Методика исследования системы управления закупками на предприятии Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

МЕТОДИКА ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАКУПКАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ Н.Н. Кретова, канд. экон. наук, доцент, Н.С. Третьякова, магистрант

Воронежский государственный технический университет, г. Воронеж

В данной статье, опираясь на научные положения различных авторов, предложена методика исследования системы управления закупками на предприятии на основе системного подхода. Отмечены основные черты системного подхода, описан один из методов исследования при системном подходе — диагностика, предложена в качестве метода экспресс-диагностики методика определения приоритетности процессов, исходя из критических факторов успеха и инструментария: построение диаграммы Исикавы

Исследование системы управления предприятием представляет собой комплексный и целенаправленный процесс изучения состояния и тенденций развития основных элементов управления. В процессе исследования проблем управления предприятием используются различные виды научных исследований.

Опираясь на научные труды различных авторов, систематизируем существующий научный инстру-

ментарий исследования системы управления предприятием и представим в таблице1. Представленная систематизация, позволяет сделать вывод, что специфика системы управления как объекта исследования предопределяет обширный выбор методических подходов к исследованию. [1]

Таблица 1

Научный инструментарий исследования системы управления предприятием

Методологическое направление Методы исследования

1. Диалектический подход и общие методы познания Сравнительный анализ на основе принципа историзма, формальная логика, обобщение, абстрагирование, индукция и дедукция, анализ и синтез, гипотеза, аналогия, моделирование, эксперимент, формализация, математическое методы

2. Системный подход Неформальные методы: метод сценариев, метод экспертных оценок («Дельфи»), диагностические методы Графические методы: метод дерева целей, матричные методы, сетевые методы Количественные методы: методы экономического анализа Методы моделирования: кибернетические модели, описательные модели, нормативные операционные модели

3. Комплексный подход, использование специальных методов других наук Функционально-стоимостной анализ, факторный анализ, междисциплинарный подход к изучению проблем, общие и специальные методы исследования, экономический анализ, статистические методы, методы конкретных социологических исследований, прогнозирование, математические методы (исследование операций), метод технического анализа (work study)

4. Специальные методы исследования науки управления Организационный диагноз, организационное нормирование, организационное проектирование, графические методы, информационный анализ, метод процедурного анализа

5. Эмпирический подход Сравнительный анализ; социологические методы исследований: наблюдения, опросы - беседы, анкетирование и тестирование; экспертный опрос; документальный или архивный анализ; элементы системного анализа; методы обобщения и аналогии; статистические методы; экономический анализ

Закупочная логистика является ключевым звеном в цепи поставок и является неотъемлемой частью логистической системы предприятия. Для исследования системы управления закупками на предприятии остановим свое внимание на системном подходе.

Отличительные черты системного подхода:

1. Системный подход представляет собой определенную комплексную методологию для решения научных и практических проблем.

2. В результате применения системного подхода как методологии исследования, возможно решение проблем с новых точек зрения. И сама проблема предстает перед исследователем в новом свете.

3. Системный подход требует обобщенного понимания объекта исследования, который определяется как система. Он должен обладать основными свойствами системы, т.е. пониматься как единое целое.

4. Системный подход требует динамическое понимание объекта. Речь идет о развивающейся системе.

5. При системном подходе исследование подчиняется определенной цели. При формулировании проблемы необходимо хотя бы в основных чертах определить факторы, влияющие на данную проблему.

6. Существенной чертой системного подхода является понимание самого процесса исследования как системы. Конкретно это означает: объект исследования определяется как система; расчленение проблемы на составляющие осуществляется таким образом, чтобы последние образовывали систему. [2]

Одним из методов исследования при системном подходе является диагностика. Термин «диагностика» позаимствован из медицины и произошёл от греческого «diagnostic's» - способный распознавать[3]. Согласно Залмановой М.Е., «диагностика экономиче-

скои системы - это совокупность исследовании по определению целеИ функционирования предприятия, способов их достижения и выявления недостат-ков»[3]. Долгов А.П. считает[2], что заниматься диа-гностикои - это значит рассматривать в динамике симптомы явлении, которые могут задержать достижение поставленных целеИ и решение задач, подвергая опасности планируемую деятельность. Это предполагает выработку корректирующих решений или пересмотр целей и прогнозов.

Таким образом, диагностика рассматривается как исследовательская деятельность, направленная на установление, анализ и оценку проблем развития и повышения эффективности системы управления производственными запасами на предприятии.

Приступая к описанию алгоритма диагностического исследования, нужно отметить, что в научной литературе нет единого подхода к выделению этапов данного процесса. Во-первых, во мнениях разных ученых имеет-

ся противоречие по вопросу - должна ли диагностика заканчиваться выработкой предложений по совершенствованию изучаемого объекта или только установлением диагноза, то есть определением проблемы. А во-вторых, многие специалисты опускают такой момент в исследовании, как экспресс-диагностика, либо не проводят четких различий между экспресс - и собственно диагностикой. В остальном же множество подходов и разнообразие выделяемых этапов процесса диагностирования не противоречат друг другу, а отличаются глубиной детализации.

