CC BY
125
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА
УДК 658.5
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ КОРПОРАЦИЕЙ
Т. Ф. ШИТОВА,
кандидат социологических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета и аудита E-mail: shitovatat@yandex. ru Уральский государственный экономический университет
Статья посвящена проблеме управления производственным предприятием. Автор статьи утверждает, что без использования современных EPR-систем1 эффективное управление бизнесом невозможно. В статье осуществляется обзор основных функциональных возможностей программы «1С:Управление производственным предприятием 8» и акцентируется внимание на том, что данная программа способна в полной мере учитывать особенности ведения управленческого учета и способствовать выполнению задач, стоящих перед ним. Для обоснования своих утверждений автор ссылается на цели и задачи управленческого учета, которые он приводит в начале статьи.
Ключевые слова: управленческий учет, «1С:Уп-равление производственным предприятием 8», задачи управленческого учета, планирование, ERP-система.
В условиях рыночных отношений грамотно построенный управленческий учет приобретает большое значение. От того, насколько своевременными и правильными будут управленческие решения, зависят конкурентоспособность предприятия и его выживаемость.
1 ERP (Enterprise Resource Planning) — управление ресурсами предприятия.
Под влиянием различных объективных и субъективных факторов, связанных с появлением на мировом и российском рынке новых конкурирующих компаний, укрупнением существующих предприятий, внедрением новых технологий, значительно усложняется процедура управления бизнесом. Как в условиях современной реальности учесть многочисленные позитивные и негативные факторы и не ошибиться в принятии управленческих решений? Этот и другие вопросы, имеющие непосредственное отношение к проблеме управления современным предприятием в условиях быстроменяющихся тенденций мирового рынка, становятся все более и более актуальными.
Основная цель управленческого учета — подготовка и своевременное предоставление полной и достоверной информации, необходимой для выработки и принятия управленческих решений, направленных на достижение основной цели бизнеса — максимального увеличения прибыли [7]. Достижение этой цели осуществляется путем решения следующих взаимосвязанных задач:
^ достоверное и полное отражение всех событий хозяйственной деятельности предприятия;
^ планирование и контроль за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, его структурных подразделений, центров ответственности; ^ прогнозирование будущих значений показателей и оценка прогноза; ^ предоставление руководству компании оперативного доступа к консолидированным результатам бизнеса, к информации о прибылях/убытках предприятия, состоящего из юридических и физических лиц, входящих в состав одного предприятия; ^ предоставление информации о рентабельности производства всех видов выпускаемой продукции;
^ отражение результативности деятельности производственных, маркетинговых торговых и других подразделений; ^ своевременный учет наличия и движения трудовых, материальных и финансовых ресурсов предприятия; ^ осуществление надлежащего контроля над издержками производства в разрезе направлений, центров затрат и видов продукции (работ, услуг); ^ определение финансовых результатов деятельности по новым направлениям, по реализованной продукции, выполненным работам, оказанным услугам; ^ определение фактической себестоимости
выпущенной продукции, (работ, услуг); ^ выявление отклонений фактических от плановых показателей; ^ учет доходов и расходов предприятия и отклонений по ним от установленных смет, стандартов и норм, выявление общих тенденций; ^ проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целом и в разрезе центров ответственности; ^ ведение оперативного учета взаиморасчетов с контрагентами и др.
Предметом управленческого учета является управленческая информация, которая долгое время носила лишь финансовый характер и измерялась в денежных единицах [5]. В настоящее
время в качестве информации управленческого учета выступает также продолжительность производственного цикла, качество выпускаемой продукции, квалификация работников и др.
Бoльшая часть информации, используемой в управленческом учете, содержится в бухгалтерском учете. Однако для эффективного управления предприятием этого явно недостаточно, поскольку при принятии управленческих решений необходимо принимать во внимание те или иные аспекты деятельности предприятия, которые не отражаются в бухгалтерском учете.
Требования, предъявляемые к информации управленческого учета, могут быть сформулированы следующим образом: оперативность, краткость (информация не должна содержать чего-то лишнего), достаточность, полезность (акцентируется внимание на потенциальных рисках), адресность, достаточная экономичность или рентабельность (сбор и обработка данных не должны занимать много времени), сопоставимость (информация должна быть сопоставима по времени и структурным подразделениям) и др.
На практике управленческая информация не всегда соответствует перечисленным выше требованиям, что приводит к множеству ошибок при принятии управленческих решений. Нередко информация поступает к руководителю с опозданием, в результате управленческие решения теряют свою актуальность. Краткая и в то же время достаточная информация позволяет оперативно принимать эффективные решения. Большую роль при этом играет квалификация руководителя, поскольку никакая самая совершенная система управления не сможет заменить личного опыта [5].
В зависимости от «категории» руководителя характер информации, требуемой для принятия управленческих решений, существенно изменяется. Так, для высшего руководства и учредителей требуется итоговая информация о финансово-экономической деятельности компании для принятия стратегических решений. Менеджерам среднего звена требуется информация, касающаяся материальных и финансовых ресурсов, объема выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг. На уровне, где осуществляются заготовка сырья, выпуск продукции и ее реализация, преимущественно нужна информация, позволяющая
осуществлять контроль за процессами закупок, производства и сбыта.
Несмотря на то, что бухгалтерский и управленческий учет в большинстве случаев опираются на одну и ту же информацию, правила их ведения имеют довольно много отличий. Различаются цели, способы отражения информации, категории пользователей, для которых она предназначена и др.
