CC BY
52
Т.И. Юрченко О.Н. Галяткина
ИНСТРУМЕНТАРИЙ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УСТОЙЧИВОГО ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
TOOLS FOR PROVIDING STABLE FUNCTIONING OF ORGANIZATION
Аннотация: в статье рассмотрена концепция гибкой системы регулируемых показателей, на основе использования которой может обеспечиваться устойчивость функционирования организации, предложено выделение двух структур системы, состоящих из показателей, формируемых в жесткую решетку и гибкий наполнитель. Использование такого подхода в управлении устойчивостью позволяет обеспечить оперативное воздействие на уровень устойчивости функционирования организации (гибкий наполнитель), а также ориентацию ее деятельности на длительную перспективу (жесткая решетка).
Ключевые слова: устойчивое функционирование, система, структура системы, гибкая система регулируемых показателей, жесткая решетка, гибкий наполнитель.
Abstract: in this article is described the concept of a flexible system of regulated indicators, based on which may be ensured sustainability of the organization, is suggested two structures, consisting of indicators that are generated in a hard grid and a flexible filler. Using this approach in the management of resistance enables rapid impact on the sustainability of the organization (flexible filler), as well as the orientation of its activities for the long term (hard grid).
Keywords: stable functioning, system, structure of a system, flexible system of regulated indicators, hard grid, flexible filler.
Ужесточение конкурентной борьбы, развитие рыночных отношений в российской экономике, насыщение рынков товарами и услугами, увеличение скорости изменений во внешней среде и ряд других явлений усложняют деятельность современных организаций.
Для современных организаций особенно актуальными становятся вопросы обеспечения устойчивого функционирование в условиях высокой динамичности внешней среды. Однако существующие системы управления не позволяют в полном объеме достичь такой гармонии, сбалансировать отношения между внутренней и внешней средой и обеспечить функционирование организации как в настоящий момент, так и на дальнюю перспективу. В связи с этим организации теряют способность устойчиво функционировать во времени.
Под устойчивостью функционирования организации понимается ее способность бесперебойно работать, выполняя заданные функции и достигая поставленных целей, сохраняя текущее состояние и развиваясь, при наличии внешних дестабилизирующих воздействий. Устойчивость функционирование организации обеспечивается слаженной работой всех функциональных подсистем во всех спектрах состояния внешней и внутренней среды.
Для повышения устойчивости функционирования больше внимания должно уделяться повышению гибкости и адаптивности системы управления. Чтобы успешно развиваться и достигать поставленных целей организация должна иметь инструментальные средства, позволяющие переходить от концепции адаптации и выживания в текущих условиях к управлению, обеспечивающему ее устойчивое функционирование.
© Юрченко Т.И., Галяткина О.Н., 2012
За последнее время появилось большое количество новых работ теоретического, методического плана, диссертационных исследований, посвященных этой теме. Расширяются возможности автоматизации, появляются новые программные продукты, ориентированные на комплексное управление деятельностью организации, начиная от стратегии и заканчивая оперативным управлением.
Однако ввиду сложности, комплексности данной проблемы, а также особенностей внешней бизнес-среды, не все аспекты условий функционирования современных организаций, в частности динамизм, учтены при разработке систем управления устойчивым функционированием организаций. Изучение таких инструментов, как MBO, Tableau de bord, PBM, VBM, ССП, Универсальная система показателей и ряда других позволило сделать вывод, что остались нерешенные теоретические и практические проблемы, связанные с вопросами обеспечения гибкости системы, обеспечивающей устойчивое функционирование организации.
Вопрос эффективного управления устойчивостью функционирования организации сводится к необходимости и возможности воздействия на складывающуюся ситуацию через набор показателей, которые в той или иной степени воздействуют на уровень устойчивости благодаря установленным взаимосвязям. Такой подход к обеспечению устойчивого функционирования организации позволяет обосновать правомерность выбора традиционной ССП как платформы для построения новой системы управления устойчивостью организации на базе комплекса показателей.
При этом система сбалансированных показателей имеет ряд существенных недостатков, которые являются ограничивающими факторами ее успешного внедрения в современных организациях. ССП носит локальный, не систематизированный подход к достижению поставленных целей, без комплексного учета состояния организации и выбора оптимального варианта учета всех возможностей. Если система статична, то даже при незначительных изменениях во внешней среде, воздействующих на систему, она теряет устойчивость и, как следствие - неспособность адекватно реагировать на изменения, возмущения, которые появляются, поскольку отсутствует механизм самонастройки.
