CC BY
106
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021
УДК 930.25; 651
Суровцева Наталия Геннадиевна, доцент кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления, канд. ист. наук, доцент, Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ), г. Москва
e-mail: nataliyasurovceva@yandex. ru
К ВОПРОСУ О ПОНЯТИИ «СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ»
Аннотация. В статье рассмотрен вопрос о формировании и развития понятия «система документации» в начале 1970-х годов. Автор отмечает большое влияние развития научно-технического прогресса и внедрения автоматизированных систем управления на развитие практики работы с документами и теории документоведения, одним из ключевых вопросов которой стало изучение систем документации. Эффективность освоения понятия обусловлена необходимостью рассматривать системы документации не только с учетом их свойств как системы, но и с учетом специфики социальных систем. Социальная специфика документальных систем связывает их с функциональным и отраслевым принципом формирования.
Ключевые слова: документ, система документации, документоведение, унифицированные системы документации
ON THE QUESTION OF THE CONCEPT OF «DOCUMENTATION SYSTEM»
N.G. Surovtseva, PhD of the Department of electronic records management systems, Historical and Archival Institute of the Russian State University for Humanities (RGGU)
e-mail: nataliyasurovceva@yandex. ru
Аbstract. The article deals with the formation and development of the concept
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 of "documentation system" in the early 1970s. The author notes the great influence of the development of scientific and technological progress and the introduction of automated control systems on the development of the practice of working with documents and the theory of document management, one of the key issues of which was the study of documentation systems. The effectiveness of mastering the concept is due to the need to consider documentation systems not only taking into account their properties as a system, but also taking into account the specifics of social systems. The social specificity of documentary systems connects them with the functional and branch principle of formation.
Keywords: records, documentation system, document science, unified documentation systems
Понятие «система документации» является одним из ключевых в понятийном аппарате отечественного документоведения. Оно появилось практически одновременно с возникновением документоведения как научной дисциплины, развивалось вместе с ней и сегодня используется при рассмотрении теоретических вопросов документоведения и в практике работы с документами в управлении. В данной статье мы предлагаем рассмотреть некоторые наиболее значимые характеристики данного понятия и то, как они повлияли на изучение систем документации в нашей стране.
Формирование понятия «система документации» осуществлялось в самом начале 1970-х гг. под влиянием развития научно-технического прогресса. В этот период происходило проникновение целого ряда понятий теории информации и кибернетики в разные области познания. Такое взаимодействие и взаимопроникновение познавательных аппаратов разных областей наук и отдельных дисциплин, в частности, документоведения и архивоведения, в значительной степени способствовало их дальнейшему развитию [Автократов 1973, Елпатьевский 1973]. Именно к таким понятиям относится понятие «система». Слово «система» активно входит в практику и нормативное пространство государственного управления: разрабатывается Единая
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 государственная система делопроизводства (ЕГСД), общегосударственная автоматизированная система сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). В предметной области документоведения это породило новый предмет научного познания -«система документации». В документоведении в этот период активно используется понятие «система документирования». Его вводит в научный оборот К.Г. Митяев, рассматривая в рамках данного понятия определенную технологию делопроизводства (документационного обслуживания) в рамках конкретных направлений деятельности (документирование бухгалтерского и статистического учета, военной, судебной, дипломатической, административной деятельности [Митяев 1964: 32]. Он считает изучение систем документирования в их историческом развитии одним из важнейших вопросов документоведения.
В 1971 г. в МГИАИ на конференции «Актуальные проблемы современного архивоведения, документоведения и организации делопроизводства» в докладе Т.В. Кузнецовой и Я.З. Лившица «Предмет и задачи курса "Документоведение"» отмечается, что «менее разработанным является тот раздел документоведения, который касается систем документирования. Особое место в силу своей значимости для аппарата управления занимает система управленческой документации. Немало проблем возникает в связи с введением отраслевых систем документирования» [Сырченко 1972: 281-282]. Данный фрагмент наглядно свидетельствует о том, что в этот период для обособления некоторого комплекса документов, связанных сферой применения и особенностями работы с ними употребляется понятие «система документирования», но уже начинает использоваться и понятие «система документации», однако четкого их понятийного разделения не произошло. Однако уже к 1975 г. все точки над I были расставлены, и понятие «система документации» обособляется от «системы документирования». Система документации рассматривается в первую очередь, как комплекс, совокупность документов, которые возникают постепенно в силу развития специализации и дифференциации управления в отраслевом и функциональном направлениях и обслуживают отдельные
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 функции или отрасли деятельности государства. Система документирования же связывается в первую очередь с совокупностью работ по подготовке, составлению, исполнению, согласованию, оформлению и изготовлению документов. Таким образом, она включает весь процесс подготовки документа [Лившиц 1975]. В таком значении соотношение этих понятий сохраняется и до сегодняшнего дня. С той лишь разницей, что понятие «система документирования» используется в ограниченном варианте: документирование. Именно так оно закреплено в современных национальных стандартах и нормативных документов в области делопроизводства. Но вернемся к понятию «система документации», которое в середине 1970-х годов получило свое предметное содержание.