Чтобы получить правильный диагноз проблемы, надо исследовать состояние управления производственными запасами системно. Для решения этой проблемы автором рекомендуется проводить диагностическое исследование состояния управления системы закупок в последовательности, представленной в таблице 2. [4].

Таблица 2

Этапы проведения диагностического исследования

Этапы диагностики Инструменты и методы диагностики Процедуры диагностики Цель диагностики

1 .Предваритель ная диагностика Анализ документов; наблюдение; опросы 1. 1 Постановка цели диагностики 1.2 Определение объекта и предмета диагностики 1.3 Определение задач диагностики 1.4 Определение элементов действующей системы управления закупками Построение объектной декомпозиции системы управления закупками

2.Экспресс-диагностика Метод определеня приоритетности процессов исходя из критических факторов успеха 2.1 Выбор наиболее важных критических факторов успеха исходя из мисси и целей предприятия 2.2 Выявление ключевых логистических процессов предприятия 2.3 Определение взаимосвязи между процессами и критическими факторами успеха 2.4 Оценка работы каждого логистического процесса по пяти бальной шкале. 2.5 Выбор процессов для совершенствования на основе критериев стратегической важности процесса и его жизнеспособности. Определения приоритетности логистических процессов закупок исходя из критических факторов успеха

З.Проблемная диагностика Причинно-следственная диаграмма Иссикавы 3. 1 Сбор и систематизация всех причин, прямо или косвенно влияющих на исследуемую проблему; 3.2 группировка этих причин по смысловым и причинно-следственным блокам; 3.3 ранжирование их внутри каждого блока; 3.4 определение степени влияния факторов на проблему Систематизация потенциальных причин рассматриваемых проблем, выделение самых существенных

Далее рассмотрим каждый этап диагностического исследования более подробно.

Первый этап предварительная диагностика. На данном этапе ставится цель диагностического исследования, определяется предмет и объект исследования. Предварительная диагностика призвана охарактеризовать исследуемый объект, установить текущее состояние системы.

Экспресс-диагностика отражает «мгновенный взгляд» на состояние исследуемой системы и проводится с помощью расчёта ключевых, наиболее информативных показателей. Для проведения экспресс-диагностики мы воспользуемся методикой определения приоритетности процессов, исходя из критических факторов успеха.

Ее суть заключается в ранжировании выделенных логистических процессов по степени важности, которую они имеют при реализации критических факторов успеха достижения миссии предприятия, а также по экспертной оценке эффективности работы процесса. Методика состоит из несколько последовательно выполняемых стадий:

1) Выбор наиболее важных критических факторов успеха.

2) Выявление ключевых логистических процессов предприятия.

3) Определение взаимосвязи между процессами и критическими факторами успеха. Это осуществляется на основе анализа каждого КФУ и при этом спрашивая: "Какие процессы следует выполнять осо-

бенно хорошо, если мы хотим достичь этого КФУ?" Каждый процесс, отвечающий критерию, помечается крестиком в колонке под данным КФУ. Выполнив эту процедуру для каждого КФУ, необходимо рассмотреть каждый процесс, сосчитать число КФУ, на которые он влияет (отмечены крестиками) и поставить это число в предпоследнюю колонку. Результа-

Взаимосвязь между

ты первых трех стадий можно представить в виде таблицы 4. Число КФУ, на которые влияет данный процесс, дает приблизительную и относительную оценку его важности. Процессы, влияющие на большое количество КФУ, будут, скорее всего, более критичными для деятельности организации, чем те, которые влияют на один или два фактора. [1]

Таблица 3

процессами и КФУ

Процессы Критические факторы успеха (КФУ) Количество КФУ Оценка работы

Отличные поставщики Самое высокое качество Возможности для нового бизнеса

П1 X X 2 С

П2 X X 2 Д

П3 X X 2 В

П4 X 1 Е

4) Оценка работы каждого логистического процесса по пяти бальной шкале. Рассматривая все логистические процессы по очереди, необходимо проставить процессам оценки, используя следующую шкалу из пяти делений:

А = Отличная работа.

В = Хорошая работа.

С = Удовлетворительная работа.

Д = Неадекватная работа.

Е = Плохая работа.

5) Выбор процессов для совершенствования на

основе критериев стратегической важности процесса и его жизнеспособности. Практичной оценкой относительной стратегической важности каждого процесса является число КФУ, на которые он влияет, как показано в таблице 2.3. Жизнеспособность существующих процессов, оцененная по шкале от А до Е. Построив матрицу, как показано на рисунке 1, получаем возможность сочетать стратегическую важность и здоровье процесса (его текущую работу). Номер каждого процесса записывается в нужную клетку матрицы, которая разделена на три зоны.

Р §

го

I

и и

ш ^

о

> н

е 53

* £

§ 5

и

□г а

-' л

А

В С Д

Оценка работы процессов

Зона 1 - Высокий приоритет

Зона 2 - Средний приоритет

Зона 3 - Низкий приоритет

Рис. 1. Ранжирование процессов

Зона 1. Здесь находятся стратегически наиболее важные процессы, которые достаточно плохо работают сегодня. Эти процессы и их компоненты следует выбирать для совершенствования, если цель - достичь большого, быстрого положительного эффекта в рабо-

те компании.

