CC BY
11
Посилання на статтю_
Медведева О.М. Концепцп документа в середовищi управлшня проектами / О.М. Медведева // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ ím. В.Даля, 2003. - № 1(6). - C.46-52._
УДК 001.4:65
О.М. Медведева
КОНЦЕПЦП ДОКУМЕНТА В СЕРЕДОВИЩ1 УПРАВЛ1ННЯ ПРОЕКТАМИ
Запропонован прюритеты аспекти досл1дження документа в контекст проектного менеджменту, сформульован1 основн1 принципи виокремлених концепц1й. Рис. 4, дж. 18.
Ключов1 слова: документ, концепц1я, документна комун1кац1я, управл1нський документ, тезаурус.
Е.М. Медведева
КОНЦЕПЦИИ ДОКУМЕНТА В СРЕДЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ
Предложены приоритетные аспекты исследования документа в контексте проектного менеджмента, сформулированы основные принципы выделенных концепций. Рис.4, ист.18.
E.M. Medvedeva
DOCUMENT CONCEPTS IN PROJECT MANAGEMENT ENVIRONMENT
A review of priority aspects of document research essential for Project Management is presented, the fundamental principles of distinguished conceptions are formulated.
Постановка проблеми та i'i зв'язок з практичними завданнями.
Невизначенють на концептуальному рiвнi теоретичних засад документа в середов^ управлшня проектом значно ускладнюе дослщження в галузi якосп документа, розробку його критерив та показниш для даноТ сфери. Розробка единоТ концепци документа ускладнюеться багатоаспектнютю його розглядання залежно вщ того, предметом вивчення якоТ науковоТ дисциплши вiн е.
Анал'з останнх досл'1джень з проблеми. Такий стан вщзначаеться, зокрема, Кулешовим С.1. [1]. 1снуе концепцiя документа як елемента со^альноТ пам'ятi, як частки ноосфери [2]. I аспекти розгляду функцюнування документа як знаковоТ системи в певному середовищi текстiв спорiдненi з такого роду концеп^ями в планi со^альних комунiкацiй, з одного боку, i документальною пам'яткою людства - з шшого. Ретроспективна й оперативна частини свтового документального поля розглядаються з точки зору Тхнього руху, актуалiзацiТ, потенцшного iнформацiйного ресурсу суспiльства. Цей аспект розкриваеться в працях Г.В. Боряка, Б.С. eлiзарова, К.Б. Гельман-Виноградова, А.С. Уйбо та ш.1
См.: Боряк Г. Нацюнальна спадщина УкраТни та Державний реестр "Археограф1чна УкраТнка": Арх1вн1 документн1 ресурси та науковочнформацмж системи. - К., 1995. - 347 "Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6) 1
Прояв сутнюних характеристик apxiBHoro документа як юторичного джерела розглядаеться в [3], а державний, сусшльний та науковий статус у публка^ях В.Ю.Афiанi [4].
Представники рiзних наук все бтьшу увагу привертають до комунiкацiйних характеристик документа. В останн роки вони ставали об'ектом аналiзу в спе^альних роботах з археографп (Г.В. Боряка), книгознавства (А.О. БеловицькоТ, В.Ю. 1ваницького, Г.М. ШвецовоТ-Водки, К.Т. Ямчука), кодикологи (Л.А. ДубровшоТ), бiблiографознавства та бiблiотекознавства (В.О. 1льганаевоТ, В.П. Леонова, М.С. Слободяника, А.В. Соколова) та ш.2
Невирiшенi частини проблеми та завдання cmammi. Залишаються невизначеними аспекти дослщження документа в середовищi управлiння проектом. Одним з ключових завдань у зв'язку з цим постае формулювання прюритетних для цiеТ галузi аспек^в документа та Тх конкретизацiя у виглядi концепцiй [5].
Головною умовою iснування та розвитку суспiльства е со^ально-комунiкативна дiяльнiсть. Найважливiшою шдсистемою соцiальних комунiкацiй е документна комушка^я - процеси i засоби обмшу iнформацiею в суспiльствi за допомогою документiв.
Проект як соцiальна система i галузь управлiння проектами в цтому пiдкоряються чинностi закону документацшного супроводу соцiальних комунiкацiй Ю.М. Столярова [6]: появi кожного компонента системи проекту передуе поява необхщного документа. Документально фксуеться виникнення елемента системи, документом його функцюнування супроводжуеться i пiдтримуеться. По завершеннi проекту про нього залишаеться слiд у виглядi документа. Тобто паралельно iснуванню проекту виникае супутнш йому документний ресурс.