Следует отметить, что понятие «система документации» обязано своим появлением исключительно развитию автоматизированных систем управления, для разработки которых необходимо было разработать информационно-документационное обеспечение, каковыми стали общесоюзные классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ) и унифицированные системы документации (УСД). Именно тогда под системой документации стала пониматься совокупность документов, объединенных по определенным признакам. В этот период нормативное закрепление получило понятие «унифицированная система документации» - комплекс взаимоувязанных документов, применяемых при выполнении функций производства и управления [ГОСТ 6.10.2-75]. В советских терминологических стандартах по делопроизводству и архивному делу понятие «система документации» не нашло отражение. Однако оно начинает развиваться в отечественном документоведении. Более того, в 1977 г. оно оказывается ключевым в учебном пособии «Документоведение. Документ и системы документации», подготовленном преподавателями кафедры документоведения и организации государственного делопроизводства МГИАИ. Важно отметить, что в этом пособии не только определяется понятие системы документации, как комплекса взаимоувязанных документов, не только обозначается наличие
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 отраслевых и функциональных систем документации, но и анализируется соответствие всех основных характеристик системы применительно к системам документации: деление на подсистемы, взаимосвязи внутри системы и между системами, автономность элементов системы, наличие иерархии и способность к развитию [Илюшенко 1977: 73]. Таким образом, формирование понятия «система документации» по сути заложило системный подход в документоведении и позволило рассматривать документацию в парадигме актуальной теории научного познания.
Прежде чем мы перейдем к следующему этапу развития научного знания о «системе документации» необходимо уточнить также значение понятия «документация» и целесообразность его применения в данном случае. Дело в том, что данный термин использовался для обозначения документов в самом широком смысле. Он активно использовался в зарубежной практике, в том числе и в архивном деле, которое во многих зарубежных странах было интегрировано и с библиотечной деятельностью. Я.З. Лившиц уточнял, что в современном архивоведении термин «документация», который введен Международным институтом документации, понимается очень широко и всеобъемлюще. Он является скорее обобщающим [Сырченко 1972: 265-266]. Этот подход нашел отражение в Кратком словаре современной архивной терминологии, где документация рассматривается как синоним понятия «документальные материалы» - обобщающее наименование документов независимо от способа передачи их содержания [Краткий словарь 1968: 21]. Однако впоследствии использовалось именно понятие «система документации», а не «система документов», хотя с точки зрения документоведения правильно было бы использовать последний вариант. Очевидно это обусловлено тем, что термин возник и начал распространяться уже за пределами документоведения среди специалистов, занимающихся вопросами разработки автоматизированных систем управления, опирающихся не столько непосредственно на документы, сколько на информационное обеспечение, которое связано с документацией в самом широком смысле. Так или иначе, но в теории документоведения
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 закрепился термин «система документации», а не «система документов», который был бы более корректным.
