CC BY
88
УДК 002:005.92
ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАТИВНОЕ ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Болотова Е. А.
Донской государственный технический университет, Ростов-на-Дону, Российская Федерация
Рассматривается многокомпонентный самостоятельный раздел науки об обществе, который связан с общественным развитием и относится к классу исторической науки, являясь субдисциплиной источниковедения — доку-ментоведение. Обращено внимание на методы (способы, приёмы) исследования документов при решении определенных научных задач. Анализируются виды социальной информации, которая тесно связана с понятием «документ», сущность «нооинформации», которая может создаваться, передаваться и приниматься разумом человека. Ключевые слова: документоведение, документы, правила ведения документации, информационно-коммуникативное общение, архивация документов, значение документов.
UDC 002:005.92
INFORMATION AND COMMUNICATION VALUE OF A DOCUMENT
Bolotova E. A.
Don State Technical University, Rostov-on-don, Russian Federation
The article deals with a multicomponent independent branch of the science of society, which is associated with social development and belongs to the class of historical science, which is a subdiscipline of the source study - document science. Attention is paid to the methods of documents research in solving certain scientific problems. The article analyzes types of social information, which is closely related to the concept of "document", the essence of "nooinformation", which can be created, transmitted and accepted by human mind.
Key words: document science, documents, rules of documentation, information and communication communication, archiving of documents, the value of documents.
Введение. Документоведение — это многокомпонентный самостоятельный раздел науки об обществе, который связан с общественным развитием и относится к классу исторической науки, являясь субдисциплиной источниковедения. Развитие документоведения связано с определёнными этапами эволюции общества и имеет свои традиции, нормативы и правила оформления документации. Усовершенствование и унифицирование документов непрерывно продолжается благодаря историческому развитию, это помогает информационно-коммуникативному общению людей разного уровня образования и физических способностей. Без понимания социально-экономических, историко-политических, историко-культурных и других условий развития общества невозможно разобраться в функционировании документов и систем ведения документации. Цель данной статьи — показать важность информационно-коммуникативного значения документов, их ценность в деле сохранения исторической, научной и другой информации.
В настоящее время мы все живем в информационном обществе. Этот факт подтверждается достижениями и прогрессом в развитии основных сфер практической деятельности человека. Основой этих достижений в большей мере является информация и информатика, которая изучает ее практическое применение. Информацию давно приравняли к стратегическим ресурсам человеческого общества. Информационным материалом мы пользуемся ежедневно: свидетельство о рождении ребенка и паспорт гражданина; аттестат об окончании школы, гимназии, лицея; студенческий билет и зачетная книжка; диплом об образовании; свидетельство о браке или его растор-
жении и др. Эти документы являются важнейшими средствами идентификации личности, а также самопознания, управления и функционирования общества. Поэтому документы имеют важное информационно-коммуникативное значение [1-3].
Мы все знаем о документах древнейших времен, возникших совместно с письменностью. Они служили средством для передачи различной информации об особенностях быта, отношений между людьми (коммуникация) и их общения. Первоначально это были знаки или символы, жесты, мимика, прикосновения, крик и т. д. Письменность дала толчок к переходу человеческого общества к информационным технологиям, так как возникли потребность передавать информацию, как в пространстве, так и во времени, а также необходимость в сохранении этой информации.
Слово documentum (лат.) происходит от doceo — «учу, извещаю» и означает «доказательство или свидетельство». Термин «документ» появился раньше, чем термин «информация». В России впервые слово «документ» перевел как «письменное свидетельство» Петр I.
С древних времен человек с помощью своего опыта и интеллекта передавал и хранил информацию. С понятием «документ» связана социальная информация. Такую информацию исследователи подразделяют на несколько видов: массовая (бытовая, эстетическая, мировоззренческая), специальная (деловая, научная, корпоративная) и личная. Социальная информация многофункциональна, а документы полифункциональны и обладают функцией закрепления и запечатления той или иной информации.
Социальная коммуникация рассматривается как одно из условий возникновения, а также и существования общества людей, так как коммуникация происходит в обществе (между людьми). Создатель сообщения (источник какой-либо информации или передатчик) — это человек (группа), а получатель (приемник, конечная цель передаваемого сообщения) — тоже люди (один человек). Таким образом, социальная информация является информацией, функционирующей в обществе, где коммуникаторы, находящиеся в коммуникационном взаимодействии, это люди.
Синонимом понятия «социальная информация» является «нооинформация». Такая информация может создаваться, передаваться и приниматься разумом человека. Поэтому прием нооин-формации — это тоже информационно-коммуникативные отношения между людьми. Социальная информация может одновременно являться и нооинформацией, и семиотической информацией, и семантической информацией. В настоящее время зафиксировано три коммуникационных канала: устный, документный и электронный. Преобладает документный канал, являющийся продуктом и остатком культуры, то есть культурным образцом зафиксированной информации.
В последние два-три десятилетия бурного развития сетей связи (компьютерных, телекоммуникационных, космических) и широкого распространения информации (электронная почта, интернет, интерспутник и т.п.) объёмы и скорость передачи информации резко увеличились, следовательно, улучшились и коммуникативные возможности документа.
Исследуя закономерности функционирования документопотока, специалисты выделили следующие функциональные группы: информационная, коммуникационная, познавательная, воспитательная, функция с «внешней памятью» отдельного человека и всех людей в целом, гедонистическая (для удовольствия и наслаждения). Почти все документы обладают этими функциями, которые выполняются в них одновременно. Разнообразные документы создают и накапливают люди и учреждения, а в этих документах отражается их производственная, общественная и творческая деятельность.