Общая устойчивость функционирования определяется как функция от показателей, входящих в жесткий контур и обеспечивается не за счет сбалансированности на определенный момент, а сбалансированности в течение определенного горизонта управления. Этот горизонт измеряется от нескольких лет (стратегия организации) до нескольких недель или дней, т. е. от любых длительных, до любых коротких интервалов. Таким образом, обязательным условием работы рассматриваемой системы показателей, способной в любой момент времени изменяться в соответствии с динамизмом внешней и внутренней среды, является ее гибкость. Это обеспечит не только конкурентоспособность самой системы, но и ее развитие.
Такой подход к пониманию процесса устойчивого функционирования организации позволил сформулировать новую концепцию его обеспечения на базе гибкой системы регулируемых показателей (ГСРП), представляющей собой двуединую систему - жесткий и гибкий контуры. Под ГСРП авторы понимают систему взаимосвязанных показателей функционирования организации, позволяющую оперативно отслеживать состоянии экономической системы, объективно оценивать это состояние и в случае неудовлетворительных оценок своевременно корректировать за счет целенаправленного воздействия на состояние системы через комплекс разноуровневых гибких показателей деятельности.
Система регулируемых показателей получила свое название ввиду того, что она функционирует и обеспечивает устойчивое состояние организации благодаря взаимосвязанным показателям, которые в ходе работы, с учетом динамики внешней среды, а также внутреннего состояния организации, могут изменяться, т.е. регулироваться в процессе настройки системы.
Устойчивость функционирования организации определяется в совокупности различных аспектов деятельности организации - составляющих ее деятельности (производство, финансы и т.п.), а также элементов, определяющих ее деятельность (ресурсы - человеческие, материальные, нематерильные, информационные и т.п.). Аспекты выделяются при формировании системы, а также могут корректироваться в зависимости от состояния внешней среды, при возникновении новых возможностей или угроз, а также с учетом внутренней среды организации, учитывая ее сильные и слабые стороны.
С учетом аспектов функционирования, система показателей деятельности организации состоит из двух контуров - относительно жесткого и гибкого. Для формирования контуров показатели выбираются показатели из каждого аспекта, таким образом устраняя вероятность потери какого-либо важного показателя, отражающего ситуации по целому направления деятельности (по целой области функционирования организации).
Показатели жесткой структуры представляют собой относительно статичные показатели. Правомерно утверждать, что эти показатели определяют устойчивое функционирование организации не только в данный момент, но и в перспективе, поэтому представляют особый интерес для высшего руководства.
Отслеживание показателей жесткой решетки и их корректировка определяется либо установленной при разработке ГСРП периодичностью, либо резкими изменениями условий функционирования организации. В течение же установленного промежутка времени ни сам состав показателей, ни их граничные величины, ни взаимосвязи, установленные между ними могут не изменяться.
Примеры показателей жесткой решетки: рейтинг организации, показатели банкротства, финансового состояния, показатели производства (товарное, незавершенное производство), рентабельность, коэффициент автономии, темпы роста, прироста, расширения объема, снижения затрат.
Критерии, характеризующие показатели жесткой решетки: сила связи со стратегией, степень влияния на функционирование организации, комплексность (интеграль-ность) показателя, частота пересмотра, зависимость от управленческих воздействий.
На устойчивость организации влияет множество факторов. Учитывая многообразие воздействий на систему, должны выделяться показатели, позволяющие поддерживать жесткую решетку на заданном уровне, а соответственно, и обеспечивать устойчивость функционирования организации - показатели гибкого наполнителя.
Под гибкостью наполнителя подразумевается возможность изменения состава показателей, их взаимосвязей, а также влияния на величину показателей жесткой решетки, которые, будучи по своей природе комплексными, функционально зависят от гибких наполнителей.
Гибкий наполнитель представляет собой мобильный состав показателей, благодаря которому организация может оперативно воздействовать на зафиксированные показатели жесткой решетки. Степень влияния показателей гибкого наполнителя на поддержание жесткой решетки различна и, определяется интенсивностью изменения показателя и зависит от тесноты причинно-следственных связей между показателями. Этой интенсивностью организация должна управлять в интересах обеспечения устойчивого функционирования.
