Матричная модель в проектировании информационной системы Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Комиссарова Т.Б., Мещеряков В.А., Ланцова В.А. МАТРИЧНАЯ МОДЕЛЬ В ПРОЕКТИРОВАНИИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

Для анализа существующих информационных потоков используется информационная модель, которая предназначена для получения характеристик работы системы управления, необходимых для разработки технических и рабочих оргпроектов, построения баз данных, для информационного обеспечения разработки специальных программ, обслуживающих информационные потоки на основе имеющегося формализованного описания структуры, информационных связей, документов и алгоритмов.

В информационной модели подразделения аппарата управления представляют собой начальные или конечные пункты потоков информации, т.е. являются узлами информационной модели.

Информационная модель управления позволяет обосновать техническую и экономическую целесообразность и последовательность решения задач, определить наиболее рациональную технологию управления, обосновать выбор и количество средств организационной и вычислительной техники.

Информационная модель может быть представлена в виде графы задач, матричной модели, таблицы.

Наиболее предпочтительной является матричная модель, так как она позволяет анализировать связи различных элементов системы документационного обеспечения управления: потоки документов, персонал

подразделения документационной службы, занятый работой с документами, технические средства, процессы обработки документов и др.

Матрица, как совокупность элементов а, 1, О, расположенных в виде прямоугольной системы, над которыми можно производить алгебраические действия, представляет собой таблицу, в которой отражаются отношения между элементами объекта оргпроектирования.

В общей форме записи матричная модель представляет собой прямоугольную таблицу действительных чисел а1о, 1 =1,т; о=1,п:

а11 ^ 9 ■■■

А

а12

а1п

21

а.

22

а.

2п

т

а

т2

а

Такая матрица называется матрицей с размерами т*п. Число аіі называется элементом матрицы "А": индекс "і" показывает номер строки, а индекс "і" - номер столбца, на пересечении которых находится элемент аіі.

Применяя матричный метод в проектировании управленческой деятельности, можно создать множество видов матричных моделей.

В матрице взаимосвязи документов А = аij горизонталь (строка) и вертикаль (столбец) закреплена за

определенным документом (і = документообороте (рисунок 1)

1,2,.., т; і

1,2,., п), где п

количество документов, находящихся в

Д1 Д2 Д3 Д4 Д5 Д6 Д7 Д8 Д

СП1 0 0 0 0 1 0 0 0 0

СП2 0 1 0 0 1 1 0 0 1

СП3 1 0 1 0 0 0 1 0 1

СП4 0 1 0 1 1 0 0 0 0

СП5 0 0 0 0 1 1 1 0 1

СП6 1 0 1 0 0 0 1 0 0

СП7 0 0 0 1 0 1 0 1 0

СП8 1 0 0 1 1 1 0 1 1

СП9 1 0 1 0 0 1 0 1 0

Д1 - обозначение документа; СП2 - обозначение структурного подразделения Рисунок 1- Матричная модель

В строках документы выступают как первичные, а в столбцах - как вторичные, создаваемые на их основе. Каждый элемент матрицы А находится в соответствующей ячейке, образуемой і-строкой и і~ столбцом. При условии использования подразделением первичного і - документа для подготовки вторичного

І-документа в клетке матрицы і-строки и і-столбца проставляется цифра "1" (аіі = 1), если же он не

используется подразделением, то аіі = 0, и в ячейке ничего не проставляется. Сумма отметок "1" по і-строке и (Уп^ =і аіі) отражает общее число документов, использующих показатели реквизитов і-документа. Отсутствие отметок в сроке (Уп^=іаіі=0) позволяет считать, что документ является выходным (исходящим) из данной документной системы (подразделения) и используется за ее пределами.

Сумма связей по і-столбцу (Уп^=1а^) показывает количество документов, исполь зующих для составления документа і. Отсутствие в столбце отметок "1" означает, что документ і является входным (входящим) в

данной системе документов (подразделении) и составлен за ее пределами. [1]

С помощью матричной модели можно по каждой задаче, решаемой в системе, выделить типовой для учреждения состав информации, определить очередность обработки ее информационных ресурсов (документов) и многократность их использования, провести оптимальную организацию массивов исходной информации по отдельным задачам, создать стройную логическую схему получения, обработки и накопления данных.

Например, модель - матрица документирования работ используется для определения информационной ценности документов. По строкам указываются работы, выполняемые в ходе решения задач, по столбцам -используемые документы или реквизиты. С помощью "1" указывается, на каком этапе необходим тот или иной документ (таблица 1).

Таблица 1

Д1 Д2 Дк Итоговый столбец

О1 1 1 1 3

О2 0 1 0 1

От 1 0 0 1

Итоговая строка 2 2 0 1 5

В зависимости от степени детализации процесса в строках могут быть перечислены процедуры или операции документационного процесса. Такая матрица способствует выявлению минимума документов, необходимого для решения конкретной управленческой задачи. Она позволяет провести не только качественный, но и количественный анализ документов. По строкам устанавливается, для каких и скольких работ используется документ и результатом каких управленческих действий он является. По столбцам устанавли-

ваются состав и размеры комплекса документов, характеризующего каждую работу и роль каждого документа в этом комплексе.

