CC BY
19
Галяткина О.Н., аспирант, Государственный Университет Управления
Galvatkina Olga Nikolaevna, postgraduate, The State University of Management
Методический подход к формированию системы показателей для обеспечения устойчивого
функционирования организации
Methodological approach to the formation of the system of indicators for providing a stable fiinctioning of organization
В статье рассматриваются достоинства и недостатки системы сбалансированных показателей, предложенной Р. Каштаном и Д. Нортоном. Обосновывается необходимость адаптации системы к современным условиях. Предлагаемый подход к созданию гибкой системы, с выделением базовых и динамичных показателей, позволит организации обеспечить устойчивое функционирование и требуемый уровень экономической безопасности.
Гибкая система сбалансированных показателей, статичные (базовые) показатели, динамичные (гибкие) показатели, устойчивость функционирования.
This article discusses the advantages and disadvantages of the Balanced Scorccard. introduced by Robert S. Kaplan and David P. Norton The necessity of adaptation of the system is proved. The approach to the formation of flexible Balanced Scorccard. considering dilTcrcntiation between basic and dynamic indicators, will allow an organi/ation to provide a stable fiinctioning and the necessaiy level of economic safety.
Flexible Balanced Scorccard, static (basic) indicators, dynamic indicators, stable functioning.
В настоящее время специальная литература предлагает большой спектр методических материалов по обеспечению устойчивого функционирования организации. При этом рассматриваются альтернативные варианты управления организацией на базе использования различных систем показателей. Известен ряд подходов, в частности модель Дюпона, концепции МВО, РВМ, VBM, BSC-модель Мейсела, Пирамида эффективности, Tableau de bord. Критический анализ этих подходов позволил сделать вывод, что наиболее отвечающей требованиям сегодняшнего дня является система управления, предложенная еще в 90-х годах Р. Каштаном и Д. Нортоном - Система сбалансированных показателей (ССП) [1]. Привлекательность ССП определяет тот факт, что состав ее элементов определяется исходя из учета их места в системе управления деятельностью организации; при этом основной акцент делается не только на выборе показателей, но и на их взаимосвязях и взаимозависимостях. Комплекс показателей рассматривается именно как система, а их взаимоувязанность позволяет говорить об их сбалансированности, т.е. наиболее обоснованной степени взаимосвязей. Сложившееся представление об этой системе дает основание утверждать, что под сбалансированностью в ней подразумевается жесткая решетка - взаимосвязь показателей, деформация которой, как правило, приводит к ее излому, что нарушает целостность системы и не может обеспечить ее функционирование с требуемым уровнем рациональности.
Разработка ССП занимает достаточно длительное время. Когда показатели выявлены, увязаны между собой, установлены их значения, организация получает срез показателей на конкретный момент, следовательно установленные показатели ССП будут оптимальны и сбалансированы только для определенного момента времени. Это снижает эффективность использования ССП. Таким образом, та привлекательность системы сбалансированных показателей, которая характеризует ее в статике, практически не может быть использована в условиях высокого динамизма внутренней и внешней среды. Отсюда вытекает необходимость модификации системы в сторону обеспечения ее большей гибкости и динамизма В ССП необходимо привнести элементы динамизма как внутренней, так и внешней среды, а также учета компетенций исполнителей и потенциала организации в целом. Гибкая система сбалансированных показателей (далее -ГССП) требует методической, информационной и организационной разработки. Рассулсзсния о необходимости и возможности адаптации системы показателей к изменяющимся условиям функционирования организации носят скорее декларативный характер, поскольку к настоящему времени самих методических положений, практических рекомендаций, моделей, подходов и методов решения этой задачи не предлагается. Постоянно изменяющиеся условия в ряде случаев требуют адекватного изменения не только состава самих показателей, но и характеристик их взаимосвязей и взаимозависимостей, поскольку значимость этих показателей в реальных динамичных условиях предопределяет соответствующую реакцию на эти изменения. Таким образом, обязательным условием работы рассматриваемой системы показателей, способной в любой момент времени изменяться в соответствии с динамизмом внешней и внутренней среды, является ее гибкость. Это обеспечит не только конку рентоспособность самой системы, но и ее развитие. Если система статична, то даже при незначительных изменениях во внешней среды, воздействующих на систему, она теряет устойчивость и, как следствие - неспособность адекватно реагировать на изменения, возмущения, которые появляются, поскольку не имеет механизма самонастройки. В связи с этим организация теряет контроль над ситуацией, возникает угроза ее устойчивому функционированию.
