Информационный обмен данными в интегрированной системе учета Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 657

ИНФОРМАЦИОННЫЙ ОБМЕН ДАННЫМИ В ИНТЕГРИРОВАННОЙ СИСТЕМЕ УЧЕТА

© 2014 Л.А. Дрягина

Ульяновский государственный технический университет

Поступила в редакцию 02.11.2014

В статье рассмотрены вопросы, касающиеся сущности, назначения и взаимосвязи финансового, налогового и управленческого учетов, а также проблемы повышения качества учетной информации на основе интеграции этих видов учета.

Ключевые слова: управленческое решение, интегрированная система учета, информационная модель

Важная роль в управлении предприятием отводится информации, без которой невозможен процесс планирования и контроля, координации и регулирования деятельности для достижения поставленной цели. Обеспечению лиц, ответственных за принятие управленческих решений, прежде всего менеджмента предприятия, всей необходимой и актуальной для этого информацией в настоящее время придается особое значение. Формирование информации, которая используется в процессе управления предприятием, предполагает сбор и обработку данных, содержащих сведения о совершенных хозяйственных операциях и прочих фактах хозяйственной жизни предприятия. Обработка этих данных представляет собой процесс их трансформации в информацию, наделенную определенной смысловой нагрузкой, необходимую и полезную заинтересованным пользователям, и представленную им в форме, удобной для принятия управленческих решений. Исходящая информация какого-либо процесса одновременно служит входящими данными для другого процесса.

Способствующая принятию управленческого решения информация может быть получена из различных источников. Одним из важнейших источников информации служит система учета. Под системой учета понимают в первую очередь финансовую бухгалтерию и связанные с ней виды учета: управленческий и налоговый. В зависимости от способа взаимосвязи между тремя основными компонентами: бухгалтерский финансовый учет, бухгалтерский управленческий учет и налоговый учет возможны различные виды моделей учетных систем. Наиболее полной и достоверной учетной системой, отвечающей запросам различных пользователей на макро и микроэкономическом уровне, является интегрированная учетная система. Такая модель

Дрягина Лариса Александровна, доцент. E-mail: uldla@yandex. ru

учетной системы предполагает единство принципов отражения учетной информации, взаимосвязь регистров учета и отчетности, формирование единой учетной политики, создание общего банка данных, что делает возможным единое толкование показателей отчетности как внутри предприятий, так и вне их, а также сопоставимость результативных показателей различных структурных подразделений предприятия.

Интегрированная система учета (ИУС) обеспечивает информацией управление производством внутри предприятия, и внешних по отношению к предприятию пользователей: банки, биржи, потенциальные и реальные инвесторы, налоговые органы, поставщики, покупатели прочие партнеры по бизнесу. Информационные запросы этих пользователей, в силу объективно существующих различий их интересов часто бывают противоречивыми. В связи с этим в условиях интеграции возникает проблема оптимизации в соотношении интересов различных категорий пользователей. Установление баланса интересов предполагает, прежде всего, сближения различных точек зрения, достижения определенного компромисса с учетом приоритета информационных потребностей и возможностей компании по организации учетного процесса. Обработка учетной информации завершается составлением отчетности, при этом показатели, представленные в отчетах, с одной стороны, отражают результаты принятых руководством предприятия управленческих решений, а с другой стороны, характеризуют результат работы самой учетной системы.

К информации учетной системы предъявляются повышенные требования: она должна быть необходимой, существенной, объективной, достоверной, своевременной и целесообразной, исключающей лишние показатели, и вместе с тем, полезной максимальному числу заинтересованных в ней лиц. Выполнение этих требований

повышает роль и значимость системы учета на предприятии, способствует тому, что заинтересованные в информации лица получают правдивую и объективную картину об интересующем их объекте. Интеграция различных видов учета имеет ряд преимуществ. Прежде всего, исключается многократный ввод данных по хозяйственным операциям, обеспечивается целостность, непротиворечивость и качество учетной информации. Информация о хозяйственных операциях отраженная в первичных учетных документах служит общей информационной базой для составления регистров финансового, управленческого и налогового учета. На основе одних и тех же данных, формируются отчеты для различных целей, а именно: модули бухгалтерского финансового учета формируют отчеты для внешних пользователей, модули бухгалтерского управленческого учета и налогового учета обрабатывают те же самые данные в целях создания информационных потоков для управления предприятием и составления налоговых деклараций.

В ИУС каждый вид учета дополняет друг друга, а с использованием современных автоматизированных систем обработки информации появляются новые возможности: данные могут многократно использоваться в единой учетной системе организации, что позволит:

- ускорить и удешевить учетный процесс;

- значительно снизить трудоемкость выполнения учетных процедур;

- обеспечить целостность, непротиворечивость и качество учетной информации;

- повысить информативность показателей отчетности.