Наслiдком закону Столярова е використання документ у рiзноманiтних областях людськоТ дiяльностi. У зв'язку з цим, документ е предметом вивчення рiзних наукових дисциплш. В контекст управлiння проектом [7] актуальним е аналiз документа як шструмента управлiння взагалi. З процесом управлшня тiсно пов'язане поняття i процес комушкаци. Таким чином, завдання статп полягае в уточненнi управлшсько'Т та комунiкацiйноТ концепцiй документа в сферi управлiння проектами.
Основна частина дослiдження. Управлшня як складний процес вщбиття [8] полягае в пщтримц заданого стану ^вноваги) або в переводi в новий стан системи вщповщно до наявноТ програми (мети).
Вс системи управлiння мають принципово однакову структуру. Найпроспша така схема представлена на рис. 1. Обов'язковим елементом схеми е зворотний зв'язок, що являе собою повщомлення про отриманий внаслщок керуючого
с.; Илизаров Б.С. Роль документальных памятников в общественном развитии: Уч. Пос./МГИАИ. - М., 1987. - 87 с.; Гельман-Виноградов К.Б. Перспективные направления развития архивоведения//Вестн. архивиста. - 1995. - №5. - С.58-65; Уйбо А.С. Информационный подход к типологии исторических источников//Учеб.зап.Тартус.ун-та. -Тарту, 1982. - Вып.599, Философские проблемы исторической науки. - С.51-67.
2
См.: Беловицкая А.А. Общее книговедение: Учеб. пос. - М.: Книга. - 1987. - 256 с.; Шведова-Водка Г.Н. Книга и документ: соотношение понятий // Книга: Исследования и материалы. - 1994. - Сб.68. - С.19-37; Дубровша Л. Кодиколопя та кодикограф1я украТнськоТ рукописно! книги. - К., 1992. - 262 с.; Леонов В.П. Библиотечно-библиографические процессы в системе научных коммуникаций. - СПб: Б-ка РАН, 1995. -139 с.; Соколов А.В. Коммуникационные каналы: Лекция 2 // Научно-тех. б-ки. - 1994. -
№11. - С.43-_50_
2 "Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)
впливу результат, що зютавляеться з програмно заданими результатами для виявлення неузгодженостк
Канал прямого зв'язку
Канал зворотного зв'язку
Рис. 1. Найпростша схема системи управлЫня
Так формуеться управлшський цикл, що складаеться з вщповщних фаз: вироблення й прийняття управлшського рiшення - практично! реалiзацN -контролю виконання - шформаци про виконання. Зпдно до закону Столярова результатом кожно! фази е документ. Осктьки фази управлiнського циклу взаемозалежш, «випливають» одна з шшот, документ як результат одше! фази правомiрно розглядати як такий, що фксуе, передае керуючий вплив щодо наступно! фази i виконавця. Тобто, проста схема комушкаци джерело - приймач ускладнюеться на джерело - документ - приймач.
Документ для рецитента, що одержуе повiдомлення, е таким же його джерелом шформаци, як i безпосередньо автор документа (який би м^ в деяких умовах передати змют документа усно). Керуючий вплив - дiя, спрямована на те, щоб стимулювати адресата виконати визначен дм (вiдповiдно до програми управлшня). Отже, з ц1еТ позици повиннi формулюватися основнi позици концепци документа як засобу управлiння на вщмшу вiд iнших видiв дiяльностi.
Ми пропонуемо в концепцiю управлшського документа включити такi принципи.
1. Принцип вщповщносл функцiям управлiння (службовий характер).
Насамперед, всi види документ, що використовуються в управлiнському цикл^ первiсно повиннi вiдповiдати функцiям управлшня в цтому. Вiдповiдно до загально! теори менеджменту ними е - планування, оргашза^я, мотивацiя i контроль, що взаемозалежш так, що кожна функ^я забезпечуе основу для шших [9].
