CC BY
10
© 2007 г. ЕЮ. Прокофьева
ИЗ ОПЫТА ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ УЧЕБНЫМ ПРОЦЕССОМ ВЫСШЕЙ ШКОЛЫ
Традиционно управление рассматривается как функция организованных систем различной природы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, реализацию их программ и целей. Изучению возможностей и особенностей применения методов формализации принятия решений, методов системного подхода в управлении, в том числе и на разных уровнях управления в высшей школе, посвящено много исследований, наиболее интересными и заметными среди которых являются работы Д.И. Батищева, В.Н. Волковой, А. А. Денисова, а также зарубежных ученых Р. Акоффа, И. Ан-соффа, К. Карлофа, Г. Саати, Ф. Эмери и др. [1].
Быстрый рост объема информации, необходимый для функционирования современного государства, отрасли народного хозяйства, отдельной организации, вызывает соответствующий рост числа вспомогательного персонала, занятого в основном на этапе сбора информации, ее доставки и первичной обработки (особенно в вузе). Это влечет изменения в инфраструктуре общественного производства, влияет на структуру производственных затрат, в том числе и на удорожание подготовки специалистов в высшей школе (рис. 1).
К.мг
Рис. 1. Структура производственных затрат: К - количество служащих; З - затраты; Копт. - оптимальное количество служащих; 1 - потери в зависимости от качества управления; 2 - затраты на служащих;
3 - суммарные затраты
Наиболее полной по видам управления, обобщающей существующие схемы, является классификация, предложенная А.И. Субетто [2]. Она проведена по 27 признакам и насчитывает 72 вида управления. Для вуза наиболее характерны следующие виды:
- автоматизированное в системе человек-человек (активный элемент присутствует и в управляющей системе, и в объекте управления) со значительной долей неавтоматизированного управления;
- при неполной и при наличии текущей информации;
- с обратной связью со смешанными методами накопления текущей информации: с независимым (пассивным) и зависимым (активным);
- с формированием цели в процессе цикла управления с комбинированным характером воздействия на
цели объекта управления, на структуру управляющей системы и объекта управления, на «внешнюю среду» (управление через ограничение по ресурсам);
- по дальности целей - текущее и перспективное с развитым самоуправлением;
- по использованию информационного ресурса в объекте управления - это программное, адаптивное и рефлексивное (управление через мотивацию);
- по иерархичности - это многоуровневое управление;
- по централизации власти - управление с координатором.
Вуз или факультет с точки зрения учебного процесса можно рассматривать как открытую систему, которую поддерживают в состоянии динамического равновесия входящие и исходящие потоки (рис. 2).
ПУЗ
Рис. 2. Модель вуза (факультета) в виде открытой системы:
А - поток абитуриентов; В - поток рабочего времени
преподавателей; М - поток материалов для учебного процесса; Ф - поток финансового обеспечения; С - поток молодых специалистов
Связь между входными и выходными потоками носит конъюнктивный характер, так как принципиально невозможно компенсировать недостаток мощности одного входного потока повышением мощности другого такого же.
Определенные успехи в решении вопросов повышения эффективности процесса обучения и воспитания студентов достигнуты на этапе создания автоматизированных информационных систем (АИС), автоматизированных управляющих систем (АСУ - вуз), информационно-технологических инфраструктур вуза.
Высшая школа - часть системы образования в нашей стране. Согласно некоторым исследованиям, вуз рассматривается в четырех планах:
- как педагогическая система, для которой ведущим системообразующим фактором является педагогический процесс в широком смысле;
- научная организация, обеспечивающая развитие науки, осуществляющая научные, опытно-конструкторские разработки и проектирование;
- экономическая система, для которой системообразующим фактором является производство товара;
- социальная система, обеспечивающая жизнеобеспечение и соответствующее качество жизни работающим и учащимся в вузе.
Ведущей является педагогическая целевая система, так как в ней реализуется педагогический процесс
в виде триады процессов: образования, обучения, воспитания.
Главная цель системы образования - обеспечить воспроизводство «человека развивающегося». Осуществление этой цели в большой степени зависит от качества отбора на первый курс, уровня педагогического мастерства коллектива преподавателей, качества учебных планов, методики обучения, активизации научной работы студентов и уровня их самостоятельной работы, степени технического оснащения лабораторий и учебных заведений и т.д. Однако важную роль играет правильная организация и управление учебным процессом. Одним из средств повышения эффективности деятельности вуза является создание автоматизированных систем управления.
Вся система вузов разбита на ряд комплексов: учебный, кадровый, научно-исследовательский и материально-финансовый. Естественно, что такое разбиение условно и может быть подвергнуто критике, но, принимая такую условность, мы можем объединить в один комплекс многообразие подсистем, которые решают проблему повышения эффективности обучения и качества подготовки специалистов. Обзоры, которые были сделаны в разные годы, по анализу состояния разработок АСУ - вуз [3], исследованию функциональных подсистем [4] позволяют выделить такие комплексы.
