CC BY
133
Голанова Анна Викторовна,
Ленинградский государственный университет имени А.С. Пушкина, доцент кафедры, кандидат педагогических наук, доцент, a.golanova@lengu. ru
Голикова Екатерина Ивановна,
Ленинградский государственный университет имени А.С. Пушкина, доцент кафедры, кандидат педагогических наук, доцент, e.golikova@lengu. ru
К ВОПРОСУ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРИЕМНОЙ КОМИССИИ В УЧРЕЖДЕНИЯХ высшего образования
Аннотация
Статья посвящена изучению вопроса организации электронного документооборота приемной комиссии вуза. Авторами определено место приемной комиссии в структуре вуза и выявлены направления ее деятельности. Рассмотрены основные документы отдела по работе с абитуриентами. Выделены входящий, исходящий и внутренний документопотоки, а также описан процесс взаимодействия отдела по работе с абитуриентами и других отделов при работе с документами. Рассмотрены программные продукты, которые могут быть использованы для организации электронного документооборота приемной комиссии. Ключевые слова:
высшее образование; приемная комиссия; делопроизводство; документопоток; электронный документооборот; система электронного документооборота.
В настоящее время в законодательстве РФ состав высших учебных заведений не регламентирован, нет указания на то, какие структурные подразделения должны быть в составе организации и как они должны называться. Поэтому каждое образовательное учреждение имеет возможность создавать собственную структуру с оригинальными названиями подразделений, причем в каждой из организации подразделения могут иметь одну цель, но разные названия.
Каждая образовательная организация, как правило, каждый год осуществляет набор желающих обучаться по направлениям подготовки, реализуемым этой организацией. Этот процесс регулируется приказом Министерства образования и науки №1147 «Об утверждении порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования -программам бакалавриата, программам специалитета, программа магистратуры» [5]. В этом документе указано, что приемом и зачислением может заниматься только приемная комиссия.
В учреждениях высшего образования приемная комиссия, как правило, организуется на базе структурного подразделения, которое является ответственным за работу с абитуриентами и может иметь различные названия, например «Отдел по работе с абитуриентами».
Этот отдел осуществляет контроль над выполнением требований законодательства Российской Федерации, регламентирующего: порядок приема граждан в высшие учебные заведения для обучения по образовательным программам высшего профессионального, среднего профессионального образования; техническое, методическое и информационное сопровождение деятельности работников учреждения высшего образования, входящих в состав приемной комиссии; проведение профориентационной работы.
В течение года отдел занимается следующей работой:
• принимает участие в разработке нормативных актов, регламентирующих деятельность приемной комиссии и правила приема на каждый год;
• проводит консультирование и обучение по вопросам реализации приемной кампании;
• контролирует выполнение правил приема и прочих локальных нормативных актов, регламентирующих прием;
• проводит техническую работу по приему документов от поступающих и внесение их в информационную систему организации;
• подготавливает отчеты по итогам приема;
• осуществляет передачу данных в федеральную информационную систему единого государственного экзамена и приема, предоставляемых приемной комиссией;
• организует день открытых дверей, готовит справочные материалы для поступающих;
• занимается информационной деятельностью, участвует в образовательных выставках и ярмарках.
Рассмотрим виды документов, имеющих непосредственное отношение к деятельности отдела по работе с абитуриентами:
• учредительные и лицензионные документы (устав, лицензия, аккредитация);
• организационные документы (структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила приема на текущий год, положения об экзаменационной комиссии, положение об апелляционной комиссии и пр.);
• распорядительные документы (приказы по основной деятельности, указания, решения, распоряжения об отборочной комиссии и пр.);
• информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протокол о допуске к вступительным испытаниям, протокол утверждения списков поступающих, явочная и
проверочная ведомости, протокол учета индивидуальных достижений, справка поступающему, подтверждающая факт сдачи вступительных испытаний, и пр.);
• предложения, заявления, жалобы граждан (заявление на участие в конкурсе, заявление с прошением переноса вступительного испытания на резервный день, заявление с прошением принять документ об образовании без приложения и проч.);
• документы по личному составу.