В целом в организации выделяются 3 уровня (круга) показателей, первый и второй включены в ГСРП, третий - показатели оперативные, учетные, первичные, остаются в Банке показателей организации или Банке ГСРП:
• жесткая решетка (например, рентабельность, автономия, текущая ликвидность,
платежеспособность),
• гибкая структура - через влияние на них наиболее быстро обеспечит достижение
показателей жесткой решетки
• первичные показатели - те, которые обеспечивают гибкость, связи на более низком уровне.
Чем дальше показатели отстоят в цепочке причинно-следственных связей от показателей жесткой структуры, тем слабее они на них влияют.
Собственно набор показателей еще не является системой. Систему рождает согласование и увязка этих показателей между собой, установление цепочки причинно-следственных связей. Обеспечение устойчивости функционирования организации достигается за счет того, что один и тот же показатель может в различных ситуациях взаимодействовать в различных аспектах с другими показателями.
Для установления граничных значений необходимо иметь модели расчета показателей, с учетом установленной между ними взаимосвязи, а также установить степень чувствительности между связанными показателями.
Связь между показателями может быть как линейная, так и нелинейная; как прямая, так и опосредованная. Различают два вида зависимостей между показателями: функциональную и статистическую.
Для начала устанавливается функциональная связь между показателями. Формулы - наиболее четкое и ясное представление зависимостей.
Однако между величинами, характеризующими экономические явления, в большинстве случаев существуют зависимости, отличные от функциональных. Не все показатели могут быть описаны с помощью формул. Между многими показателями, особенно нефинансовыми, возникают логические взаимосвязи, которые могут быть установлены экспертным путем, либо, на основе уже накопленных за годы функционирования организации данных, с использованием статистических методов обработки информации.
Для определения критических границ изменения показателей жесткой решетки рекомендуется использовать анализ чувствительности показателей жесткой решетки к изменениям влияющих на них показателей. Чем шире диапазон параметров, в котором показатели жесткой решетки остаются в пределах приемлемых значений, тем выше «запас прочности» системы, тем лучше защита от колебаний различных факторов, оказывающих на него влияние, тем устойчивее в целом функционирование организации.
Как упоминалось выше, значение показателя в ГСРП не определяется константой, единственной плановой величиной. Это определенный коридор, границы, выход за которые грозит организации потерей ее устойчивости. Область устойчивого функционирования находится между нижним и верхними порогами установленных значений составляющих жесткую решетку показателей. ГСРП является адаптивной системой, т.к. изменяет свое поведение таким образом, чтобы оставаться в области устойчивости даже при наличии внешних воздействий. Положение границ этой области меняется с эволюцией системы, любое воздействие по изменению системы влияет на положение и размеры области устойчивости.
Необходимо подчеркнуть, что эта концепция гибкого эффективного управления деятельностью организации пригодна для использования в любом виде деятельности, как в производственной, так и в интеллектуальной, проектной, сфере оказания услуг, выполнения работ и т. д. Система пригодна для управления проектными работами, в т. ч. на государственном и муниципальном уровне. Концепция позволяет развивать саму систему управления за счет изменения как состава стабильных показателей, так и за счет коррекции наполнителя.
Устойчивость ГСРП определяется:
1. Гибкостью самой системы, состава показателей, адаптируемостью к сиюминутной ситуации, возможностью перестройки связей как внутри каждого контура, так и между ними в случае возникновения возмущений во внешней среде или целенаправленного воздействия, ведущих как к частичном разрушении установленных связей, в целях достижения устойчивости функционирования организации. Гибкость и адаптация
ГСРП определяется тем, что при ее разработке и функционировании учитывается не только к текущая ситуация, но и диагностика развития, стратегия. Система моделируется с учетом прогнозов. Учитывая уровень неопределенности, частота отслеживания показателей либо сокращается, либо определяются основные вехи, отказываясь от чрезмерной детализации.
2. Отслеживанием ситуации в реальном масштабе времени, привязываясь к показателям. Реализация гибкости строится на взаимосвязях, взаимозависимостях, причинно-следственных связях, на учете потенциала организации, способности организации выполнить работы, реализовать функции.