Отечественный и зарубежный опыт показывает, что создание одной глобальной модели для иерархической организационной системы не обеспечивает решения задач на всех уровнях, так как эти задачи требуют различной чувствительности моделей и взаимодействия между органами управления [5]. В силу этого целесообразно создавать комплекс моделей, которые на каждом уровне управления обеспечивают процесс принятия решений.
В настоящее время только 3 - 5 % задач, решаемых в процессе управления в вузах, включают в себя модели, остальные задачи относятся к расчетным или учетно-отчетным и сводятся к простой обработке данных. Как известно, проблема управления возникает, если есть рассогласование желаемого и фактического состояния объекта. Процесс принятия решения включает ряд этапов: анализ проблемной ситуации, содержательная постановка задачи, определение альтернатив, их анализ и оценка, выбор наилучшего решения, учет и контроль выполнения решения. Часть этих функций реализуется с помощью компьютерных технологий, а часть в силу невозможности или нецелесообразности передачи их ПК - человеком. Активный характер процессов в вузе и управления ими, изменчивость целей, сознательное или непреднамеренное искажение информации делают предпочтительной человеко-машинную процедуру принятия решений. В случае, если сроки решения ограничены (например, зачисление студентов), требуется смена условий задачи (изменение суждений о сложности экзаменов) и корректировка исходных данных (результаты экзаменационной сессии), диалог необходим. Автоматизация процессов взаимодействия сотрудников аппарата уп-
равления с моделью и базой данных путем создания диалоговых процедур - один из эффективных методов преодоления трудностей, возникающих в связи с активным характером управления в вузе [6].
Среди функциональных задач, связанных с управлением учебным процессом в вузе, решение которых требует включения в систему моделей модели статистического анализа, можно выделить следующие:
- управление выбором профессии и отбором наиболее подготовленной молодежи, проявившей склонность к избранной специальности, с переходом на долговременные формы такой работы;
- совершенствование правил приема и повышение эффективности конкурсного отбора в вуз;
- отбор студентов для ускоренной и углубленной подготовки;
- анализ качества организации учебного процесса;
- управление и оптимизация нормирования самостоятельной работы студентов;
- управление производственной практикой студентов;
- управление профессиональной подготовкой студентов;
- совершенствование номенклатуры специальностей;
- аттестация вузов (оценка деятельности).
На момент конца ХХ - начала XXI в. в отечественных вузах эти задачи успешно решались с использованием информации из подсистем «абитуриент», «сессия», «оперативный межсессионный контроль».
Основная задача подсистемы «абитуриент» - обработка сведений о поступлении заявлений, приеме, результатах вступительных экзаменов, выдача данных о контингенте поступающих в вуз по содержащимся в анкете сведениям личного дела, т. е. рационализация и автоматизация делопроизводства. Именно по такому принципу шла разработка подсистем «абитуриент» в разных 27 вузах (МЭСИ, МЭИ, ТПИ, КГУ). Одной из самых распространенных традиционно являлась аналитическая задача определения зависимостей оценок, полученных абитуриентами на вступительных экзаменах, от среднего балла аттестата по различным категориям абитуриентов с модификациями этой задачи: зависимость от среднего балла аттестата, оценки на первом вступительном экзамене, суммы оценок на экзаменах по профилирующим предметам вуза, суммы оценок на вступительных экзаменах по всем предметам и т.д. Анализ результатов вступительных экзаменов и работы приемной комиссии при таком подходе оказывался информационным. Получаемая информация использовалась для анализа и принятия решений. На основе тщательной ее обработки в течение многих лет исследователи в разных вузах пришли к следующему выводу: при громадной экономии времени, средств, труда, энергии абитуриентов и преподавателей-экзаменаторов без ущерба для качественного набора студентов число вступительных экзаменов можно сократить [7].
Основной целью подсистемы «сессия» являлась выдача руководству факультета и вуза сведений об итогах экзаменационной сессии по предметам, преподавателям, группам, курсам, факультетам, в целом по
вузу. Также решались вопросы выявления характера распределения студентов, получивших неудовлетворительные оценки, успешно сдавших все экзамены и сдавших только на «хорошо» и «отлично». Все перечисленные задачи относятся к расчетным или учетно-отчетным. В качестве характеристики успеваемости использовался средний балл. Основным недостатком этого критерия является его слабая чувствительность.
К нетрадиционным целям и соответствующим им задачам, решавшихся в подсистеме «сессия», можно отнести:
- обеспечение одинаковых условий для всех студентов;
- повышение объективности оценок знаний;
- анализ заданий с уровнями сложности, соответствующими разным уровням усвоения.