Организация документационного обеспечения управления, в частности документооборота в учреждениях, базируется на инструкции по ведению делопроизводства.
Инструкция включает в себя: общие требования к оформлению документов, правила оформления и расположения основных реквизитов документов, состав документов учреждения, учет и анализ объемов документооборота, формирование и оформление дел, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение, организацию оперативного хранения документов, работу исполнителей с документами в подразделениях учреждения, контроль и сроки исполнения документов, изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов.
Инструкция по ведению делопроизводства в учреждениях высшего образования составляется с учетом требований, предъявляемых нормативными и правовыми актами:
•ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
• методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 №76;
• инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки (утв. приказом Рособрнадзора от 01.11.2012 №1360);
• приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
Рассмотрим документооборот отдела по работе с абитуриентами
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в организации и отделе. Горизонтальные документопотоки обеспечивают связь и согласованную работу отдела и других подразделений образовательного учреждения. К входящим потокам документов можно отнести любые отчеты о работе отдела, например по итогам приема или по итогам проведения дней открытых дверей, а также различные мониторинги работы отдела и приемной комиссии. К
исходящим документопотокам относятся распоряжения и приказы, распространяющиеся в целом на образовательную организацию и документы и регламентирующие работу только определенного отдела. Например, приказ ректора о назначении материально ответственного лица отдела.
Входящий документопоток в отделе по работе с абитуриентами составляют:
• документы вышестоящих организаций (директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для управленческой, учебной, научной, экономической деятельности организации, - документы из министерств, администраций субъектов федерации и департамента управления образованием);
• документы подведомственных организаций (содержат сведения о выполнении распоряжений, запросы о методах и средствах выполнения заданий и отчетные данные об их деятельности);
• документы от несоподчиненных организаций (направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, консультирования, получения или направления необходимой информации: письма (информационные, рекламные, запросы и т.п.), договоры и документы, сопровождающие выполнение договоров);
• обращения граждан.
Исходящий документопоток в отделе по работе с абитуриентами состоит из документов, создаваемых в организации и отправляемых за ее пределы: документы по организации профориентационной работы, выставочной деятельности, ответы на обращения граждан.
Внутренний документопоток в отделе по работе с абитуриентами составляют документы, не выходящие за пределы организации: положение о работе отдела, должностные инструкции сотрудников, устав образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, а также приказы по организации и проведению приема документов, отчеты, служебные записки от факультетов.
Отдел по работе с абитуриентами связан документопотоками со следующими подразделениями (см. таблицу 1).
Стоит отметить, что одной из актуальных проблем, которые решаются в настоящее время в учреждениях среднего профессионального и высшего образования, является задача организации электронного документооборота. Это связано с тем, что в концепции развития Единой информационной образовательной среды в Российской Федерации устанавливаются задачи по развитию информационной среды в сфере образования РФ. Одной из задач является автоматизация управленческой деятельности в образовательных организациях. Для реализации этой задачи требуется провести ряд мероприятий:
• разработку требований к программным и информационным компонентам, протоколам обмена данными, аппаратным средствам, базам данных, базам знаний, характеристикам компонент и интерфейсов;
• создание и внедрение системы электронного документооборота и регламентированной отчетности для образовательных учреждений.
