CC BY
133
Экономические науки Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского, 2011, № 3 (1), с. 216-221
УДК 65.290-2
МЕТОД КОНТРОЛЬНЫХ ВОПРОСОВ -ДЕЙСТВЕННЫЙ ИНСТРУМЕНТ ОРГАНИЗАЦИОННОГО АНАЛИЗА
© 2011 г. Л.А. Горшкова
Нижегородский госуниверситет им. Н.И. Лобачевского
Поступила в редакцию 24.05.2010
Предложен метод контрольных вопросов, представлена его сущность, выполнено детальное описание, даны примеры эффективного использования при реализации организационного анализа.
Ключевые слова: контрольные вопросы, система управления, организационный анализ, методы оценки и диагностики.
Являясь важнейшим ресурсом хозяйствующих субъектов, управление представляет собой одну из сложнейших сфер человеческой деятельности. Многообразие подходов к управлению, представленное в работах отечественных и зарубежных ученых, свидетельствует о том, что организационная наука находится на этапе стремительного развития и еще не обрела четко очерченных форм [1].
Образ действий отдельного хозяйствующего субъекта есть результат выбора из множества вариантов поведения, при этом аналитику необходимы средства достижения целей, адекватные возникающим перед ним проблемам. Одним из действенных инструментов организационного анализа является метод контрольных вопросов.
Цель данной статьи - детально раскрыть сущность указанного метода, показать
С
НАЧАЛО
3
т 1 '
Поиск готового вопросника или самостоятельное его составление 12 13
ЮХХХХХ 12 хххххх 13 ХХ^р(Х хх^хх
- 1 '
Изучение вопросов и обведение конкретного балла в вариантах ответов в каждой строке таблицы 13 14 15
12 0 15
ххххххх 12 ххххххх 13 хх^хх ххххххх 15
шхххх ххххххх 13 хх^хх "сз
* 1 ’
Соединение ломаной линией пометок для получения профиля по конкретному объекту' анализа 13 (ОШ1 хх^хх
• • -ч 12
ххххххх 12 ххххххх 13 хх^ххЧ ххтхх
ххххххх 12 ххххххх 13 хх^хх Чтп
л 1 ’
Подсчет суммы баллов, соответствующих выстроенному профилю баллов
Выбор конкретной рекомендации в Рекомендации по
соответствии с полученной суммой результатам
баллов из предложенного анализа
разработчиками перечня
С
КОНЕЦ
Рис. Схема взаимосвязи операций и результатов метода контрольных вопросов
Таблица 1
Таблица 2
Балльный вопросник
Вопросы Ответы
1 ( 3 4 5
2 5 10
3 (<^г V 12 15
2 4 8 10
многообразие вариантов его использования при проведении организационного анализа.
Метод контрольных вопросов предполагает использование документа табличной формы, содержащего в каждой строке вопрос (или параметр) и варианты ответов (или значения параметров) по определенному аспекту анализа.
Ответы в вопроснике могут представлять конкретное количественное значение, тенденцию изменения какого-либо параметра или давать ему качественную оценку.
Таблица, если возможно, строится таким образом, чтобы пометки в графах слева указывали слабые стороны объекта исследования, а в графах справа - его сильные стороны или особые возможности. Последовательность реализации метода включает три этапа.
1. Изучение строк таблицы и внесение определенных пометок (V, * и т.д.) в ячейки таблицы, соответствующих значениям оцениваемых параметров (или ответам на вопросы).
2. Соединение ломаной линией пометок в ячейках таблицы для получения профиля каждого конкретного объекта анализа в заданный момент времени.
3. Формулировка выводов и рекомендаций.
Описание метода в виде схемы взаимосвязи
операций и результата представлено на рисунке.
Форма условного документа «Контрольные вопросы» представлена таблицей 1.
В этом методе также могут быть использованы и дополнительные возможности качественного измерения параметров. В этом случае в исходных таблицах в каждом столбце или в каждой ячейке указываются баллы, соответствующие значениям параметров. Пример такого вопросника представлен таблицей 2.
Баллы суммируются по полученным профилям. Разработчики вопросника в пределах определенных интервалов набранных баллов дают оценку ситуации, а в ряде случаев предлагают рекомендации по ее совершенствованию, что упрощает работу аналитиков.
Приведем фрагменты вопросников, отражающих различные варианты их построения.
Фрагмент базового вопросника, позволяющий оценить уровень конкурентоспособности организации, представлен в табл. 3.
Попадание большинства показателей в графу 3 свидетельствует о благополучии предприятия, а в графу 1 - о его критическом состоянии.
Оценка наиболее сильных и слабых сторон конкурентов и исследуемой организации методом контрольных вопросов усилена методом балльной оценки. Вариант фрагмента вопросника представлен в табл. 4.
