CC BY
22Формирование системы внутреннего контроля дебиторской задолженности в компании
Харченко Светлана Викторовна
к..э.н., доцент Департамента учета, анализа и аудита, Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации
Непростая экономическая ситуация, осложненная санкционным давлением и дефицитом финансирования, увеличивает риск быстрого изменения финансового состояния компаний и даже банкротств. Данные обстоятельства повышают необходимость организации своевременного контроля дебиторской задолженности, так как последующий контроль и анализ просроченной дебиторской задолженности не позволяет оперативно реагировать на изменяющуюся ситуацию и предотвратить негативные последствия. В статье рассмотрены основные вопросы организации, структура и порядок взаимодействия в рамках системы внутреннего контроля дебиторской задолженности. Предлагается регламент контрольных процедур, как одного из основных элементов системы внутреннего контроля. Определены необходимые для формализации процессов и процедур внутреннего контроля дебиторской задолженности внутренние локальные акты, разработка которых позволит систематизировать данную работу, определен порядок взаимодействия структурных подразделений и ответственность исполнителей.
Ключевые слова: внутренний контроль, дебиторская задолженность, система внутреннего контроля, регламент, управленческий учет.
Комплекс разнонаправленных тенденций и новых вызовов современного мира привел к увеличению как возможностей, так и рисков. Новые технологии, соцсети, санкции дают новые возможности одним компаниям, но могут привести к мгновенному негативному изменению ситуации для других. В этих условиях, одной из актуальных проблем настоящего времени для компаний является своевременный контроль дебиторской задолженности в целях устранения рисков кассового разрыва, убытков или банкротств, формирования достоверной отчетности.
Крупные компании сегодня решают множество проблем, возникающих перед ними в современных условиях хозяйствования. Кроме экономических, внешних задач, эффективность их деятельности во многом зависит и от успешного решения внутренних проблем, возникающих в результате сложной финансово-организационной структуры этих компаний. [4]
В соответствии со ст. 19 нового Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ), экономические субъекты обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а также, организовать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. На сегодняшний день практически все крупные компании имеют в своей структуре так или иначе выделенные контролирующие подразделения. Это службы внутреннего аудита, но они, как правило, занимаются лишь урегулированием возникающих налоговых споров и оценкой бухгалтерских и налоговых рисков бизнес процессов с точки зрения действующего законодательства. Кроме этого может быть, департамент, подчиняющийся Совету директоров, включающий в себя КРУ и дирекцию сохранности активов. Эти подразделения выполняют свои функции с помощью документальных проверок, проверок технологических процессов и инвентаризаций активов предприятий на местах. Но, проверки носят, как правило, несистемный, последующий характер, нет полноценного взаимодействия между структурами внутри компании, нет системного анализа результатов этих проверок
Для организации полноценной и комплексной системы внутреннего контроля, во-первых, необходимо описание финансовой структуры компании, то есть определение центров финансовой ответственности, их статусов и схем взаимоотношений между ними, организационно-управленческой структуры компании, схемы консолидации бюджетов и отчетности, схемы финансирования, взаимосвязь и порядок расчетов с управляющими компаниями, схемы товарно-денежных потоков. Необходимо описать виды деятельности предприятий по видам: операционная, инвестиционная, финансовая, бизнес процессы. [2] .
На основе действующей структуры управления, необходимо определить ответственных и разработать регламент контроля дебиторской задолженности на всех уровнях, а также регламент взаимодействия подразделений при работе с просроченной дебиторской задолженностью по статьям аналитического баланса «Дебиторская задолженность» и «Авансы уплаченные».
Кроме того, необходимо установить порядок определения просроченной дебиторской задолженности и ее отражения в бухгалтерском и управленческом учете. На основе установленного порядка, необходимо разработать Методические рекомендации, которые содержали бы описание основных процедур проведения внутреннего контроля данных бухгалтерского и управленческого учета (п^к/ 1).
По просроченной до двух недель задолженности, руководители субхолдингов / проектов могут принять решение о передаче задолженности на взыскание в департамент безопасности Холдинга за установленное вознаграждение в % от суммы взысканной задолженности с помощью департамента безопасности.
Все расходы по взысканию задолженности с помощью департамента безопасности, возмещаются управляющими компаниями субхолдингов.. Установленное вознаграждение перечисляется на счет управляющей компании Холдинга в течении определенного в днях времени, после перечисления взысканной задолженности, на счета субхолдингов.
О £
В
3
№ 2
1Л
I
2 о
По просроченной более двух недель задолженности может быть предусмотрено начисление ответственным менеджерам штрафных санкций в установленном размере от суммы задолженности за каждый день просрочки более двух недель.
Просроченная задолженность, переданная в департамент безопасности в управленческом учете решением комиссии, в следующей отчетности списывается на финансовый результат субхолдинга и учитывается на забалансовых счетах.
В случае взыскания просроченной задолженности, переданной в департамент безопасности руководитель субхолдинга в течении установленного в днях времени инициирует перечисление взысканной задолженности на управляющую компанию Холдинга. Кроме того, необходимо разработать аналогичный регламент работы с дебиторской задолженностью производственных предприятий или кластеров.
Организация системного текущего контроля дебиторской задолженности, формализация всех процессов и процедур позволит снизить риски и своевременно реагировать на изменение финансового состояния и платежеспособности контрагентов. Внедрение данного регламента позволит отразить более актуальную информацию о дебиторской задолженности в управленческом учете. К сожалению, в бухгалтерском учете просроченная, а иногда и невозможная к взысканию дебиторская задолженность длительное время находятся на балансах и искажает информацию, что снижает достоверность финансовой отчетности.