Таблица 1
Документы отдела по работе с абитуриентами_
Название структурного подразделения Входящие и исходящие документы
Общий отдел Входящая корреспонденция для отдела по работе с абитуриентами
Отдел кадров Табель учета рабочего времени; заявления и графики по отпускам; больничные листы сотрудников отдела по работе с абитуриентами; личные дела поступивших
Факультеты Протоколы результатов олимпиад; приказы о назначении ответственных за проведение дня открытых дверей
Автотранспортный отдел Служебные записки о предоставлении транспорта для поездки на образовательные выставки и ярмарки
Отдел хозяйственной деятельности/общежитие Заявки на предоставление канцелярии; списки нуждающихся в проживании в общежитии
Врачебный здравпункт Опись и медицинские документы по каждому поступившему на очную форму
Международный отдел Заявления иностранных граждан
Архив Документы по номенклатуре дел, подлежащие хранению и последующему списанию
Учебный отдел Расписание вступительных экзаменов
Планово-экономический отдел Протоколы рекомендованных к зачислению; перечень материальных ценностей в виде описи
Взаимодействие отдела по работе с абитуриентами и других отделов по работе с документами представлено на схеме (см. рисунок 1).
Рис. 1. Схема взаимодействия
Информационные системы в учреждениях высшего образования используются для решения следующих задач: управления студенческим контингентом, организации и проведения приемных кампаний, планирования учебного процесса, расчета учебной нагрузки преподавателей, проведения мониторинга учебного процесса и т.д.
В целом информационные системы для образовательных организаций реализуют автоматизацию одних и тех же процессов, различны лишь способы и качество реализации.
На основании Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 №273-Ф3 [4] и постановления Правительства РФ от 31.08.2013 №755 [3] подключение образовательных организаций среднего профессионального и высшего образования к системе ФИС ГИА и приема является обязательным. Проверка результатов ЕГЭ абитуриентов также должна осуществляться через ФИС ГИА и приема.
В связи с этим при выборе информационной системы следует учесть, что она должна обеспечивать передачу информации о приемной кампании образовательной организации в ФИС ГИА и приема. Среди таких систем можно выделить:
1. Nauman University - информационно-аналитическая система для организации управления учебным процессом в высших и средних специальных учебных заведениях [8]. Предполагает несколько типов пользователей: высшее руководство, учебный отдел, сотрудники деканатов, сотрудники кафедр, абитуриенты и студенты.
Для работы приемной комиссии выделено два модуля:
1) «Абитуриент» - предназначен для автоматизации процесса приемной кампании вуза. Модуль автоматизирует все этапы проведения приемной кампании: от ее подготовки, приема документов, фиксирования результатов вступительных испытаний до зачисления абитуриентов и составления отчетов;
2) «Целевой прием» - предназначен для автоматизации работы с абитуриентами, поступающими в учебное заведение на условиях целевого приема. Модулем автоматизирован весь процесс работы: от регистрации абитуриента до контроля трудоустройства. Также в модуле ведется учет студентов, обучающихся в вузе по целевому приему.
На официальном сайте есть косвенные указания на то, что система имеет возможность взаимодействия с ФИС ГИА и приема.
2. Tandem University («ТАНДЕМ.Университет») - комплексное решение для автоматизации основных процессов поддержки управления основной деятельностью государственных, автономных и коммерческих образовательных организаций высшего и среднего профессионального образования.
Несомненным достоинством системы является «прозрачная» модульная структура. Каждый модуль отвечает за автоматизацию определенных процессов в вузе. Все модули могут обращаться к данным друг друга, что исключает их дублирование. Также реализована возможность аудита доступа к объектам системы, что позволяет отслеживать попытки нарушения безопасности.
