CC BY
38
УДК: ББК 65.052
Консолидация расходов железной дороги В.В. Градобоев, В.Г. Карчик, Е.А. Котова, О.А.Симакова
Аннотация
Реализация стратегической программы развития ОАО "РЖД" должна осуществляться на основе средств информационной технологии, консолидации данных, бизнес аналитики, сбалансированной системы показателей и других инструментов. Схема консолидации выполнялась с помощью трехмерных ссылок с операцией суммирования и гиперссылок с использованием формы 7-у и номенклатуры расходов в ЭТ Microsoft Excel. Представляется необходимым вести систематическую регулярную разработку консолидации аналитических структур данных на уровне филиалов, отделений и структурных подразделений ОАО «РЖД».
Ключевые слова: бизнес-аналитика, консолидация данных,
номенклатура затрат, группировка расходов, ЭТ, Microsoft Excel.
Введение
Отсутствие регулярного информационного обеспечения в наиболее удобной для оперативных работников дороги форме вызывает существенные трудности в плане доступа к необходимой информации. Сегодня управленческая отчетность по расходам эксплуатационной деятельности дороги представлена формами 7-у и 6-жел.
Основные задачи консолидации данных состоят в следующем.
- облегчить доступ к данным;
- консолидировать данные по всем группировкам номенклатуры затрат;
- обеспечить аналитической информацией руководство дороги и руководителей разного уровня для принятия необходимых решений;
- сократить трудоемкость при составлении всякого рода справок и отчетов работниками служб в пределах управления, отделений и структурных подразделений дороги.
С другой стороны консолидация может использоваться как инструмент для разработки базы данных в среде ЭТ, например Microsoft Excel.
Использование графического сопровождения позволит визуализировать данные в виде структурных диаграмм, отражающих структуры расходов по элементам затрат - горизонтальный разрез, и по статьям (группам) расходов - вертикальный разрез.
1. Консолидация данных в MS Excel.
Для объединения данных , хранящихся в различных документах одинаковой структуры можно эффективно использовать консолидацию листов в электронных таблицах (ЭТ). Консолидация данных квартальных
отчетов может позволить получить годовые данные как сумму квартальных. Совершенно также можно автоматически объединять данные из разных источников одинаковой структуры, например о работе хозяйств, отделений, структурных подразделений. Весьма важное значение имеют операции, которые можно использовать при консолидации. В качестве операций могут выступать функции, приведенные в табл.1. Предусмотрено несколько способов консолидации в ЭТ MS Excel.
Таблица 1.
Операция Результат
Сумма (SUM) Сумма чисел.
Количество значений (COUNT) Количество записей или строк данных. Используется по умолчанию для подведения итогов по нечисловым полям
Среднее (AVG) Среднее чисел.
Максимум (MAX) Максимальное число.
Минимум (MIN) Минимальное число.
Произведение Произведение чисел.
Кол-во чисел (COUNT) Количество записей или строк, содержащих числа.
Несмещенное отклонение (STD) Несмещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных.
Смещенное отклонение (STDS) Смещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных.
Несмещенная дисперсия (VAR) Несмещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных.
Смещенная дисперсия (VARS) Смещенная оценка дисперсии генеральной совокупности по выборке данных.
По расположению, если данные исходных областей находятся в одном и том же месте и размещены в одном и том же порядке. Этот способ используется для консолидации данных нескольких листов, созданных на основе одного шаблона.
По категориям, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Этот способ используется для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.
С помощью трехмерных ссылок - наиболее универсальный. При использовании трехмерных ссылок отсутствуют ограничения по расположению данных в исходных областях.
2. Особенности существующей номенклатуры затрат
Сегодня вопросы консолидации данных и аналитических структур являются одной из актуальных тем в проблематике использования средств информационной технологии в корпоративном управлении за рубежом. В связи с этим рассмотрим основные средства консолидации аналитических структур данных.
В соответствии с проводимой структурной реформой на железнодорожном транспорте, предусмотрен постепенный переход к
функциональному принципу исчисления расходов. Введена классификация издержек по следующим видам деятельности: грузовые перевозки, предоставление услуг инфраструктуры, предоставление услуг локомотивной тяги (в пассажирском и грузовом движении), пассажирские перевозки в дальнем следовании, пассажирские перевозки в пригородном сообщении, ремонт подвижного состава, относящимся к основным видам деятельности, а также строительство объектов инфраструктуры, содержание социальной сферы и прочие виды деятельности.
Существующая номенклатура предусматривает группировку расходов по указанным выше основным видам деятельности. Ряд прямых специфических расходов непосредственно относятся на определенный вид деятельности (вид перевозок). Расходы, которые не могут быть отнесены прямо на соответствующий вид деятельности (вид перевозок), распределяются между ними пропорционально величинам измерителей-распределителей. Общие и общехозяйственные расходы распределяются между основными видами деятельности пропорционально ранее распределенным затратам на оплату труда.