Устойчивость процесса функционирования организации оценивается величинами определяющих его показателей, являющихся частью гибкой системы. Кавдый из рассматриваемых показателей системы в различной степени подвержен изменениям. В этой связи правомерно использовать различные подходы к формированию этих показателей. Автор видит целесообразным разделение показателей на две группы: относительно статичные (базовые) и постоянно изменяющиеся, соответствующие динамизму внешней и внутренней среды и обеспечивающие необходимую адаптивность самой системы. Статичные показатели в исследовании предлагается рассматривать в качестве основы, решетки выделенного комплекса показателей. Эти показатели отслеживаются в большинстве организаций, являются обязательным элементом учета, в частности, финансового, фигурируют в отчетах для высшего руководства. Правомерно утверлезать. что эти показатели, являясь базовыми, определяют устойчивое функционирование организации не только в данный момент, но и в перспективе, поэтому представляют особый интерес для высшего руководства. Отслеживание этих показателей и их
корректировка определяется либо установленной периодичностью, либо резкими изменениями условий функционирования организации. В течение же установленного промежутка времени не меняется ни сам состав показателей, ни их граничные величины, ни взаимосвязи, установленные между ними. Задача построения ССП заключается в установлении значений этих показателей и их увязке. Игнорирование этого требования может привести к потере контроля за всей системой показателей, невозможности отследить причину потери устойчивости и разработать комплекс противодействующих мероприятий. Логично предположить, что только эти показатели, формирующие основу системы, ее жестку ю структуру, не могут обеспечить устойчивое функционирование организации, т.к. не обладают необходимой адаптивностью. При корректировке каких-либо из этих показателей требуется соответствующий пересмотр всей их совоку пности, поскольку развитие ситуации может привести к потере контроля над показателями и невозможности отследить причину потери устойчивости организации. Обеспечить устойчивое функционирование организации на основе только этих показателей автору представляется невозможным. Данные показатели хороши для оценки в долгосрочном периоде. Однако скорость изменений во внешней среде такова, что организация должна постоянно отслеживать свое теку щее состояние. Возможность достижения стратегических показателей должна определяться в калсдый момент времени, только тогда могут быть достигнуты цели организации.
В рамках ГССП базовые показатели дополняются более динамичными, которые также вводятся в систему. Возникает задача формирования состава этих показателей и их встраивания в систему. Наличие гибких показателей в системе позволяет не только повысить ее адаптивность, но и жизнеспособность, поскольку эти показатели поддаются оперативной корректировке. Но их изменение позволяет также оценивать реальное состояние системы и таким образом отслеживать в динамике траекторию ее функционирования. На базе этих показателей менеджер сможет получать опосредованную оценку состояния базовых показателей. Таким образом, разработанная система показателей в любой момент времени и для калсдых конкретных условий будет являться сбалансированной, поскольку будет обеспечена возможность контроля и целенаправленной корректировки показателей и самой системы в целом в любой момент времени, а следовательно, система будет жизнеспособной. При создании базы показателей, помимо их разделения на базовые и гибкие, предлагается использовать разбивку показателей по «перспективам» (в классическом варианте ССП - финансы, клиенты, бизнес-процессы, обучение и развитие), что позволяет, по мнению авторов Д. Нортона и Р. Каплана, учесть все сферы деятельности организации. Кроме того, такая группировка позволит избежать перевеса в сторону финансовых показателей [3].
