CC BY
40
Информатизация бизнес-процессов автоматизированной системы расчета начислений на услуги ТСЖ «1-ая Суворова» города Твери
Informatization of business processes of the homeowners association "1st Suvorov" of Tver
Назарова Е.А.
Студент 2 курса магистратуры, ф-т информационных технологий, Тверской государственный технический университет,
РФ, г.Тверь e-mail: katerinka1011 @live.com
Nazarova E.A.
2nd year student of magistracy, faculty of information technology, Tver State Technical University, Russia, Tver e-mail: katerinka1011 @live.com
Ежов А. С.
Студент 2 курса магистратуры, ф-т информационных технологий, Тверской государственный технический университет,
РФ, г.Тверь
e-mail: alexander0ezhov@hotmail. com
Ezhov A.S.
2nd year student of magistracy, faculty of information technology, Tver State Technical University, Russia, Tver
e-mail: alexander0ezhov@hotmail. com
Аннотация.
Статья посвящена проблеме расчета начислений на услуги товарищества собственников жилья (ТСЖ) «1-ая Суворова» города Твери. В связи с отсутствием автоматизированного расчета начислений на услуги ТСЖ «1-ая Суворова», сотрудники, отвечающие за расчет начислений и информирование плательщиков, не всегда могут выполнить свои должностные обязанности качественно, избежав ошибки и в установленные сроки, поэтому создание системы расчетов и автоматизации деятельности сотрудников ТСЖ является актуальной. Предметом исследования выступает разработанная система управления расчетами начислений на услуги, которые предоставляет ТСЖ собственникам жилых и нежилых помещений в многоквартирном доме. Цель исследования состоит в анализе и моделировании бизнес-процессов в деятельности ТСЖ «1-ая Суворова» города Твери за счет использования графической нотации и методологии функционального моделирования IDEF0.
Автоматизированная система обеспечивает сокращение материальных затрат при осуществлении расчетов и печати квитанций для плательщиков, своевременность расчетов и предоставления квитанций плательщикам. Также существенно сокращает ошибки при расчетах начислений, за счет автоматизации процесса расчета, обеспечивает возможность получения отчетности за периоды без ограничения срока давности.
В результате использования системы расчета начислений на услуги ТСЖ «1-ая Суворова» города Твери сократились затраты времени на обработку и поиск информации, происходит оперативное предоставление информации для плательщиков, сократились денежные затраты на бумажные носители, сократились издержки на оплату труда сотрудника за счет повышения производительности труда. При использовании данной системы бизнес-процессы претерпевают изменения в части расчетов начислений за услуги ТСЖ.
Annotation.
The article deals with the problem of calculating the accruals for the services of the "1st Suvorov" homeowners association (HOA) of the Tver. Seeing the absense of automatic calculation of the accruals for the services of the "1st Suvorov" HOA, the staff responsible for calculating the accruals and informing the payers may not always fulfill their job duties qualitatively, avoiding errors and respecting established time limits, therefore creating settlement system and
automation of HOA staff work is relevant. The subject of the study is the developed system for managing the calculation of accurals for services, provided by HOAs to owners of residential and non-residential premises in a multi-apartment building. The purpose of the research is in analyzing and modelling business processes in the activities of the "1st Suvorov" HOA of Tver, using graphical notation and the functional modeling methodology IDEF0.
The automated system provides a reduction of material costs in the calculation and printing of receipts for payers, timeliness of payments and provision of receipts to payers. It also significantly reduces mistakes in calculating accruals, by automating the calculation process, provides the ability to obtain reporting for periods without limitation of the statute of limitations.
As the result of using the system for calculating the accruals for the "1st Suvorov" HOA services of Tver, the time spent on processing and retrieval of information was reduced, the information for payers was promptly provided, the money spent on paper carriers was reduced, the staff's labor costs were reduced due to increased productivity labor. Using this system, business processes undergo changes in the calculation of accruals for HOA services, they are presented in the functional model IDEF0 with the first level decomposition.