Литература
1.Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
2. Харченко, С.В. Проблемы организации системы внутреннего контроля компании/Харченко С.В.//Экономика и управление: проблемы, решения. 2014. № 3 (27). С. 93-99.
3. Харченко, С. В. Проблемы и перспективы применения оценки основных средств по справедливой стоимости в России//Проблемы бухгалтерского учета, анализа и аудита в современных условиях и пути их решения: сборник научных трудов/Материалы Международной научно-практической конференции, посвященной 85-летию СтГАУ, г. Ставрополь, 25 марта 2015 г. -Ставрополь: ООО «Секвойя», 2015. С.112-113.
4. Харченко, С.В. Формирование автоматизированной информационной си-
Таблица 1
Регламент контроля дебиторской задолженности и взаимодействия подразделений
Ответственные исполнители Функции Сроки
Отделы управленческого учета уп равняющих компаний Ведут учет расчетов с дебиторами но т ортов ым операциям и расчетов по аван сам выданным Ежедневно
Менеджеры по продажам субхол дингов Ведут учет отгрузок в соответствии с установленным «Порядком выявления i ipo срочен ной задолжс] ш ости» Ежедневно
Ответственные менеджеры субхолдингов Представляют руководителям субхолд ингов / проектов ре остры просрочен но й дебиторской задолженности и авансо в выданных. По факту возникновения просроченно й задолженности ответственные меиед жоры приостанавливают отгрузки/плат ежи в адрес контрагента до полного но гашения просроченной задолженности. В течении 2-3 дней
Отделы управленческого учета субхолдингов Формируют реестры изменений торгов ой дебиторской задолженности и аванс ов выданных (текущих и просроченны х) и передают их руководителям субхолдингов / проектов для принятия соотвегствующ его решения. В течении 2-3 дней
Руководители субхолди шов / проектов Направляют реестры просроченной то рговой задолженности генеральному директору Холдинга Еженедельно
Руководи гели субхолдингов/ проектов Самостоятельно проводят расследован ие причин образования просроченной з адолженности и инициируют мероприя тия но взысканию задолженности сила ми субхолдинга. Система гичес ки
Отделы управленческого учета субхолдингов Предоставляют на рассмотрение балансовой комиссии реестры просроченной задолженности в которых формируют группы по просроченной задолженности: -взыскиваемой самостоятельно; -взыскиваемой с привлечением де 11 ар 1 а мент а бе зопас нос ти; - передаваемой на взыскание в департамент безопасности но решению руководителей субхолдингов / проектов Ежемесячно
Отдел оперативного учета и отчетности Холдинга По данным реестра осуществляет контроль взыскания субхолдингом просроченной задолженности в соответствии с графиком взыскания. Еженедельно
Департамент безопасности Проводит анализ просроченной задолженности;, выявляет фат ы незаявленной субхолдингами просроченной задолженности. По выявленным фактам незаявленной 1 ipo срочен ной за до лжС1 ш ости информирует руководи геля компании. Представляет на рассмотрение балансовой комиссии данные о состоянии переданной на взыскание су бхолди нга ми п росро1 ich ной задолженности: - но каким дебиторам собран и передан полный пакет документов, по каким - нет, -какая задолженность взыскана; данные о сроках возможного взыскания переданной задолженности Еженедельно
Юридический департамент Обеспечивает юридическое сопровождение процесса взыскания просроченной задолженности на основании данных департамента безопасности Систематичес ки
стемы на предприятиях сахарных компаний в качестве основного элемента системы внутреннего контроля//Успехи современной науки. 2015. №4 С.29-33.
5. Харченко С.В. Особенности трансформации вступительного бухгалтерского баланса компании, холдинга в соответствии со стандартами управленческого учета // Экономика и предпринимательство. 2015. № 6-3 (59-3). С. 477-482.
Formation of the system of internal
control of receivables in the company Kharchenko S.V.
Financial University under the Government of the
Russian Federation The difficult economic situation, complicated by the sanctions and the lack of financing, increases the risk of a rapid change in the
financial condition of companies and even bankruptcies. It is impossible to react quickly to a changing situation and prevent negative consequences. The article considers the main issues of the organization, the structure and the order of interaction within the system of internal control of accounts receivable. The rules of control procedures are proposed as one of the main elements of the control system. The processes and procedures for controlling the receivables of local acts that are necessary for formatting have been determined, the development of which makes it possible to systematize this work, determine the order of interaction between structural divisions and the responsibility of performers.
Key words: internal control, accounts receivable, internal control system, regulation, management accounting.
References
1. Federal Law No. 402-FZ of 06.12.2011 «On
Accounting»// http://www.consultant.ru
2. Kharchenko SV Problems of organization of the
internal control system of the company / Kharchenko SV .// Economics and Management: Problems and Solutions. 2014. № 3 (27). S. 93-99.
3. Kharchenko, SV Problems and Perspectives of
Estimating Fixed Assets at Fair Value in Russia // Problems of Accounting, Analysis and Audit in Modern Conditions and Ways to Solve them: A Collection of Scientific Proceedings / Proceedings of the International Scientific and Practical Conference on the 85th Anniversary StGAU, Stavropol, March 25, 2015-Stavropol: LLC «Sequoia», 2015. P.112-113.
4. Kharchenko, S.V. Formation of the automated
information system at the enterprises of sugar companies as the main element of the system of internal control // Successes of modern science. 2015. №4 C.29-33 5.. Kharchenko S.V. Peculiarities of transformation of the opening balance sheet of the company, the holding in accordance with the standards of management accounting // Economics and Entrepreneurship. 2015. No. 6-3 (59-3). Pp. 477-482.
О À
В
3
№ 2
