Научная статья на тему 'Формирование новых технологий учетной информации в современных условиях бизнеса'

Формирование новых технологий учетной информации в современных условиях бизнеса Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
164
26
Читать
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Журнал
NBI-technologies
Область наук
Ключевые слова
УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ АНАЛИТИКА / ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ ERP-СИСТЕМ / КОДИРОВКА СЧЕТОВ / СВОЕВРЕМЕННОСТИ ПОЛУЧЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ / СИСТЕМНЫХ ВЗАИМОСВЯЗЕЙ СЧЕТОВ / МЕСТА ВОЗНИКНОВЕНИЯ ЗАТРАТ / MANAGEMENT ANALYST / THE PROCESS IS DRENIA ERP-SYSTEMS / CODING INVOICES / TIMELINESS / INFORMATION / SYSTEM INTERCONNECTIONS ACCOUNTS / COST CENTERS

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Хало Любовь Анатольевна

В российской практике рассмотрены такие понятия, как управленческая аналитика, информационная аналитика, управленческая информация. Отражено развитие современных информационных технологий, связанных с возникновением глобальных информационных систем. Предложены принципиально новые технологии формирования и обработки учетной информации с бухгалтерских счетов.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
Предварительный просмотр
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

Formation of new accounting information technology in modern conditions of business

In Russian practice discussed concepts as a management analyst, information analyst, management information. Reflect the development of modern information technologies associated with the appearance of global information novena-si-tems. A fundamentally new technology generation and processing of accounting information to the accounting records.

Текст научной работы на тему «Формирование новых технологий учетной информации в современных условиях бизнеса»

УДК 657.0/5 ББК 65.052.202.1

ФОРМИРОВАНИЕ НОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ БИЗНЕСА

Хало Любовь Анатольевна

Кандидат экономических наук, профессор кафедры финансов и бухгалтерского учета

Волгоградского института экономики, социологии и права

a-z-64@yandex.ru

Проспект Университетский, 64, 400011 г. Волгоград, Российская Федерация

Аннотация. В российской практике рассмотрены такие понятия, как управленческая аналитика, информационная аналитика, управленческая информация. Отражено развитие современных информационных технологий, связанных с возникновением глобальных информационных систем. Предложены принципиально новые технологии формирования и обработки учетной информации с бухгалтерских счетов.

Ключевые слова: управленческая аналитика, процесс внедрения ЕЯР-систем, кодировка счетов, своевременности получения информации, системных взаимосвязей счетов, места возникновения затрат.

Под термином «управленческая аналитика» понимается совокупность конструктивных элементов учетной программы, создающая возможность выборки отдельных информационных единиц из базы данных бухгалтерского учета для их последующей сортировки и представления в удобном для менеджера виде. К управленческой аналитике можно отнести позиции кода счета, справочники-кодификаторы, субконто и т. п., по которым программа будет автоматически делать выборку данных для включения в управленческий отчет для менеджера [2, с. 15].

Современные конструктивные принципы формирования управленческой информации на счетах бухгалтерского учета определяются прежде всего теми изменениями, которые произошли в последние десятилетия в связи с широким распространением информационных 2 технологий в различных сферах деятельнос-^ ти, возникновением и развитием глобальных информационных систем, созданием 1Т-плат-о форм, реализующих принципиально новые тех-^ нологии формирования и обработки учетной © информации. Эти достижения новых техноло-

гий все глубже внедряются в учетные процессы, становясь неотъемлемой частью бухгалтерского учета как науки и практики.

Традиционный учет не позволяет дать всестороннюю характеристику операции и требует от сотрудников организации - бухгалтеров по налоговому учету, экономистов, менеджеров - неоднократного обращения к первичным документам и дополнительной выборки сведений для обеспечения полноты и достоверности управленческой информации.

Вопрос о своевременности получения информации в данном случае вообще остается открытым, поскольку время на обработку документов превышает допустимые в современном бизнесе пределы. Менеджер, очевидно, либо будет вынужден смириться с ситуацией, когда он получит, возможно, негативные сведения о поставках только после закрытия периода, либо потребует вести в рамках описания процесса снабжения дополнительный управленческий учет.

Описанная ситуация на практике встречается часто. Результаты данного подхода ведения учета могут негативно сказаться на

качестве организации менеджмента, оперативности реагирования на внешние факторы, что впоследствии неизбежно приведет к потере конкурентных позиций и, возможно, снижению стоимости бизнеса.