Для осуществления группировки по видам деятельности статьи Номенклатуры предварительно объединяют в группы - укрупненные виды работ (УВР). Особенностью УВР является то, что при определении «полных» расходов основного вида деятельности они могут объединяться с частью других УВР. Например, в «полные» расходы по виду деятельности «Услуги локомотивной тяги» следует включать, кроме расходов по эксплуатации локомотивного парка, часть расходов по ремонту локомотивов и содержанию инфраструктуры, относящихся к этому виду деятельности.
3. Схема консолидации расходов Октябрьской железой дороги.
Основными источниками при обработке данных явилась формы 7-у по расходам по разделу 1.1 "Перевозки" в разрезе хозяйств филиала ОАО «РЖД» Октябрьская ж.д. за 3, 6, 9 и 12 месяцев 2004 года.
Как известно, формы 7-у включают в себя наименование статей затрат, коды статей, коды строк, элементы экономических расходов и издержки «Всего».
Сама схема консолидации выполнялась с помощью трехмерных ссылок с операцией суммирования и гиперссылок следующим образом. Вначале для каждого хозяйства был выделен свой рабочий лист ЭТ. Сюда были занесены данные обо всех издержках в структуре и классификации затрат, предусмотренных формой 7-у и номенклатурой расходов. Исходные данные издержек накапливались в трех основных документах.
Первый из них представлял собой итоговую сводку расходов просуммированных по консолидационной схеме для каждой службы, включая прямые производственные расходы, расходы, общие для всех видов работ и мест возникновения затрат, общехозяйственные расходы без расходов на содержание аппарата управления, расходы по содержанию
аппарата управления и расходы всего по дороге по указанным экономическим признакам.
Второй документ включал в себя специальную форму (форма 1) на одном рабочем листе, где с помощью трехмерных ссылок с указанием всех полей и признаков формы 7-у отражались все издержки хозяйств в принятых структурах группировок.
ТЕКУЩАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ: ПАССАЖИРСКИЕ ПЕРЕВОЗКИ В ДАЛЬНЕМ СЛЕДОВАНИИ
Работа
Работа
2,0%
Рис.1
Издержки, полученные в форме 1, консолидировались в дальнейшем в третьем документе - форме 2. Структура этой формы соответствовала формату базы данных (БД), и в качестве полей БД включала в себя следующие признаки: наименования хозяйств, имя статьи, код статьи,
элементы затрат, итого затрат по статье, итого материальных затрат.
РЕМОНТ ПС: ТЕКУЩАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ: ГРУЗОВЫЕ ПЕРЕВОЗКИ
ТР элек^овозов по ^о^аме ТР-2 9,7%
ТР элек^осекций по ^о^амме ТР-2;13%
ТР тепловозов по ^о^амме ТР-1 8,3%
ТР тепловозов по що^амме ТР-2 12,4%
ТР тепловозов по що^амме ТР-3 12,9%
ТР элек^овозов по ^о^аме ТР-3 11,7%
ТО элек^овозов по ^о^амме ТО-
4
ТО элек^овозов по ^о^амме ТО
5
0,8%
ТР элек^овозов по ^о^аме ТР-1 0,6%
ТО тепловозов по ^о^амме ТО-5 12,7%
ТО тепловозов по ^о^амме ТО-4 2,8%
ТО тепловозов по ^о^амме ТО-3 2,6%
Рис.2
Наряду с описанной работой по консолидации структур данных была выполнена работа по визуализации данных сгруппированных расходов.
Такое графо-аналитическое сопровождение консолидации, выполняемое автоматически для каждого периода фактических издержек облегчает интерпретацию структуры и динамики данных.
ТР тепловозов, по программе ТР-3 2,4%
ТО тепловозов, по программе ТО-5 0,2%
ТО тепловозов, по программе ТО-3 0,9%
ТО тепловозов, по программе ТО-2 1,2%
ТР электросекций по программе ТР-1 25,8%
РЕМОНТ ПС: ПАССАЖИРСКИЕ ПЕРЕВОЗКИ В ПРИГОРОДНОМ СООБЩЕНИИ:
ТР электросекций по программе ТР -2 17,1%
ТР тепловозов, по программе ТР-1 0,9%
ТО ДП и автомотрис по программе ТО-3 0,6%
ТО электросекций программе ТО-4 0,6%
ТО электросекций по
прогРамме ТО-5 ТР ДП по программе
0,3 % - ТР-1
0,2%
ТОэлектросекций по программе ТО-3 28%
ТО электросекций по программе ТО-2 2 %
ТР электросекций по программе ТР-3 19%
Рис.3
Примеры такого сопровождения по некоторым группам раходов по локомотивному хозяйству приведены на рис. 1- 4.
Сегодня вопросы консолидации данных и аналитических структур являются одной из актуальных тем в проблематике использования средств информационной технологии в корпоративном управлении за рубежом. В связи с этим необходимо использовать современные походы в хранении и переработке информации, включая методы бизнес-аналитики, OLAP, ССП, основанные на использовании хранилищ и витрин данных.
