CC BY
5
Вестник Евразийской науки / The Eurasian Scientific Journal https://esj.todav 2022, №5, Том 14 / 2022, No 5, Vol 14 https://esj.today/issue-5-2022.html URL статьи: https://esj.today/PDF/58ECVN522.pdf Ссылка для цитирования этой статьи:
Проценко, М. Ю. Информационно-аналитическое обеспечение взаимодействия подразделений в процессе бюджетирования компании-оператора железнодорожных пассажирских перевозок / М. Ю. Проценко, М. М. Басова // Вестник евразийской науки. — 2022. — Т. 14. — № 5. — URL: https://esj. todav/PDF/58ECVN522.pdf
For citation:
Protsenko M.Yu., Basova M.M. Information and analytical support of departments' interaction in the budgeting process of a railway passenger transportation company. The Eurasian Scientific Journal, 14(5): 58ECVN522. Available at: https://esj.today/PDF/58ECVN522.pdf. (In Russ., abstract in Eng.).
Проценко Максим Юрьевич
ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации», Москва, Россия
Факультет «Налогов, аудита и бизнес-анализа» Аспирант Департамента бизнес-аналитики E-mail: mxmup@mail.ru
Басова Мария Михайловна
ФГОБУ ВО «Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации», Москва, Россия
Факультет «Налогов, аудита и бизнес-анализа» Доцент Департамента бизнес-аналитики Кандидат экономических наук, доцент E-mail: MMBasova@fa.ru ORCID: https://orcid.org/0000-0002-0281-2112 РИНЦ: https://www.elibrary.ru/author_profile.asp?id=698322
Информационно-аналитическое обеспечение взаимодействия подразделений в процессе бюджетирования компании-оператора железнодорожных пассажирских перевозок
Аннотация. Бизнес-процессы предприятий железнодорожного транспорта, входящих в холдинг «Российские железные дороги», характеризуются сложной структурой, вовлеченностью большого числа менеджеров различных управлений и департаментов, а также высокой степенью интегрированности систем бюджетирования компаний с общей системой бюджетирования холдинга. Характерные отраслевые особенности оказывают влияние на процедуры, связанные с формированием бюджетов и оперативных прогнозов, необходимых для информационно-аналитического обеспечения своевременного принятия управленческих решений. В условиях экономической нестабильности и высокой степени неопределенности возрастает необходимость более частой и тщательной актуализации данных, закладываемых в проекты бюджетов, корректировок бюджетов и оперативных прогнозов выполнения плана. Таким образом, разработка инструментов, направленных на совершенствование информационно-аналитического обеспечения процедур бюджетирования обоснована отраслевыми особенностями, характерными для предприятий железнодорожного транспорта, а также сложными экономическими условиями и высокой степенью неопределенности. Цель данного исследования — исходя из характерных для железнодорожных компаний особенностей и процедур, изучить возможность повышения эффективности взаимодействия специалистов, вовлеченных в процессы бюджетирования и оперативного прогнозирования. В
Страница 1 из 10
58ECVN522
данной статье автором рассмотрены процедуры формирования оперативного прогноза и бюджета доходов и расходов от пассажирских перевозок и прочих видов деятельности. Научная новизна работы заключается в выделении проблемы взаимодействия подразделений, вовлеченных в процессы бюджетирования и оперативного прогнозирования. В результате обоснована целесообразность внедрения инструмента контроля статуса процессов бюджетирования с целью повышения прозрачности процессов и информированности вовлеченных специалистов, а также минимизации возможных менеджерских ошибок, связанных с человеческим фактором. Данное исследование посвящено проблеме информационно-аналитического обеспечения взаимодействия в процессе бюджетирования подразделений компании-оператора железнодорожных пассажирских перевозок и является частью диссертационного исследования автора на тему: «Информационно-аналитическое обеспечение бюджетирования в системе управления железнодорожной транспортной организацией».
