CC BY
28
14. Retail in Russia 2012 Market analysis and development forecasts for 2012-2014 [Электронный ресурс]: http://www.pmrpublications.com/pdf/Retail-Russia-2012_promo.pdf (дата обращения: 16.07.2013).
15. Retail in Russia 2013 - Regional focus Market analysis and development forecasts for 2013-2015 [Электронный ресурс]: http://www.pmrpublications.com/pdf/Retail-in-Russia-2013-Regional-focus_promo.pdf (дата обращения: 16.07.2013).
А. В. Игнатьева
КОНЦЕПТУАЛЬНЫЕ ОСНОВЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
МЕХАНИЗМА УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫМИ СИСТЕМАМИ
CONCEPTUAL FRAMEWORK TO IMPROVE
THE MECHANISM OF MANAGEMENT OF EDUCATIONAL SYSTEMS
Аннотация: в данной статье изложена концепция анализа и синтеза организационного механизма управления применительно к образовательным системам, в основе которой положено исследование организации как системы принятия решений. Излагаются основные методические положения процедурного анализа в структурных подразделениях, моделирование управленческих решений, построение организационной структуры управления, а также разработки регламентов в системе управления.
Ключевые слова: системная концепция, система принятия решений, моделирование, цели функционирования, организационные процедуры, технология управления, регламенты управления.
Annotation: in this article the concept of analysis and synthesis of organizational management mechanism in relation to the educational system, which based on the study of the organization as an enterprise solution. Sets out the basic provisions methodical procedure analysis, modeling management decisions, the organizational structure of management, development planning regulations controlling mechanism.
Keywords: system concept, decision making system, modeling, the objectives of the operation, organizational procedures, management technology, management regulations.
Процесс глобализации образования и общность тех интересов, с которыми приходится сталкиваться образовательным системам в России, создают предпосылки и возможности для инновационного развития с учетом образовательной политики, традиций и национальных особенностей. Большинство нововведений, которые получают сегодня всё большее распространение, обязаны прежде всего управленческому образованию и необходимостью его постоянного обновления и углубления.
Система управления в образовании сложна и многогранна и претерпевает ряд трудностей на федеральном, региональном и негосударственном уровнях. Наиболее ощутимую трудность, которую испытывают высшие учебные заведения, связана с осуществлением стратегии их слияния, что неизбежно ведёт к полной реструктуризации, обновлению всей системы управления и кадровой политики. Кроме того, широкий спектр специальностей и специализаций, связанных с появлением новых профессий на рынке труда, приводит к усилению проблем качества профессионального образования, а следовательно к поиску новых подходов к повышению эффективности управления образовательными системами. Возрастает роль персонализации ответственности за качество работы, а, следовательно, и всей системы управления качеством. И наконец, введение нового поколения федеральных государственных образовательных стандартов
© А.В. Игнатьева, 2013
(ФГОС) для системы высшего профессионального образования, требует соответствующего уровня, ответственного за изучение, внедрение и контроль новой системы оценки педагогических измерений [8, 9]. Эта новая задача требует серьезной проработки и, в целях ее результативности, строгой организационной регламентации.
Определенные трудности претерпевают также негосударственные высшие учебные заведения, которые обязаны сформулировать правила игры, отражающие институциональный облик современной образовательной модели и успешно пройти аккредитацию. Повышается роль регионального управления как следствие усиления децентрализации в результате объединения вузов. Добиться повышения эффективности управления на региональном уровне можно только с помощью четкого распределения полномочий и ответственности на всех уровнях управления в каждой конкретной образовательной системе.
Необходимость в развитии управленческого образования затронула и средний уровень. До недавнего времени вопросы управления школой не являлись предметом самостоятельного исследования, а рассматривались лишь в рамках педагогических требований учебно-воспитательного процесса. В настоящее время всё более остро ощущается необходимость в анализе и обобщении опыта управления школой, а значит всё более осознается важность профессиональной подготовки управленческих кадров, необходимости системного подхода к управлению школой, умения грамотно формулировать цели и принимать адекватные управленческие решения. Появляется новая область знаний - образовательный менеджмент, которая требует всестороннего изучения и применения.