Возможности реализации конструктивных принципов формирования управленческой аналитики на счетах бухгалтерского учета, настраиваемых в процессе внедрения ERP-систем, позволяют менеджерам более эффективно работать с информацией. Реализация в ERP-си-стеме принципов организации управленческой аналитики на счетах бухгалтерского учета дает возможность описать каждую операцию в нескольких областях оценок, что позволяет избежать проблем обработки информации, характерных для традиционного подхода в бухгалтерском и управленческом учете.

Для того чтобы реализовать возможности ERP-систем в части управленческой аналитики, необходимо придерживаться ряда принципов, которые требуется использовать при настройке плана счетов бухгалтерского учета. Наиболее существенным моментом, который реализуется благодаря ERP-систе-мам, является многоуровневая кодировка счетов, позволяющая вводить несколько признаков для каждого вида операций, получая при этом многогранную характеристику событий, происходящих или планируемых в процессе деятельности организации. Конструкция кода, применяемая к плану счетов, во многом зависит от модели ERP-системы, поскольку в разных системах присутствуют разные принципы формирования управленческих аналитик.

С одной стороны, этот принцип кодировки интересен для менеджера, поскольку каждая операция (транзакция) прозрачна и может быть расшифрована. С другой - чрезмерное количество позиций кода, как правило, затрудняет работу бухгалтерии, поскольку требует больших трудозатрат по вводу и фильтрации документов. В случае же, если сервера организации недостаточно мощные, то обработка данных за отчетный период может занять несколько часов, а иногда и суток.

В этой связи в ERP-системах заложен дополнительный элемент кодирования информации, необходимый для принятия решений и составления бюджетов и прочих управленческих отчетов в различных информационных разрезах.

Речь идет о системной увязке аналитических таблиц посредством применения OLAP-техно-логии, когда взаимосвязь различных характеристик операций настраивается через программные функции ЕЯР-системы, не затрагивая непосредственно кодировки счетов. В «1С: Предприятие», например, подобная функция реализуется путем настраиваемых субконто.

В основе системных взаимосвязей счетов и управленческих отчетов лежит система справочников-классификаторов, которые разрабатываются по каждому счету и по предприятию в целом.

Часть справочников, например, справочник мест возникновения затрат, или центров финансовой ответственности относится к общекорпоративным, то есть может быть увязан практически с любой группой счетов бухгалтерского учета и любыми аналитическими отчетами [3, с. 251].

В структуре кода затратных счетов можно предусмотреть как минимум следующие характеристики кроме кода синтетического счета и субсчета: код подразделения или места возникновения затрат, код элемента затрат, код статьи затрат, на который будет относиться тот или иной вид затрат при формировании бухгалтерских записей.

Принципиальным моментом при формировании управленческих аналитик является формирование структуры мест возникновения затрат (далее - МВЗ), то есть структурных подразделений, в которых они возникают.

Это необходимо не только с точки зрения корректного отнесения затрат и результатов к конкретному подразделению в процессе учета, но и с точки зрения организации планирования и бюджетирования, поскольку иерархия МВЗ должна быть единой в рамках всего контура управления.

Если это правило не будет жестко соблюдаться, то возникнут принципиальные нестыковки между системами учета, анализа и планирования, что в конечном итоге может свести на нет всю работу по постановке управленческого учета. Как правило, для этой цели в ЕЯР-системах создается единый для предприятия справочник-кодификатор МВЗ, который путем включения в код счета или программно состыковывается со структурой кодов затрат и результатов.

Организация учета по местам возникновения затрат позволяет децентрализовать управление затратами, наблюдать за их формированием на всех уровнях управления, использовать специфические методы контроля расходов с учетом особенностей деятельности каждого подразделения, выявлять причины непроизводительных затрат и, в конечном итоге, существенно повысить экономическую эффективность хозяйственной деятельности [1, с. 510].

Группировка затрат по элементам является требованием законодательства, в соответствии с которым организация обязана выделять материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизацию и пр.

В отношении управленческого учета это требование обязательным не является, однако его реализация создает ряд преимуществ, использование которых в рамках ЕЯР-систем на базе технологии организации 30 счетов дает возможность выделить аналитику затрат в отдельную базу данных, доступную только ограниченному контингенту пользователей.

Таким образом, конструкцию счетов организации целесообразно строить с учетом этих двух возможностей, включая часть управленческих аналитик непосредственно в код счета, а часть аналитик, которые необходимы только для локальных задач менеджмента, отражать через справочники-классификаторы и настраивать программными методами.

