Автоматизация бухгалтерского учета как информационная основа принятия управленческих решений Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

doi: 10.20310/1819-8813-2015-10-12-93-97

АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА КАК ИНФОРМАЦИОННАЯ ОСНОВА ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

ЧЕРЕМИСИНА ТАТЬЯНА НИКОЛАЕВНА ФГБОУ ВПО «Тамбовский государственный университет имени Г. Р. Державина», г. Тамбов, Российская Федерация, e-mail: t_cheremisina@mail.ru

Статья посвящена вопросам совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета. Автором рассмотрены проблемы автоматизации бухгалтерского учета как информационной основы принятия важнейших управленческих решений руководством организации, внутренними пользователями информации и оценки деятельности предприятия со стороны внешних пользователей. Выявлено, что автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета имеет не только общие принципы построения с бухгалтерским учетом в целом, но и свои специфические принципы, без осознания которых невозможно рациональное построение автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета. При этом автором доказано, что в случае, когда каждое соответствующее направление бухгалтерского учета ориентируется на свою собственную первичную информационную базу, кроме увеличения затрат на дублирование ввода информации (что, несомненно, отрицательно), имеются и определенные преимущества, главным из которых является возможность налаживания взаимного контроля между первичными базами. В результате исследования автором определены основные приоритетные направления совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета. Кроме того, сделан вывод о том, что организации должны очень грамотно подходить к выбору информационных систем автоматизации бухгалтерского учета в зависимости от своего масштаба и финансовых возможностей. Адекватным решением являются правильное проектирование и выбор программного обеспечения на начальном этапе, исходя из текущих задач предприятия и его будущих потребностей.

Ключевые слова: информационные базы, бухгалтерский учет, алгоритмы, автоматизация учетных процедур

Различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности предприятия находят свое отражение в бухгалтерском учете, который, в свою очередь, является информационной основой принятия важнейших управленческих решений руководством организации - внутренними пользователями информации и оценки деятельности предприятия со стороны внешних пользователей - государственных контролирующих органов, акционеров, инвесторов, кредиторов и т. п. Однако принятие решений на основе информации первичного бухгалтерского учета не просто нецелесообразно, но и невозможно, основной причиной чего являются объемы данной информации. Ведь количество первичных документов, регистрируемых в бухгалтерских программах, измеряется тысячами, а иногда и миллионами единиц, что делает фактически невозможным даже оперативное управление на основании первичной информации. Следовательно, информация должна быть систематизирована, для чего и создаются различные отчеты.

Рационализация цепочки «первичные документы - внутренние учетные регистры - бухгалтерская отчетность» является важнейшей проблемой развития систем автоматизации бухгалтерского учета. На наш взгляд, автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета имеет не только общие принципы построения с бухгалтерским учетом в целом, но и свои специфические принципы, без осознания которых невозможно рациональное построение автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета.

Так, например, извечный спор о целесообразности использования разных первичных информационных баз для различных ветвей бухгалтерского учета либо единой информационной базы для них фактически, казалось бы, утрачивает смысл при использовании автоматизированных технологий, которые, естественно, могут опираться на единую первичную информационную базу. Но в этом случае возникает вопрос: необходимо ли в рамках одного информационного обеспечения (одной информационной системы) объединять ведение фи-

нансового, налогового, управленческого учета и учета в соответствии с требованиями Международных стандартов финансовой отчетности (МСФО), которая присутствует в работах И. А. Слободняка по вопросам бухгалтерской управленческой отчетности [1-3]. В них автор подробно анализирует вопросы целесообразности использования единой информационной базы при ведении финансового и управленческого учета, но анализ соответствующих вопросов вполне можно распространить и на целесообразность использования единой информационной базы при ведении финансового и налогового учета, финансового учета по российским и международным стандартам.

Возможные варианты организации управленческого учета и взаимодействия его с системой финансового учета (вне вопросов автоматизации) подробно рассматривались В. Ф. Палием и С. А. Николаевой. Речь шла о сопоставлении двух-круговой (вариант автономии, или дуализма) и од-нокруговой (интегрированной, или вариант монизма) систем организации бухгалтерского учета. При варианте автономии каждая из систем учета -финансового и управленческого - является замкнутой. В финансовой бухгалтерии затраты группируются по экономическим элементам, в управленческой - постатьям калькуляции. При однокруго-вой (интегрированной) системе учета счета-экраны не применяются, и используется единая система счетов и бухгалтерских записей.