Ключевые слова: бюджетирование; прогнозирование; железнодорожные пассажирские перевозки; информационно-аналитическое обеспечение; бюджет доходов и расходов; бюджет производства; взаимодействие подразделений в процессе бюджетирования
В условиях конкуренции и нестабильной макроэкономической ситуации компании сосредотачивают усилия на максимизации финансовых результатов путем повышения эффективности бизнес-процессов и методов управления, к числу ключевых из которых относится бюджетирование. Данное исследование посвящено проблеме информационно-аналитического обеспечения взаимодействия подразделений в процессе бюджетирования компании, осуществляющей пассажирские перевозки железнодорожным транспортом. Исследование является частью диссертационной работы автора на тему: «Информационно-аналитическое обеспечение бюджетирования в системе управления железнодорожной транспортной организацией».
Бюджетирование представляет собой направленную на эффективное управление предприятием систему принципов и методов управленческого учета, обеспечивающую формирование и контроль исполнения планов в количественном и стоимостном выражении [1]. Как процесс бюджетирование выражается в разработке, исполнении, контроле и анализе выполнения финансового плана, охватывающего все стороны деятельности организации. Формирование финансового плана и прогнозов его исполнения осуществляется в процессе взаимодействия между подразделениями — центрами ответственности. В рамках данного процесса осуществляется поэтапное формирование и передача информации от одного центра ответственности к другому, а также её последующая обработка. На каждом этапе ответственные подразделения обрабатывают полученную информацию и дополняют ее своими данными, таким образом при последовательном взаимодействии центров ответственности формируется финансовый план и прогнозы его исполнения. Информационные потоки и учетные данные — основные ресурсы системы бюджетирования, от качества которых зависит качество принимаемых управленческих решений, соответственно, необходимым является соответствующее информационно-аналитическое обеспечение систем бюджетирования предприятий [2]. Данное исследование направлено на информационно-аналитическое обеспечение взаимодействия между подразделениями, от которого напрямую зависит корректность и скорость формирования данных, сбалансированность бюджетных показателей и качество принимаемых управленческих решений, что обосновывает актуальность данного исследования.
Введение
Бюджетирование призвано обеспечить для руководства компании возможность принимать решения, ориентированные не только на достижение тактических целей, но и на реализацию стратегии. Чрезмерная концентрация на достижении краткосрочных целей и недостаточное внимание созданию ценности, способствующей будущему успешному развитию, приводят к неправильным решениям и неосознанному игнорированию негативных тенденций, которые могут не отражаться на финансовых показателях сразу [3]. Таким образом, важной характеристикой эффективной системы бюджетирования является использование стратегических целей компании в качестве базиса, на основе которого осуществляется планирование деятельности, воплощающееся в конкретных целевых показателях бюджетов [4]. Система бюджетирования является инструментом управления, интегрированным с системой стратегического планирования, основанным на планировании финансово-хозяйственной деятельности и анализе отклонений. Бюджет отражает точные и детализированные индикаторы того уровня, который в рамках реализации стратегии должен быть достигнут компанией в течение бюджетного периода. Институт дипломированных специалистов по управленческому учету США указывает, что основное назначение бюджета заключается в отражении целей организации, повышении скоординированности процессов и укреплении контроля над операциями [5]. Таким образом, бюджетирование — это также управленческая технология, которая в том числе выступает показателем качества управления в компании, соответствия уровня ее системы управления и принимаемых управленческих решений современным требованиям [6].
Организационные аспекты и процессы бюджетирования формализуются на предприятии специальным регламентом, в рамках которого утверждается порядок формирования и корректировки бюджета, а также четко определяются права и обязанности всех участников бюджетного процесса, формы и сроки представления информации, получатели информации [7]. Для гармоничного взаимодействия подразделений в процессе бюджетирования должна быть обеспечена профессиональная и информационно-аналитическая поддержка специалистов на всех уровнях и этапах формирования сводного бюджета.
Сводный бюджет — это скоординированная по всем подразделениям итоговая форма, которая включает в себя бюджеты двух уровней: операционного и финансового [8]. Типовая схема процесса бюджетирования, применяемая в компаниях холдинга ОАО «РЖД», также предусматривает формирование двух групп бюджетов: операционного и финансового уровня. Основным назначением бюджетов операционного уровня является увязка натуральных и стоимостных показателей, бюджеты финансового уровня отражают источники формирования финансовых ресурсов, порядок и направления их использования.