Анализ, проведенный в рамках указанного фрагмента вопросника, показал, что исследуемая организация имеет угрозу только со стороны конкурента Б, причем данный конкурент сильнее практически по всем показателям, за исключением персонала. Следовательно, предприятию необходимо искать дополнительные источники финансирования, что позволит догнать конкурента по основным параметрам: производственному потенциалу и количеству научно-исследовательских работ.
В табл. 5 представлен анализ параметра охвата контролем, основанный на сочетании методов балльного, контрольных вопросов и сравнения. В первом столбце приведены следующие факторы (организационные переменные): географическая близость подчиненных, сложность функций, руководство и контроль, координация,
Таблица 3
Вопросник качественной оценки конкурентоспособности организаций-конкурентов
Анализируемые объекты Оценка
Низкая Средняя Высокая
А 1 2 3
Производственно-технологический процесс Вынужденные остановки Эпизодическое нарушение ритмичности Ритмичен
Потери в основной операционной деятельности Повторяющиеся, существенные Незначительные Отсутствуют
Применение оборудования с истекшим сроком эксплуатации Присутствует Имеет место по отдельным видам оборудования Отсутствует
Сверхнормативные и залежалые товары и производственные запасы Присутствуют Есть по отдельным позициям Отсутствуют
Техническое и технологическое обновление предприятия Отсутствует Эпизодическое Постоянное
Портфель заказов Неблагоприятные изменения Устойчив Изменения к лучшему
Потеря ключевых контрагентов Несколько случаев Однократное Такие случаи отсутствуют
Участие предприятия в судебных разбирательствах с непредсказуемым исходом Неоднократное Однократное Таких случаев не было
Долгосрочные соглашения Отсутствуют Неэффективные Эффективные
Отношения с учреждениями банковской системы У худшающиеся Стабильные У лучшающиеся
Использование (вынужденное) новых источников финансовых ресурсов на относительно невыгодных условиях Регулярное Эпизодическое Отсутствует
Уровень кредиторской задолженности Превышает критический уровень В пределах критического уровня Задолженность отсутствует
Использование краткосрочных заемных средств в качестве источников финансирования долгосрочных вложений Чрезмерное Эпизодическое Отсутствует
Инновационные взаимоотношения с окружением Деловые визиты, товарные поставки, публикации, выставки Закупка ноу-хау, представление технической документации Поставка комплексных объектов «под ключ», закупка лицензий вместе с интенсивной подготовкой персонала, создание совместных производств, постоянный обмен специалистами и опытом в научнотехнической области
Доля заемных средств в общей сумме источников средств Устойчиво увеличивающаяся до опасных пределов В установленных пределах Ниже установленных пределов
Наличие оборотных средств Хроническая нехватка Эпизодическая нехватка В требуемых размерах
Отношение к выполнению обязательств перед инвесторами, кредиторами, акционерами Хроническое невыполнение обязательств Эпизодическое невыполнение обязательств Регулярное выполнение обязательств
Значение коэффициента ликвидности Устойчиво низкое Низкое с тенденцией роста Нормальное
Зависимость финансовых результатов деятельности предприятия от какого-то одного конкретного проекта, типа оборудования, вида активов и т.д. Чрезмерная зависимость Определенная зависимость Независимость
Удельный вес просроченной дебиторской задолженности Высокий Нормальный Низкий
Ключевые работники предприятия Потеря Стабильное состояние Пополнение
Прочие объекты
Таблица 4
Вопросник бальной оценки конкурентного положения
Вопросы Опенка
Птохо У довлетв орительно Хорошо
-3 -2 -1 +1 +2 +3 +4 +5 +6
Какова опенка положения преяпрыятии-конкуреттов по сюттсппс.! факторам:
Производственный потенпиал *4
Научно-исследовательские и сгаатно-конструкторские работы ’Ч- > Г-"
Финансовый потенциал
Персонал
Положение на рынке I,
Инновационные способности V" >
Соотношения пен и себестоимости
Затраты на исследование и развитие
Другие' вопросы т 1
Первый профиль - конкурент А. имеет балл-(-11)
Второй профиль - жкледуемая органю алия. mi еет балл - (+2)
Третий профиль - конкурент Е. имеет балл - (+15)
отражают сходство функций: идентичные, существенно схожие, похожие, внутренне различные, совершенно различные. В клетках таблицы указаны значения факторов по возрастанию их сходства. Например, по критерию сложности различают простые, шаблонные, имеющие некоторое сходство, сложные, высокосложные функции. Каждому значению фактора присвоены баллы, отражающие их значимость, колеблющуюся от 1 по географической близости подчиненных, расположенных в одной комнате, до 15 - для фактора «постоянное руководство и контроль».
Аналитик, пользующийся рассмотренной таблицей, выполняет следующие действия:
- идентификацию для изучаемого объекта значений по каждому фактору;
- построение «кривой» идентификации факторов;
- подсчет суммы баллов, называемой индексом руководства, для анализируемого объекта;
- формулировку рекомендаций по изменению числа лиц, подчиненных конкретному руководителю.