Представляется, что только в случае существования различной информационной основы управленческий учет реально выполняет возложенные на него задачи. Учет начинает предоставлять не ту информацию, которая формируется в системе финансового учета и перерабатывается для управления, а дает независимую и, как правило, более полезную информацию, сформированную уже на начальной стадии (но не стадии перегруппировки показателей в отчетности). Такой подход потребует дополнительных затрат, однако следует понимать, что данные затраты являются необходимым условием подготовки качественной информации. Если же при подготовке бухгалтерской управленческой отчетности будут использованы учетные регистры финансового учета либо будет предпринята трансформация бухгалтерской (финансовой) отчетности в формат бухгалтерской управленческой отчетности, то информация в управленческой отчетности будет отражать фискальную направленность данных, используемых при ее подготовке.

При этом считаем, что определенные преимущества, а не только недостаток в виде увеличения

затрат на дублирование ввода информации, имеются и в ситуации, когда каждое соответствующее направление бухгалтерского учета ориентируется на свою собственную первичную информационную базу, и главным из них является возможность налаживания взаимного контроля между первичными базами. Так, например, посредством организации небольшого дополнительного модуля, который анализирует первичную информацию информационных систем финансового и налогового учета, финансового и управленческого учета, можно получить свод отклонений между ними, через анализ которых можно выявить ошибки оператора при вводе первичных данных и их классификации. Отчасти такие модули уже встроены в системы автоматизации бухгалтерского учета. Например, таким модулем можно считать «Анализ налогового учета» - в систематизированном виде он предоставляет пользователю информацию о разницах, возникающих в финансовом и налоговом учете. Естественно, что если информация о соответствующих отклонениях поступает пользователю, то он должен задуматься об их причинах, и в случае отсутствия видимых причин для возникновения отклонений их наличие будет служить прямым сигналом об ошибке.

Отправным пунктом всех своих предложений можно считать четкую актуализацию задач всей этой работы, ее цели.

На наш взгляд, основными приоритетными направлениями совершенствования систем автоматизации бухгалтерского учета являются:

1. Упорядочение и оптимизация практического ведения бухгалтерского учета.

Под этим мы понимаем, прежде всего, сокращение времени на обработку первичных данных, формирование необходимых отчетов, справок, выписок, минимизацию пользовательских действий для получения конечного результата. Так, например, если раньше при использовании ручной технологии ведения бухгалтерского учета на отдельные операции по калькулированию себестоимости требовались несколько часов работы и проведение большого количества расчетов, то с использованием автоматизированных технологий весь процесс занимает считанные минуты и включает минимальное количество операций, которые необходимо осуществить непосредственно оператору. Именно минимизацию времени на ведение бухгалтерского учета - главного ограниченного ресурса -считаем ключевым моментом во всем совершенствовании бухгалтерского учета.

2. Оптимизация количества информации информационной системы бухгалтерского учета без потери ее качества.

SOCIAL AND ECONOMIC PHENOMENA AND PROCESSES

Большой объем информации не всегда полезен для субъекта, принимающего управленческие решения. Ее переизбыток опять-таки ведет к увеличению времени на поиск необходимой информации и, соответственно, усложняет процесс принятия решений. Информации должно быть ни много, ни мало, ее должно быть ровно столько, чтобы информация была именно информацией в соответствии с ее представлением по Клоду Шеннону, который трактовал информацию как снятую неопределенность. До тех пор пока неопределенность относительно объектов управления существует, необходимо наращивать информацию, что будет приводить к качественным улучшениям информационной системы бухгалтерского учета. Но как только все неопределенности относительно объектов сняты, дальнейшее наращивание информации нецелесообразно.

Данное положение является особенно важным после принятия нового Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [4]. В соответствии с его требованиями организации больше не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, они могут разрабатывать свои собственные формы документов, закрепляя их в локальных нормативных актах. Это открывает путь к минимизации дублирования информации, что в значительном объеме имело место ранее.

Большое внимание в этой связи необходимо уделять и количеству аналитических признаков, информация по которым фиксируется в системе. Излишняя аналитика может принести вреда гораздо больше, чем пользы. Так, например, сегодня существует огромное количество признаков для классификации затрат. И если бы все они были учтены при автоматизации учета, то составление одного документа на расходование ресурсов привело бы к указанию не 2-3 субконто, а значений 1015 аналитических признаков. Поиск «золотой середины» в повышении аналитичности учетных процедур - сложнейшая задача.

3. Снижение числа ошибок в бухгалтерском учете с использованием встроенных алгоритмов внутреннего автоматизированного контроля бухгалтерских данных.

В настоящее время многие процедуры контроля уже автоматизированы. Так, например, бухгалтер не сможет отпустить материалов на производство больше, чем их количество на складе; существуют встроенные проверки по различным классификаторам и даже проверки правильности заполнения серии и номера паспорта гражданина РФ. Однако все соответствующие алгоритмы следует развивать и усовершенствовать. Например, очень

мощное контрольное значение имеет проведение анализа денежных потоков косвенным методом, что позволяет одновременно увязать три важнейшие отчетные формы - бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств. Встроив соответствующий алгоритм в информационную систему, можно получить ряд важнейших контрольных соотношений. Дополнительно необходимо принять во внимание контрольные соотношения, используемые налоговыми органами при первоначальном тестировании сданных форм бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций.