Бюджеты операционного уровня включают: бюджет производства, бюджет продаж, бюджет затрат, бюджет запасов и закупок. Операционные бюджеты формируются с учетом актуализируемых нормативов по расходам, запасам, дебиторской и кредиторской задолженности.
К бюджетам финансового уровня относят: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс, бюджет инвестиций. Финансовые бюджеты формируются на основании данных бюджетов операционного уровня. В совокупности бюджеты операционного и финансового уровней составляют сводный бюджет компании.
По данным сводного бюджета осуществляется расчет целевых ключевых показателей эффективности и анализ их соответствия стратегическим задачам организации. При выявлении несоответствия для достижения заданных целей осуществляется формирование новой версии проекта бюджета. Если рассчитанные по данным новой версии сводного бюджета целевые ключевые показатели соответствуют заданным, то сводный бюджет утверждается и передается на исполнение во все центры ответственности.
Процесс бюджетирования индивидуален для каждой компании, однако укрупненно можно выделить следующие его этапы:
1. Доведение деталей бюджетной политики и методики до специалистов, ответственных за подготовку бюджетов.
2. Определение фактора, ограничивающего результат.
3. Подготовка бюджета, включающего главный ограничивающий фактор.
4. Первичная подготовка операционных бюджетов.
5. Обсуждение операционных бюджетов с вышестоящими менеджерами.
6. Координация и оценка операционных бюджетов.
7. Подготовка финансовых бюджетов и формирование сводного бюджета.
8. Утверждение финальной версии сводного бюджета.
9. Непрерывная оценка исполнения операционных и финансовых бюджетов.
Основной ограничивающий фактор определяет отправную точку, с которой должен начинаться процесс бюджетирования. Бюджет, содержащий ограничивающий экономическую эффективность фактор, является базисным для формирования остальных бюджетов, поэтому наиболее сложным в подготовке. В случае, если таким бюджетом является бюджет продаж, то объем продаж компании зависит от поведения клиентов, на которое могут влиять конкуренты и другие внешние факторы, которые не всегда возможно спрогнозировать. Объем спроса на продажи является основным ограничивающим фактором для большинства организаций, однако для компаний железнодорожной транспортной отрасли таким фактором является производственная мощность. Так, ключевым бюджетом, содержащим фактор, ограничивающий экономическую эффективность железнодорожных транспортных компаний, является бюджет производства. Основная сложность при формировании бюджета производства состоит в оптимальном расчете необходимого пробега подвижного состава для обеспечения запланированного объема перевозок. Также, для предприятий железнодорожного транспорта характерна сложная, глубоко интегрированная структура бизнес-процессов, которая требует вовлеченности в процесс бюджетирования большого числа менеджеров производственных подразделений и сотрудников финансово-экономического блока. При этом взаимодействие осуществляется параллельно между центрами ответственности на уровне филиалов и центрами ответственности на уровне аппарата управления.
Сбор и формирование информации в разрезе бизнес-процессов и подразделений необходимы для того, чтобы у менеджмента организации была возможность анализировать результаты деятельности в местах возникновения затрат, выявлять наиболее рентабельные направления деятельности и наиболее эффективные структурные подразделения [9]. Таким образом, обеспечение успешного взаимодействия между участниками процесса на всех уровнях необходимо для максимизации качества разрабатываемого бюджета и наиболее оптимального использования реальных производственных возможностей для достижения поставленных целей [10].
Целью исследования является выработка рекомендаций по совершенствованию качества взаимодействия подразделений, участвующих в процессе бюджетирования компании, осуществляющей железнодорожные пассажирские перевозки.
Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:
• выявить ограничения и сложности, связанные с взаимодействием подразделений, участвующих в процессе бюджетирования;
Вестник Евразийской науки 2022, №5, Том 14 ISSN 2588-0101
The Eurasian Scientific Journal 2022, No 5, Vol 14 https://esj.today
• выдвинуть предложение по совершенствованию информационно-аналитического обеспечения взаимодействия подразделений.
Методы и материалы
В рамках данного исследования был проведён анализ порядка формирования бюджета доходов и расходов от перевозочной деятельности, а также бюджета доходов и расходов от прочих видов деятельности компании, осуществляющей пассажирские перевозки железнодорожным транспортом. Областью исследования является порядок взаимодействия участвующих в процессе бюджетирования подразделений — центров ответственности. В ходе исследования были проанализированы внутренние документы, регламентирующие процедуры бюджетирования, а также был проведен опрос сотрудников, участвующих в данных процедурах.
