CC BY
25
Наука А Образование
МГТУ им. Н.Э. Баумана
Сетевое научное издание
Наука и Образование. МГТУ им. Н.Э. Баумана. Электрон. журн. 2016. № 07. С. 123-130.
Представлена в редакцию: 07.07.2016 Исправлена: 26.07.2016
ISSN 1994-0408
© МГТУ им. Н.Э. Баумана
УДК 378, 004.65
Информационная система управления сетевым университетом
Попова И. А.1, Шлей М. Д.1, Вареникова А. П.1*
1 Университет ИТМО, Санкт-Петербург, Россия
В рамках международного научного конгресса "Наука и инженерное образование. SEE-2016", II международная научно-методическая конференция «Управление качеством инженерного образования. Возможности вузов и потребности промышленности» (23-25 июня 2016 г., МГТУ им. Н.Э. Баумана, Москва, Россия).
В статье представлены подходы к созданию корпоративной информационной системы управления университетом. Сформулированы основные особенности деятельности современного университета и требования, предъявляемые к информационной системе учреждения. Описана информационная инфраструктура университета ИТМО, методы, модели и принципы ее построения. Особое внимание уделено универсальным интегрированным решениям, позволяющим не только автоматизировать, но и оптимизировать бизнес-процессы университета, а также представлять агрегированную аналитическую информацию о результатах их выполнения.
Ключевые слова: система управления, информационная модель, информационная система, оптимизация бизнес-процессов, сетевой университет, анализ информации
Введение
В настоящее время в ведущих российских университетах проявляется тенденция к сетевому формату управления организацией, развивается менеджмент, оптимизируется кадровая структура, внедряются проектные подходы [1]. Эти изменения предъявляют новые требования к корпоративной информационной системе, которая должна поддерживать развитие образовательной, научной и инновационной среды [2], способствовать трансформации вуза в международный научно-образовательный центр, оперативно реагировать на изменения законодательства [3].
Деятельность современного университета имеет ряд особенностей:
• Децентрализация власти, включая определенную юридическую и экономическую самостоятельность подразделений.
• Внедрение системы управления по принципу «Shared governance».
• Создание виртуальных структур для целей опережающего развития.
• Расширение проектных принципов в части научно-образовательной деятельности, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.
• Введение стратегического проектного управления в программах развития ("Федеральный университет", "Научно-исследовательский университет", "Программа повышения конкурентоспособности").
• Активная позиция общественных организаций.
• Многоканальное финансирование (бюджетные ассигнования, целевые субсидии, внебюджетные средства и т.д.), и как следствие, различные системы планирования и отчетности.
На начальном этапе создания информационной системы университета ИТМО был разработан ряд информационно-программных комплексов, предназначенных для автоматизации деятельности определенных структурных подразделений. В ходе развития системы на базе этих комплексов создавались новые решения. Увеличение количества программных решений следовало за ростом информационных потребностей подразделений.
На определенном этапе развития университета, применяемых информационных технологий и информационной системы возникло понимание необходимости кардинальных изменений. Требовалось создание информационной инфраструктуры, развитие которой позволило бы обеспечить устойчивое функционирование университета, поддержку происходящих организационных изменений и содействовать решению стратегических задач университета.
Таким образом, возникает задача модернизации и развития корпоративной информационной системы с учетом информационной поддержки сетевой деятельности вуза на основе следующих принципов:
• Использование единой логической модели.
• Применение унифицированных подходов к ведению информации.
• Централизованное хранение и распределенный ввод сведений.
1. Разработка информационной инфраструктуры
При разработке информационной инфраструктуры был проведен анализ основных направлений деятельности учреждения, определены области автоматизации бизнес-процессов и развития информационной системы.
Особое внимание, помимо глобальных целей, поставленных перед системой, уделялось следующим задачам: оптимизации процессов, реализации подсистем в составе интегрированных решений информационной системы, исключению дублирования функций существующих подсистем, обеспечению качества и актуальности информации.