Результаты экзаменационных сессий являются своеобразным индикатором качества организации учебного процесса, поэтому желательно иметь более чувствительную оценку, которая бы позволила комплексно оценить состояние учебного процесса с учетом многих факторов. Такой оценкой может быть, по предложению ряда исследователей, потенциал группы [8].
Основной задачей подсистемы «текущий контроль» являлся учет успеваемости и посещаемости студентов. Большинство вузов после названия подсистемы давали пояснения: учебная деятельность (или успеваемость) и трудовая дисциплина (или посещаемость) (университеты Ростова, Петрозаводска, Томска). С помощью этой подсистемы решалась задача оперативного слежения за ходом обучения во многих вузах страны (НЭТИ, ЛЭТИ, ГПИ, КирПИ и т.д.), предполагая при этом, что существует определенная зависимость успешности обучения от посещаемости занятий.
Существовал и определенный опыт в организации вузовского делопроизводства. Так, в системе МИСС было выделено три уровня управления: кафедры, деканата и ректората. Этим уровням соответствовало три разных формы выходных документов и четко обозначенные возможные решения на каждом уровне. Укрупнение информации при переходе на более высокий уровень управления создавало предпосылки для подготовки вариантов решения машинным способом, позволяло управлять ходом учебного процесса, дисциплинируя и студентов, и преподавателей.
Описанный выше опыт был использован при создании информационно-технологической инфраструктуры Толь-яттинского государственного университета (ТГУ). Для обеспечения управления учебным процессом в вузе создается АИСУ «учебный процесс». Объектами автоматизации являются подразделения вуза, непосредственно участвующие в организации учебного процесса: руководство вуза (ректорат, директора института, деканы факультетов и т.п.); учебно-методическое управление; отдел кадров; деканаты; кафедры; приемная комиссия; библиотека.
Цели создания АИСУ «учебный процесс»:
- стандартизация функций и документооборота подразделений вуза, непосредственно участвующих в учебном процессе;
- унификация нормативно-справочной информации по учебному процессу;
- организация единой базы данных вуза, объединяющей существующие на настоящий момент информационные ресурсы;
- повышение эффективности управления учебным процессом благодаря:
а) автоматизированной поддержке основных трудоемких функций, таких как формирование учебных планов, распределение учебной нагрузки, составление расписания занятий;
б) отражению актуальных отчетных данных об учебном процессе на всех уровнях управления в согласованных стандартных формах;
в) использованию разнообразных форм аналитической отчетности, основанной на актуальных и достоверных отчетных данных, для принятия управленческих решений.
АИСУ «учебный процесс» должна обеспечивать выполнение требований стандартов, положений, законодательных актов и других нормативных документов вуза, Министерства образования и науки, Правительства РФ, регламентирующих организацию учебного процесса.
Система должна следовать принципу документированного ввода первичных данных. Формы и структура электронных первичных документов должны соответствовать нормативным положениям и стандартам вуза. АИ-СУ должна содержать модуль управления документооборотом, который позволит вводить новые виды документов и определять взаимосвязи между ними.
Система строится по функциональному принципу, структура ее задается структурой функциональной модели.
АИСУ гарантирует защиту информации от несанкционированного доступа. Система обеспечивает работу следующих категорий пользователей: «администратор», «оператор», «аналитик», «наблюдатель», «внешний наблюдатель».
«Администратор» имеет полный доступ к данным и функциям системы, может изменять системные данные и параметры конфигурации, регистрировать новых пользователей и предоставлять им необходимые права доступа, контролировать работу других пользователей, состояние данных в системе в целом.
«Оператор» может вводить, просматривать и печатать первичные документы и отчеты, выполнять необходимые операции и функции в пределах определенной предметной области соответственно своим функциональным обязанностям.
«Аналитик» имеет возможность просматривать и печатать первичные документы и разнообразную аналитическую отчетность.
Пользователи категорий «Наблюдатель» и «Внешний наблюдатель» не регистрируются в системе в качестве пользователей, допускаются к работе без авторизации.
«Наблюдатель» работает в корпоративной сети вуза и имеет возможность просматривать и печатать ограниченный набор отчетов общего характера.
«Внешний наблюдатель» получает доступ к системе через Интернет и может просматривать и печатать ограниченный набор отчетов общего характера.
В настоящее время в ТГУ внедрены и сопровождаются или находятся в стадии разработки/внедрения следующие информационные системы:
«Отдел кадров сотрудников» - приём, увольнение, перевод, штатное расписание, подразделения и их состав и т.д. Формирует актуальную базу данных сотрудников.