3. Методологическим инструментарием обеспечения гибкости. Методы установления показателей, методы их расчета и прочие механизмы дают базу, которая позволит реализовать концепцию ГСРП.
Прежде чем организация начнет работать по ГСРП, систему рекомендуется протестировать, что позволит определить, насколько спроектированная система гибкая, насколько она способна обеспечить устойчивое функционирование организации. Под тестированием ГСРП подразумевается имитация реальной работы системы.
Протестированная система нуждается в проверке на практике, поэтому есть смысл говорить об опытной эксплуатации ГСРП, которая позволяет задействовать отдельные линии, цепочки действий системы - горизонтальные, вертикальные, смешанные, которые позволят проверить весь контур системы, либо ее периферийные, наиболее ответственные узлы.
Только после апробирования, полностью отлаженная ГСРП может быть передана в промышленную эксплуатацию. Передача в промышленную эксплуатацию требует оформление инструкций, регламентов, закрепление ответственных и прочего организационного и информационного сопровождения, что может быть названо процессом внедрения системы.
Промышленная эксплуатация системы предусматривает сбор и обработку информации, характеризующей состояние системы - мониторинг, а также накопление статистических данных о функционировании системы, о возникающих отклонениях (сбоях) в ее работе, о принятых оперативных и превентивных мерах недопущения срывов и т.д. Эти данные по мере накопления рекомендуется обрабатывать, всесторонне анализировать и использовать для обеспечения дальнейшего развития системы.
Работа ГСРП предусматривает отслеживание соответствия фактических значений показателей с установленной периодичностью, что позволяет своевременно выявить отклонения и принять заблаговременные меры. С помощью мониторинга как гибких, так и жестких показателей выявляются слабые места в системе обеспечения устойчивого функционирования организации.
Результатом мониторинга системы являются такие управляющие воздействия, при которых устойчивость организации в указанном смысле возрастает. Результат управляющих воздействий находит отображение в ГСРП в виде ее структурных изменений или изменений значений ее параметров при неизменной структуре. Что позволяет рассчитать приращение устойчивости, возникшее в результате осуществления управляющих воздействий.
Изменения в структуре системы должны затрагивать в большинстве случаев лишь гибкий наполнитель, не влияя на жесткую решетку. В этом и заключается смысл ГСРП, ее динамичности, и в то же время устойчивости. Имея возможность оперативно влиять на гибкие показатели, организация поддерживает зафиксированную структуру системы. Воздействуя на элементы ГСРП, организация регулирует темпы, направления, интенсивность своего движения, то есть появляется возможность профессионально заниматься организационным моделированием, обеспечивающим динамическую устойчивость организации.
Степень управления показателями, степень их отслеживания, частота корректировки (регулировки) зависит, в том числе, и от места показателя в системе. Поскольку значимость тех или иных показателей для организаций разных видов деятельности различна, то в условиях ограниченности ресурсов целесообразно определить и управлять наиболее значимыми в данный момент времени (проблемными) показателями.
Отслеживая с установленной периодичностью значения показателей, ответственный за их измерение следит не только за нахождением показателя в установленных границах, но и за тенденцией в значениях показателя. В случае возникновения устойчивой отрицательной тенденции также должны предприниматься регулирующие меры по поддержанию системы в устойчивом состоянии.
Установленные границы показателей жесткой решетки позволяют организации устойчиво функционировать. Пока показатели находятся в установленных границах, можно говорить об устойчивом функционировании организации. Как только будет обнаружена устойчивая тенденция отрицательного изменения положения показателя жесткой решетки в установленном коридоре, немедленно требуется переходить к мониторингу показателей гибкого наполнителя, а также сокращать срок отслеживания показателя.
С помощью анализа данных по показателям (мониторинга) организация сможет на основе прогнозов заранее предупредить появление потоков внешних и внутренних возмущающих воздействий в любой возможной управленческой ситуации или значительно ослабить их интенсивность, а также управлять результатами от уже случившегося отрицательного эффекта с помощью соответствующей "настройки" параметров элементов системы.