В рамках данного исследования был проведен опрос сотрудников, принимающих участие в процессах формирования бюджета, корректировки бюджета и оперативных прогнозов. Респондентам был задан вопрос: «Как часто Вы сталкиваетесь в своей работе с ситуацией, когда полученные от другого подразделения данные для формирования плановых или прогнозных параметров по Вашей зоне ответственности становятся неактуальными, в результате чего Вы выполняете излишнюю работу, так как были несвоевременно информированы о неактуальности данных?»
Предлагались следующие варианты ответа:
• не сталкиваюсь;
• сталкиваюсь, скорее не часто;
• сталкиваюсь, скорее часто.
Результаты и их обсуждение
При формировании бюджета доходов и расходов от перевозочной деятельности в процесс вовлечены сотрудники пяти управлений, схема процесса формирования бюджета доходов и расходов от перевозок представлена на рисунке 1.
На первом этапе сотрудники управления вагонного хозяйства и управления организации перевозок устанавливают имеющийся в наличии на каждом из филиалов компании парк подвижного состава, готовый к осуществлению перевозок.
На втором этапе управление маркетинга и тарифной политики осуществляет прогноз спроса и тарифной политики с учетом данных о наличии подвижного состава, одновременно с этим управление организации перевозок на основании данных о наличии подвижного состава формирует прогнозные показатели вагонокилометровой и поездокилометровой работы.
На третьем этапе управление маркетинга и тарифной политики агрегирует сформированные на предшествующих этапах данные в виде объемных показателей, таких как: пассажирооборот, количество отправленных пассажиров, коэффициент использования вместимости. Осуществляется формирование бюджета производства.
На четвертом этапе на основании данных бюджета производства параллельно осуществляются процессы формирования бюджета доходов финансовым управлением и бюджета расходов управлением экономики. При формировании бюджетов доходов и расходов учитываются сценарные условия, такие как: индексация тарифов, рост цен на топливо, темпы
роста реальной заработной платы, темпы роста производительности труда, индекс роста промышленного производства, индекс потребительских цен, индекс цен в промышленности, курсы валют, темп роста ВВП (внутреннего валового продукта) и прочие.
Управление вагонного хозяйства
т
Управление организации перевозок
Наличие подвижного состава
_I_
Управление маркетинга и тарифной политики
• Прогноз спроса
• Тарифная политика
I_
*
Управление организации перевозок
Вагонокилометровая работа Поездокилометровая работа
_I
Управление маркетинга и тарифной политики
Объём перевозок - пассажирооборот (пасс.-км) Тарифная политика
--
Бюджет производства
Сценарные условия
Индексация тарифов
Рост цен на топливо
Темп роста реальной заработной платы
Темп роста производительности труда
Индекс роста промышленного производства
Индекс потребительских цен
Индекс цен в промышленности
Курсы валют
Темп роста ВВП
Прочие
Финансовое управление
Управление экономики
Рисунок 1. Схема формирования бюджета доходов и расходов от перевозочной деятельности (составлено автором)
Одновременно с формированием бюджета доходов и расходов от перевозочных видов деятельности осуществляется также формирование бюджета доходов и расходов от прочих видов деятельности, связанных с предоставлением пассажирам дополнительных сервисных услуг, обслуживанием и ремонтом подвижного состава клиентов, арендой вагонов и недвижимого имущества, а также с прочими видами бизнеса. В рамках данного процесса
сотрудники финансового управления отвечают за формирование данных по доходам, а также данных по расходам в разрезе услуг и прямым расходам в разрезе элементов. За формирование данных по накладным расходам в разрезе элементов затрат, отнесённых на прочие виды деятельности, отвечают сотрудники управления экономики. При этом, сумма накладных расходов, которая будет отнесена на прочие виды деятельности, зависит от планируемых объемных показателей.