Ключевые слова: бизнес-процесс; товарищество собственников жилья; автоматизированная система расчета начислений на услуги ТСЖ; ТСЖ «1-ая Суворова» города Твери; функциональная модель IDEF0; графическая нотация и методология функционального моделирования.
Key words: business process; modeling of business processes; homeowners association; the system for calculating the accruals for HOA services; HOA "1st Suvorov" of the Tver; functional model IDEF0; graphical notation and the methodology of functional modeling IDEF0.
Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы производителя, создает ценность и выдает результат потребителю. В деятельности любой компании насчитывается несколько десятков бизнес-процессов.
Наиболее перспективной схемой управления многоквартирными домами и регулирования правовых отношений между владельцами общего имущества можно считать товарищество собственников жилья (ТСЖ).
Предметной областью системы является расчет начислений на услуги ТСЖ «1-ая Суворова». Система разрабатывается для сокращения материальных затрат при осуществлении расчетов и печати квитанций для плательщиков; обеспечения своевременности расчетов и предоставления квитанций плательщикам; существенного сокращения ошибок при расчетах начислений, за счет автоматизации процесса расчета; возможности получения отчетности за периоды без ограничения срока давности; возможности вести учет плательщиков и их собственности, счетчиков и услуг.
Система выполняет следующие функции:
1. Осуществление поиска данных по различным параметрам;
2. Осуществление ввода и редактирования данных;
3. Осуществление создания и хранения справочных данных;
4. Составление отчетов за различные временные периоды;
5. Расчет начислений за услуги ТСЖ по счетчикам, по площади и по количеству;
6. Расчет общей суммы начислений за месяц для каждого плательщика.
ТСЖ «1-ая Суворова» является некоммерческой организацией, созданной в результате добровольного объединения собственников (домовладельцев) жилых и нежилых помещений и иной недвижимости в многоквартирном доме в соответствии с Жилищным Кодексом Российской Федерации от 29.12.2004 №188-ФЗ для достижения следующих целей:
- Согласование домовладельцами порядка реализации своих прав по владению, пользованию и в установленных законодательством пределах распоряжению общим имуществом в многоквартирном доме;
- Осуществление деятельности по содержанию, сохранению и приращению недвижимости в многоквартирном доме;
- Распределение между домовладельцами обязанностей по возмещению издержек по содержанию, техническому обслуживанию и ремонту общего имущества;
- Обеспечение надлежащего санитарного, технического, противопожарного и экологического состояния общего имущества.
ТСЖ «1-ая Суворова» осуществляет следующие действия:
■ Заключает договор управления многоквартирным домом на основании законодательства РФ, договоры о содержании и ремонте общего имущества в многоквартирном доме, договоры об оказании коммунальных услуг в интересах членов товарищества;
■ Определяет смету доходов и расходов на год, также необходимые расходы на ремонт и содержание общего имущества в многоквартирном доме, затраты на капитальный ремонт и реконструкцию многоквартирного дома, специальные взносы и отчисления в резервный фонд;
■ Устанавливает на основе принятой сметы доходов и расходов на год товарищества размеры платежей и взносов для каждого собственника помещения в многоквартирном доме;
■ Выполняет работы для собственников помещений в многоквартирном доме и предоставляет им услуги;
■ Пользуется банковскими кредитами в порядке и на условиях, которые предусмотрены законодательством;
■ Передает материальные и денежные средства по договору лицам, выполняющим для товарищества работы и предоставляющим товариществу услуги [1].
Для осуществления своей деятельности, ТСЖ «1-ая Суворова» применяет линейно-функциональную организационную структуру управления. ТСЖ имеет в своем составе общее собрание собственников жилья, правление ТСЖ, председателя правления ТСЖ; паспортиста, бухгалтера, управляющего, сантехника, электрика, дворника, уборщика, системного администратора [2].
В связи с отсутствием автоматизированного расчета начислений на услуги ТСЖ, сотрудники, отвечающие за расчет начислений и информирование плательщиков, не всегда могут выполнить свои должностные обязанности качественно, избежав ошибки и в установленные сроки. Исходя и этого, создание системы расчетов и автоматизации деятельности сотрудников ТСЖ является актуальной.