Таким образом, управлять эффективно современными конкретными образовательными системами традиционными методами становится всё сложнее. Именно поэтому усиливается внимание к поискам инновационных форм и методов управления на основе продуманных решений, дальнейшего развития программно-целевого управления и разработки методологических основ управления образовательными системами, которые позволят проектировать их конкретные организационные формы, четкий организационный механизм управления.
В середине прошлого века большое развитие получили работы по проектированию автоматизированных систем управления, которые успешно использовались в системе высшего образования. Известны такие подсистемы, как «Абитуриент», «Успеваемость», «Кадры» и другие, каждая из которых реализует одну из множества целей её функционирования. Позднее системно рассматриваются информационные процессы управления организациями, уделяется достаточное внимание условиям интеграции информационных технологий, накоплению, хранению и использованию информации для подготовки и принятия управленческих решений органами федерального, регионального и муниципального уровней. Однако, при проектировании таких систем большей частью разрабатываются лишь техническое, информационное и математическое обеспечение, что, по существу, не оказывает существенного влияния на действующие механизмы управления и их организационную структуру. В результате в таких системах управления по-прежнему нет ни организационной регламентации, ни динамично работающего аппарата управления. Это говорит о том, что задача совершенствования управления, а именно, организационного моделирования применительно к образовательным системам ещё полностью не решена ни в методологическом, ни в практическом отношениях. Между тем последнее, призванное довести проектирование до уровня каждого исполнителя и руководителя, является, по существу, предпосылкой эффективного функционирования организации.
Практически организация управления - это система принятия решений. Именно она является тем фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления с последующими этапами ее формирования, то есть решать последовательно задачу анализа и синтеза систем управления, обеспечивающих
оптимальные условия для принятия необходимых решений. Имеется ввидуанализ всей работы системы - от сбора исходных данных, разработки действующих организационных процедур, блок-схемы и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования конкретной системы управления. Такой анализ предусматривает комплексное обследование организации, целями которого являются выявление и построение действующих организационных механизмов управления, определение путей их совершенствования.
Анализ такого рода целесообразно проводить в начале работы, направленной на общую реструктуризацию образовательной системы, а также отдельных её подразделений. Как показывает опыт, анализ наиболее эффективен, если его проводить в шесть этапов. Рассмотрим их содержание.
Первый этап - обследование организации управления, иначе говоря, сбор исходных данных об объекте управления. На этом этапе изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых каждым подразделением или сотрудником. Затем рассматривается реальная, существующая система управления подразделениями и производится сопоставление функций этих подразделений с функциями, изложенными в документах. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка. На этапе сбора исходных данных в первую очередь необходимо выяснить и зафиксировать документальные потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.
Второй этап - разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в данной процедуре. При построении схемы организационной процедуры особое внимание следует уделить ее входным и выходным параметрам, то есть надо указать:
• наименование процедур, документы, необходимые для их выполнения;
• наименование организационной процедуры, из которой получены входные документы, а также документы, которыми она завершается;
• наименование той организационной процедуры, для выполнения которой необходимы выходные документы данной процедуры.
Третий этап - выявление взаимосвязей между процедурами принятия решений и построение блок-схемы принятия решений. В сущности, этот этап во многом совпадает со вторым. Такая параллельная разработка блок-схемы принятия решений и организационных процедур исключает возможность ошибок при определении взаимосвязей между отдельными процедурами. На основании выявленных взаимосвязей и строится блок-схема процесса принятия решений в данном подразделении.
Четвертый этап - составление действующей (реальной) схемы принятия решений в подразделении. Для выполнения этого этапа прежде всего, четко формулируются уровни руководства, связанные с выполнением конкретной организационной процедуры. Затем на эти уровни накладываются схемы действующих процедур принятия решений.