Таким образом, при изменении управлением маркетинга и тарифной политики объемных показателей, сотрудникам финансового управления и управления экономики требуется заново произвести расчет бюджета доходов и бюджета расходов от перевозочной деятельности, затем управлению экономики требуется произвести пересчет накладных расходов, отнесенных на прочие виды деятельности, после чего финансовому управлению требуется также скорректировать общую сумму расходов по прочим видам деятельности в разрезе видов услуг. В виду специфики бизнеса оператора железнодорожных пассажирских перевозок, бюджет производства, являющийся основополагающим бюджетом, содержащим ключевой ограничивающий фактор, подвержен частому изменению вследствие актуализации прогнозов по объемным показателям перевозок. Результаты опроса приведены в таблице 1.
Таблица 1
Результаты опроса специалистов, участвующих в процессах бюджетирования
Зона ответственности подразделения респондента Не сталкиваюсь Сталкиваюсь, скорее не часто Сталкиваюсь, скорее часто
Доходы по перевозкам V
Расходы по перевозкам V
Доходы и расходы от прочих видов деятельности V
Формирование сводного бюджета V
Составлено автором
По результатам опроса выявлено, что вовлеченные в процесс бюджетирования сотрудники финансово-экономического блока на практике сталкиваются с ситуацией, когда полученные и принятые в работу данные становятся неактуальными, что требует осуществления новых расчетов с последовательным вовлечением в процесс сотрудников аппарата управления и структурных подразделений. Данная проблема приводит к выполнению излишней работы, чего возможно избежать при обеспечении своевременной и полной информированности всех участников процесса на всех уровнях. Также опрошенные специалисты отмечают, что актуальность проблемы растет при увеличении глубины детализации данных в разрезе филиалов компании, периодов и услуг. Так, на пример, данные по объёмным показателям могут быть изменены ответственным подразделением одного из филиалов компании, вследствие чего специалисты финансового отдела филиала передают в аппарат управления неактуальные данные по доходам от перевозок, что выявляется при итоговой сверке по компании в целом. Аналогичная ситуация периодически возникает при детализации утвержденного бюджетом плана на квартал по месяцам, а также при детализации утвержденного бюджетом плана в разрезе услуг.
Рекомендации
Поддержание непрерывной связи между подразделениями и информированность участников процесса о статусе полученных и переданных данных являются важной составляющей бюджетирования. По результатам анализа, с целью повышения качества взаимодействия между подразделениями, а также информированности специалистов и руководства о статусе формирования плановых и прогнозных данных, представляется целесообразным внедрение инструмента мониторинга статуса процесса бюджетирования.
Вестник Евразийской науки 2022, №5, Том 14 ISSN 2588-0101
The Eurasian Scientific Journal 2022, No 5, Vol 14 https://esj.today
Данный инструмент предлагается реализовать в формате корпоративного веб-приложения со следующим функционалом:
• визуальное отображение дерева основных процессов бюджетирования;
• визуальное отображение статуса на текущей стадии процесса;
• возможность изменять статус по своему кругу ведения для сотрудников, участвующих в процессе бюджетирования;
• возможность для руководства останавливать процесс и возвращать его на определенный этап или инициировать заново;
• автоматическое оповещение участников процесса бюджетирования и руководства об изменении статуса посредством корпоративной почты.
Заключение. Краткие выводы по результатам данного исследования
В рамках данного исследования были выявлены ограничения и сложности, связанные с взаимодействием подразделений, участвующих в процессе бюджетирования, было выдвинуто предложение по внедрению инструмента мониторинга статуса процессов бюджетирования с целью совершенствования информационно-аналитического обеспечения взаимодействия подразделений. Внедрение инструмента позволит решить проблемы, которые на практике возникают во взаимодействии между подразделениями при формировании и корректировке бюджета, а также при подготовке оперативных прогнозов. Предлагаемый инструмент позволит снизить риск человеческого фактора и менеджерских ошибок, связанных с качеством информационных потоков, позволит поднять продуктивность труда специалистов, участвующих в процессе бюджетирования, увеличить корректность и скорость формирования данных, что в совокупности позволит обеспечивать сбалансированность бюджетных показателей и качество принимаемых управленческих решений.
ЛИТЕРАТУРА
1. Гринкевич О.В., Иванников А.Е. Генезис теории и практики бюджетирования / О.В. Гринкевич, А.Е. Иванников // Техника и технология пищевых производств. — 2015. — No 1. — С. 136-140.