Например, в табл. 5 по конкретному руководителю имеют место следующие значения факторов: все его подчиненные расположены в одном здании, выполняют сложные функции, требующие умеренного руководства и контроля, но предполагающие тесные взаимоотношения между работниками. При планировании деятельности подчиненных необходимы значительные усилия руководителя, направляемые широкой политикой. Общая сумма, набранная оцениваемым лицом, составляет 35 баллов. Нормативное число лиц, подчиненных одному руководителю среднего уровня, отражено в табл. 6.
Рекомендуемый индекс руководства (охвата контролем) составляет в соответствии с принятыми нормами для конкретного лица от 4 до 7 человек.
Достоинство метода в том, что при его использовании возможно получение более корректных результатов, чем при балльной и экспертной оценке. Достигается такой результат благодаря тому, что выбор значений критериев путем сравнения, как правило, точнее прямого измерения, когда в конкретной ситуации у каждого эксперта свое понятие оптимального состояния оцениваемых параметров. Кроме того, при использовании данного метода играют роль определенные психологические моменты. Например, при оценке работников по экспертному методу коллеги склонны снисходительно относиться к привычным, распространенным недостаткам оцениваемого лица и не принимать их во внимание. Однако эксперты обязательно учтут таковые при сравнительном подходе, если они будут заложены в таблице контрольных вопросов.
Основная проблема аналитиков заключается в том, чтобы найти квалифицированно составленные вопросники и при необходимости адаптировать их к конкретным условиям или разработать такой документ для опроса самостоятельно.
Как правило, сразу составить весьма эффективный вопросник не удается. Аналитикам нужно быть готовыми к тому, что только после неоднократных опытов с тщательным анализом как результатов оценки, так и самих вопросников становится возможным создать методики не только с универсальными исходными перечнями-словарями, но и узкоспециализированные вопросники.
Таблица 5
Вопросник по охвату контролем
Факторы ОХЕВТЭ Сходств о фуакцаа
Идентичные Существенное РОДСТВО Похожие Внутренне различные Совершенно ржянчныв
А 1 2 3 4 3
Г екграяичес- КЭЯ бЛЮОСТЬ ЕОДЧИНеННЫХ Всєемєстє 1 Все В одном здании -г . Различные здания одного предприятия 3 Различное местоположение. одна географическая местность 4 Различные географические местности 5
Сложность й^шлии Простые 2 Шаблонные 4 'Некоторая сложность 6 Сложные Высокосложные 10
Руководств 0 и контроль Минимум руководств 3 и обучения 3 Ограниченам руководство 6 Умеренное РУКОВОДСТВО ; повторяю- щеесл р\“К ОБ ОД СТЕ 0 ' 12 Тесное постоянное руководств 0 15
Координация Минимум отношений с другими 2 В з аим оотношения. С Гр =ЕЕЧ РШТ 5 определекньр.ш ПрКЧККЭШС 4 Умеренны^,. БЗа1й20СТН0Ш5чч ШИ. легко контролируемые 6 Существенные тесные взаимо-чшшхшешп V) Обширные неповторяк-щи-еся Езаям оотношения 10
Планирова- ние Минимум простора и сложности 2 Огрзшгчяшые простор и сложность 4 Умеренный простор и сложность 6 Требуй значиш усилия. ЕШр^ЕЛ только ППфС-ЫО] палитр •сл ськые :е:.:ые Е 1 Требуются обширные усилия, политика не опраелена 10
Таблица 6
Охват контролем для руководителей среднего уровня
Сумма баллов Стандартный охват (чел.)
40-42 4-5
37-39 4-6
34-36 4-7
31-33 5-8
28-30 6-9
С целью адаптации вопросников к конкретной ситуации в них полезно оставлять две свободные графы. В одной из них, названной «другое», пометки делаются в том случае, когда эксперт считает, что ни одна из формулировок не отражает истинного положения дел. В этой графе аналитик дает свое утверждение. Если эксперт не знает, в какой степени выражено какое-то качество, он делает пометку в другой графе, имеющей значение «не знаю». Внесение таких позиций позволяет не только сделать более корректной оценку, но и уточнить и дополнить базовые вопросники.
Регулярное использование метода контрольных вопросов создает базу для определения тенденций изменения объекта анализа во времени или позволяет сравнивать его положение по отношению к другим объектам анализа. Благодаря наличию грамотных вопросников значительно сокращается время, необходимое для анализа, уменьшается зависимость его результатов от уровня квалификации аналитика.
Список литературы
1. Горшкова Л.А. Инструментарий анализа системы управления организацией. Монография. Н. Новгород: Изд-во ННГУ, 2009. 287 с.
TEST QUESTIONS METHOD AS AN EFFECTIVE TOOL OF ORGANIZATIONAL ANALYSIS
L.A. Gorshkova
The method of test questions is proposed, its essence is presented, a detailed description is provided, some examples of its use in organizational analysis are given.
Keywords: test questions, management system, organizational analysis, assessment and diagnostics methods.