На необходимость подобных проверок указывает целый ряд авторов, работающих над данной проблемой. Их аргументированные доказательства констатируют: внедрение соответствующих систем сократит ручной труд при осуществлении операций внутреннего контроля, что, соответственно, повлечет за собой повышение эффективности соответствующих проверок за счет минимизации затрат без потери качества [5].

4. Продолжение работы по формализации учетных процедур.

Одной из наиболее актуальных проблем, которые препятствуют автоматизации бухгалтерского учета, является наличие методологических и методических проблем, лежащих в теории и методике самого бухгалтерского учета. Ведь автоматизированные системы - это уже следствие объективно существующих в бухгалтерском учете процессов, цель которых просто их облегчить и стандартизировать операции бухгалтера за счет использования современных информационных технологий. Неспособность разрешить противоречия в федеральном законодательстве, отсутствие взаимопонимания между органами государственного и негосударственного регулирования порождают целый круг сопутствующих проблем, необходимость профессионального суждения при решении широкого круга вопросов - все это усложняет автоматизацию. В результате многие субъекты при решении вопросов часто действуют на интуитивном уровне, старясь хоть как-то решить эти противоречия на уровне организации, что, конечно, не позволяет формализовать подходы. Поэтому, на наш взгляд, работу по формализации подходов необходимо продолжать.

Естественно, что в едином комплексе автоматизированной системы очень трудно, но, тем не менее, необходимо сочетать максимальную гибкость для конечного пользователя, богатый функционал возможностей программы и единство подхода к процессу формирования учета и отчетности.

5. Повышение сопоставимости информационных систем различных субъектов.

Отдельным блоком проблем, требующим решения, является взаимодействие информационных систем хозяйствующих органов друг с другом. Так, например, сдача отчетности через общедоступные коммуникационные сети (Интернет) также нередко приводит к возникновению проблемных ситуаций.

Главная задача здесь - обеспечить максимально простой и в то же время гарантированный канал передачи отчетных данных от предприятий до проверяющего органа. На этом направлении, как правило, проблем технического плана почти нет, а чаще затруднения связаны с нестыковками во внутренних регламентах разных субъектов и, соответственно, их отчетных формах.

Наглядной иллюстрацией проблем данного вида может послужить нестыковка отчетов, формируемых для ФНС России и Пенсионного фонда России. Так, налоговая служба занимается приемом отчетности в электронном виде с 2002 г. Пенсионный фонд РФ занялся электронным приемом отчетности только в 2010 г. В результате программа «Баланс-2W» (с помощью которой можно подготовить отчетность во все контролирующие органы) осуществляет расчет, камеральную проверку отчетности с формированием протокола ошибок, которые можно исправить до отправки отчета в Пенсионный фонд РФ. В результате, если расхождения составляют даже 1 -2 рубля (что нередко возникает за счет различных алгоритмов округления данных), то их приходится вручную корректировать, чтобы сумма начислений по итогам отчетного периода совпадала с базой взносов, умноженной на тариф.

В рамках данного же направления совершенствования мы считаем необходимым продолжение работы по усилению контроля результатов отдельных направлений учета в рамках единой автоматизированной системы. Важность данного направления также отмечается специалистами, при этом особый акцент делается на взаимном контроле массивов входящей информации для всех направлений учета, в том числе МСФО [1]. Можно исключить дублирование различной документации, предусмотренное, в том числе требованиями нормативных актов. В этой связи работа по объединению отгрузочных документов и счетов-фактур, которая инициирована сегодня, заслуживает только положительной оценки.

6. Повышение квалификации пользователей информационных систем.

Огромную роль играет и уровень подготовки бухгалтера, осуществляющего ведение бухгалтерского учета в автоматизированных системах, от-

правляющего отчетность через электронные телекоммуникационные каналы связи. Поскольку взаимодействие с сертификатами безопасности, электронной цифровой подписью, авторизацией требует понимания современных информационных технологий. В связи с этим задача разработчиков - насколько возможно упростить этот процесс и сделать его прозрачным. Освоение современных программных продуктов автоматизации бухгалтерского учета методом «проб и ошибок» вряд ли является приемлемым вариантом. Необходимо либо прочтение специализированной литературы, либо прохождение курсов повышения квалификации у авторизованных дилеров - разработчиков программного обеспечения, чтобы быть уверенным в правильности своих действий.