Пятый этап работы - логический анализ действующей схемы принятия решений. Здесь рассматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении и взаимосвязи между ними, то есть рассматриваются организационные операции на каждом уровне управления, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции, поступающая на тот или иной уровень управления. Такой логический анализ действующей схемы принятия решений позволяет судить об эффективности управления и разработать предложения по её совершенствованию.
И, наконец, шестой этап - непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата вуза, каждого его
подразделения и сотрудника, то есть конкретных регламентов управления. Блок-схема процесса разработки системы принятия решений представлена ниже.
Итак, на предпроектной стадии совершенствования организационного механизма управления вузом мы выявили действующий механизм управления и обосновали необходимость его совершенствования. Попытаемся теперь наметить пути его совершенствования. Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления вузом.
4
б. Соответствует ли данная схема выбранной модели
нет
7. Корректировка схемы управления
8. Разработка регламентов управления
Рис. Блок-схема процесса разработки системы принятия решений
Первостепенная задача - формирование целей функционирования организации. В вузах, исходя из необходимости подготовки кадров высшей квалификации, можно зафиксировать, например, такие цели, как обучение студентов методологии научного проектирования, подготовка кадров высшей квалификации, повышение квалификации преподавателей. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам. Во-первых, потому, что по своей природе все реальные организации, в том числе и вузы, многоцелевые. Во-вторых, потому, что период действия целей функционирования различен, а, следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя их целей, период которых сопоставим с периодом проектирования организации. В-третьих, потому, что проектирование организации
управления под все цели функционирования слишком трудоемко, а, следовательно, число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным.
В общем виде задача формирования целей подразделения может быть сформулирована следующим образом. Пусть задана некоторая глобальная качественная цель высшего вузовского уровня управления, для которой необходимо определить набор целей нижнего (факультетского) уровня управления, осуществляемых для реализации глобальной цели.
Решение такого класса задач возможно на основе использования экспертных методов. Прежде всего осуществляется оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки и выбора целей является анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждения. Определение целей функционирования ниже стоящих уровней управления требует построения дерева целей с использованием теории экспертных оценок [4, 10].
Следующей важной задачей при проектировании систем управления является моделирование управленческих решений, наименование и количество которых было выявлено на стадии анализа. На стадии проектирования организации управления необходимо произвести оценку управленческих решений с тем, чтобы в конечном итоге обеспечить эффективное управление. В связи с этим необходимо:
• окончательно определить состав управленческих решений;
• определить документы, необходимые для подготовки и утверждения каждого управленческого решения;
• смоделировать процесс подготовки управленческих решений (организационных процедур);
• смоделировать правила работы исполнителей в процедурах.
Моделирование состава управленческих решений осуществляется для
обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Для этого множество управленческих решений, реализующих выбранные цели, разбивается на однородные группы по критерию минимального количества наименований документов для их подготовки. Состав групп решений, как правило, определяется количеством структурных подразделений.
Определение документов, необходимых для подготовки управленческих решений производится экспертами, которые оценивают состав документов по определенному критерию и формируют список документов, достаточных для подготовки и утверждения конкретных управленческих решений.
Моделирование процесса подготовки и принятия управленческих решений направлено на оптимизацию технологии процесса подготовки решений.
Оптимизация процесса подготовки управленческих решений достигается путем выявления отклонений при сопоставлении действующего процесса с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной на предварительном этапе.
В качестве такой модели можно выбрать с частичной доработкой стандартную информационную модель, в которой зафиксировано минимальное количество этапов подготовки управленческого решения и оптимальная схема документопотока. На основании выбранной модели производится проектирование оптимального процесса подготовки управленческого решения для данного структурного подразделения.
Моделирование правил работ исполнителей и руководителей в процедурах является частью общего процесса формирования организационного механизма управления и тесно связана с этапами анализа и распределения управленческих решений по уровням управления, определения оптимального числа исполнителей и руководителей, необходимых для подготовки и утверждения этих решений, определения
перечня документов, необходимых для принятия управленческого решения, разработки документации, регламентирующей деятельность подразделения.
