CC BY
148
НАУКА. ИСКУССТВО. КУЛЬТУРА
Выпуск 1(5) 2015
207
УДК 004.4'22
информационно-логическая модель паспортно-визовой службы вуза
К.И. Черкесова
Белгородский государственный институт искусств и культуры e-mail: kcherkesova@mail.ru
В статье рассматривается необходимость автоматизации отдела паспортно-визовой работы вуза. Проводится анализ организационной структуры учебного учреждения и функционирования отдела паспортно-визовой работы. Определяются функции отдела, которые необходимо автоматизировать, а так же проектируется информационно-логическая модель организации деятельности паспортно-визовой службы вуза.
Ключевые слова: автоматизация, организационная структура, информационная модель, логическая модель, паспортно-визовая служба.
В связи с высокой престижностью вуза и большим потоком как российских, так и иностранных студентов без внимания нельзя оставить вопрос упорядочения системы регистрации проживающих и ведения учета.
Данный вопрос является актуальным, так как от оперативности деятельности отдела паспортно-визовой работы напрямую зависит функционирование остальных подразделений университета.
В настоящее время вопрос автоматизации данного отдела слабо проработан, в данном подразделении присутствует частичная автоматизация, заключающаяся в хранении минимального объема информации в электронном виде.
На рынке услуг представлен небольшой перечень программных продуктов, предназначенных для автоматизации паспортно-визовой службы. Однако,
большинство этих программ не адаптированы под нужды образовательных учреждений, а больше подходят для использования в региональных, районных, городских паспортных столах.
Таким образом, необходимость автоматизации деятельности отдела паспортновизовой работы вуза становится очевидной.
Объектом исследования является сам отдел паспортно-визовой службы. Предметом исследования являются операции, выполняемые сотрудниками данного отдела, а так же процессы, протекающие в нем.
Целями автоматизации являются повышение эффективности функционирования отдела паспортно-визовой работы и сокращение времени обработки информации.
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
- Изучить организационную структуру института и функционирование отдела паспортно-визовой работы;
- Выявить недостатки в существующей технологии учета проживающих;
- Определить функции и задачи отдела, которые необходимо автоматизировать;
- Спроектировать информационно-логическую модель по организации деятельности отдела;
208
НАУКА. ИСКУССТВО. КУЛЬТУРА
Выпуск 1(5) 2015
- Подобрать необходимое информационное и техническое обеспечение;
- Рассчитать себестоимость разработанного программного продукта, определить его экономическую целесообразность и риски в процессе эксплуатации.
Использование высококачественных программных продуктов является главным структурообразующим элементом функционирования организации. Внедрение на предприятии корпоративной информационной системы позволяет организовать и четко отладить взаимодействие между разными отделами. Основным преимуществом является единое информационное пространство. Процесс обмена информацией, передачи отчетов, оформления различных документов становится более быстрым и удобным. Доступ к файлам, базам данных, подключение к печатающим устройствам осуществляется дистанционно.
Как правило, в развивающейся организации часто возникает необходимость повысить производительность труда за счет программного обеспечения, которое позволит оптимизировать процессы. Автоматизация и внедрение программ позволят сократить количество рабочих мест и увеличить объем обрабатываемой информации. Благодаря разработке и установке качественного программного обеспечения снижается потребность в большом количестве сотрудников, и, следовательно, расходов на них. Хранение документов в виде компьютерных данных более целесообразно, чем хранение их в классическом (бумажном) виде. С использованием программных средств упрощается поиск нужных данных, а так же их редактирование и копирование. Автоматизация позволяет вывести организацию на новый технический уровень.
Внедрение автоматизированной системы позволит устранить ряд недостатков, которые были выявлены при рассмотрении работы паспортно-визовой службы. С точки зрения получения косвенного эффекта улучшится работа данного подразделения: сократится время выполняемых операций, увеличится число
обслуживаемых граждан в единицу времени и объем обрабатываемой информации.
С точки зрения достижения прямого эффекта улучшится качество обрабатываемой информации, сократится время получения оперативных данных, информация станет более защищенной, а, следовательно, и наиболее достоверной.
Программа должна позволять вести учет проживающих. Справочники должны содержать все необходимые поля для того, чтобы можно было располагать полной информацией о человеке: ФИО, пол, дата рождения, национальность, гражданство, документ, удостоверяющий личность, контактная информация и т.д. Программа должна обеспечить физическую и логическую целостность базы данных. При изменении или удалении данных система должна поддерживать ссылочную целостность информации в базе данных.
В соответствии с поставленными задачами, следует обозначить требования к данной разработке. Аппаратная платформа организована с использованием клиентсерверной архитектуры. Выбор клиент - серверного варианты работы обусловлен тем, что система будет функционировать в масштабах одного предприятия в подразделениях удаленных друг от друга. Использование распределенной базы данных можно объяснить как необходимостью одновременной работы с программой нескольких пользователей, так и повышением эффективности обработки данных за счет распределения нагрузки меду узлами системы.
Ввод первичной информации представляет собой заполнение информацией необходимых справочников. Правом заполнения справочников наделяется определенный круг лиц, который несет ответственность за корректность ввода данных и их подлинность. К этому кругу лиц относятся: уполномоченный сотрудник
НАУКА. ИСКУССТВО. КУЛЬТУРА
Выпуск 1(5) 2015
209
отдела кадров университета, сотрудник отдела по работе с иностранными студентами, сотрудники отдела паспортно-визовой работы.