Как уже отмечалось выше, основная цель управленческого учета — подготовка информации, необходимой для выработки и принятия управленческих решений. Целью бухгалтерского учета является ведение учета в строгом соответствии с требованиями и стандартами российского или международного учета, формирование бухгалтерской отчетности для надзорных органов.
Основными пользователями управленческого учета являются учредители, высшее руководство и финансовые службы, основными пользователями бухгалтерского учета — руководство предприятия, различные органы и фонды. Управленческие отчеты недоступны для внешних пользователей, поскольку содержат коммерческую тайну предприятия. В управленческих отчетах отражается информация о сметах доходов и расходов предприятия, калькуляция себестоимости выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг и т. д. Бухгалтерская отчетность ориентирована, прежде всего, на внешних пользователей — налоговые органы, Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ и др. Большая часть регламентированных отчетов открыта к публикации.
Управленческие отчеты строятся за произвольный период в различных аналитических разрезах. С помощью управленческих отчетов можно проследить динамику рентабельности выпуска и реализации того или иного вида продукции, оценить, приведет ли увеличение/сокращение объема выпускаемой продукции к необходимости приема/увольнения персонала, изменения графика его работы.
На основе управленческих отчетов можно определить оптимальные объемы затрат на размещение рекламы, получить данные о рентабельности производства определенного вида продукции с учетом не только прямых, но и косвенных затрат. Так, управленческий отчет о прибылях и убытках, отражающий реализацию и
себестоимость продукции, позволяет отображать данные по каждому виду продукции или центру дохода2. Поскольку реализация продукции может осуществляться как оптом, так и в розницу, то руководство предприятия может заинтересовать вопрос о том, какой из каналов сбыта является наиболее привлекательным для компании. Ответ на этот и многие другие вопросы можно получить, выбрав необходимую аналитику.
Подводя итог вышесказанному, необходимо отметить, что указанные отличия ведения бухгалтерского и управленческого учета вовсе не означают, что данные подсистемы должны существовать независимо друг от друга.
В настоящее время существует множество компьютерных программ, позволяющих автоматизировать процедуры ведения учета. Ведение бухгалтерского и управленческого учета может осуществляться как в одной и той же программе, так и в различных программах. С нашей точки зрения, первый вариант является наиболее предпочтительным, поскольку:
— не требует переноса данных из одного программного продукта в другой, благодаря чему значительно сокращаются трудозатраты и сводятся к минимуму проблемы, которые зачастую возникают при импорте данных;
— производится использование единой информационной базы, что минимизирует расхождения между системами бухгалтерского и управленческого учета. В этом случае не требуется создание дополнительной структуры для ввода и обработки данных, используемых для управленческих целей;
— осуществляется однократный ввод первичных документов.
В случае ведения параллельного учета пользователю в документе нужно только указать, что наряду с бухгалтерским учетом необходимо осуществлять и управленческий учет. Как правило, для этого ему требуется всего лишь установить соответствующую опцию (см. далее рис. 3).
2 Под центром дохода мы понимаем структурное подразделение, результат работы которого может быть определен прибылью, полученной им для предприятия. В качестве центров дохода могут выступать юридические или физические лица предприятия, имеющего холдинговую структуру, реализующие продукцию различных направлений производства.
Однако справедливости ради заметим, что при ведении бухгалтерского и управленческого учета в одной программе, помимо преимуществ, имеется и целый ряд недостатков, на которые стоит обратить внимание:
1. В организациях, использующих общую систему налогообложения, основной задачей бухгалтерского учета является оптимизация налогообложения. Параллельное ведение двух видов учета, как правило, превращается в раздельный учет с наложением дополнительных существенных ограничений на возможности управленческого учета.
2. При использовании упрощенной системы налогообложения и системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход бухгалтерский учет чаще всего ведется в объеме, достаточном для расчета налога на прибыль. Имеющихся в этом случае данных совершенно недостаточно для выработки и принятия управленческих решений.
3. Ведение бухгалтерского и управленческого учета в одной программе требует разработки специальных механизмов защиты управленческой информации, относящейся к разряду конфиденциальной.
4. Использование системы, позволяющей одновременно вести несколько видов учета, требует наличия высококвалифицированного персонала. Чаще всего руководство предприятия испытывает значительные затруднения при поиске работников требуемой квалификации, поэтому вынуждено осуществлять дополнительные затраты, связанные с обучением своих сотрудников.
Раздельное ведение бухгалтерского и управленческого учета (с помощью двух независимых программ) целесообразно использовать, если:
1. Управленческий план счетов не совпадает с бухгалтерским (например, он основан на Международных стандартах финансовой отчетности (МСФО) или другом стандарте учета).
2. Пользователю часто приходится отражать события, которые по-разному учитываются в бухгалтерском и управленческом учете.
3. Для оценки эффективности деятельности подразделений, рентабельности производства, проектов и других характеристик требуется дополнительная аналитика, которая отсутствует в бухгалтерском учете.
4. Часто возникают случаи несвоевременного отражения событий хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете из-за того, что документы от контрагентов запаздывают.
5. Если необходима тотальная регистрация всех финансово-хозяйственных операций и получение сводных данных по отдельным блокам. Например, если предприятие имеет холдинговую структуру и занимается одновременно производством и реализацией продукции, то имеет смысл все финансовые поступления и платежи отражать в одной информационной базе, а в другой — консолидированные данные по объему и себестоимости реализованной продукции в нужных аналитических разрезах [7].