Моделирование правил работ исполнителей заключается в анализе процесса подготовки конкретного управленческого решения на уровне отдельных операций, в выявлении ответственных за подготовку и принятие управленческих решений и моделировании на основании проведенного анализа правил работ исполнителей и руководителей в управленческих процедурах, а затем и в подразделении.
Моделирование правил работ исполнителей также осуществляется на основе стандартной информационной модели в следующем порядке:
• определение списка исполнителей в процедуре,
• определение соответствия функций исполнителей функциям блоков стандартной информационной модели,
• определение перечня документов, действующих в процедуре,
• определение соответствия документов процедуры организационным уровням управления,
• составление таблицы сводных показателей по процедуре.
В результате этого этапа работы получается таблица, однозначно определяющая ответственного за исполнение той или иной функции в процедуре. Методика моделирования правил работ исполнителей рекомендуется для формирования регламентов в процессе проектирования общей структуры управления. Важной задачей при проектировании систем управления является моделирование структуры управления подразделениями и организацией в целом. Это моделирование процесса распределения решений по уровням управления и формирование схем управления подразделениями.
Формально постановка данной задачи такова. Известен полный список управленческих решений, необходимых для реализации целей функционирования, а также их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы каждая из групп использовала минимальное количество необходимых для подготовки решений документов. Задача решается с использованием методов математического анализа и логики.
Задача оптимального распределения управленческих решений по уровням управления формулируется следующим образом: для каждого выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности необходимо однозначно определить перечень управленческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник должен принимать решения, соответствующие его компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются в оптимальные сроки. Задача решается последовательно для всех уровней управления, число которых определяется конкретной образовательной системой и выбранной схемой управления.
Формирование схемы управления организации всегда основано на типовых схемах. В качестве типовой схемы управления в рамках предлагаемой концепции выбирается матрично-штабная схема управления, то есть распределение управленческих решений осуществляется по уровням управления в матрично-штабной структуре. Далее производится расчет загрузки уровней управления и ее анализ. Анализ загрузки уровня управления позволит обосновать необходимость формирования координационного, тематического либо функционального уровней, а, следовательно, и обосновать выбор линейной, линейно-функциональной или матричной структуры управления.
Окончательный выбор варианта структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной схемы управления. Здесь также решается вопрос о формировании состава подразделений, расчета численности сотрудников и норм
управляемости. Формирование структурных подразделений в конечном итоге будет зависеть от того, насколько полученная численность руководителей и исполнителей соответствует норме управляемости.
На заключительном этапе разрабатываются документы, регламентирующие деятельность системы управления: Положение о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.
Итак, системная концепция совершенствования организационного механизма управления образовательными системами предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования.
Решение задачи анализа системы управления предполагает исследование процесса управления и ее структуры на уровне управленческих решений, совершенствование организационной технологии их подготовки. Комплексное проектирование системы управления предполагает выбор целей функционирования, формирование состава решений, реализующих выбранные цели, моделирование организационной технологии подготовки решений, формирование структуры управления, разработку документации, регламентирующей деятельность конкретной системы управления.
Применение современных компьютерных технологий значительно упрощает системное проектирование.
Решение указанных задач способствует лучшей организации управления образовательными системами, четкой персональной ответственности и создает условия для внедрения инновационных технологий в принятии решений.
Литература
1. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. и др. Менеджмент: учебно-практическое пособие. - М.: Вузовский учебник, 2010.
2. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ, 2010.
3. Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации: учебное пособие. -СПб.; Питер, 2004.
4. Трофимова Л.А., Трофимов В.В. Инновационные подходы к принятию управленческих решений: учебное пособие. - Санкт-Петербургский государственный университет Экономики и Финансов, 2012.
5. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: учебник для вузов. -СПб.: Питер, 2004.