«Отдел кадров студентов и деканаты» — регистрация студентов, распределение по группам, перевод с курса на курс, между специальностями и группами, академический и декретный отпуска, вывод отчётов, включая диплом о высшем образовании. Формируют актуальную базу данных студентов.
«Кафедры» - автоматизации документооборота кафедры, система находится в стадии разработки технического задания.
«Тестирование АСТ-Центр» - проведение тестов в соответствии с расписанием в компьютерных классах. Требует данные о составе студентов и о расписании тестов. Формирует данные об итогах тестирования.
«Учебные планы (Шахты)» - база данных учебных планов специальностей. Описывается состав дисциплин по блокам, семестрам, привязываются преподаватели, рассчитывается нагрузка студентов и преподавателей. Формирует данные о том, какие учебные дисциплины в каком семестре каким специальностям должны быть прочитаны. Никак не учитывает особенности перехода на асинхронную кредитно-модульную систему, хотя включает возможность оценить дисциплины в кредитах.
«АВТОРасписание» - составление расписания. Требует данные о семестровых планах, актуальную базу студентов, преподавателей, аудиторного фонда. Проверяет составленное расписание на непересечение по людям и аудиториям. Формирует данные о том, какое занятие в какой аудитории с какими преподавателями и студентами будет проводиться.
«Приёмная комиссия» - работа приёмной комиссии, регистрация абитуриентов, результаты сдачи ими вступительных экзаменов, рейтинги, зачисление.
«Документооборот» - автоматизации работы канцелярии, подготовка, согласование, подпись, рассылка приказов. Через «документооборот» происходит интеграция между собой различных разрабатываемых АИСУ.
«Отчёты» - подготовка отчётов для Министерства образования и науки и других контролирующих инстанций. Автономный модуль, не предоставляющий значимых для других модулей данных.
Разработанные на базе отечественного и зарубежного опыта в ТГУ принципы информационно-технологической инфраструктуры поддержки современного учебного процесса могут использоваться при формировании технического задания на создание национальной инфраструктуры информационно-технологической поддержки современных образовательных технологий. Данная инфраструктура применима для консолидации и координации деятельности отдельных разрозненных групп разработчиков и может стать фундаментом для формирования обществен-
Тольяттинский государственный университет
ного института разработчиков современных образовательных технологий.
Литература
1. Актуальные проблемы повышения квалификации руководителей школ: методические рекомендации. М., 1993; Андреева Г.М. Социальная психология. М., 1980; Афанасьев В.Г. Общество: системность, познание и управление. М., 1981; Он же. Социальные аспекты управления. М., 1981; Батышев С.А. Производственная педагогика. М., 1991; Банило И.Л. Системно-функциональный анализ процесса управления // Правоведение. 1972. № 2. С. 34-42; Он же. Эффективность управленческого процесса // Проблемы эффективности работы управленческих органов. М., 1973; Блауберг И.В., Садовский В.К., Юдин Э.Г. Системный подход в современной науке // Проблемы методологии системного исследования. М., 1970; Блонский П.П. Избранные педагогические произведения. М., 1961; Борисов Е.М., Логинов Г.П. Индивидуальность и профессия. М., 1991; Леднев В.С. Содержание общего среднего образования. М., 1980.
2. Субетто А.И. Гуманизация российского общества. М., 1992; Он же. Компьютерная квалиметрия в образовании. Перспективы развития. М., 1993; Он же. Онтология и феноменология педагогического мастерства. Кн. 1. Тольятти, 1999; Он же. От ква-лиметрии человека - к квалиметрии образования (генезис). М., 1993; Он же. Системологические основы образовательных систем. М., 1992.
3. Абрамова Т.В. Управление аналитической деятельностью педагогического коллектива в образовательном учреждении: Автореф. дис. ... канд. пед. наук. Челябинск, 1996; Банило И.Л. Эффективность управленческого процесса.; Гвишиани Д.М. Организация управления. М., 1982.
4. Афанасьев В.Г. Общество: системность, познание.; Белин В.В. Исследовательская и опытно-экспериментальная работа в педагогическом коллективе: Программа и методические указания по курсу. Челябинск, 1988; Кумбс Ф.Х. Кризис образования в современном мире: Системный анализ: Пер. с англ. М., 1970; Дрофа В.М. Образовательная среда как объект управления // Шр:// оо1ркго.nm.ru/Text/ t10_72.htm
5. Леонтьев А.Н. Деятельность. Сознание. Личность. М., 1989.
6. Бабанский Ю.К. Оптимизация учебно-воспитательного процесса: Методические основы. М., 1982.
7. Глухова Л.В. Технология компьютерной подготовки специалистов экономического профиля в колледже: Дис. ... канд. пед. наук. Тольятти, 1998.
8. Афанасьев В.Г. Социальные аспекты управления.
15 сентября 2006 г