Далее на основе описанных бизнес-процессов были сформированы деловые регламенты, описывающие порядок, сроки, ответственность участников процесса. После чего выполнялась разработка или модификация подсистем, формировалась пользовательская документация.
Основным компонентом информационной инфраструктуры стала информационная система управления (ИСУ) - интегрированное решение, обеспечивающее поддержку всех направлений деятельности вуза: научно-практической, образовательной, проектной, административной, финансово-хозяйственной. На этапе проектирования ИСУ была определена ее структура, разработаны правила взаимодействия между ее компонентами, порядок создания новых решений и модификации существующих модулей.
2. Методы и модели, применяемые в информационной системе
Использование при разработке информационной системы единой логической модели, базы данных, унифицированных подходов к ведению информации позволяют формировать агрегированные сведения о деятельности университета, его подразделений, сотрудников и обучающихся.
Так для информационной поддержки принятия решений топ-менеджментом университета разработано приложение «Монитор руководителя» (рис. 1). Данное решение является инструментом для визуализации и анализа агрегированных данных. Представляется статистическая информация о персоналиях, подразделениях, научно-исследовательской деятельности (международные научные подразделения, публикации, результаты интеллектуальной деятельности, проекты), образовательной деятельности (прием, контингент, выпуск) и др. При разработке приложения использовались современные методы аналитической обработки данных как в реальном времени, так и с предварительной подготовкой суммарной информации [4].
Рис. 1. Фрагменты страниц приложения «Монитор руководителя»
Центральное место в информационной модели приложения «Монитор руководителя» занимает понятие «информационного датчика системы» - набора правил для определения характеристик или результата выполнения бизнес-процесса с помощью информации, хранящейся в базе данных ИСУ. Для описания правил используются языки SQL и PL/SQL. При обращении к датчику в системе формируется набор данных, который в дальнейшем может быть использован для вывода информации на экран или сохранения данных в системе. Инициализация запросов к датчикам и последующая обработка получаемых данных выполняется в модуле мониторинга информации. Для вывода информации на экран предназначен модуль визуализации.
В качестве примера информационного датчика можно привести запрос для получения информации о количестве публикаций университета за последние пять лет. При обращении к датчику формируется массив данных, который может быть выведен на экран в виде диаграммы, графика или таблицы.
Для пользователей ИСУ разработан механизм формирования портфолио сотрудника или обучающегося. Например, ведется автоматизированное накопление данных об их научных интересах, совместных научных работах, полученных результатах, активности в системе, публикациях в наукометрических базах данных. На основании анализа этих сведений строится научно-исследовательский профиль - модель пользователя информационной системы. Даная модель, помимо описания его научно-практической активности и научных интересов, также содержит общую информацию о пользователе: возраст, ученую степень, ученое звание, специальность, владение языком, сведения об образовании, научное руководство. Построенный профиль в дальнейшем используется в качестве входных параметров интеллектуальными алгоритмами поиска информации при выборе научных изданий для публикации, выборе коллег для совместной научной деятельности, выборе грантов и конкурсов для участия [5-8]. Примером использования данного решения является ежедневная интеллектуальная рассылка информации о конкурсах и фондах пользователям ИСУ (дайджестов). Данная рассылка работает с июня 2013 года. За все время рассылки было отправлено более 170 000 индивидуальных дайджестов.
Одним из примеров реализации универсальных подходов являются решения финансово-хозяйственного комплекса, в котором подразделения (факультеты, кафедры, департаменты, управления, отделы и др.), проекты, программы развития или ее составляющие элементы рассматриваются как центры финансовой ответственности. Для этих центров реализованы унифицированные подходы к ведению и представлению сведений о финансово-хозяйственной деятельности, в частности, формированию бюджета (рис. 2).