На этапе постановки управленческого учета осуществляется поиск высококвалифицированных специалистов, имеющих необходимый опыт работы, знания финансового анализа, регламентированного учета, международных стандартов, передовых информационных технологий. На этом этапе первостепенное значение также уделяется оптимальному выбору программного обеспечения, которое в дальнейшем позволит оперативно получать полную и достоверную информацию, на основе которой будет осуществляться управленческий учет [2, с. 18].
В настоящее время большинство руководителей предприятий для ведения управленческого учета использует данные бухгалтерского учета, несмотря на то, что ни одна из существующих бухгалтерских программ (даже самая совершенная) не в состоянии накапливать данные в том объеме, который требуется при принятии управленческих решений.
Как отмечалось выше, предприятие может приобрести две независимые программы (для бухгалтерского и для управленческого учета) и работать с ними. Мы считаем, что наиболее оптимальным решением проблемы автоматизации учета является приобретение одной программы, способной осуществлять и тот, и другой учет. Справиться с такой задачей может только современная ERP-система, которая включает в себя:
^ информационную систему для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, необходимых для осуществления
продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов; S методологию эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые требуются для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства, дис-трибьюции и оказания услуг [4]. В настоящее время существует достаточно много различных ERP-систем как зарубежных, так и российских фирм-разработчиков. Они различаются по функциональным возможностям, стоимости и количеству пользователей.
Как правило, при любой покупке для покупателя является важным соотношение цены и качества (в данном случае это набор функциональных возможностей программы). Стоимость зарубежных ERP-систем колеблется в диапазоне от сотен до миллиона долларов США. Если сравнивать стоимостные показатели зарубежных и российских ERP-систем, то можно заметить, что у зарубежных программных продуктов она как минимум на порядок, а то и на несколько порядков выше по сравнению со стоимостью российских ERP-систем.
Функциональные возможности каждой из них также довольно сильно различаются. Наибольшими функциональными возможностями обладают зарубежные ERP-системы BAAN и SAP. Однако заметим, что отечественные ERP-системы непрерывно развиваются и их функционал постепенно расширяется. Мы не станем сейчас подробно останавливаться на их функциональных возможностях, поскольку это займет достаточно много времени. С нашей точки зрения, сравнение функциональных возможностей ERP-систем является отдельной темой разговора, которая заслуживает особого рассмотрения.
В последние два десятилетия популярность и число наиболее известных ERP-систем постепенно изменялись, но при этом неизменным лидером на рынке продаж остается ERP-система SAP (рис. 1 и 2).
Данные, приведенные на диаграммах, свидетельствуют о том, что в настоящее время в России наиболее продаваемыми ERP-системами являются «Галактика» и «1С». Кроме того, анализ динамики показывает значительное увеличение
Рис. 1. Доли рынка основных производителей ERP-систем (данные 2004 г.) [6]
Рис. 2. Доли рынка основных производителей ERP-систем (данные 2011 г.) [8]
числа пользователей БКР-системы, созданной разработчиками фирмы «1С», и существенное уменьшение числа пользователей системы «Галактика».
Поскольку в настоящее время в России наиболее популярной является такая БЯР-система фирмы «1С», как «1С:Управление производственным предприятием 8» (далее — «1 С:УПП 8»), то имеет смысл познакомиться с ней более подробно.
Программный продукт «1С:УПП 8» является комплексным решением, удовлетворяющим основным требованиям, предъявляемым к ведению управленческого учета на производственном предприятии. Он позволяет организовать единую информационную систему для управления деятельностью предприятия по российским, корпоративным и международным стандартам.
Для предприятий холдинговой структуры ведется сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в состав холдинга. Учет осуществляется на основании данных, зафикси-
I Отчет производства за смену: Проведен
|ЗА0 "Винтик и Шпунтик"
Номер: Организация: Подразделение: [Участок сборки готовой продукции Задание на производство:
рованных в документах. При этом он полностью независим от способов ведения бухгалтерского и налогового учета. Факт совершения хозяйственной операции вводится в систему один раз и в дальнейшем получает отражение в трех видах учета (рис. 3).
Ранее мы довольно много внимания уделили вопросам, касающимся управленческого учета. Все это было сделано сознательно, для того чтобы при рассмотрении функциональных признаков программы «1С :У1 III 8» иметь возможность определить, насколько полно российская ЕЯР-система способна учитывать особенности ведения управленческого учета.
Прежде всего отметим, что программа «1С: УПП 8» позволяет построить эффективную систему информационно-аналитической, методической и инструментальной поддержки руководства предприятия в достижении поставленных целей. Заложенные в программу механизмы позволяют достигать ощутимого финансового результата. С помощью программы «1С:УПП 8» можно осуществлять:
Действия - «- Е ЕЙ й ¡1 ЕЙ- Пере!™- ? Пщбор | Настройка д,н
ст: 29.07.201218:39:05 _ Е
Отразить в:
•У упр.
учете
•У бук. у
ПЗа
Склад: | Основной склад
Подразделение [ организации:
В*
: Цек№1
Прои ^ аукция и услуги (3 поз.) | Материалы (12 поз.)
^ ^ Ели ^ -1- Яг Ля Заполнить-' Подбор Параметры Получатели
N 2 Продукция } услуга Характерно... Серия прод... Качество Соличе... Ед. К. Доля ст... Номенк... Спецификация Конечная п...