Для работы приемной комиссии выделены модули [6]:
1) «Абитуриенты (Приемная комиссия)» - является готовым решением для организации типового процесса приема абитуриентов в соответствии с актуальной нормативной документацией по обеспечению приема абитуриентов;
2) «Интеграция с ФИС ГИА и приема» - позволяет передавать информацию о приемной кампании образовательной организации, о ее структуре приема, обеспечивает передачу заявлений абитуриентов, обладает функцией передачи приказов о зачислении и удаления переданных заявлений из ФИС ГИА и приема. Система ведет журнал передачи данных с фиксацией всех возникших в процессе передачи и обработки в ФИС ГИА и приема ошибок по каждому заявлению с возможностью быстрого перехода к ошибочным данным в системе;
3) «Онлайн-регистрация абитуриентов» - предназначен для упрощения ввода информации о поступающих абитуриентах для сотрудников приемной комиссии и ускорения процедуры подачи заявления абитуриентом в образовательную организацию. С его помощью абитуриент может самостоятельно ввести свои данные и выбрать конкурсы, в которых он хочет принять участие;
4) «Договоры на обучение» - предназначен для автоматизации процесса заключения договоров и дополнительных соглашений с абитуриентами и студентами образовательной организации, для учета фактов оплаты за обучение. С его помощью можно вести учет абитуриентов, поступающих на договорной основе.
Взаимосвязь модулей, которые могут быть использованы для ведения приемной кампании, представлена на рис. 2.
Модуль «Интеграция с ФИС ГИА н приема»
Модуль «Онлайн-регистрация абитуриентов»
Модуль «Договоры на
обучение»
Рис. 2. Взаимосвязь модулей системы «ТАНДЕМ.Университет»
3. «Галактика Управление Вузом» - комплексное решение для вузов, которое предназначено для реализации информационной поддержки управления учебным процессом и финансово-хозяйственной деятельности вуза [2].
Для автоматизации работы приемной комиссии вуза используется модуль «Приемная кампания». Он позволяет:
• формировать планы набора;
• вести картотеку;
• вести сведения по результатам ЕГЭ;
• планировать проведение вступительных испытаний;
• работать с ведомостями;
• проводить предварительное зачисление;
• формировать и обрабатывать приказы на зачисление;
• формировать отчетность по ходу и результатам проведения приемной кампании.
4. «1С: Университет ПРОФ» - позволяет автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах высшего учебного заведения [1].
Работу приемной комиссии обеспечивает функциональный блок «Приемная комиссия». Средствами программного продукта могут быть реализованы различные модели ведения приемной кампании.
Основные функциональные возможности:
• планирование приемной кампании;
• настройка параметров приемной кампании;
• возможность копирования настроек ранее проведенных приемных кампаний;
• наличие Мастера приемной кампании для автоматизированной массовой работы с документами;
• формирование документов;
• интеграция с ФИС ГИА и приема;
• проведение вступительных испытаний и зачисление;
• наличие Мастера списков поступающих;
• формирование отчетных форм документов.
5. Intranet: Academic - система автоматизации управления учебным процессом вуза [7].
Автоматизация работы приемной комиссии представлена компонентом «Абитуриенты».
С использованием данного компонента осуществляется: загрузка плана приема, регистрация абитуриентов; формирование сопроводительной документации; подготовка и печать приказов о зачислении; формирование статистических форм отчетности по приему на текущую дату; импорт данных о зачисленных абитуриентах в подсистему «Учащиеся», дополнительно - передача данных из компонента в ФИС ГИА и приема и выгрузка в компонент электронных заявлений внешних интернет-сервисов; формирование отчетных форм статистики приема, конструктор отчетов.
Несомненными достоинствами данного компонента являются:
• возможность автономного функционирования;
• возможность интеграции с другими информационными системами, которые используются в образовательной организации.
Следует отметить, что в настоящее время наблюдается тенденция импортозамещения программного обеспечения. Все рассмотренные программные продукты внесены в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (см. таблицу 2). Исключение составляет система «Галактика Управление Вузом», но это решение реализовано на базе системы «Галактика ERP», которое включено в Единый реестр.
Таблица 2
Информация о регистрации программных продуктов в Едином реестре
Регистрационный № ПО Название программы Дата регистрации
2787 «ТАНДЕМ.Университет» 10 февраля 2017 г.
166 «1С: Университет» 18 марта 2016 г.
188 Naumen University 18 марта 2016 г.
2285 «Галактика ERP 9.1. Управление учебным процессом» 8 ноября 2016 г.