Информационно-технологические решения позволяют выполнять финансовое планирование, анализировать структуру доходов и расходов. При этом структура бюджета имеет две составляющие: фактически выполненные операции и прогнозируемые операции в виде резервирования денежных средств на будущие расходы: оплата труда, отпускные, отчисления в централизованные фонды, возмещение командировочных расходов, приобретение товаров, оплата работ и услуг с помощью конкурсов и аукционов и др.
211 Заработная плата 211.1 Заработная плата
211.3 Стимулирующая выплата
211.30 Отпуск
211.31 Компенсация за отпуск при увольнении сотрудника
211 Заработная плата, итого
212 Прочие выплаты
212.1 Суточные при служебных командировках
212.3 Возмещение работникам расходов на билеты для проезда в служебной командировке
212 Прочие выплаты, итого
Резервирование средств / Финансирование / 340 Увеличение стоимости материальных запасов X
Дата операции Документ Примечание Сумма
29.06.2016 Договор № 10093 от 14,06.2016 Приняты обязательства: Договор N9 10093 от 14,06,2016 Индивидуальный предприниматель ■ Лэдкудщ Ига-н.гаг«: / товары 23 913,00
01.07.2016 Договор № 16/007 от 10.06.2016 Приняты обязательства: Договор N9 16/007 от 10,06.2016 000 Г" / продукция 99 700,00
Á
213 Начисления на выплаты по оплате труда
213.30 Начисления на выплаты отпускных
213.11 Начисления на выплаты по оплате труда
213 Начисления на выплаты по оплате труда, итого
222 Транспортные услуги
222.2 Оплата проезда при служебных командировках
222.3 Доставка товара
222 Транспортные услуги, итого
226 Прочие работы, услуги
226.8 Услуги по размещению и распространению информации (в том числе, в целях рекламы)
Резервирование средств / Финансирование / 212.3 Возмещение работникам расходов на билеты для проезда в служебной командировке
операции Документ Примечание
01.07.2016 Авансовый отчет Авансовый отчет на командировку по приказу S0-k/06,06.16 -
№ 1179 от ¿^-aw Л, i \. (22.06.2016 - 23,06,2016) Москва (РФ), 2 дня /
01.07.2016 Возмещение работникам расходов на билеты для проезда в
служебной командировке док. 94094 от 23.06.2016
01.07.2016 Авансовый отчет Авансовый отчет на командировку по приказу S0-k/06,06.16 -
№ 1179 от -гз;- А. П, (22.06.2016 - 23,06,2016) Москва (РФ), 2 дня /
01.07.2016 Возмещение работникам расходов на билеты для проезда в
служебной командировке док. 85836 от 22.06.2016
01.07.2016 Авансовый отчет Авансовый отчет на командировку по приказу S0-k/06,06.16 - !"■»■>;
№ 1180 от Н. (23.06.2016 - 23.06.2016) Москва (РФ), 1 день / Возмещение
01.07.2016 работникам расходов на билеты для проезда в служебной
командировке док, 45713 от 23.06,2016
Рис. 2. Фрагменты страниц приложения «Бюджет проекта»
Основу построения бюджета составляет математическое моделирование бизнес-процессов финансово-хозяйственной деятельности, в результате которого были разработаны методы резервирования денежных средств. Например, при командировании сотрудника денежные средства резервируются в момент регистрации соответствующего приказа в ИСУ. Далее резерв корректируется, если сотруднику был выплачен аванс. По окончании командировки сотрудник оформляет авансовый отчет, и резерв на командировочные расходы уточняется. При получении сотрудником полного возмещения расходов резерв снимается.
Кроме того, для получения прогноза будущих расходов были применены методы прикладной статистики. В частности, для прогнозирования расходов на выплату отпускных были построены вероятностные модели, исследована структура отпусков и увольнений сотрудников за предыдущие годы. Предложенные методы позволили уменьшить среднюю погрешность прогноза с 62 % до 15 %, по сравнению с прогнозом исходя из нормативного количества дней отпуска.