Для целей управленческой аналитики наибольшую значимость имеет формирование многомерного поля оценок в сфере наиболее значимых для принятия решений областей финансово-хозяйственной деятельности предприятия, в частности это касается классического объекта управленческого учета - кодировка счетов и результатов.

В настоящее время интерес специалистов в области бухгалтерского учета к вопросам управленческого учета в организациях не ослабевает. Направленность на процесс принятия управленческих решений формирует две основные черты управленческого учета, коренным образом отличающие его от бухгалтерского, который в основном обслуживает интересы внешних пользователей: налоговых органов, акционеров, кредиторов.

Первая - оперативность. Для принятия решений необходимы оперативные данные. Бухгалтерский учет не обеспечивает оперативной обработки информации. Если выбирать между точностью и оперативностью, то с позиции бухгалтерского учета предпочтительнее точность, управленческого - оперативность. По мнению многих российских менеджеров, обеспечить их оперативной информацией бухгалтерия (как бы четко и быстро она ни работала) не способна. Специфика бухгалтерского учета в сельском хозяйстве не позволяет добиться высокой оперативности.

Вторая - отсутствие стандартов и жестких норм, регулирующих управленческий учет, позволяет приспособить его к потребностям предприятия, менталитету руководства. Здесь не существует общепринятых форм отчетности, строго установленной периодичности ее представления. Система управленческого учета, выстраиваемая на предприятии, зависит от целей, структуры организации, уровня подготовки персонала и, как показывает опыт, внутрихозяйственных отношений. Любая, даже созданная в соответствии с лучшими зарубежными рекомендациями, система управленческого учета обречена на неудачу, если не учитывается человеческий фактор [3, с. 136].

Большинство предприятий для решения задач управленческого учета до сих пор в том или ином виде продолжает использовать устаревшие системы бухгалтерского учета, не приспособленные к сложившимся условиям. Такая практика приводит и будет приводить к серьезным сбоям как в оперативном, так и в стратегическом управлении, по следующим причинам.

Во-первых, системы управленческого учета существенно отличаются от бухгалтерских как по охвату, так и, что самое главное, по целям и принципам функционирования. Если бухгалтерский учет предназначен для оценки результатов работы предприятия внешними институтами - акционерами, кредиторами, фискальными органами, то управленческий связывает процесс управления и бизнес-процессы на самом предприятии. Он обеспечивает управленцев информацией по вопросам хозяйственной деятельности, необходимой для принятия управленческих решений. Главным принципом построения управленческого уче-

та является целесообразность и полезность генерируемой информации для внутреннего управления.

Во-вторых, перед управленцами встали принципиально новые задачи, для решения которых традиционные, созданные в условиях централизованного планирования бухгалтерские системы не приспособлены. К таким задачам можно отнести определение действительно рентабельных видов продукции для оперативного измерения номенклатуры выпуска; оценку эффективности работы отдельных подразделений предприятия; изучение реальной выгоды для предприятия того или иного покупателя и дифференциацию на основе этого сбытовой политики; выявление оптимального уровня контроля за каналами сбыта и т. д.

Все эти вопросы можно решать только на базе специально организованной функции управленческого учета, причем значимость ее настолько велика, что многие западные предприятия пошли по пути выделения работников, занятых управленческим учетом, из бухгалтерии в специальное бюро. В российских условиях учитывающая многолетнюю ориентацию бухгалтерских служб на подготовку отчетности в основном фискального характера практика создания новых подразделений по управленческому учету представляется еще более актуальной [2, с. 27].

Рассматривая практические аспекты построения управленческого учета на предприятиях, необходимо четко различать методологическую базу и процедурно-техническую сторону. Если в первом случае речь идет о выборе той или иной методологии или концепции учета, то во втором - о том, как процедурно строить этот учет и какими техническими средствами его осуществлять (вручную или с помощью компьютера). При этом обе стороны имеют самостоятельное значение и могут существенно влиять друг на друга. Так, даже использование самых мощных компьютерных систем не обеспечит адекватную управленческую информацию, если методология учета затрат, применяемая на предприятии, безнадежно устарела. Вместе с тем попытки внедрения самой современной и точной методологии учета в бумажном варианте могут оказываться совершенно неоправданными из-за колоссальной трудоемкости и соответствующих издержек.

Рассматривая основы построения управленческого учета на предприятиях, выделяют два этапа. Начальный этап - этап организационной подготовки к бюджетированию затрат - требует решения ряда важных для будущей системы учета вопросов: каким подразделением будут выполняться функции бюджетирования; насколько и каким образом будут интегрированы данные бухгалтерского и управленческого учетов; как построить систему оперативного контроля затрат и финансовых потоков на предприятии; каким образом должны быть построены информационные потоки в сложной структуре.