Например, М.Г. Гаазе-Рапопорт использует именно последнее для рассмотрения принципов автоматизации документальных систем. По его мнению, множество документов, объединенных каким-либо одним или несколькими признаками, образует систему документов. Она отвечает всем признакам системы, т.е. может рассматриваться как некоторое единое целое, входит составным элементом в некоторую большую систему, разбивается на части (подсистемы) и определяется некоторой величиной, характеристикой (целью или критерием существования) [Гаазе-Рапопорт 1973: 56]. Несмотря на справедливость его высказывания, которое вполне может соответствовать системам плановой, военной, организационно-распорядительной и пр. документации, Гаазе-Рапопорт приводит совершенно неожиданные примеры системы документов: книги по медицине на русском языке, рукописи Пушкина, хранящиеся в Пушкинском доме. Очевидно, что эти примеры не соответствует тому пониманию системы документации, которое формировалось в отечественном документоведении. Позиция М.Г. Гаазе-Рапопорта демонстрирует информационный подход к системе документов, как массиву документов (информации), объединенных по каким-либо признакам. На основе этого подхода система документации становится практически неразличимой с любым комплексом или массивом документов, объединенных по какому-либо признаку. Тогда в качестве системы документации можно было бы рассматривать и любой информационный ресурс, и документальный фонд организации, и дело и пр.
Следовательно, определенный комплекс документов, чтобы рассматриваться в качестве системы документации, должен обладать не просто характеристиками системы, а также специфическими характеристиками социальной системы, связанными с взаимодействием субъектов социальных отношений, наличием институтов социального управления, наличием функциональных подсистем, деятельность которых определяется конкретными
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 целями. Социальная составляющая определяет в качестве основных критериев выделения системы документации функциональный и отраслевой принципы. Выполнение определенной функции в системе социальных отношений (планирование, регулирование, организация, контроль) в различных отраслях и сферах деятельности накладывает отпечаток на видовой состав документов, технологию их создания и дальнейшего использования во взаимодействии субъектов, порядок и условия хранения, содержание и информационный потенциал.
Отражение системной и социальной составляющих в понятии «система документации» наиболее полно было отражено в его определении, приведенном в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран: множество взаимосвязанных и взаимообусловленных документов, отражающих результаты документирования (в значении создания документов) осуществляемого на основе правовых норм и /или сложившихся способов, форм в процессе проявления функций государственных и общественных систем управления [Словарь 1982: 208].
Развитие понятия «система документации» во второй половине 1970-х -1980-х гг. связано с развитием УСД. Наибольшее внимание этому понятию уделила А.Н. Сокова. Ее исследования в области расширения и уточнения понятия «система документации» уже не раз попадали в поле зрения исследователей [Янковая 2006, Ланской 2019: 31, Двоеносова 2019: 67], поэтому остановимся на наиболее важных для развития понятия «система документации» аспектах.
Исследование формирования и развития систем документации различных уровней управления А.Н. Сокова считала одним из наиболее важных направлений теоретических исследований в области документоведения, определяющих предмет этой научной дисциплины [Сокова 2009: 29]. Ее активное участие в разработке унифицированных систем документации позволило обратить внимание на необходимость большей интеграции отдельных УСД в рамках Единой государственной системы документации на основе
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 документной систематики. По сути А.Н. Сокова попыталась построить модель классификации документов, основанную на целом комплексе характеристик: наименовании вида документа и функций документа в системе управления, связанных с целью, задачами, характером и сферой деятельности и пр. Именно функциональная специфика должна стать основой для определения критериев группировки документов в отдельные таксоны и построения иерархии системы документации. Такой подход, по мнению А.Н. Соковой, позволит отказаться от отраслевых систем документации и построить единую агрегированную модель, которую можно использовать для создания республиканских, территориальных, отраслевых и функциональных систем документации [Сокова 2009: 57].
Идея А.Н. Соковой о создании модели Единой системы документации с нашей точки зрения носит чрезвычайно актуальный прогностический характер не столько для практики разработки унифицированных систем документации, которая, кстати, уже во второй половине 1980-х гг. стала практически сворачиваться [Суровцева 2020], сколько для теории систем документации в целом. Дело в том, что в документоведении практически не ставился вопрос о том, а что же является элементом системы документации? Казалось бы, ответ на него очевиден - документ, но давайте рассмотрим этот вопрос более детально. На самом деле в документоведении такая конкретная позиция ни разу не была обозначена. Часто подчеркивалось, что система документации состоит из подсистем: например, система плановой документации, состоит из подсистем организации и методологии планирования, стратегического планирования, текущего планирования. Подсистема может состоять из более мелких подсистем, а далее перечисляются наименования видов документов: инструкции, отчеты, письма и пр. [Илюшенко 1977: 74-76]. То есть «кирпичиком» системы документации является некоторая совокупность документов, вид документа, который по сути определяется на основе его названия. В условиях неопределенности понятия «вид документа», того «кирпичика», элемента, на котором строится система документации, последняя становится весьма неустойчивой.