Таким образом, предложенные методы и реализация комплексов ИСУ как интегрированных решений (подсистемы для ведения бухгалтерского учета, учета кадров, расчета заработной платы, финансового планирования и логистического документооборота) позволили обеспечить информационную поддержку сквозных бизнес-процессов и выполнить резервирование денежных средств на различных этапах деловых процессов.
Заключение
В настоящее время информационная инфраструктура Университета ИТМО является комплексным решением, реализованным с использованием современных технологий на базе единой информационной модели и распределенной архитектуры.
Перечень основных компонентов информационной инфраструктуры:
• Информационная система управления - интегрированное решение для поддержки организационной, образовательной, научно-исследовательской, проектной, финансово-хозяйственной деятельности вуза. ИСУ реализована на платформе СУБД Oracle, web-приложения разработаны с использованием инструментов Oracle Application Express. Доступ к данным организуется в соответствии с корпоративной политикой университета в части информационной безопасности. С приложениями работают все службы университета, а инструменты обеспечивают непрерывность бизнес-процессов планирования, учета, анализа и оценки деятельности университета.
• Система интернет-решений - инструмент динамичного развития корпоративной культуры университета. На текущий момент количество пользователей корпоративного портала достигло 17 тыс., ежедневно несколько тысяч (в пиковые моменты 5-8 тыс.) сотрудников и обучающихся активно используют его сервисы и ресурсы: коммуникационные инструменты, инструменты для размещения новостей, мероприятий и др.
• Система интернет-решений - комплекс ресурсов и информационно-технологических решений (более 150 ресурсов), обеспечивающих активное представительство и продвижение университета в глобальном информационном пространстве. В международном рейтинге Webometrics по состоянию на январь 2016 года университет ИТМО занимает 996 позицию, среди университетов Российской Федерации - 7 место; в международном рейтинге репозиториев - 746 позицию, в РФ - 4 место.
• Мобильная инфраструктура - комплекс приложений для мобильных платформ iOS и Android, включая приложения «Университет ИТМО», «Ученый совет» и др.
Структура ИСУ представлена на рисунке 3.
Применение единых правил ведения и обработки информации для разных модулей ИСУ, с одной стороны, потребовало модификации существующих регламентов, с другой стороны, привело к единообразию и упрощению бизнес-процессов университета. Следует подчеркнуть, что в информационной системе большое внимание уделяется методам автоматического накопления и обработки информации, что минимизирует участие специалистов в функционировании информационной системы.
Информационная инфраструктура продолжает активно развиваться, что связано со следующими процессами:
• продолжающиеся изменения в стратегии развития университета и в системе менеджмента;
• стремительное развитие деловых процессов во всех видах деятельности университета;
• рост контентного наполнения информационного пространства университета;
• интенсификация деловой активности сотрудников и обучающихся;
• стремительный рост количества пользователей системы.
Структуры
Полномочия и обязанности Монитор руководителя Ученый совет Портфолио
Портфолио подразделения Рейтинги кафедр Коммуникационные площадки CRM ITMO Мероприятия Деловые регламенты Электронные заявки
Управление организацией
Административный комплекс
^ИСУ
Главная книга
Внутренняя и внешняя отчетность
Экономические площадки
Финансовое планирование
Управление закупками
Учет операций на расчетных счетах
Учет кассовых операций
Учет расчетов с дебиторами/кредиторам
Управление продажами
Налоговый учет
Бухгалтерское сопровождение расчета заработной платы, стипендии, депонентов Основные средства, Материальные запасы Бюджет подразделения Сметы
Управление закупками Управление договорами Материально ответственное лицо Имущество подразделения
Финансово-
хозяйственный
комплекс
Учебный комплекс
Учебный процесс Деканаты
Студенческий отдел кадров
Стипендия
Расписание
Дипломы
Нагрузка
Выбор дисциплин Рейтинги
Военно-учетный стол
Научные кадры
Аспирантура Диссертационные советы
Проектный комплекс
Управление персоналом Повышение квалификации Командировки Отпуска
Финансовое планирование и мониторинг
Расчет заработной платы Конструктор документов по оплате труда Табели
Штатная книга Документооборот Инфраструктура Бронирование помещений
Система информационной поддержки проектной деятельности (СППД)
СППД/Заявки на проекты СППД/Фонды и конкурсы СИПД/Сопровождение программ Реестр разработок МИП
Партнеры университета Сертификат профессионального опыта
Научно-практические результаты
(НПР)
НПР/РИД
НПР/Центры учета
Рис. 3. Структура ИСУ
Инициаторами разработки или модификации информационно-технологических решений выступают как профильные подразделения, курирующие определенную область или направление деятельности университета, так и ИТ-служба. Наш опыт показывает, что, как только информационная система перестает развиваться, она, как и всякая другая система, становится неактуальной и постепенно завершает цикл своей жизнедеятельности.