Таким чином, пщ управлшською документацiею розумiеться сукупнiсть дiлових (управлшських) документiв. Тт складають документи: шформацшш, колегiальних органiв, розпорядницькi, органiзацiйнi, з особовому складу, з господарсько-договiрно! дiяльностi, з господарсько-претензiйноT дiяльностi, облiково-фiнансовi, з зовнiшньоекономiчноl дiяльностi. В межах оргашзаци утворюються функцiональнi системи управлшсько! документации оргашзацшно-розпорядницька, фiнансово-розрахункова, постачальницько-збутова й т.п. [10].
В рамках проекту як сукупност процеав [11] спостер^аеться ситуацiя, коли вихiдний результат одного процесу е вхщним для шшого. Оскiльки кожен проект е ушкальним, в ньому можуть складатися ушкальш документи та !х системи.
2. Вщповщно функцiям управлiння постае принцип регулятивности, що означае, що документ в управлшш забезпечуе необхiдну поведшку керованого за допомогою передачi ч^ких розпоряджень i вказiвок.
3. Принцип законност (юридична сила). Важливим елементом в оцшц придатностi документа для цiлей i функцiй управлiння е його юридична сила -
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)
3
заснована на законодавс^ безперечнють, а отже, обов'язковють документа для його адресалв, що будуть засновувати на ньому своТ дм. У цьому аспект до документа в управлiннi пред'являються вимоги власне законностi i вщповщного оформлення [12].
4. Принцип доцтьносл. Не менш важливе значення мае доцiльнiсть самого документа i розпоряджень, що мютяться в ньому. Документ в управлшш повинен мати ч^ку мету i чiткого конкретного адресата.
5. Принцип мобшьносп i стшкосл. Даний принцип важливий для будь-якоТ оргашзаци. Особливу ж актуальнiсть вш набувае в проектi. Для забезпечення високоТ якостi результату проекту як системи, необхщно забезпечити активну й адекватну взаемодш його з навколишшм середовищем. Таким чином, у проект можуть з'являтися унiкальнi документи, можуть змiнювати свою форму i змют тi документи, що вже використовуються. Тобто документ як система в проект зобов'язаний гнучко реагувати на змши в зовшшшм середовищi (змши в законодавствi, дiловодствi, умовах реалiзацN проекту тощо). В той же час, при будь-яких змшах зовшшнього середовища, документ як система не повинен вщчувати корiнних змiн, втрачати своТ ознаки i властивостi.
Такими, на наш погляд, е основы принципи управлшського документа. Варто також звернути увагу на те, що будь-який дтовий документ, незалежно вщ приналежност до якоТсь функцюнальноТ системи управлшськоТ документации мае керуючий вплив, тому що кшець-кшцем, на його основi приймаеться управлiнське рiшення.
Для розкриття комушкацшних характеристик управлiнського документа уточнимо поняття комунiкацiТ та ТТ взаемоди з управлiнням.
З позици iнформацiйного пiдходу комунiкацiя - взаемодiя-вiдбиття, опосередкована повiдомленням у виглядi одного сигналу або упорядкованоТ послiдовностi сигналiв [13]. Елементарна схема комушкаци представлена на рис.2.
Рис. 2. Найпрост1ша схема комункацп
В рамках со^ального типу комушкаци вiдбуваеться опосередковане матерiальним вiдображення iдеального в iдеальному. Со^альним повiдомленням завжди властивий iдеальний змют, вщбитий комунiкантом на матерiальнiй основi повiдомлення. Цей змiст е образ стану свщомост комунiканту, що вщбивае його знання, переживання, бажання. Завдяки наявност iдеального змiсту повiдомлення, вщбиваючись у свiдомостi реципiента, змiнюе його знання, викликае переживання, стимулюе певн дiТ. У пiдсумку досягаеться штелектуальне й емоцiйне спiлкування мiж людьми, що веде до взаемного розумшня. Якщо повщомлення мае довгострокову матерiальну форму, воно е документом. Документ, як i всi матерiальнi об'екти, мае властивють самовiдображення й у силу цього збер^ае в час свiй змiст. Документальна комунiкацiя складаеться з трьох вщбивних процесiв: 1) створення документа (вщображення iдеального в матерiальному), 2) збереження документа (самовщображення матерiального), 3) сприйняття документа (вщображення матерiального в iдеальному) [14].