4235 Intranet: Academic 29 марта 2018 г.
Выбор информационной системы автоматизации деятельности образовательной организации, в частности приемной комиссии, является достаточно сложной задачей. Это связано с тем, что на официальных сайтах производители информационных систем предоставляют только общую информацию. Подробная информация предоставляется только для заинтересованных представителей организаций, и, как правило, для них устраивают отдельные презентации продукта.
При принятии окончательного решения о выборе программного продукта необходимо учитывать следующие показатели:
1) функциональную полноту программного продукта;
2) модульную структуру;
3) регистрацию программного продукта в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных;
4) обеспечение передачи информации о приемной кампании образовательной организации в ФИС ГИА и приема;
5) возможность адаптации системы в соответствии с требованиями конкретной образовательной организации;
6) возможность интеграции с другими информационными системами, функционирующими в образовательной организации;
7) итоговую стоимость.
Для каждого показателя укажем весовой коэффициент (см. таблицу 3), определяющий его значимость при выборе программного продукта: 1 - показатель наиболее значим; 0 - показатель практически незначим.
Таблица 3
Весовые коэффициенты показателей выбора программного продукта
1 2 3 4 5 6 7
0,9 0,7 0,8 1 0,8 0,6 0,5
Однако окончательное решение о приобретении того или иного продукта принимает образовательная организация.
Литература
1. 1C: Университет ПРОФ. URL: http://solutions.1c.ru/catalog/university-prof/ (дата обращения: 28.08.2018).
2. Корпорация Галактика: Управление вузом. URL: https://www.galaktika.ru/vuz/o-reshenii.html (дата обращения: 28.08.2018).
3. О федеральной информационной системе обеспечения проведения государственной итоговой аттестации обучающихся: постановление Правительства РФ от 31.08.2013 № 755 [Электронный ресурс] // Информационно-правовой портал Гарант: [портал]. URL: http://base.garant.ru/70442918/ (дата обращения: 05.09.2018).
4. Об образовании в Российской Федерации: Федеральный закон от 29.12.2012 №273-Ф3 [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс: [сайт]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/ (дата обращения: 05.09.2018).
5. Об утверждении Порядка приема на обучение по образовательным программам высшего образования - программам бакалавриата, программам специалитета, программам магистратуры: приказ Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 14.10.2015 №1147 [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс: [сайт]. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_188408/ (дата обращения: 05.09.2018).
6. ТАНДЕМ - Автоматизация бизнеса и бюджетных организаций. URL: http://tandemservice.ru/ (дата обращения: 15.09.2018).
7. Intranet: Academic - система автоматизации управления учебным процессом ВУЗа. URL: https://softwareinc.ru/solutions/intranet-academic/ (дата обращения: 05.09.2018).
8. Naumen University: Управление учебным процессом ВУЗа. URL: https://www.naumen.ru/products/university/ (дата обращения: 28.08.2018).
Golanova Anna Viktorovna,
Leningrad State University named after A.S. Pushkin,
the Associate professor of the Chair, Candidate of Pedagogics,
Assistant professor,
a.golanova@lengu.ru
Golikova Ekaterina Ivanovna,
Leningrad State University named after A.S. Pushkin,
the Associate professor of the Chair, Candidate of Pedagogics,
Assistant professor,
e.golikova@lengu.ru
TO THE QUESTION OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT OF ADMISSIONS OFFICE IN INSTITUTIONS OF HIGHER EDUCATION
Annotation
The article focuses on issues of electronic document management of the admissions office of a higher education institution. The place of the admissions office in the structure of a higher education institution is defined and the directions of its activity are revealed. Document flows of department of work with entrants are considered. The process of interaction of department of work with entrants and other departments during the work with documents is described. Electronic document management systems which can be used in work of the admissions office are offered. Keywords:
higher education; admissions office; paperwork; document flow; electronic document management; electronic document management system.