Необходимо заметить, что все, ранее называвшееся «факты, сведения, данные, известия», теперь обозначено одним словом «информация» (от записки до монографии). В понятие «информация» вмещается весь постепенно накопленный эмпирический материал, фиксированные много-
образные сообщения: журналы, газеты (информировать людей о чем-то); книги, учебники (объяснить что-либо), фильмы (развлечь), фотографии (сохранить на память); записи на пластинках, дисках, кассетах; записки (предупреждать), письма; отчеты (объяснять); плакаты, реклама (убедить или заинтересовать кого-либо); каталоги (описывать) и т. д.
Коммуникативная функция передачи информации предназначается для трансляции информации в общественном пространстве, чтобы организовывать, упорядочивать, а также поддерживать информационные связи в обществе, удовлетворять основные потребности человека. Потребности людей обычно разделяют на личные, социальные, творческие и экономические. К потребностям человека (субъекта познания) можно отнести следующие: личные потребности, выживание, поддержание отношений, сотрудничество с коллективом или с другим субъектом, убеждение кого-то действовать или думать каким-то определенным образом, уметь объединять коллектив организации и общества в одно целое, способность проявлять воображение и творчество натуры, осознавать окружающий мир и др.
Таким образом, информационно-коммуникативное значение документов играет важную роль в передаче информации обществом, охватывает многие уровни нашей социальной системы и её подсистем. В связи с этим возникли различные категории документов: документы двустороннего действия (личная и деловая переписка, договорные документы и др.), документы многостороннего действия, которые рассчитаны на то, чтобы информировать все общество (Декларация прав человека и др.), документы, сориентированные на работу сверху — вниз, то есть от законодательного органа к исполнительному, от руководителя к подчинённому (законы, постановления, указы, приказы, распоряжения, инструкции и др. ), документы, сориентированные снизу — вверх, то есть от подчинённого или исполнителя к руководителю (рапорты, докладные записки, донесения, жалобы и т. д.).
Документ в понятийном смысле — это центральное, фундаментальное понятие для системы документоведения, объект исследований для ряда научных дисциплин, имеющих одну или несколько интересных версий понимания специфики различных объектов, получающих статус документа. Понятие «документ» многозначно и содержит важные характеристики: функциональные аспекты, материальный носитель, определенное информационное предназначение и т. д.
В настоящее время это понятие используется обществом во многих сферах практической деятельности при создании, поиске, сборе, хранении, аналитической обработке, распространении и использовании информативных документов, отражая признаки существования реальных предметов, которые в обществе служат объектами практической деятельности документного информирования.
Документ является единством информации и субстанциального (вещественного) носителя, используемым в социальном информационно-коммуникативном процессе, являющемся каналом передачи разнообразной информации. Если документальное сообщение зафиксировано на субстанциальном носителе, то оно не изменится и не исчезнет с течением времени. В этом заключено главное отличие документа от других коммуникационных каналов: устной речевой коммуникации, телефонной, радио и телевизионной связи.
Документоведение в историческом развитии связано с изучением своего объекта (все виды, категории и разновидности документа) при формировании оперативной и эффективной ценности информационной среды, единого объекта для исследований, единства организации и поиска необходимой информации, а также хранения документов. Такой подход дает возможность выработать основные принципы документообразования. Правильно организованное документоведение необходимо для работы архивов (книговедение, исторические, экономические, информационные науки, а также сферы внешней торговли, финансов, банков, отчетной статистики и технической
экономики, социологии и психологии управления и делового общения), чтобы использовать и сохранять зафиксированные документные богатства для будущих поколений.
Исследователями документов отмечается связь содержания документоведения с различными научными дисциплинами, а именно с документалистикой, программированием и вычислительной техникой, социальной информатикой, информационной безопасностью, защитой информации и т. п. Благодаря этим дисциплинам можно эффективно и своевременно решить многие (прикладные и теоретические) задачи по производству, потреблению, передаче и хранению задокументированной информации.
В настоящее время существует ряд методов (способов, приёмов) исследования документов при решении определенных научных задач. Методы можно разделить на специальные (методы экспертизы для оценки ценности документов, однократности в делопроизводственных операциях и документировании, формулярного анализа, стандартизации и унификации документов), частные (анализ документов, наблюдение, эксперимент, опрос) и общенаучные (анализ, синтез, функциональный, моделирование, классификация, сравнение, восхождение к конкретному от абстрактного, обобщение и др.). Эти методы исследования документов предоставляют возможность исключить вероятную фальшивость документов.
Выводы. В заключение необходимо отметить, что документоведение в своем совершенствовании прошло длительный и сложный путь. Многие десятилетия ХХ-ХХ1 вв. стали периодом бурных обсуждений «жизни» документа, который в итоге будет соответствовать всем необходимым критериям документоведения в будущем и способствовать эффективному информационно-коммуникативному использованию во всевозможных научных, экономических и других многообразных коммуникациях, как человеческих, так и неживой природы. Становится ясно, что на современном этапе нашего развития документоведение приобрело многие признаки сегодняшней и будущей науки с различными научными дисциплинами, которые активно связаны с ним по объектам исследования и своему происхождению.
Библиографический список
1. Басаков, М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления). Уч. пособие / М. И. Басаков. — Ростов-на-Дону : Феникс, 2008. — 473 с.
2. Кудряев, В. А. Организация работы с документами. Учебник / В. А. Кудряев. — Москва : Инфра-М, 2001. — 592 с.
3. Ларьков, Н. С. Документоведение. Уч. пособие / Н. С. Ларьков. —Москва : АСТ, 2006. —
427 с.
