обеспечения системы управления, которое в наибольшей степени приводило бы в согласование интересы личности и трудового коллектива с социально-экономическими целями потребителей и общества в целом, т.е. к балансу интересов всех субъектов экономических отношений.
Ограниченность организационных возможностей, новизна необходимости учета многообразных изменяющихся факторов делают управление организацией в условиях рынка чрезвычайно сложным. Это приводит к необходимости отдавать предпочтение процессам самоорганизации элементов системы управления, где будут соблюдаться не только нормы и стандарты, поставленные менеджерами, но и конкретные условия, и применяться методы, приемы и технологии работы, обеспечивающие эффективное достижение конечного результата управления.
В управленческой практике в основном применяются следующие подходы к управлению: исследовательский (эвристический); нормативный; бенчмаркинговый; программно-целевой. Эвристический подход является ведущим в формировании прогрессивных управленческих решений, сущность которого заключается в исследовании природы проектируемого объекта и моделирования оптимального его состояния. Исследовательский подход к проблемам управления позволяет часть проблем исключать, не решая, добиваясь при этом эффективного результата деятельности организации. В процессе проектирования, следует учитывать, что управление предполагает установление цели и ее реализацию в динамике, поэтому, на наш взгляд, следует одновременно использовать два принципа управления: принцип снижения энтропии, способствующий уменьшению неопределенности поведения системы, и принцип самоорганизации, побуждающий элементы управляемой системы к активному поиску реализации решений менеджмента и удовлетворения потребностей клиентов путем улучшения и творческого использования регламентов.
Нормативный подход основан на сравнении свойств системы управления с заранее известным и заданным результатом и приводит систему в соответствие с нормативной моделью, и в этом состоит его эффект. Данный подход получил наибольшее распространение в практическом управлении в силу своих качеств, так как он, прежде всего, способствует сокращению неопределенности поиска решения и снижает энтропию системы. Вследствие этого возникает необходимость в дополнение к нормативному, применить эвристический подход, где такое сочетание позволит найти новое, более эффективное решение организационной проблемы.
В условиях экономической самостоятельности организаций, управленческое решение может предусматривать отклонение от установленных организационных норм, что способствует развитию творческой инициативы, активизации процессов эффективной самоорганизации системы управления и избавляет персонал от необходимости постоянно согласовывать с руководителем новаторский экспериментальный поиск, что ведет к повышению конкурентоспособности предприятия.
Бенчмаркинговый подход основан на использовании передового опыта работы других организаций, что служит багажом для разработки организационных проектов управления, отвечающих современным или перспективным потребностям функционирования предприятия в условиях рынка.
Консультанты, руководители и специалисты организаций сферы услуг, вооруженные знанием передового опыта, получают возможность, адаптировав его в конкретных условиях предприятия, найти наиболее прогрессивное решение и тем обогатить науку и практику менеджмента. Создание эффективно функционирующих систем бенчмаркинга должно стать важной организационной задачей и на уровне управления отдельно взятой организации. Решение, основанное на чужом опыте, должно учитывать все особенности его применения в конкретных условиях. Необходимо также разобраться в мотивах его возникновения, учитывать возможные последствия при его применении.
Подходы, которыми пользуемся для организационного проектирования системы управления, сливаются, по существу, в единый процесс формирования прогрессивных организационных решений. Знание этой закономерности и сознательное применение ее на практике составляет основу эффективного управления организацией и ее главной цели - повышения конкурентоспособности.
Одним из важнейших элементов современной методологии проектирования развития организации является программноцелевой подход, позволяющий решать все возникающие проблемы с учетом новых требований. Главное его достоинство заключается в том, что при его применении неизбежно изменяется стиль управления. Программно-целевой подход заставляет вовлекать в процесс подготовки решения и в его творческую реализацию значительно больше людей, чем старый стиль директивного планирования. Необходимость применения программно-целевого подхода возникает, когда перед консультантами и руководителем организации стоит задача, требующая взаимодействия многих организационно-обособленных исполнителей и, соответственно, координации их действий. Этот
подход одинаково приемлем как для анализа процесса управления, так и для его совершенствования и развития. Он также предусматривает использование всех трех вышеназванных подходов: нормативного, бен-чмаркингового и исследовательского.
Переход к рыночным отношениям определил установление экономических, кадровых, коммерческих и др. подразделений аппарата управления предприятий перед необходимостью изменения своей работы, что требует изменений в организации управления, проектирования новых организационных связей как внутри предприятия, так и с субъектами внешней среды. Анализ литературных источников, методических материалов и изучение практики формирования систем управления предприятиями показывает, что основными моментами, вызывающими необходимость и актуальность организационных преобразований на любом предприятии, являются: изменения экономических отношений внутри предприятия; необходимость приспособления производственной системы к изменениям во внешней среде; внутренние потребности системы; задачи повышения эффективности деятельности предприятия.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Разу, М.Л., Якутии, Ю.В. Организация менеджмента. - М.: Экономика и жизнь, 1995.
- 101 с.
2. Кулапина, Г.М. Управленческое консультирование как сфера услуг малого и среднего бизнеса [Текст] / Г. М. Кулапина. - Самара, 2004.
3. Коучинг-школа по управлению проектами [Текст] / Д. В. Димитриев : докл. на 17-й Междунар. конф. по управлению проектами ІРМА/РМІ в России. - М., 2003.
4. Смолкин, А.М. Организация производства. - М.: Экономика, 1991. - 212 с. - С. 148.
5. Кибанов, А.Я. Управление машиностроительным предприятием на основе функционально-стоимостного анализа. - М.: Машиностроение, 1991. - С. 64.