Перечень результативных форм документов, относящихся к работе отдела паспортно-визовой службы, делится на два пакета:
Пакет форм документов для граждан Российской Федерации:
- Заявление о регистрации по месту пребывания (форма 1)
- Заявление о регистрации по месту жительства (форма 6)
- Свидетельство о регистрации по месту пребывания (форма 3)
- Свидетельство о регистрации по месту жительства (форма 8)
- Карточка регистрации (форма 9)
- Поквартирная карточка (форма 10)
- Выписка из домой книги
- Выписка из лицевого счета
- Адресный листок прибытия (форма 2)
- Адресный листок убытия (форма 7)
- Статистический талон (форма 12)
- Уведомление о снятии с регистрационного учета (форма 14)
- Заявление о выдаче/замене паспорта (форма 1П)
- Сведения о регистрации граждан (форма РФЛ1)
- Заявление о снятии с регистрационного учета по месту пребывания
- Заявление о снятии с регистрационного учета и выдаче листка убытия
- Направление для постановки на воинский учет
- Справка о составе семьи
- Заявление иностранного гражданина или лица без гражданства о регистрации по месту жительства
Пакет форм документов для иностранных граждан.
- Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания
- Визовая анкета
- Ходатайство о выдаче транзитной визы
- Ходатайство о выдаче обыкновенной визы
Документы разработаны в соответствии с Федеральным законом, учитывая последние изменения и дополнения, и имеют строго регламентированную форму. Предполагается, что изменение структуры форм документов происходит не часто, с примерной периодичностью один раз в один - два года, что позволит производить своевременные обновления макетов в соответствии с меняющимся законодательством.
На отдел паспортно-визовой работы вуза возложены функции подготовки и доставки в УФМС первичной информации для регистрации граждан по месту жительства или по месту пребывания.
Подготовка пакета документа для регистрации граждан - трудоемкий и кропотливый процесс, так как предполагает заполнение большого количества форм информацией. Ввиду большого объема данных не исключены ошибки при ручном заполнении документов. Особенно остро эта проблема встает в начале учебного года в период массовой регистрации проживающих.
В настоящее время процедура оформления различного рода заявлений и справок осуществляется либо путем рукописного заполнения бланков, либо заполнением электронных форм документа, созданных в Ехе1. Такой способ ведения
210
НАУКА. ИСКУССТВО. КУЛЬТУРА
Выпуск 1(5) 2015
учета крайне неудобен, что только подтверждает необходимость автоматизации. Схема функционирования отдела паспортно-визовой работы изображена на рисунке
Из схемы видно, что входной информацией являются документы, удостоверяющие личность, договор найма жилого помещения, а так же дополнительные виды документов (документы льготников и т.д.). Нормативные акты регулируют правильность выполнения процедур как сотрудниками паспортновизовой службы, так и проживающими. Автоматизированная система в данном случае предоставляет возможность автоматизированного ввода данных в бланки документов. Выходной информацией будут являться документы для регистрации российских и иностранных граждан, справки и выписки, различные формы отчетностей.
Для более полного понимания деятельности данной службы необходимо более подробно рассмотреть ее составляющие элементы. Диаграмма декомпозиции представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 - Декомпозиция контекстной диаграммы функционирование отдела паспортно-визовой
работы
НАУКА. ИСКУССТВО. КУЛЬТУРА
Выпуск 1(5) 2015
211
Функционирование отдела сводится к цепочке последовательно выполняемых процедур. Прием документов у граждан сопровождается одновременной сверкой их подлинности с базой данных университета, при достоверности данных происходит формирование пустого шаблона документов, как правило, с использованием средств Microsoft Word и Exel. Далее в шаблон либо копируется минимальный набор информации из университетской базы данных, либо производится рукописное заполнение бланков сотрудником отдела паспортно-визовой работы или самим гражданином. Заполненный шаблон печатается и передается либо в органы УФМС либо выдается на руки проживающему. Аналогичным способом составляются различного рода отчеты. Следует отметить, что данная процедура является трудоемкой и требует больших временных, а так же людских затрат.
Автоматизация паспортного стола оптимизирует деятельность паспортистов за счёт увеличения оперативности и эффективности обслуживания населения. Быстрое оформление всех необходимых документов, в свою очередь заметно сократит количество людей в очередях у отделения паспортно-визовой службы, которых обслуживают паспортисты с использованием программы.
Необходимость автоматизации работы отдела обусловлена еще и тем, что в таком варианте решения обмен информацией происходит с минимальными затратами, минимален риск потери данных, минимален риск доступа к данным чужих лиц, удобное и быстрое формирование необходимых документов и отчетов.
Список литературы
1. Федеральная миграционная служба России: [Электронный ресурс]: URL.:
http://www.fms.gov.ru/
2. Приказ ФМС России от 11 сентября 2012 года №288 [Электронный ресурс]: URL.: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online
3. Басовский Л.Е., Басовская Е.Н. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности: [Текст] Учеб пособие. Л.Е Басовский, Е.Н. Басовская - М.: ИНФРА-М, 2004. - 366с.
information-logical model passport and visa service of the university
K.I. Cherkesova
Belgorod state institute of arts and culture e-mail: kcherkesova@mail.ru
The article discusses the need for automation of the passport and visa work of the university. The analysis of the organizational structure of the educational establishment and functioning of the passport and visa work. Defines the functions of the department to be automated, as well as the projected information -logical business model of the passport and visa service of the university.
Keywords: automation, organizational structure, information model, logical model, Passport and Visa
Service