Заднее колесо велосипеда... Новый 150,000 шт 1,000 1,00 В е лоси... Сборка заднего кол... Велосипед...
Переднее колесо велосипе... Новый 145.000 шт 1.000 1.00 В е лоси... Сборка переднего к... Велосипед...
3 Рама велосипеда "Людмил... Новый 150,000 шт 1,000 1,00 В е лоси... Окраска рамы вело... Велосипед...
445.000 3.00
< >
Зтвеп \OMh- ственный: ШиговаТ атьяна Ф едоровна |.., | х | О.
ентарий: Г
МХ-18 [Накладная на передачу готовой продукции) Печать О К Записать Закрыть
мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия;
управление финансами: бюджетирование, формирование консолидированной отчетности, управление денежными средствами, управление взаиморасчетами, ведение бухгалтерского и налогового учета, учета по МСФО; управление производством: управление данными об изделиях, планирование производства, учет затрат и расчет себестоимости; управление запасами и складами; управление закупками; управление продажами и ценообразованием; управление обслуживанием и ремонтом оборудования;
управление отношениями с клиентами; управление персоналом и осуществление расчета заработной платы [1].
Рис. 3. Документ «Отчет производства за смену»
Продемонстрируем возможности программы «1С:УПП 8» на конкретном примере планирования производственного процесса.
Во-первых, обратим внимание на то, что с помощью программы «1С:УПП 8» можно создать стратегический, перспективный и оперативный планы производства. Схематично планы, которые могут быть созданы в этой программе, можно представить следующим образом (рис. 4) [3].
Поясним кратко приведенный рис. 4. Под стратегическим планированием здесь подразумевается планирование сроком до 5 лет, оно основано на макроэкономических показателях. Стратегический план составляется в денежном выражении с детализацией по годам.
Перспективное планирование определяет показатели объемов закупок, производства, продаж и составляется на срок 1 год или несколько лет с детализацией по месяцам в денежном выражении. В течение года этот план может пересматриваться.
Планы объема продаж и деятельности составляются с целью детализации перспективного планирования. Объемы производства и продаж представляются в разрезе видов выпускаемой продукции. На этом уровне планирования объем производства планируется как внутренний показатель, который поддается прямому контролю. Объемы продаж — это прогнозы, которые получают расчетным путем, поскольку в условиях рынка прямой контроль за ними осуществлять невозможно. Планы производства и продаж прове-
Рис. 4. Иерархия планов в программе «1С:УПП 8»
! План производства: Проведен
Цены и валюта... Действия -
Перейти» ?
Номер: |00000000003~] от: 101.01.2012 12:00:01 \ш\
Подразделение: |
Ответственный: | Шитова Татьяна Федоровна |...|х|с^| Проект: ¡Экспорт
Состав плана
ПЗНИ
Сценарий: | Годовой план
Периодичность детализации: | Месяц
I»
Дата планирования (перисд-ть: Месяц): 01.01.2012 □
... I Д Подбор Заполнить »
ш Период Номенклатура Характеристика количество Ед. К. _[ена Сумма
01.01 2012 Велосипеды для женщин 100 000.000 цгт 1,000
2 01 01 2012 Велосипеды для мужчин 100 000.000 цп- 1.000
3 01.01 2012 Детские велосипеды 100 000,000 шт 1,000
< >
Тип цен: Не заполнено! Комментарий
Всего [руб.): НДС [сверху]:
0,00 0.00
План производства Печать ОК Записать Закрыть
Рис. 5. План производства на год
ряются на исполнимость по ключевым ресурсам: оборудование, работники, здания, сооружения. Планирование выпуска полуфабрикатов на данном этапе планирования не производится.
Главный план-график производства можно составить на смену, рабочий день, неделю. Данный план составляется на каждую выпускаемую продукцию. Для его выполнения осуществляется планирование потребностей в материалах и сырье, которое проводится к определенному сроку, а также планирование потребностей в мощностях.
Первые два плана (долгосрочный и среднесрочный) создаются с помощью документа «План производства» (рис. 5 и 6). В зависимости от того, какой сценарий планирования выбирается, определяется периодичность составления плана.
Любое производственное предприятие обычно осуществляет выпуск нескольких видов продукции или оказание спектра услуг. На этапе
стратегического планирования руководство компанией не занимается планированием объема выпуска конкретного продукта, план составляется на группу продукции (велосипеды для мужчин, женщин, детей или горные велосипеды, спортивные и т. д.) (см. рис. 5), что позволяет избежать ненужной детализации на этапе долгосрочного планирования. На этапе перспективного планирования производится детализация стратегического плана (см. рис. 6). Благодаря этому принципу в дальнейшем рентабельность производства может определяться как для каждого направления по отдельности, так и в целом для производства.
Как правило, при выпуске новой продукции создаются дополнительные направления, по которым производится оценка рентабельности ее выпуска и принимается решение об увеличении объемов выпуска либо о сворачивании этого направления производства. В программе «1С:УПП 8» предусмотрены специальные механизмы, позволяющие осуществлять учет в разрезе направлений деятельности. Для того чтобы иметь возможность формировать отчеты в нужном разрезе аналитики, в документе «План производства» (см. рис. 5 и 6) необходимо заполнить реквизит «Проект».
