ИННОВАЦИОННЫЕ СПОСОБЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ, КОНТРОЛЯ И УЧЕТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Воронеж: Воронежский государственный педагогический университет, 2014. - с. 320-323

7. Карпов Д.В. Проблемы внедрения ERP-систем // Вестник Нижегородского университета им. Н.И. Лобачевского, 2010, № 4 (1), с. 233239

УДК 657.222

Новикова Ю.В.

студент Дмитрик В. Е. студент

научный руководитель: Дмитрик Е.Г., к.э.н.

доцент СТИ НИТУ МИСиС Россия, г. Старый Оскол

ИННОВАЦИОННЫЕ СПОСОБЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ, КОНТРОЛЯ И УЧЕТА

В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Аннотация

В статье рассмотрены способы взаимодействия с контролирующими органами с целью совершенствования документооборота на предприятии, контроля и учета в делопроизводстве. Авторами отмечается, что такими способами являются применение: электронного документооборота на предприятиях, электронной подписи в электронном документообороте, предоставление документов бухгалтерской отчетности в электронном виде, электронных сервисов хранения и обмена документами. Внедрение данных технологий на современном предприятии позволяет сократить количества затрачиваемого времени на подготовку и подписание документов, а также доведения их до контролирующих органов.

Ключевые слова: инновации, бухгалтерский учет, электронный документооборот.

UDC 657.222

Novikov J. V., student STINITY "MISiS" Russia, Staryy Oskol The Dmitrik V. E., student STI NITY "MISiS" Russia, Staryy Oskol Supervisor:

The Dmitrik E. G. PhD in Economics, associate Professor

STI NITY "MISiS" Russia, Staryy Oskol

INNOVATIVE WAYS TO IMPROVE DOCUMENT MANAGEMENT, CONTROL AND ACCOUNTING RECORD KEEPING.

Abstract

In the article the ways of interacting with regulatory authorities with the aim of improving document management, control and accounting record keeping. The authors noted that such methods are the use of: electronic document management at the enterprises of electronic signatures in electronic documents, all accounting documents in electronic form, electronic services, storage and exchange of documents. The implementation of these technologies in the modern enterprise can reduce the amount of time spent on the preparation and signing of the documents and bring them to the regulatory authorities.

Keywords: innovation, accounting, electronic document management.

Инновационные способы совершенствования документооборота на предприятии, контроля и учета в делопроизводстве.

Для большинства руководителей, думающих о будущем компании, особо актуальным является вопрос сокращения бумажного документооборота, сохранности отчетных документов, а также возможности беспрепятственно и за короткое время найти необходимый документ в архиве. Проблема сокращения времени на подготовку, подписание, а также хранение документов стоит перед каждой компанией.

Нами были рассмотрены четыре способа взаимодействия с контролирующими органами с целью совершенствования документооборота и контроля.

1. Применение электронного документооборота на предприятиях

Электронный документооборот - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [1].

Современные процессы документооборота требуют подхода, реализовать который можно с помощью электронных документов.

Так, видами электронного документооборота являются:

- производственный документооборот;

- управленческий документооборот;

- архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

- кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

- бухгалтерский документооборот;

Использование системы электронного документооборота позволяет сократить временные затраты на поиск, согласование, подписание документов. Руководитель не забывает рассмотреть или подписать документ, а возможность потери документа исключена.

2. Применение электронной подписи в электронном документообороте.

Электронная цифровая подпись - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов, основным назначением которого является придание электронному документу юридической силы.

Электронная цифровая подпись надежна, ее невозможно подделать, изменить или нарушить [2]. Уполномоченное лицо компании может использовать электронную цифровую подпись практически для всех видов своей деятельности:

-документооборот с контрагентами;

-отчетность в электронном виде;

-отправка документов в контролирующие органы.

Регламентирует использование электронной подписи Федеральный закон от 06.04.2011 № 63 «Об электронной подписи». Согласно данному закону, все документы, в том числе и налоговая отчетность, подписанные электронной цифровой подписью признаются юридически значимыми.

3. Предоставление документов бухгалтерской отчетности в электронном виде [3].

Порядок предоставления документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации от 17.02.2011 г. № ММВ-7-2/169.

Формат описи утвержден Приказом Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации от 29.06.2012 г. № ММВ-7-6/435.

Все документы, предоставляемые в контролирующие органы в электронном виде, должны иметь определенный формат в соответствии с Приказом Федеральной Налоговой Службы Российской Федерации от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172.

Уполномоченное лицо компании отправляет документы через специализированного оператора в виде xml-файла, либо в виде копии в формате .jpg или .tiff.

В случае если требование налоговой службы доставлено в виде обычного письма, то электронные документы из архива необходимо напечатать, при этом на них должна находится отметка о том, что они были подписаны электронной цифровой подписью. Также распечатанный документ заверяется собственноручной подписью руководителя и печатью организации (Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2).

4. Применение инновационных способов хранения электронных документов на предприятиях.

С целью обеспечения лучшей физической сохранности документов, упрощения доступа к ним и оперативности их обработки применяются электронные архивы.

Возможность хранения документов в электронном виде появилась вместе с электронной подписью, которая не только приходит на смену

печати организации, но и становится гарантом неизменности документа со временем. А чтобы хранить электронный документ, больше не нужны отдельные помещения для бумажных архивов.

Электронные документы могут храниться в сервисе электронной документации (на сервере компании) или в облачном сервисе хранения данных (на сервере специализированного оператора) [4].

В заключении стоит отметить, что в современных экономических условиях отслеживание и работа с инновационными технологиями в бухгалтерском учете является определяющей для сокращения количества затрачиваемого времени на подготовку и подписание документов, а также доведения их до контролирующих органов [5].

Использованные источники:

1. Середа К. В. Проблемы внедрения электронной подписи // Электронный вестник Ростовского социально-экономического института - № 3 / 2014 г.

2. Мусалаева С. А. Электронные деньги и платежные системы // Проблемы современной экономики - № 4 / 2012 г.

3. Бородин М. В. Проблемы правового регулирования электронного документооборота в условиях развития информационного общества // Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: Право -№ 3 / том 13 / 2013 г.

4. Суханов В. И., Чагаева О. Л. Облачный сервис хранения данных // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета - № 86 / 2013 г.

5. Бурцев И. В. Основные принципы внедрения электронного документооборота на промышленном предприятии // Современные проблемы науки и образования - № 1 / 2013 г.

УКД 316.31

Панина В. В. бакалавр

Белгородский государственный национальный исследовательский университет научный руководитель: Шаповалова И. С., доктор социологических наук

профессор Россия, г. Белгород ПРОФЕССИОНАЛИЗМ КАК ОДИН ИЗ ФАКТОРОВ УСПЕШНОЙ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Аннотация: в данной статье рассматривается необходимость изучения профессионализма как один из факторов успешной управленческой деятельности.

Ключевые слова: профессионализм, управленческая деятельность, обмен информацией, коллектив, мотивация.

В последнее десятилетие в нашей стране произошли радикальные