2. Новикова, Е.Д. Проблемы информационно-аналитического обеспечения операционной аналитики в системах бюджетирования российских предприятий // Финансы и управление. — 2019. — № 1. — С. 28-39.
3. Гришкина, С.Н. Проблемы и перспективы развития бюджетирования в коммерческих организациях / С.Н. Гришкина, Э.И. Габжамилова // Экономика и управление: проблемы, решения. — 2020. — Т. 2. — № 7. — С. 108-115.
4. Абдуллаева А.С., Модель трансформации системы традиционного бюджетирования в систему продвинутого бюджетирования / А.С. Абдуллаева // Экономика и предпринимательство. — 2018. — № 3(92). — С. 1122-1125.
5. Jackson C., Starovic D. Better Budgeting. London, 2004. — P. 2.
6. Вишневская, В.Г. Современная концепция бюджетирования / В.Г. Вишневская, В В. Волошко // Aspectus. — 2014. — № 2. — С. 182-185.
7. Бакрова, М.А. Проблемы повышения эффективности бюджетирования как инструмента управления финансами на российских предприятиях / М.А. Бакрова // Финансовые исследования. — 2011. — № 3(32). — С. 153-160.
8. Иззука, Т.Б. Операционный бюджет производственной организации и анализ его исполнения / Т.Б. Иззука, Р.Э. Хамидова // Экономика и предпринимательство. — 2017. — № 12-4(89). — С. 1216-1222.
9. Волынская, О.А. Концепция формирования аналитического обеспечения корпоративной системы бюджетирования в целях повышения эффективности управления расходами / О.А. Волынская, А.В. Дудин // Сибирская финансовая школа. — 2019. — № 1(132). — С. 120-125.
10. Мишин Ю.А., Харсеева А.В. Экономико-организационные аспекты качества принимаемых управленческих решений // Общество и право. 2006. No 1(11). С.11-13.
Protsenko Maksim Yur'evich
Financial University under the Government of the Russian Federation, Moscow, Russia
E-mail: mxmup@mail.ru
Basova Maria Mikhaylovna
Financial University under the Government of the Russian Federation, Moscow, Russia
E-mail: MMBasova@fa.ru ORCID: https://orcid.org/0000-0002-0281-2112 RSCI: https://www.elibrary.ru/author profile.asp?id=698322
Information and analytical support of departments' interaction in the budgeting process of a railway passenger transportation company
Abstract. The business processes of railway transport enterprises that are part of the Russian Railways holding are characterized by a complex structure, the involvement of a large number of managers from various departments and departments, as well as a high degree of integration of companies' budgeting systems with the general budgeting system of the holding. Features that are typical for railway industry have an impact on the procedures associated with the formation of budgets and operational forecasts necessary for information and analytical support for timely managerial decision-making. In conditions of economic instability and a high degree of uncertainty, the need for more frequent and thorough updating of data used for formation of draft budgets, budget adjustments and operational forecasts, increases. Thus, the development of tools aimed at improving the information and analytical support of budgeting procedures is justified by industry specifics typical for railway transport enterprises, as well as by difficult economic conditions and a high degree of uncertainty. The purpose of this article is to study the possibility of increasing the efficiency of interaction between specialists involved in the processes of budgeting and operational forecasting, taking into account the specific features and procedures characteristic of railway companies. The author is providing a review of the procedures undertaken for the formation of an operational forecast and income and expenses budget for passenger transportation and other activities. The scientific novelty of the article is defined by highlighting the problem of interaction between departments involved in the processes of budgeting and forecasting. As a result, the expediency of introducing a tool for monitoring the status of budgeting processes was substantiated in order to increase the transparency of processes and the awareness of the involved specialists, as well as to minimize possible managerial errors associated with the human factor. This study is devoted to the problem of information and analytical support for interaction of a railway passenger transportation company's departments in the process of budgeting and is part of the author's dissertation research on the following topic: "Information and analytical support for budgeting in the management system of a railway transport organization".
Keywords: budgeting; forecasting; railway passenger transportation; information and analytical support; income and expenditure budget; production budget; interaction of departments in the budgeting process