С точки зрения информирования различных категорий пользователей учетная система организации имеет внутреннюю и внешнюю направленность. Внешняя направленность отражает взаимоотношения организации с ее внешним окружением. Через внешнюю отчетность организация информирует внешних пользователей о своем финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в финансовом положении. Строгая регламентация структуры и состава внешней отчетности, а также соблюдение основополагающих принципов, правил и требований при ее подготовке, способствуют тому, что пользователи получают полную и достоверную картину о деятельности интересующего их хозяйствующего субъекта. Кроме того, финансовая отчетность открыта для публикации и, для большинства внешних пользователей является единственным источником информации о положении дел и финансовом благополучии предприятия. Не имея доступа к бухгалтерским документам и учетным регистрам, прочей конфиденциальной информации, эти лица для принятия решений используют только

обобщенные данные, содержащиеся в отчетности.

Внутренняя направленность отражает внутрифирменные взаимоотношения в процессе принятия управленческих решений и их реализации с максимально возможной степенью эффективности. В этом случае, данные учетной системы являются строго адресными, носят конфиденциальный характер, предназначены для конкретного внутреннего пользователя и составляют коммерческую тайну предприятия. Информация, содержащаяся во внутренней отчетности, отражает комплексную характеристику положения дел, наиболее подробно и детально освещает различные стороны деятельности организации. Внутренняя отчетность используется менеджерами разных уровней иерархии в управленческих целях. Состав, сроки и периодичность предоставления внутренней отчетности устанавливает руководство предприятия самостоятельно. Причем отчеты, предназначенные различным звеньям управления, могут отличаться как по содержанию информации, так и по форме представления. Внутренняя отчетность индивидуальна, не существует стандартного набора отчетов с едиными формами и информационной структурой.

Существовавшее ранее и считавшееся целесообразным мнение о разделение системы учета для внешних и внутренних целей информирования пользователей, за последние годы изменилось на противоположную тенденцию -внутренняя и внешняя системы учета интегрируются. Основными причинами такой тенденции являются:

- ориентация национальных систем бухгалтерского учета на международные правила ведения учета, позволяющие одинаково интерпретировать информацию, отраженную в отчетности предприятий, переход на МСФО;

- усиления глобализации рынков товаров, услуг и предпринимательской деятельности;

- выход предприятий на мировой рынок, образование концернов, привлечение капитал в разных странах;

- растущая потребность международного сообщества инвесторов в сопоставимой (на международном уровне) и прозрачной финансовой информации.

Внутренняя система учета представлена на предприятии управленческим учетом, внешняя -включает в себя финансовый и налоговый учет. В результате их слияния и взаимодействия на основе интеграции объекты отчетности, периоды отчетности, стоимостные показатели, целевые значения должны стать максимально идентичными.

Построение ИУС на предприятии связано с оптимизацией плана счетов, структуры

первичных документов, учетного документооборота, учетной политики, внутренних стандартов ведения учета, принятием решений по выбору программно-технической средств, а также по регламентации функциональных обязанностей и взаимоотношений всех подразделений и учетно-финансовых служб предприятия. Для достижения сопоставимости результативных показателей внутренней и внешней отчетности на этапе постановки ИУС следует предусмотреть одинаковую структуру аналитических справочников учета, согласованность методов оценки имущества, методов деления активов на оборотные и внеоборотные, методов списания стоимости основных фондов, методов учета доходов, классификации затрат, методов учета затрат и их списания. При этом главная задача состоит в том, чтобы из огромного информационного массива отобрать, обработать и подготовить релевантную для управления информацию. Информация считается релевантной, если она хорошо соотносится с интересами пользователя, способствует рациональному решению актуальных проблем. Необходимая для решения проблемы информация, должна быть достаточной, понятной, полезной и оптимальной по объему.

С каждым годом объем циркулирующей информации, особенно на крупных предприятиях, многократно возрастает. Выполнение требования простоты трансформации информации означает соблюдение разумного баланса между ее чрезмерной детализацией и излишней обобщенностью. С одной стороны, не имея всей необходимой информации, ответственное лицо не сможет принимать взвешенных решений, с другой - если информации слишком много, то трудно выделить самые важные и оказывающие наибольшее влияние на развитие предприятия показатели. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение.

Современный уровень организации и поддержки бизнес процессов на предприятии требует оперативной обработки и последующего анализа больших объемов различного рода информации. Чем крупнее бизнес, тем труднее получать необходимую информацию, позволяющую оценивать финансовое состояние предприятия в целом, видеть точную картину финансовых потоков и иметь возможность влиять на их направление и распределение. В этих условиях одним из аспектов интеграции следует считать согласование многочисленных информационных потоков. Из практики учета известны варианты организации встречных потоков информации. Так, например, из управленческого контура ИУС в

финансовый контур передаются данные об отгрузках, объемах выполненных работ, остатках запасов на складах, прямых производственных затратах. А соответственно, из финансового контура в управленческий передается информация о движении денежных средств, начисленной и выплаченной заработной плате, начисленных и уплаченных налогах, о дивидендах и других выплатах из прибыли.

Информационное обеспечение включает несколько последовательных этапов:

- определение информационных потребностей;

- сбор и обработка информации;

- передача и интерпретация информации;

- хранение и дальнейшая рациональная обработка информации.