Основные требования к системе расчета начислений на услуги ТСЖ «1-ая Суворова» города Твери:
- Возможность добавления и изменения данных о плательщиках, квартирах, счетчиках, услугах, начислениях;
- Наличие поиска данных по параметрам;
- Возможность формирования отчетности и квитанций;
- Возможность расчета начислений на коммунальные услуги, предоставляемые ТСЖ;
- Возможность хранения больших объемов данных без потери целостности.
В результате использования системы в ТСЖ должны произойти следующие изменения:
- Сокращение затрат на печать квитанций;
- Своевременное информирование плательщиков;
- Снижение трудоемкости расчетов;
- Снижение времени на поиск данных;
- Повышение качества отчетности;
- Повышение удобства обновления данных.
Разрабатываемая система будет непосредственно использоваться в рабочей деятельности бухгалтера. С помощью этой системы бухгалтер сможет вести учет собственников, учет собственности, использовать данных о счетчиках и услугах для соответственного расчета начислений по счетчикам и за услуги для плательщиков ТСЖ.
В качестве предметной области выступает процесс управления расчетами начислений на услуги, которые предоставляет ТСЖ собственникам жилых и нежилых помещений в многоквартирном доме. Описание данного
22
процесса управления до использования результатов разработки системы представлено в виде графической функциональной модели IDEF0 и изображено на рисунке 1.
Рисунок 1. Функциональная модель IDEF0 до использования системы Декомпозиция первого уровня функциональной модели IDEF0 изображена на рисунке 2.
Рис. 2. Декомпозиция первого уровня IDEF0 После анализа схем функциональных моделей IDEF0 можно выявить ряд недостатков в работе ТСЖ до использования разработанной системы:
• Несвоевременная подготовка квитанций для плательщиков;
• Отсутствие архивных данных о начислениях;
• Отсутствие форм отчетности;
• Ошибки при расчетах начислений;
• Отсутствие возможности печати квитанций для всех плательщиков единовременно;
Сложный процесс поиска данных;
Не автоматизированный расчет начислений по счетчикам и услугам; Отсутствие быстрого доступа к справочным данным; Незащищенность информации от несанкционированного доступа; Большие затраты на бумажные носители. При использовании разработанной системы данные бизнес-процессы претерпевают изменения в части расчетов начислений за услуги ТСЖ. Изменения от использования системы представлены на рисунках 3, 4 и оформлены согласно стандарту функционального моделирования IDEF0.
Рисунок 3. Функциональная модель IDEF0 после использования системы
ИП расчета начислений
Рисунок 4. Функциональная модель IDEF0 с декомпозицией после использования системы
Использование системы расчета начислений на услуги ТСЖ «1-ая Суворова» устранила недостатки, выявленные до ее применения.
Экономические эффекты, которые обеспечила система расчета начислений на услуги ТСЖ «1-ая Суворова»:
- Сокращение затрат времени на обработку и поиск информации;
- Своевременное предоставление информации для плательщиков;
- Сокращение денежных затрат на бумажные носители;
- Сокращение издержек на оплату труда сотрудника за счет повышения производительности труда.
В статье были проанализированы бизнес-процессы в деятельности ТСЖ «1-ая Суворова» города Твери, отражены изменения при использовании разработанной системы и оформлены согласно стандарту функционального моделирования ГОЕР0, следовательно, цель исследования достигнута.
Список используемой литературы:
1. Портал потребителей энергоресурсов и ЖКХ. Новый образец устава ТСЖ/ [Электронный ресурс]: https://www.energo-konsultant.ru/sprav/zhkh_/poleznye_materialy/novii_obrazec_ustava_tsg (дата обращения 20.09.2017).
2. Федеральный закон от 29 июля 2017 года № 258-ФЗ «О внесении изменений в статьи 154 и 156 Жилищного кодекса» // Собрание законодательства РФ. - 2017, №1, ст.10.