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)
Управлшня в со^альних системах «працюе» iз суспiльною або iндивiдуальною свiдомiстю з метою приведення !х у потрiбний стан. Програми i цiлi тут являють собою «образи бажаного майбутнього», тобто iдеальнi утворення. Отже, со^альне управлiння е вiдображення iдеального в щеальному, як i соцiальна комушка^я.
Зазначемо також, що комунiкацiя як процес двостороннього обмшу iнформацiею е основою для будь-яких процеав взаемоди. Таким чином очевидна еднiсть комушкацшних i управлiнських процесiв у со^умк
В схемi управлiння мiж керуючим i керованим завжди реалiзуеться однакова схема комушкаци. Опосередкована документом, вона виглядае в такий споаб (рис. 3):
Комунлкат -документне повщомлення
Канал зв'язку
Рис. 3. Схема документно! ко мункацп
Тодi модель процесу комушкаци (у межах циклу автор повщомлення -споживач повщомлення) можна зобразити так (рис. 4):
Рис. 4. Модель процесу комункацп
Будь-який документ як елемент документно! комушкаци можна охарактеризувати за «формулою Ласвелла»: хто, що, яким каналом, кому, з яким ефектом повщомляе [15]. Ц питання характеризують процес комушкаци: хто е комушкантом, в чому е сутнють повщомлення, яким каналом воно передаеться (тобто особливост матерiального ноая та знаково! системи), на який результат нацтене повщомлення, яка мета комушкаци й умови и здшснення (де, коли вщправлене повiдомлення), з яким ефектом (вщбулася комунiкацiя в дiйсностi).
Тобто, як елемент комушкацшного процесу в цтому документ е засобом (каналом) передачi шформаци. Сформулюемо основнi принципи документа з фе! точки зору.
1. Принцип функцюнальностг При створеннi майбутнього документа його комушкацшш характеристики слщ розглядати як закладений в нього потен^ал для функцiонування в певному середовищi i для виконання конкретних завдань.
2. Принцип доцшьностг Для забезпечення ефективносп комунiкацil в схемi управлiння повинен мати чiтку конкретну адресу, з'еднувати конкретного комушканта з конкретним рецитентом для досягнення певних цтей взаемодi! (передачi керуючого впливу).
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)
5
3. Принцип знаковостг В схемi комушкаци документ постае як знакова система, тобто матерiальний посередник обмшу семантичною iнформацiею мiж двома матерiальними системам. До властивостей документа як знаковоТ системи вщносяться особливостi форми знамв, в яких втiлюеться iнформацiя, способи нанесення (фксування) знакiв, способи сприйняття знаш [16]. Представлення щеТ в знаках, що переводять ТТ на мову, зрозумiлу реципiентовi, або кодування, повинне забезпечити штерпретацш повiдомлення одержувачем вiдповiдно до мети комушкаци, поставлено!' вщправником. Вiдповiдно, декодування - переклад повщомлення на мову одержувача.
4. Якщо розглядати документ в схемi комушкаци з позици рецишента, його основш характеристики пов'язуються з розумшням документа як джерела шформаци. У зв'язку з цим видтяеться принцип шформативност документа -змiстовнiсть, цшнють шформаци документа для реципiента. У схемi управлiння важливо, щоб рецишент-керований за допомогою документа одержав вщ керуючого вичерпну i цiнну шформацш для здiйснення наступноТ дiяльностi. Однак, матерiальна основа i конструктивна форма документа також повинш вiдповiдати даному принципу в, тому що це не просто «упакування» щеТ, а значущий предмет. 1нформацшна цiннiсть документа багато в чому визначаеться його дизайном, формою i способом запису тексту, дшчи на шдсвщомють, певним чином впливаючи на сприйняття шформаци документа.
5. Логiчним продовженням принципу шформативносп е принцип едино! основи, що полягае у використанш единих для комушканта i реципiента тезауруса i коду. Звичайно комунiкант мае уявлення про те, як повщомлення може штерпретуватися рецитентом (принаймнi до цього треба прагнути). Однак, процеси кодування i декодування в значнш мiрi суб'ективнi, тому що залежать вщ особистостi одного й шшого.
Пiд тезаурусом розумiеться деяка сукупнють („словник") понять, викладених у даному документ або, що збер^аються в пам'ят даноТ системи i розглядаються як „зрозумтГ [17]. Таким чином, правомiрно говорити про тезаурус даного автора, споживача (чв), самого документу.