Конечно, сами организации должны очень грамотно подходить к выбору информационных систем автоматизации бухгалтерского учета. Сегодня среди отечественных разработок в области автоматизации бухгалтерского учета наибольшее распространение получили продукты серии «1С». Однако существуют и другие подобные ERP-системы, например «Парус», «Галактика», SAP. Выбор продукта, как правило, зависит от масштаба предприятия и его финансовых возможностей. В то же время существуют международные общепринятые стандарты, каждый разработчик вкладывает свою специфику в разрабатываемый программный продукт. Отсюда и сложность процесса миграции с одного программного обеспечения на другое; нередкие проблемы совместимости версий, а также различия в методике работы с той или иной программой.

Адекватным решением являются грамотное проектирование и выбор программного обеспечения на начальном этапе, исходя из текущих задач предприятия и его будущих потребностей. Однако не менее важно найти взаимопонимание и среди самих разработчиков, что позволило бы выработать единый стандартизированный подход к ERP-системам, которого, к сожалению, в настоящее время нет.

В заключение хотелось бы отметить, что потребности предприятий продолжают непрерывно расти вместе с требованиями к профессиональной подготовке бухгалтера и соответствующее техническое обеспечение становится все более совершенным и доступным. Решение же проблем автоматизации является одной из первостепенных задач в процессах успешного ведения бухгалтерского учета.

Литература

1. Слободняк И. А. Система принципов формирования и анализа показателей внутренней бухгалтер-

SOCIAL AND ECONOMIC PHENOMENA AND PROCESSES

ской управленческой отчетности. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010.

2. Слободняк И. А. Система учетно--аналитической информации бухгалтерской управленческой отчетности коммерческой организации. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2011.

3. Слободняк И. А. Содержание основных форм внутренней бухгалтерской отчетности коммерческих организаций. Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2011.

4. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): федер. закон от 30.11.1994 № 51-ФЗ. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

5. Ковальчученко В. Внутренний аудит. Как автоматизировать анализ данных бухгалтерского учета? // Финансовая газета. 2012. № 24.

References

1. Slobodnyak I. А. Sistema printsipov formirova-niya i analiza pokazatelej vnutrennej bukhgalterskoj uprav-lencheskoj otchetnosti [System of the principles of forma-

tion and analysis of indicators of internal accounting administrative reports]. Irkutsk: Izd-vo BGUEP, 2010.

2. Slobodnyak I. A. Sistema uchetno-analiticheskoj in-formatsii bukhgalterskoj upravlencheskoj otchetnosti kom-mercheskoj organizatsii [System of registration and analytical information of accounting administrative reports of the commercial organization]. Irkutsk: Izd-vo BGUEP, 2011.

3. Slobodnyak I. A. Soderzhaniye osnovnykh form vnutrennej bukhgalterskoj otchetnosti kommercheskikh organizatsij [Maintenance of the main forms of internal accounting reports of the commercial organizations]. Irkutsk: Izd-vo BGUEP, 2011.

4. Grazhdanskij kodeks Rossijskoj Federatsii (chast' pervaya): feder. zakon ot 30.11.1994 № 51-FZ [Civil code of the Russian Federation (part one): federal law from 30.11.1994 № 51-FL]. Dostup iz sprav.-pravovoj sistemy «Konsul'tantPlyus».

5. Koval'chuchenko V. Vnutrennij audit. Kak avto-matizirovat' analiz dannykh bukhgalterskogo ucheta? [Internal audit. How to automate the analysis of data of accounting?] // Finansovaya gazeta. 2012. № 24.

* * *

ACCOUNTING AUTOMATION AS INFORMATION BASIS OF ADOPTION OF ADMINISTRATIVE DECISIONS

CHEREMISINA TATYANA NIKOLAEVNA Tambov State University named after G. R. Derzhavin, Tambov, the Russian Federation, e-mail: t_cheremisina@mail.ru

The article considered questions of improvement of systems of automation of accounting. The author considered accounting automation problems as information basis of adoption of the major administrative decisions by the management of the organization, internal users of information and an assessment of activity of the enterprise from external users. The author revealed that the automated form of conducting accounting has not only the general principles of construction with accounting in general, but also the specific principles without which understanding rational creation of the automated form of conducting accounting is impossible. At the same time the author proved that in a case when own primary information base, except increase in costs of duplication of input of information (that, is undoubted, negative), also certain advantages from which main thing is the possibility of establishing mutual control between primary bases guided each corresponding direction of accounting. As a result of research the author defined the main priority directions of improvement of systems of automation of accounting. Besides, the author made the conclusion that the organizations have to approach very competently the choice of information systems of automation of accounting depending on the scale and financial opportunities. The adequate decision is the correct design and the choice of the software at the initial stage, proceeding from the current tasks of the enterprise and its future requirements.

Key words: information bases, accounting, algorithms, automation of registration procedures