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021
А.Н. Сокова предложила другое решение для определения элемента системы. Им должен стать не просто документ, а функция, цель документа, которая определяет сам факт его создания, для чего создается документ. При этом функция конкретного документа определяется целом рядом характеристик: уровнем управления, функцией управления, сферой деятельности, связями документа и пр. Таким образом система документации должна выстраиваться как многокритериальная функциональная модель, в которой каждый документ обладает собственным функциональным значением. Функциональные характеристики документа находят свое отражение в содержании документа, в том составе показателей (данных), иначе говоря, информационных элементов, которые обеспечивают целевое назначение создания документа. Определить их для отдельного документа не составляет труда, а вот формирование состава функциональных характеристик системы документации, тем более единой государственной системы, является весьма сложной задачей, связанной с функциональной моделью системы государственного управления. Разработка такой модели является очень масштабной задачей, которая может быть реализована только на межведомственном уровне.
Современное развитие информационно-коммуникационных технологий позволяет обратиться к изучению систем документации на новом методологическом уровне. В условиях цифровой экономики, когда принятие решений на основе данных становится не только возможной, но и приоритетной задачей в строительстве цифрового государственного управления [Ларин 2019: 51], целевое назначение информации в связке «документ-данные-информационная система» становится очевидным. Большие данные позволяют интегрировать процессы обработки информации и формировать единую систему информационного обеспечения органов государственного управления. Это неизбежно отразится на составе, содержании, форме, структуре документов. Поэтому вопрос о перспективах трансформации систем документации приобретает особую актуальность.
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 Список источников:
1. Автократов В.Н. К проблеме вовлечений информационных категорий в архивоведение // Труды ВНИИДАД. Т. III. М., 1973. С. 251-263
2. Гаазе-Рапопорт М.Г. Документальные системы и принципы их автоматизации // Документальные системы в управлении. М.: Изд-во «Экономика», 1973. С. 55-93.
3. ГОСТ 6.10.2-75 Унифицированные системы документации. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1975. С. 3.
4. Двоеносова Г.А. // Системы документации: теория, история, современная практика. М.: Издательство «Спутник+», 2019. С. 59-84.
5. Елпатьевский А.В. Об использовании понятий теории информации в современном архивоведении // Труды ВНИИДАД. Т. III. М., 1973. С. 264-276.
6. Илюшенко М.П, Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: учеб. пособие. / Под ред. Я.З. Лившица. М.: МГИАИ, 1977. 83 с.
7. Краткий словарь архивной терминологии. М.: ГАУ СССР, ВНИИДАД, МГИАИ, 1968. 58 с.
8. Ланской Г.Н. Проблемы историографии, источниковедения и теории систем документации // Системы документации: теория, история, современная практика. М.: Издательство «Спутник+», 2019. С. 9-58.
9. Ларин М.В. Актуальные вопросы взаимодействия в сфере управления документами в цифровой экономике // Управление документами в цифровой экономике: проблемы взаимодействия. Материалы II Международной научно-практической конференции. Под общей редакцией А.Б. Безбородова. 2019. С. 48-55.
10. Лившиц Я.З. Взаимосвязь документа, систем документации и систем документирования // Теоретические проблемы документоведения: Тезисы докладов и сообщений к теоретическому семинару. М.: ВНИИДАД, 1975. С. 99104.
11. Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (34) 2021 // Вопросы архивоведения, 1964. № 2. С.27-37.
12. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. I. М.: ГАУ СССР, ВНИИДАД, 1982. 443 с.
13. Сокова А.Н. Избранные труды. М.: ВНИИДАД, 2009.
14. Суровцева Н.Г. Унифицированные системы документации: взлет и падение // Документальное наследие и историческая наука. Материалы Уральского историко-архивного форума, посвященного 50-летию историко-архивной специальности в Уральском университете. Екатеринбург: Изд-во Уральского университета, 2020. С. 304-311.
15. Сырченко Л.Г. Обсуждение актуальных проблем архивоведения и документоведения // Труды МГИАИ. Т. 29. Актуальные проблемы архивоведения, археографии и документоведения. М., 1972. С. 239-291.
16. Янковая В.Ф. Документы и системы документации // Секретарь-референт. 2006. № 1.