Потребность в информации определяется индивидуально в отношении каждого конкретного получателя, зависит от специфических факторов деятельности предприятия. На данном этапе выясняется: какая информация нужна, с какой точностью, в каком объеме, с какими временными интервалами и каким пользователям предназначена. Затем осуществляется сбор и обработка информации, необходимой для удовлетворения установленных ранее информационных потребностей. На данном этапе происходит четкое разграничение сфер ответственности, т.е. необходимо определить: кто собирает информацию, кто ее обрабатывает и кто координирует этот процесс в целом. Основная задача состоит в отборе из собранного информационного массива релевантной для управления информации. Существенная проблема обработки информации заключается в подготовке показателей способных в сжатой, но доступной для понимания форме передать главное содержание. Под показателями в данном случае понимают числовые значения, отражающие различные количественные характеристики и несущие информацию о состоянии дел на предприятии. Выполняя функцию поддержки при принятии решений, показатели способствуют осуществлению оценки, анализа, планирования, контроля и прочих функций управления на предприятии.

Ответственные за принятие решений лица (как правило, руководители) получают систематизированную информацию и имеют возможность оценить варианты и принять правильное решение. Важнейшие функции показателей и систем показателей можно сформулировать так:

- вспомогательное средство для планирования, управления и контроля;

- инструмент внутреннего и внешнего анализа деятельности предприятия;

- составная часть информационных систем.

В соответствии с требованием рациональности при сборе и обработке информации должно соблюдаться оптимальное соотношением

затрат и выгод. Смысл такого принципиального ограничения заключается в том, что выгоды от полученной информации должны превышать затраты на ее получение.

Обработка учетной информации завершается составлением отчетности, через которую осуществляется передача информации пользователям. При формировании показателей отчетности необходимо принимать во внимание все факторы, ограничивающие надежность информации, поскольку неточность или отсутствие информации может негативно отразиться на принимаемых ее пользователями решениях. Получению правдивой и объективной информации о деятельности организации способствует выполнение требований, предъявляемых к построению и содержанию отчетности. Информация, необходимая для рационального решения проблемы должна быть достаточной, понятной, полезной и эффективной. Среди требований, предъявляемых к формам внутренних (управленческих) отчетов - это четкая ориентация на потребности конкретного получателя. Так, если на уровне менеджеров низшего звена управления необходима детальная информация, то высшему руководству предприятия требуется систематизированная, обобщенная информация. Такая форма подачи информации наиболее удобна для быстрого обзора и восприятия развития ситуации в целом. В случае необходимости более подробной информации, ее можно дополнительно запросить.

С точки зрения информирования пользователей состав отчетности представлен:

- отчетами финансовой бухгалтерии (бухгалтерский баланс, отчеты о финансовых результатах, об изменениях капитала, о движении денежных средств), предназначенными, в первую очередь, внешним по отношению к предприятию структурам;

- внутренними (управленческими) отчетами, предназначенными для внутренних пользователей;

- налоговыми расчетами, декларациями и прочими документами, предназначенными для на-

логовых органов.

В связи с меняющимися условиями бизнеса и информационными запросами пользователей состав отчетной информации может меняться.

Обработка огромного информационного потока на предприятии невозможна без использования программно-технических средств. Применение современных информационных технологий в учетном процессе дает возможность существенно снизить трудоемкость выполнения учетных процедур, повышает точность и оперативность данных, обеспечить целостность и непротиворечивость показателей отчетности. Учитывая изобилие рыночных предложений следует тщательно и обосновано подходить к выбору компьютерной техники и программного обеспечения. Правильный подбор программно-технических средств на этапе построения ИУС позволит получить дополнительные преимущества единого учетного пространства на предприятии:

-значительно расширить возможности обобщения и детализации информации, создание общего банка данных;

-повышение оперативности информационного обмена между пользователями; -формирование схем оптимизации налогообложения;

-повышение эффективности управление финансовыми и материальными ресурсами; -обеспечение прозрачности и доступности информации всех видов учета для заинтересованных пользователей.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Кондрате, Н.П. Бухгалтерский учет. 4-е изд. пере-раб. и доп. - М. :ИНФРА-М, 2013. 681 с.

2. Миляков, Н.В. Налоги и налогообложение -М.:ИНФРА-М, 2010. 520 с.

3. Шигаев, А.И. Контроллинг стратегии развития предприятия. - М.ЮНИТИ-ДАНА, 2008. 351 с.

4. Финансовый менеджмент: теория и практика / под ред. Е.С. Стояновой. 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Изд-во «Перспектива», 2010. 321 с.

DATA EXCHANGE IN THE INTEGRATED ACCOUNTING SYSTEM

© 2014 L.A. Dryagina Ulyanovsk State Technical University

This article discusses problem issues of essentially, purpose and relationships of financial, tax and management accounting. Also article describes the problems to improve the quality of accounting information based on the integration of financial, tax and management accounting.

Key words: managerial decisions, account integrated system, informational model

Larisa Dryagina, Associate Professor. E-mail: uldla@yandex.ru