В случае изменения показателя жесткой решетки или гибкого наполнителя, либо появления такого риска, организации рекомендуется оценить, насколько критично изменения показателя, вышел ли он за установленные границы, отразилась ли ситуация на других показателях. В зависимости от критичности изменения, предпринимаются соответствующие мероприятия.
Если наметившаяся негативная тенденция в изменении показателя еще не получила свое отражение на других показателях ГСРП, организации рекомендуется провести предупреждающее действие, которое позволит в течение короткого интервала времени устранить возникшую ситуацию. Согласно терминологии международного стандарта качества ISO 9000:2005, под предупреждающим действием понимается действие для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной потенциально возможной ситуации. Проанализировав возможные мероприятия по возвращению значения показателя в установленные границы, либо возможность пересмотра границ показателя, особое внимание должно уделяться взаимосвязанным показателям.
В случае если значение какого-либо показателя ГСРП вышло за установленные границы, необходимо предпринимать корректирующие действия, под которыми, согласно терминологии ISO 9000:2005, понимаются действия для устранения причин возникшего несоответствия. Корректирующее действие подразумевает поиск причины возникшего несоответствия и ее устранения, чтобы избежать в дальнейшем появления такой ситуации. Корректирующее действие предпринимается для предотвращения повторного появления несоответствия, тогда как предупреждающее действие — для предотвращения его появления. Совместно с корректирующим действием, направленным на устранение причины возникшего отклонения показателя, рекомендуется проводить коррекцию, которая в кратчайшие сроки позволит нейтрализовать возникшую отрицательную ситуацию.
Корректирующими / предупреждающими действиями по обеспечению устойчивого функционирования организации могут являться как разработанные мероприятия, управленческие воздействия, позволяющие вернуть систему в равновесное состояние,
либо корректировка самой ГСРП, путем регулирования либо набора показателей, либо их целевых / граничных значений. Потребность внесения изменений в ГСРП может также возникнуть в ходе функционирования организации, вследствие возникновения серьезных изменений, как во внешней среде (например, выход на рынок нового агрессивного конкурента, что может повлечь за собой изменение стратегии организации), так и внутри организации (например, разработка нового продукта, необходимость привлечения финансирования в этих целях и т.п.)
Жесткая решетка не является константой на протяжении всего периода функционирования организации, она условно-постоянна, поскольку потенциал организации, который определяет эту жесткость, неизменен лишь на установленный период времени. С учетом динамики внешней среды, потенциал также подвержен изменениям, например, организация может выиграть тендер, что повлечет за собой выход на новый уровень развития - новый потенциал. Таким образом, границы ГСРП, и сроки, на которые они устанавливаются - это определенный допуск, соглашение. Таким образом, жесткая решетка устанавливает перспективу на ближайшее обозримое будущее, и при этом дает возможность маневра. В случае возникновения коренных изменений (как во внешней, так и во внутренней среде) система переходит на другой уровень, при этом устанавливаются новые граничные значения показателей. Также может изменяться (регулироваться) сам состав показателей, степень взаимосвязей между ними.
За счет механизма обратной связи и внесения изменений, с помощью корректировки либо ГСРП, либо проводя определенные мероприятия, будет поддерживаться устойчивость функционирования организации.
Об устойчивости функционирования организации можно говорить, когда система практически не выходит за пределы допуска, допустимые колебания значений показателей могут составлять порядка 2-3% и определяется на базе статистики, использования накопленной информации. Таким образом, если показатели жесткой решетки находятся в пределах установленных границ - организация устойчиво функционирует.
Система может быть допустимо неустойчива. Такое состояние системы определяется экспертно, если на приведение вышедшего из установленного коридора значений показателя в устойчивое состояние затрачиваются ресурсы в приемлемом размере, т.е. потери не превышают затраты.
В остальных случаях правомерно говорить о потере организацией устойчивости, что означает срочную необходимость в принятии мер к системе управления - изменение технологии управления, целей, задач, стратегии, самих ориентиров, которые организация приняла для себя - экономических, социальных и т.д.
Система показателей будет обеспечивать устойчивость функционирования организации, если с ее помощью возможно будет заранее предупредить появление потоков внешних и внутренних возмущающих воздействий в любой возможной управленческой ситуации или значительно ослабить их интенсивность, а также действие отрицательного эффекта от уже случившегося в данной конкретной управленческой ситуации.