6. Прикот О.Г., Виноградов В.Н. Стратегическое развитие образовательных систем и организаций на основе проектного менеджмента. Учебно-метод. пособие. НИУ ВШЭ. - СПб., 2011.
7. Организационное поведение: Учебник для вузов / Под ред. проф. Латфуллина Г.Р. - Спб.: Питер, 2005.
8. Челышкова М.Б., Звонников В.И., Давыдова О.В. Оценивание компетенций в образовании: учебное пособие. - М.: ГУУ, 2011.
9. Стратегический менеджмент в образовании / учебно-методический комплект материалов для подготовки тьюторов. - Academia, Москва, 2007.
10. Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: учебник / Под ред. проф. М.М. Максимцова, проф. М.А. Комарова. - 20е изд. - М.: ЮНИТИ, 2005.
11. Мильнер Б.З. Теория организации. - М.: ИНФРА-М, 2001.
12. Порахина В.Н., Федоренко Т.М. Теория организации: учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2006.
13. НьюстромДж.В., Дэвис К. Организационное поведение: поведение человека на рабочем месте. - СПб.: Питер, 2000.
14. Смирнов Э.А. Основы теории организации: учебное пособие. - М.: ЮНИТИ,
2000.
И.В. Алешина
ИННОВАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ: УНИВЕРСАЛЬНОСТЬ ИКОНТЕКСТУАЛЬНОСТЬ
MANAGERIAL INNOVATIONS: UNIVERSALITY AND CONTEXTUALITY
Аннотация: инновационный путь развития РФ и ее соцсферы, в т.ч. образования, нередко видится как процесс заимствования или копирования инноваций развитых стран Запада, - лидеров мировых рынков. В статье рассматриваются вопросы контекстуальностиуправленческих инноваций, в т.ч. в сфере генерации новых знаний и ВПО, как значимого фактора их реализации, результативности и эффективности.
Ключевые слова: инновации, контекст, маркетинг, управление, образование.
Abstract: an innovative way for the Russia's and for its social sphere development, including higher education, is often seen as a process of borrowing or copying of innovations from the highly developed Western countries , as a leaders of the world markets. The article discusses the contextuality of managerial innovations, especially in the sphere of generation of new knowledge and in university education, as an important factor for innovations' feasibility, marketability, effectiveness and efficiency.
Keywords: innovations, context, marketing, management, education.
1. Инновации и контекст
Инновационный путь развития экономики и, соответственно, управления, представляется безальтернативным решением проблем экономического роста РФ, обновления технологий, роста производительности труда и уровня жизни населения. Достаточно широкий и влиятельный круг специалистов, госчиновников и управленцев рассматривает инновации как ключевой фактор успеха и сокращения разрыва между нашей страной и развитыми странами мира в экономической и социальной сферах.
Между тем, место РФ в мировых рейтингах инновационности остается низким. В Global Innovation Index (GII, Cornell Universiy, INSEAD) Россия не поднимается выше шестого десятка стран из 142 стран-участников, заняв в GII -2013 лишь 61-е место, пропустив вперед не только страны OECD, а также Китай (35-е место), но и Грецию, Аргентину, Колумбию. В первой десятке рейтинга 2013 г.: Швейцария, Швеция, Великобритания, Нидерланды, США, Финляндия, Гонконг, Сингапур, Дания, Ирландия.
Рейтинг GII базируется на расчете простой средней индексов входных (ресурсных) и выходных (результаты) показателей инновационности. Эффективность инноваций рассчитывается как соотношение компонента результатов инновационной деятельности (создание новых знаний, активов, товаров, услуг) с ресурсной компонентой (институты, человеческий капитал, инфраструктура, развитость рынка и бизнеса) По ресурсной составляющей РФ находится на 52-м месте, а по результатам - на 72-м месте, общий рейтинг инновационности - 62, эффективности инновационной деятельности - 0,7 (для Швейцарии -1,00, Нидерландов - 0,91). Невысокий рейтинг инновационности РФ означает, что в стране критически значимый недостаток ресурсной
© И.В. Алешина, 2013