Выделение направлений целесообразно осуществлять:
✓ по источнику происхождения продукции. Предприятие может часть продукции выпускать самостоятельно, а часть закупать у поставщиков с целью дальнейшей перепродажи. При формировании финансового результата определяется прибыль, полученная от реализации произведенной продукции, и прибыль от реализованного товара. На основе этого определяется, какое из направлений является наиболее привлекательным; по удельному весу направления в общем объеме продаж. При составлении стратегического плана развития предприятия определяются объемы выпуска и продаж по направлениям первого уровня, например направлению «Ве-
I План производства: Проведен
Цены и валюта... Действия-' [Щ] Перейти ?
омесячный план
Номер: 100000000004 от: 01.09.201212:27:4Е|В| Сценарий: [ГЬ
Подразделение: | |...|х|о| Периодичность дет<
Ответственный: | Шитова Татьяна Федоровна | • •• | х | О, | Дата планирования (период-ть: Месяц): 101.09.2012 \Щ Проект: | I" Iх 1^1
Состав плана
х . 4 Подбор Заполнить "
■ 2 Период Номенклатура Характеристика Количество Ед. к. Цена Сумма
01.03.2012 Велосипед "Людмила" 17 дюймов. Красный ... 10 000,000 шт 1,000 30 000,00
01 09 2012 Велосипед "Руслан" 19 дюймов. Серебрист 10 000.000 шт 1,000 32 000,00
3 01.09.2012 Велосипед "Малыш" Голубой 5 000,000 шт 1,000 8 000,00
>
<
Тип цен: Плановая себестоимость
Всего (руб.): 660 000 000,00 НДС (сверну): 0,00
Комментарий:
План производства Печать О К Записать Закрыть
Рис. 6. Детализированный план производства
лосипеды», а на этапе среднесрочного планирования — удельный вес в общем объеме продаж каждого вида продукции «Велосипеды для мужчин», «Велосипеды для женщин», «Велосипеды для детей»; по сегментам рынка и др.
План производства (см. рис. 6) в отличие от оперативного плана производства (рис. 7) не содержит излишней детализации, поскольку она не требуется на данном этапе планирования. Оперативный план производства напротив, содержит подробную информацию о том, какая продукция или полуфабрикат, в каком количестве и к какому сроку должны быть изготовлены.
Выпуск продукции связан с затратами на производство, которые могут быть сгруппированы: по отношению к объему выпущенной продукции, по способу отнесения на себестоимость продукции, по возможности планирования, по центрам ответственности и т. п. Затраты, влияющие на себестоимость продукции (работ, услуг), могут варьироваться в зависимости от объема потребляемых материальных и трудовых ресурсов, уровня организации производства и множества других факторов [5]. Они могут быть сгруппированы по центрам ответственности, видам расходов, месту возникновения и носителям.
Планирование затрат, их нормирование и учет в программе «1С:УПП 8» можно осуществлять как по предприятию в целом, так и по каждому подразделению в отдельности, что позволяет наиболее эффективно распределять затраты на выпуск продукции. Благодаря этому в дальнейшем рассчитывается себестоимость выпускаемой продукции и может осуществляться поиск путей и мер, направленных на ее снижение. В качестве носителей затрат выступают различные виды выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг. Подобная группировка дает
Рис. 7. Документ «План производства по сменам», фрагмент данных закладки «Занятость рабочих центров»
Рис. 8. Документ «План производства по сменам», фрагмент данных закладки «Потребности производства»
возможность определить себестоимость одной единицы продукции (работы, услуги).
Для контроля эффективности работы каждого структурного подразделения предприятия (отдела продаж, производственного цеха, заготовительного цеха и т. д.) затраты группируются по месту их возникновения. Для того чтобы в дальнейшем иметь возможность оценить эффективность работы производственных цехов, в документе «План производства по сменам» заполняется реквизит «Рабочий центр» (рис. 8). Для каждой технологической операции указывается время выполнения, что позволяет избежать простоев производства или, наоборот, перегрузки.
Необходимо отметить, что при заполнении документа «План производства по сменам» закладки документа «Занятость рабочих центров» и «Потребности производства» заполняются программой автоматически. В процессе их заполнения проверяется достаточность ключевых ресурсов предприятия (трудовых, материальных и др.). Если программа обнаруживает нехватку каких-то ресурсов, то выдается предупреждение об этом. Даже беглый взгляд на результаты этих расчетов позволяет увидеть, что тщательно распланировать производственный процесс вручную, чтобы была учтена каждая минута рабочего времени, невозможно.
Для получения информации о том, насколько эффективно осуществляется работа производс-
твенных цехов, можно обратиться к одному из отчетов, предназначенных для представления этих данных в графическом виде (рис. 9).
Для оценки эффективности работы других структурных подразделений (отдела продаж, отдела закупок и т. п.) имеется целый ряд специально разработанных документов.
Управлению и планированию на производственном предприятии подлежат бизнес-процессы3, связанные с основными видами деятельности: заготовительной, производственной, сбытовой. С одной стороны, эти виды деятельности тесно взаимосвязаны между собой, а с другой — все затраты, связанные с их жизнедеятельностью, имеют свои особенности формирования и характеризуют процессы, происходящие в структурных подразделениях. В связи с чем их необходимо анализировать как по отдельности, так и во взаимосвязи друг с другом. Степень детализации затрат может определяться как для предприятия в целом, так и для каждого подразделения или центра ответственности в отдельности.
Перед началом производственной деятельности необходимо осуществить закупки сырья и материалов для производства продукции. Общеизвестно, что любое предприятие, стремящееся к получению максимальной прибыли,
3 Под бизнес-процессом мы понимаем набор действий, которые необходимо выполнить для получения желаемого результата.