Необходимость применения матричной модели взаимосвязей функциональных блоков возникает при анализе информационных потоков и определении взаимосвязей событий по массивам и документам.

Под функциональным блоком понимается элемент управленческой системы, вырабатывающий какое-либо сообщение. Переход сообщения от блока к блоку фиксируется как событие. Событие может вызываться либо поступлением в систему какого-либо сообщения, либо наступлением какого-либо срока.

Перечень функциональных блоков системы может быть задан через перечень событий, необходимый для осуществления заданной функции (таблица 2).

Таблица 2

События (функцио- нальные блоки) Документы Массивы

Д1 Д2 ... Дм М1 М2 ... Мк

С1 О Е О О О

С1 К Д Е К О

Сп К Д О О Д

Условные обозначения: О - один раз в год; К - один раз в квартал; Д - один раз в декаду; Е - ежедневно.

В этой модели каждый отдельный столбец показывает, в каких функциональных блоках или событиях используется данный массив или документ. Каждая строка показывает, какие массивы или документы применяются в данном функциональном блоке или событии. Точка пересечения столбца и строки указывает характер использования данного массива или документа в данном событии. В эту матрицу вносятся данные об интенсивности использования каждого массива или документа. Улучшая функционирование одного из блоков, можно выделить те блоки, с которыми он связан, и определить, не ухудшается ли их функционирование в связи с проводимыми в данном блоке изменениями.

Анализ организационных структур с помощью матричного представления может быть выполнен на основе матрицы структуры связей, которая позволяет определить недостаток или избыток связей между подразделениями (таблица 3).

Таблица 3

Подразделения - источники информации Подразделения - получатели информации Всего отправлено

1 2 3 4 5 6 7 8

Подразделение 1 в с в, с

Подразделение 2 а а

Подразделение 3 в в

Подразделение 4 j а j , а

Подразделение 5 -

Подразделение 6 j в j, в

Подразделение 7 а а, j

Подразделение 8 а а

Всего получено а, j в в, j, а а в с, j а -

В модели приняты обозначения: а - распоряжения вышестоящего уровня своим подчиненным; (3 - координация работы органов управления одного иерархического уровня; j - отчеты нижестоящих звеньев перед руководством и т.д.

Матричные модели можно использовать для анализа связей между показателями и документами. Матричная модель взаимосвязей показателей документов и массивов представлена в таблице 4.

Таблица 4

Показатели Документы Массивы

Д1 Д2... Дm М1 М2. Мk

Р1 1 0 0 1 1 0

Р2 0 0 1 1 0 1

Рп 1 1 0 0 1 0

Каждый отдельный столбец матрицы показывает, какие показатели содержатся в соответствующем документе и массиве. Каждая строка показывает, в какие документы и массивы входит данный показатель. Анализ этой модели позволяет определить употребительность каждого показателя в массивах и документах, степень сходства различных документов и массивов.

Матричное представление отношений показателей и документов удобно для оценки необходимости каждого документа и массива в информационном потоке и способствует выбору рационального состава и содержания документов в массивах.

Наиболее значимой является матрица "Показатель на показатель”, так как в условиях действующей в университете системы менеджмента качества разработка показателей в области качества образовательных услуг является важным, и в то же время, проблемным для некоторых структурных подразделений университета процессом.

Для каждого показателя выявляется множество других показателей, при построении которых этот показатель используется, а в матрице отмечается пересечение показателя строки и столбца зависимого показателя. Каждый столбец показывает, какие показатели используются при формировании данного показателя, а каждая строка отражает, для создания каких показателей используется показатель, стоящий в ней. Пересечение строки и столбца взаимосвязанных показателей может быть отмечено знаком, демонстрирующим наличие связи. В такую матрицу целесообразно ввести строку, показывающую принадлежность показателей к определенному процессу системы менеджмента качества [2] (таблица 5).

Таблица 5

Показатели в области качества структурного подразделения

П1 П2 Па П4 Пк

1 2* 3 4 5 6 7 8

<Т 3 £ ь' (1 ^ а Ь Процессы управленческой деятельности

П1 Пи П13 П14

П2 П22 П23

П3

П4 П41 П43

П„

Процессы обеспечения ресурсами

П1

П2

Пт

Процессы мониторинга

П1

П2

Пт

Процессы основной деятельности

П1

П2

Пт

В столбце 2 могут указываться только те показатели университета, которые участвуют в разработке показателей структурного подразделения конкретного процесса.

ЛИТЕРАТУРА

1. Солянкина Л. Н. Матричные методы в проектировании управленческой деятельности // Делопроизводство. - 2006. - № 6. - С. 62-66.

2. СТУ 151.0.10-2007 Стандарт университета. Менеджмент качества. Руководство по качеству. Издание официальное