Другой вариант разбивки, группировки показателей - по выделенным бизнес-процессам. В большинстве современных организаций действует процессный подход. Процессный подход является обязательным требованием международного стандарта качества управления ISO 9001:2008. Процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы [2]. В соответствии со структурой стандарта ISO 9001:2008 процессы подразделяются на процессы высшего руководства, процессы менеджмента ресурсов, процессы жизненного цикла продукции, процессы мониторинга, измерения и улучшения СМК. Если всю деятельность организации описать с точки зрения процессного подхода, это упростит выделение показателей, т.к. процессы покрывают все поле деятельности организации и характеризуются определенными показателями, которые и должны быть увязаны в систему. При этом для характеристики процессов могут применяться как показатели стратегического уровня, так и операционного и тактического (которые составляют гибкую часть системы). Например, такой показатель как процент возврата старых клиентов, который относится к основным показателям системы, может характеризовать процесс «Продажи». При формировании ССП следует иметь в виду, что собственно набор показателей еще не является системой. Систему ролсшет согласование и увязка этих показателей мелсду собой, установление цепочки причинно-следственных связей, что представляет собой следующий этап работы. Обеспечение устойчивости функционирования организации достигается за счет того, что один и тот же показатель может в различных ситуациях взаимодействовать в различных аспектах с другими показателями. Связи устанавливаются как внутри выделенных групп показателей (базовые - элементы жесткой решетки, дополняющие их - гибкий наполнитель системы), так и мелсду ними. Логические взаимосвязи рекомендуется устанавливаться экспертным путем, либо на основе уже накопленной за годы функционирования организации данных с использованием статистических методов обработки информации. При этом одним из весьма информативных представлений можно считать схематичное изображение, на котором стрелками отражается наличие всех связей. Для проведения статистических расчетов в дальнейшем при работе по самой системе, рекомендуется составлять таблицу показателей, отражающую все взаимосвязи. Таким образом, если установлен факт влияние одного показателя на другой, менеджер полу част удобный инструмент для анализа рисковых ситуаций, анализа степени устойчивости в каждый конкретный промежуток времени, степени обеспеченности экономической безопасности организации.
Сам факт наличия связи мелсду показателями дает только общее представление. Однако спрогнозировать изменение других показателей в случае возникновения рисковой ситуации в определенной зоне можно только зная степень зависимости. Только таким образом установленные соотношения показателей могут гарантировать устойчивость функционирования организации. В динамически устойчивой системе разрушение связей мелсду несколькими показателями не обязательно приводит к разрушению системы, если прочность связей меледу другими показателями достаточна Однако разрушение связей меледу гибкими показателями, в свою очередь может привести к скорому разрушению связей со стратегическими показателями и к возникновению угрозы потери организацией экономической безопасности и устойчивости ее функционирования. Таким образом все гибкие показатели должны четко отслеживаться, а возможность потери сбалансированности системы нужно прогнозировать еще на этапе возникновения рисковой ситуации. Степень управления показателями, степень их отслеживания, частота корректировки зависит в том числе и от места, которое показатель занимает в системе. Поскольку значимость тех или иных показателей для организаций разных видов деятельности различна, то в условиях ограниченности ресурсов целесообразно определить и управлять наиболее
значимыми в данный момент времени (проблемными) показателями. Т.к. внешняя среда динамична, для нее характерен высокий уровень неопределенности, что обуславливает необходимость постоянного отслеживания параметров показателей и в случае потребности их корректировки. С помощью мониторинга как гибких, так и жестких показателей выявляются слабые места в системе обеспечения устойчивого функционирования и экономической безопасности организации. Все высказанные положения обеспечивают возможность в случае необходимости изменять систему управления организацией через воздействие на элементы ГССП, тем самым регулировать темпы, направления, интенсивность движения организации, то есть профессионально заниматься организационным моделированием, обеспечивающим динамическую устойчивость организации.
Грамотно разработанная для данной организации ССП обеспечивает не только надежность прогнозов результатов деятельности организации, но и эффективное управление этими результатами с помощью соответствующей "настройки" параметров элементов системы. Предлагаемая структура системы представляет собой иерархию показателей, увязанных с различной степенью жесткости, позволяющую на разных уровнях и при различных изменениях внешней и внутренней среды адаптировать эти элементы системы, и, таким образом, позволяет системе всегда оставаться актуальной.
Литература
1. Галяткина О.Н. Генезис инструментальных средств обеспечения устойчивого функционирования организации. // Вестник университета (Государственный Университет Управления) №23 - М., ГУУ, 2011/
2. ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. Москва. Стандартинформ, 2009.
3. Роберт Каплан, Дейвид Нортон Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию. М.: Олимп-Бизнес, 2003 г.