Диаграмма загрузки рабочих центров
Действия - ► Сформировать "1 ?
Периоде: ||30.07.2012 0:00:00 |Е1| по: [ЭО. 07.2012 23:59:59 \ш\[ Диаграмма | Отбор_
Рабочие центры 30 июля 2012
00 01 02 03 04 05 06 07 08 08 18 11 12 13 14 15 16 17 18 13 20 21 22 23
Труборез 1
Стена колесной сборки N. 2 Ш ■
Стена колесной сборки N. 1
Компрессор ■ ■ш
Красильнс-сушильная камере
Сварочный комплекс ■ I
ElH Без заказа
Рис. 9. Графическое представление эффективности загрузки производственных цехов
План закупок: Проведен *
Цены и валюта... Действия ▼ й Перейти ▼ ? ^ Формирование заказов...
Номер: 100000000001 | от: |2Э.07.2012 17:50:12 \Щ
Подразделение: ¡Участок сборки готовой продукции |-|х*ч
Ответственный: ¡Шитова Татьяна Федоровна х с^
Проект: ¡Экспорт |...|х|с^|
Состав плана
Сценарий: | Помесячный план~
П ериодичность детализации:
Дата планирования (период-ть: Месяц):
...х
01.07.2012 Ш
Ш Ш -Ш, ^ И. t 1 I" la | Псибор | Заполнить -
№ Номенклатура Количество Ед. К. Цена Сумма ХНДС Сумма НДС ileero
Зааняя втулка 150,000 LLTT 1.000 15.00 2 250.00 18iS 405,00 2 655,00
Спица 10 500,000 LLIT 1,000 2,00 21 000,00 18!; 3 780,00 24 780,00
Обод 300,000 шт 1,000 260,00 78 000,00 18!; 14 040,00 82 040,00
Покрышка 300,000 llit 1,000 400,00 120 000,00 18% 21 600,88 141 600,00
Камера 300,000 шт 1,000 170,00 51 000,00 18% 8 188,88 60 180,00
Передняя втулка 150.000 llit 1,000 45,00 6 750,00 18!S 1 215.00 7 865.00
Краска "Красный металлик" 150.000 л 1,000 260,00 33 000,00 № 7 020.00 46 020.00
Труба 150,000 LLIT 1.000 270.00 40 500.00 1SZ 7 230,00 47 730,00
Сварочная проволока 105,000 М 1,000 160,00 16 800,00 18!; 3 024,00 18 824,00
i >
Тип цен: Основная цена закупки Комментарий: |
Рис. 10. Документ «План закупок», заполненный на основании документа «План производства по сменам»
Спецификации номенклатуры: Сборочная.
Вин спецификации " Действия" [&]($] Перейти" ? у Файлы Настройка Заполнить" Установить"
Наименование: Сборка каркаса велосипеда "Людмила"
▼ Код: 000000003
[^Активная спецификация Выходное изделие_
Номенклатура: |Каркас велосипеда "Людмила" | ■ ■ ■ [^1 Характеристика: |Красный металлик~ Количество: | 1.0001 Единица: [ш
1«
... То-
>
' I- операции: 004
Кратность:| 0.000 Мин партия: 0.0001
Исходные комплектующие (S поз.] Дополнительно
^ Ик ^ Д С: С: Заполнить» Пщбор | Основное сырье
№ N- опера... Поз... Вид норматива Номенклатура Характерно... Коли... Ьди... .татья затр...
■ 004 1 Номенклатура Рама велосипеда "Людмила" 1,000 шт Изготовлен...
004 3 Номенклатура Рулевая стойка 1,000 шт Приобрете...
004 3 Номенклатура Вилка БЕ 1.000 шт Приобрете...
004 3 Номенклатура Седло VI- 1,000 шт Приобрете...
004 2 Узел Узел: Педальный блок 1,000
004 2 Узел Узел: Передний переключатель... 1.000
004 2 Узел Узел: Задний переключатель с... 1,000
004 3 Номенклатура Болт М4 2,000 шт Приобрете... v
< В
Тех. карта Сборка каркаса велосипеда "Оюдмн; Комментарий:
ГОСТ 2.10Ё-96 Печать ОК Записать Закрьль
Рис. 11. Справочник «Спецификации номенклатуры»
ориентируется на минимизацию затрат. Для достижения этой цели в программе «1С:УПП 8» разработаны специальные алгоритмы расчета, которые позволяют с высокой степенью точности рассчитать потребности производства в зависимости от составленных ранее планов производства. Так, на основании документа «План производства по сменам», приведенного на рис. 7, можно автоматически создать документ «План закупок» (рис. 10).
При анализе содержания этих документов у тех, кто не работал с программой «1С:УПП 8», возникает вопрос: каким образом программа определяет, какое сырье и в каком количестве потребуется для выпуска указанных видов продукции?
Учет затрат на производство в программе реализуется с помощью механизма спецификаций. Спецификации номенклатуры предназначены для определения состава материальных расходов на изготовление продукции. Для каждой комплектующей, входящей в спецификацию, может быть указан норматив ее потребления или расчетная величина (рис. 11).
Спецификации и номенклатурные узлы используются в автоматических процедурах разузлования. Последние позволяют определить необходимое количество закупаемых материалов и комплектующих в зависимости от того, что необходимо изготовить. Полный список материалов и комплектующих, требующихся для изготовления определенной продукции, можно увидеть в дереве спецификаций, построенном с помощью конструктора спецификаций (рис. 12).