Зона 2. Находящиеся в этой зоне процессы дают меньше возможностей повлиять на работу организации, но когда ресурсы освободятся после совершенствования процессов зоны I, улучшение процессов в

Е

этой зоне значительно поможет достижению целей предприятия.

Зона 3. Эти процессы оказывают минимальное влияние на работу организации или уже сегодня работают хорошо и оставляют мало возможностей для улучшений. За этими процессами следует наблюдать для того, чтобы они продолжали хорошо работать, улучшать их следует после того, как будет полностью закончена работа над процессами зоны 1 и зоны 2.

Процессы попавшие в первую зону являются потенциальными кандидатами на перепроектирование. [1]

Следующий этап - проблемная диагностика. Это всесторонняя и глубокая оценка текущего состояния предприятия, выявление причин его ухудшения и ожидаемых тенденций развития. Специалисты применяют разнообразные методы диагностики состояния предприятия, выбор которых зависит от ситуации и времени. Мы предлагаем воспользоваться инструментом исследования - диаграммой Исикавы. Данный метод позволит быстро обнаружить первопричину проблемы и выделить наиболее значимые факторы, в большей степени влияющие на проблему.

Диаграмма Исикавы - инструмент, обеспечивающий системный подход к определению фактических причин возникновения проблем. Диаграмма позволяет в простой и доступной форме систематизировать все потенциальные причины рассматриваемых проблем, выделить самые существенные и провести поуровне-вый поиск первопричины.

Среди множества потенциальных причин (причинных факторов, по Исикаве), порождающих проблемы (следствие), лишь две-три являются наиболее значимыми, их поиск и должен быть организован. Для этого осуществляется:

• сбор и систематизация всех причин, прямо или косвенно влияющих на исследуемую проблему;

• группировка этих причин по смысловым и причинно-следственным блокам;

• ранжирование их внутри каждого блока;

• анализ получившейся картины.

Общие правила построения:

1) прежде чем приступать к построению диаграммы, все участники должны прийти к единому мнению относительно формулировки проблемы;

2) изучаемая проблема записывается с правой

стороны в середине чистого листа бумаги и заключается в рамку, к которой слева подходит основная горизонтальная стрелка - "хребет" (диаграмму Исикавы из-за внешнего вида часто называют "рыбьим скелетом");

3) наносятся главные причины (причины уровня 1), влияющие на проблему, - "большие кости". Они заключаются в рамки и соединяются наклонными стрелками с "хребтом";

4) наносятся вторичные причины (причины уровня 2), которые влияют на главные причины ("большие кости"), а те, в свою очередь, являются следствием вторичных причин. Вторичные причины записываются и располагаются в виде "средних костей", примыкающих к "большим". Причины уровня 3, которые влияют на причины уровня 2, располагаются в виде "мелких костей", примыкающих к "средним", и т. д. (Если на диаграмме приведены не все причины, то одна стрелка оставляется пустой). Диаграмма Исикавы представлена на рис 2.

5) при анализе должны выявляться и фиксироваться все факторы, даже те, которые кажутся незначительными, так как цель схемы - отыскать наиболее правильный путь и эффективный способ решения проблемы;

6) причины (факторы) оцениваются и ранжируются по их значимости, выделяя особо важные, которые предположительно оказывают наибольшее влияние на показатель качества.

В итоге метод Исикавы позволит изучить, отобразить и обеспечить технологию поиска истинных причин рассматриваемой проблемы для эффективного их разрешения.

Причинно-следственная диаграмма - это ключ к решению возникающих проблем. Диаграмма позволяет в простой и доступной форме систематизировать все потенциальные причины рассматриваемых проблем, выделить самые существенные и провести поуровневый поиск первопричины. [2]

Таким образом, в статье мы предложили методику исследования системы закупочной логистики на предприятии, рассмотрели ее этапы. Данная позволит получить информацию, необходимую для принятия управляющих решений.

1 1 1

1 — факторы первого порядка («большие кости»)

2 - факторы второго порядка («средние кости»);

3 - факторы третьего порядка («малые кости»).

Рис. 2. Диаграмма Исикавы

Литературы

1. Гордон М.П. Развитие логистики в управлении материально-техническим снабжением. М.: ЦНИИТЭИМС, 2005.

2. Долгов А. П. Оценка эффективности закупочной логистики// Логистика сегодня - 2005. - №1, с. 21 - 25

3. Залманова М.Е. Закупочная и распределительная логистика: Учеб. пособие. Саратов: Саратовский государственный технический ун-т, 2006.

4. Диагностика производственных систем: учеб. пособие / В.Н. Родионова, Ю.В. Качина. Воронеж:

ГОУВПО «Воронежский государственный технический университет», 2007. 152 с.

5. Юсупова М.А. Логистика государственных закупок в России// Логистика сегодня - 2007. - №4, с. 35 -41 www.grebennikon.ru

Э 8 (473) 2-43-76-67

Ключевые слова: системный подход, диагностика, закупочная логистика, материальный поток, критические факторы успеха, ключевые процессы, диаграмма Исикавы