Некоторые предприятия уже имеют опыт решения этих вопросов. Одни пошли по пути создания отдельного подразделения - отдела управленческого учета, другие наделили этими функциями планово-экономические или финансовые отделы, третьи постарались максимально интегрировать управленческий и бухгалтерский учет. В основном выбор был сделан исходя из целей, поставленных перед системой бюджетирования, специфики организационной структуры управления предприятием, уровня подготовки и гибкости специалистов планово-финансовых служб, вовлечения менеджмента высшего и среднего звена и многих других факторов [3, с. 352].

Поскольку данная система является одной из главных составляющих управленческого учета, или бюджетного метода руководства предприятием, было разработано соответствующее положение о создании первой очереди управленческого учета в агрофирме. Согласно этому положению ответственными за проводимые мероприятия в процессе управления и контроля за финансовыми потоками на предприятии были назначены руководитель службы снабжения и сбыта и главный бухгалтер. Все обязанности лиц, непосредственно участвующих в управлении и контроле за финансовыми потоками данного хозяйства, были закреплены в должностных инструкциях.

На втором этапе решается задача структурирования системы управленческого учета. Этот этап требует внимательного изучения организационной структуры управления предприятием с целью выделения центров учета (центров затрат, доходов, прибыли, инвестиций).

С самого начала необходимо правильно структурировать систему управленческого учета, чтобы она, с одной стороны, не была слишком сложной и громоздкой, с другой -охватывала все подразделения, ответственные за затраты и доходы хозяйства. После выделения центров учета, а внутри каждого центра - лиц, ответственных за объект учета (доходы, затраты, прибыль, инвестиции), производится работа, направленная на создание конкретных форм отчетов, бюджетов подразделений, выбор или создание технических средств для реализации системы бюджетирования [1, с. 25].

Сердцевиной любой системы управленческого учета, безусловно, является учет затрат. Именно грамотно построенный учет затрат во многом определяет способность хозяйственных руководителей принимать правильные решения по ключевым вопросам управления. Цена ошибок, связанных со слабой постановкой учета затрат, всегда очень высока. В то же время учет затрат является одним из самых сложных элементов управленческого учета с точки зрения выбора и применения соответствующей методологии.

В концептуальном плане учет затрат может быть построен на основе различных методик, но в любом случае система должна предо-

ставлять аналитическую информацию о затратах по их видам (статьям), а также центрам учета и объектам распределения. К объектам, по которым определяются затраты, могут относиться как отдельные подразделения, участки, так и заказы, партии, виды выпускаемой продукции и предоставляемых услуг. В последние годы немалую популярность за рубежом приобрела методика учета затрат как по отдельным видам деятельности, так и по всей деятельности.

СПИСОК ЛИТЕРА ТУРЫ

1. Апчерч, А. Управленческий учет: принципы и практика / А. Апчерч ; под ред. Я. В. Соколова, И. А. Смирновой. - М. : Финансы и статистика, 2009. - 952 с.

2. Гапоненко, Ю. В. Устойчивое инновационно-ориентированное развитие регионального продовольственного комплекса / Ю. В. Гапоненко // Философия социальных коммуникаций. - 2011. -№ 4. - С. 92-100.

3. Федорова, Г. В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита / Г. В. Федорова. - М. : Омега-Л, 2009. - 304 с.

4. Хало, Л. А. Финансовая отчетность - основа информационной достаточности экономического субъекта в современной российской учетной практике / Л. А. Хало // Философия социальных коммуникаций. - 2009. - № 7. - С. 99-107.

FORMATION OF NEW ACCOUNTING INFORMATION TECHNOLOGY IN MODERN CONDITIONS OF BUSINESS

Khalo Lyubov Anatolyevna

Candidate of Economic Sciences, Professor, Chair of Fnance and Accounting,

Volgograd Institute of Economics, Sociology and Law

a-z-64@yandex.ru

Prospect Universitetsky, 64, 400011 Volgograd, Russian Federation

Abstract. In Russian practice discussed concepts as a management analyst, information analyst, management information. Reflect the development of modern information technologies associated with the appearance of global information novena-si-tems. A fundamentally new technology generation and processing of accounting information to the accounting records.

Key words: management analyst, the process is Drenia ERP-systems, coding invoices, timeliness, information, system interconnections accounts, cost centers.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.