Помимо расходов на приобретение сырья и материалов, в затраты на производство включаются расходы на оплату труда и отчисления на социальные нужды, амортизация и т. д. В
Всего [руб.): 442 854.00 НДС (сверху): 67 554,00
План закупок Печать ОК Записать Закрыть
Действия - ?
Конструктор спецификации Настройка Дерево спецификаций
Номенклатура
Ч И« Ё= IV Печать- Действия - Ц Ш 1 4 ^ ^
Наименование ¡Характеристика Вид номенкл.. К олич... |Еди... |Статья затрат Вид во... |Специфика.. Ф... Кси Наименование -
В- Велосипед "Людмила" 17 дюймов, Кра. Продукция Сборка ве... ||||| 000000... Продукция
■■■■ Каркас велосипеда "Людмила" Цвет 1,000 шг Изготовление продукции Произ... Сборка ка... К 000000... Велосипед "Людмила"
]■■ Узел: Тормозная система 1,000
Тормозная ручка левая Материал 1,000 шг Приобретение материал.. Покупка
- Тормозная ручка правая Материал 1,000 шт Приобретение материал.. Покупка
- Тормозной трос Материал 2,000 шг Приобретение материал.. Покупка
- Тормозные колодки Материал 2,000 шг Приобретение материал.. Покупка
]■■ Переднее колесо велосипеда ".. Полуфабрикат 1,000 шт Изготовление продукции Произ... Сборка пе...
- Передняя втулка Материал 1,000 шт Приобретение материал.. Покупка
- Спица Материал 35,000 шг Приобретение материал.. Покупка
-Обод Материал 1,000 шт Приобретение материал.. Покупка -
- Покрышка Материал 1,000 шт Приобретение материал.. Покупка < >
- Камера Материал 1,000 шг Приобретение материал.. Покупка ¡Характеристика
В- Заднее колесо велосипеда "Лю. Полуфабрикат 1,000 шт Изготовление продукции Произ... Сборка за... Ц17 дюймов. Красный металлик
■■■■ Задняя втулка Материал 1,000 шг Приобретение материал.. Покупка = Красный металлик
- Спица Материал 35,000 шг Приобретение материал.. Покупка
-Обод Материал 1,000 шт Приобретение материал.. Покупка
< >
- Покрышка Материал 1,000 шт Приобретение материал.. Покупка
- Камера Материал 1,000 шг Приобретение материал.. Покупка Действият „
■■■ Болт БЫ Материал 2,000 шг Приобретение материал.. Покупка с Кси Наименование т А
- Болт М4 Материал 6,000 шг Приобретение материал.. Покупка 00000... Сборка велосип... Ни
■■■ Крыло Материал 2,000 шг Приобретение материал.. Покупка □ -
< >
Рис. 12. Окно конструктора спецификаций
программе ведется учет всех видов расходов с помощью специальных документов, а в конце отчетного периода производится расчет себестоимости выпущенной продукции.
На основании документа «План производства» можно создать документ «План продаж». Благодаря механизму ввода удается избежать несогласованности планов.
Во всех документах планирования (План производства, План закупок, План продаж) для каждого уровня планирования при необходимости можно указать: степень детализации плана; период, на который составляется план; задать условия и ограничения4. Планы высшего уровня представляют входные данные, ожидаемые показатели и ограничительные рамки для планов низшего уровня. План каждого уровня проверяется на исполнимость с учетом ограничений — ключевых ресурсов, которые могут быть заданы в количественном, суммовом или
4 В документах «План производства» (рис. 6), «План закупок» (рис. 10) и «План продаж» для указания степени детализации плана предусмотрены реквизиты «Сценарий», «Периодичность детализации» и «Дата планирования».
натуральном выражении. При отрицательном результате проверки план корректируется. Кроме того, программа обеспечивает обратную связь между планами. После составления плана нижнего уровня планы верхнего уровня могут быть откорректированы. При необходимости в планы может быть внесена корректировка с учетом фактического исполнения.
С помощью имеющихся в программе «1С: УПП 8» отчетов можно получить информацию о том, насколько фактические данные не совпадают с плановыми. Отчеты могут строиться за произвольный период в различных аналитических разрезах, например, центров ответственности, видов продукции и т. д. (рис. 13).
Используя отчеты, входящие в блок управленческой отчетности, руководство предприятия и управленческий персонал имеют возможность проследить происхождение любой суммы. Благодаря заложенному в систему механизму детализации итоговых сумм они могут получить полную информацию о происхождении любой суммы, дойдя до тех документов, которые оказали влияние на ее формирование.
9 План - Фактный анализ производства _ П X
| Действия т ^ Сформировать Настройка — ? Периоде: 01.07.2012 Е Ш по 31.07.2012 Ш ...