Тезаурусний пщхщ до документноТ комушкаци дозволяе розглянути iнформативнiсть документа для рецитента як обсяг шформаци, що вш безпосередньо витягае з даного документу шсля взаемоди тезаурусiв автора документу, документа i реципiента. Вщповщно, для пiдвищення ефективностi процесу комушкаци необхщно забезпечити максимальну вщповщнють даних тезауруав. Виняткову важливiсть набувае шформативнють документа, забезпечуючи ефективнiсть дiяльностi учаснимв проекту, обмеженого в часi, ресурсах i вартостi.
Необхiдно також вщзначити наявнiсть специфiки концептуальних пiдходiв до визначення комушкацшних характеристик електронних докуменлв, споаб iснування яких, у тому чи^ передавання комунiкацiйними каналами комп'ютерного зв'язку, значно вiдрiзняеться вiд власне документального. Для електронноТ документацiТ характерний динамiчний щомитi мiнливий дiалоговий характер взаемин екранного тексту з партнером.
Однак варто визнати, що документш комушкацшш канали в багатьох вщносинах е бтьш доступними, стабiльними, надшними i довговiчними. До того ж у комп'ютерному дiловодствi iснуе ряд проблем створення та функцюнування електронноТ управлшськоТ документаци [18]. Цим пояснюеться неможливiсть витиснення на сучасному еташ електронними комунiкацiями документних комунiкацiйних каналiв. Розвиток електронноТ комунiкацiТ веде до модершзаци документноТ, Тх взаемозалежному юнуванню i розвитковi в майбутньому як головних пщсистем соцiальноТ комунiкацiТ.
6
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)
Висновки. В ^y3i управлшня проектами прюритетними е управлiнська та комунiкацiйна концепци документа. Принципи цих концепцiй визначають 0CH0BHi характеристики документа в середовищi управлiння проектами i, таким чином, являють базу для наступного системного дослщження конкретних характеристик якостi докуменлв даноТ сфери.
Л1ТЕРАТУРА
1. Кулешов С.1. Документознавство: 1стор1я. Теоретичн1 основи: Монография. - К., 2000. -С.39
2. Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания (к постановке проблемы)//Межд. форум по информации и документации. -1992. - Т.17. - №1. - С.8-16.
3. Савин В.А. Документ - архивный документ - исторический источник - памятник истории и культуры: проблемы проявления сущностных характеристик//Докл. и тез. выступл. на второй Всерос. конф./Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. - М., 1997. - С. 181-187.
4. Афиани В.Ю. Государственный, общественный и научный статус документа. // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: Докл. и тез. выступл. на второй Всерос. конф./ ВНИИДАД. - М., 1997. - С. 194-197.
5. Рач В.А. Принципи формування концепцш // Вюник державноТ служби УкраТни. - 2000. - №3. - С.93-95.
6. Столяров Ю.Н. Документный ресурс: Учеб. пособие для студ. вузов. - М.: Изд-во Либерея, 2001. - С.7.
7. Кер1вництво з питань проектного менеджменту. - К.: УКРНЕТ, 1999. - С.6-9.
8. Соколов А.В. Информационный подход к документной коммуникации: Учеб. пособие -Л.: ЛГИК, 1988. - С.5-6.
9. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Уч. пос. - Мн.: Новое знание, 2002. - С. 65-87.
10. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - К.: Т-во "Знання", КОО, 2000. - С.335-337.
11. Кер1вництво з питань проектного менеджменту - С.29-30.
12. Новоселов В.И. Юридическая сила документа// Сов. архивы. - 1971. - №1. - С.57-63.
13. Соколов А.В. Вказ. праця - С. 5-10.
14. Там само. - С.9.
15. Кушнаренко Н.Н. Вказ. праця - С.123.
16. Там само. - С.83.
17. Бирюков Б.В., Воробьев Г.Г. Тезаурусный поход к коммуникативным процессам и документальная информация. // Информация и управление. Философско-методологические аспекты. - М.: Наука, 1985. - С 47-69.
18. Носевич В.Л. Документ и информация в век компьютеров и множительной техники//Межд. науч. конф. "Историки и архивисты: сотрудничество и сохранение и познание прошлого в интересах настоящего и будущего: Докл. и тез. науч. сообщ. -М., 1997. - С. 75-79.
Стаття надмшла до редакцп 20.03.2003 р.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 1(6)
7