Следует отметить, что на сегодняшний день система, хранящая большие объемы информации при четкой структурированности данных, становится объектом научных исследований, в частности, для подготовки кандидатских диссертаций, выполнения исследований в рамках курсовых и дипломных работ [7-10].
Список литературы
[1]. Валявский А.Ю., Иванов М.Н. Использование оптимизационных моделей для управления бюджетами структурных подразделений в рамках единой информационной системы сетевого вуза // Дистанционное и виртуальное обучение. 2011. № 8. С. 49-64.
[2]. Казин Ф.А., Биккулов А.С., Зленко А.Н., Тойвонен Н.Р., Попова И.А., Шлей М.Д., Вареников Д.А. Система поддержки проектной деятельности в Университете ИТМО // Инновации. 2014. № 8(190). С. 77-83.
[3]. Гламаздин Е.С., Новикова Д.А., Цветков А.В. Управление корпоративными программами: информационные системы и математические модели. М.: ИПУ РАН, 2003. 159 с.
[4]. Ольве Н.-Г., Рой Ж., Веттер М. Оценка эффективности деятельности компании. Практическое руководство по использованию сбалансированной системы показателей / Пер. с англ. Э.В. Кондуковой, И.С. Половицы. М.: Изд. дом "Вильяме". 2004. 304 с. [Olve N.G., Roy J., Wetter M. Performance Drivers: A Practical Guide to Using the Balanced Scorecard. New York: John Wiley and Sons, Ltd. 2000. 364 p.]
[5]. Сегаран Т. Программируем коллективный разум. / Пер с англ. А. Слинкина. СПб.: Символ-Плюс. 2008. 368 с. [Segaran T. Programming collective intelligence. O'Reilly Media. 2007. 362 p.]
[6]. Yao L., Tang J., Li J. A unified approach to researcher profiling // WI '07. Proceedings of the ieee/wic/acm international conference on web intelligence. 2007. P. 359-365. Doi:10.1109/WI.2007.14
[7]. Ефимов М.Н., Шлей М.Д., Вареников Д.А. Разработка системы формирования рекомендаций для пользователей корпоративного портала университета // Фундаментальные исследования. 2015. № 12. Ч. 4. С. 688-692.
[8]. Вареников Д.А., Муромцев Д.И., Шлей М.Д., Ефимов М.Н., Жукова Н.А. Автоматизированное формирование профилей объектов научно-образовательной деятельности в информационной системе управления университета // Известия высших учебных заведений. Приборостроение. 2015. Т. 58. № 12. С. 1022-1026.
[9]. Каменских Д.А., Шлей М.Д. Контроль целостности данных в больших информационных системах // Научно-образовательная информационная среда XXI века. Материалы VIII Международной научно-практической конференции. (Петрозаводск, 15-18 сентября, 2014 г.). 2014. С. 99-102.
[10]. Шлей М.Д., Калинин И.В. Анализ времени обработки заявок на примере подсистемы бронирования помещений // Научно-образовательная информационная среда XXI века. Материалы VIII Международной научно-практической конференции. (Петрозаводск, 15-18 сентября, 2014 г.). 2014. С. 206-209.