Данные отчета (в первой строке эталонные данные)
—^ ^ , ^ ( Выбирать даты периодом
Щ Тип данных Сценарий Дата начала Дата окончания
Планы производства
Фактическое производство
Подразделен! 1е 1. Эталонный период. Планы производства. С 01.07.2012 по 31.07.2012 2. Сравниваемый период. Фактическое производство. С 01.07.2012 по 31.07.2012
Номенклатура Количество Стоимость Количество Отклонение количества Стоимость Отклон<
Ед. хранения Ед. хранен! 1я Ед. хранения % Отклонение
н Участок сооркн готовой продукции 450,000 43 660,00 445,000 -5,000 -1,11 2» 750,00 -13 91'
Заднее колесо велосипеда "Людмила" 150,000 10 030,00 150,000 7 500,00 -2 531
Переднее колесо велосипеда "Людмила" 150,000 10 030,00 145,000 -5,000 -3,33 7 250,00 -2 781
Рама велосипеда "Людмила" 150,000 23 600,00 150,000 15 000,00 -8 601
Итог 450,000 43 660,00 445,000 -5,000 -1,11 29 750,00 -13 91'
И
Рис. 13. Отчет «План-фактный анализ производства»
Подводя итог вышесказанному, отметим:
1. Программа «1С:УПП 8» предоставляет руководству компании, управленческому персоналу всех уровней широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами предприятия для получения максимальной прибыли.
2. Она позволяет руководителям структурных подразделений и руководству предприятия осуществлять минимизацию расходов, проводить полный анализ всех расходов предприятия, независимо от степени автоматизации складского учета, оснащенности розничных торговых точек контрольно-кассовыми машинами, используемых методов признания выручки от продажи продукции и т. д. Благодаря развитому функционалу имеется возможность все расходы предприятия контролировать в целом, а не по частям.
3. Функциональные возможности программы позволяют руководству предприятия и руководителям центров ответственности проводить оценку рентабельности производства по видам выпускаемой продукции. Для получения объективной оценки рентабельности производства имеется возможность учитывать как прямые, так и косвенные расходы. Программа «1С:УПП: 8» позволяет все виды расходов разносить на различные виды деятельности, которые вызвали эти расходы. С помощью функционала, заложенного в программу, можно получать информацию об
эффективности деятельности предприятия в целом, рентабельности выпуска как всей продукции, так и определенного ее вида, оценить затраты по проектам. Данные о рентабельности производства дают возможность управленческому персоналу определять оптимальные направления развития предприятия.
4. Программа «1С:УПП 8» позволяет руководителям структурных подразделений проводить оценку эффективности деятельности подразделений предприятия. С помощью этой программы можно в оперативном режиме контролировать деятельность всех структурных подразделений, отслеживать выполнение поставленных задач и достижение ключевых показателей.
5. Заложенные в систему механизмы дают работникам учетных служб предприятия средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.
6. Использование программы «1С:УПП 8» обеспечивает высокий уровень прозрачности бизнеса, как среднего, так и крупного. Имеющийся в программе набор отчетов позволяет оперативно обнаруживать неоправданные затраты производства, изменение его рентабельности, оценить эффективность принятия управленческих решений и многое другое.
7. Программа «1С:УПП 8» призвана облегчить процесс принятия правильных управленчес-
ких решений, обеспечивая руководителей всех уровней информацией в той форме, в какой она может быть легко использована.
8. Использование программы «1С:УПП 8» позволит минимизировать издержки производства и осуществить поиск всевозможных дополнительных ресурсов, необходимых для получения максимальной прибыли.
Сопоставляя функциональные возможности программы «1С:УПП 8» с задачами, сформулированными нами ранее, несложно заметить, что программа способна решать эти задачи в полной мере.
Таким образом, программа «1С:УПП 8» предоставляет руководству компании, а также менеджерам, принимающим управленческие решения, колоссальные возможности для эффективного управления бизнесом. Однако заметим, что для внедрения и успешного использования программы предприятию придется потратить средства не только на ее приобретение и внедрение, но и на обучение персонала. Поскольку только грамотное ведение управленческого учета в программе «1С: УПП 8» позволит максимально эффективно использовать имеющиеся функциональные средства программы, только в этом случае с ее помощью руководители и менеджеры смогут определять наиболее перспективные направления развития предприятия, рационально распределять материальные и трудовые ресурсы.
Список литературы
1. 1С:Управление производственным предприятием. ERP-система на платформе 1С:Пред-приятие 8.2. Информационный бюллетень фирмы «1С». С. 3.
2. Васильева Л. С. Бухгалтерский управленческий учет. Порядок постановки и основные направления развития. М.: ЭКСМО, 2008.
3. Гартвич А. Планирование закупок, производства и продаж в 1С:Предприятие 8. М.: ООО «1С-Паблишинг», Питер, 2008.
4. Независимый ERP-портал [Электронный ресурс]. URL: http://www. erp-online. ru/erp/ introduction/ (дата обращения: 28.07.2012).
5. Новикова И. Г. Основы управленческого учета [Электронный ресурс]. URL: http://www. i2r. ru/static/221/out_23657.shtml (дата обращения: 29.07.2012).
6. Обзор российского рынка ERP-систем [Электронный ресурс]. URL: http://www. stepconsulting. ru/publ/erp. shtml (дата обращения: 27.07.2012).
7. Семенович А. В. Методика постановки и ведения управленческого учета [Электронный ресурс]. URL: http://www. upravlenie. h1.ru/uchet. htm (дата обращения: 27.07.2012).
8. ERP — на любой вкус! Обзор ERP-сис-тем: да, про OpenSource мы тоже не забыли [Электронный ресурс]. URL: http://www. xakep. ru/post/58094/ (дата обращения: 27.07.2012).
ИЗДАТЕЛЬСКИЕ УСЛУГИ
Издательский дом «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ» выпускает специализированные финансово-экономические и бухгалтерские журналы, а также оказывает услуги по изданию монографий, деловой и учебной литературы. Минимальный тираж — 500 экз.
Тел./факс (495) 721-8575 e-mail: [email protected]
