CC BY
892
ВОПРОСЫ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
В. М. ТРЕГУБОВА, А. Ф. МЯЛКИНА, Т. А. ОВОДКОВА
В статье дана информация об использовании компьютерных технологий в организации управленческого учета на предприятии. Автоматизированный управленческий учет отражает реальные хозяйственные операции и позволяет выполнять детальный анализ результатов деятельности компании. Использование компьютерных технологий ускоряет поиск нужных данных, раскрывает сведения в доступной для восприятия форме, упрощает поиск верного управленческого решения.
Ключевые слова.: автоматизация, управленческий учет, компьютеризация, управленческие решения, компьютерные технологии.
Использование современных компьютерных технологий - важный фактор повышения конкурентоспособности предприятия. Однако сами по себе эти перспективные технологии мало что дадут. Чтобы добиться успеха в развитии бизнеса, необходимы точная и оперативная информация и эффективные инструменты ее регистрации, обработки, накопления и обобщения. Поэтому качественное управление в современных условиях возможно только при наличии на предприятии автоматизированной информационной системы, программное обеспечение которой поддерживает решение всей взаимосвязанной совокупности задач планирования, учета и анализа хозяйственной деятельности предприятия.
Одной из составляющих автоматизированной системы управления предприятием является управленческий учет, призванный обеспечивать руководство компании своевременной, полной и достоверной информацией для дальнейшего ее анализа и принятия на его основании правильного делового решения.
В настоящий момент нельзя недооценивать роль управленческого учета на предприятии. Грамотно поставленный управленческий учет позволяет оперативно реагировать на текущие изменения в финансово-хозяйственной деятельности предприятия и вовремя принимать управленческие решения для максимизации прибыли, эффективного использования денежных средств и улучшения финансового состояния предприятия. Также без управленческого учета невозможно осуществлять процесс бюджетирования (планирования) на предприятии [2].
Практически в каждой компании внедрена система бухгалтерского учета, но для целей управленческого учета этих данных недостаточно. Данные управленческого учета ориентированы на будущее и призваны помочь руководителям оперативно принимать решения, касающиеся внутреннего функционирования компании. Данные бухгалтерского учета ориентированы в основном на внешних пользователей, в частности на налоговые органы, и руководителям не хватает детализации для более тщательного анализа хозяйственной деятельности. При внедрении системы управленческого учета приходится либо дорабатывать существующие программы по ведению бухгалтерского учета, что является весьма затратным и трудоемким, либо использовать самостоятельные программные продукты.
Деление учета на бухгалтерский и управленческий не является абсолютным, и четкой границы между этими частями нет. Однако можно выделить основные критерии разделения информации на бухгалтерскую и управленческую. Бухгалтерский учет связан с результатами деятельности предприятия, и основными пользователями финансовой информации, в форме финансовой отчетности, являются внешние пользователи. Управленческий учет связан с процессом формирования, контроля и планирования затрат, с выбором управленческих решений, и эта информация доступна только менеджерам предприятия. Именно бухгалтерский учет регулируется в той или иной степени, именно для него разработана система требований, норм, правил и принципов. Управленческий учет - внутреннее дело каждого предприятия. Для ведения управленческого учета может не соблюдаться даже принцип двойной записи [1].
Таблица 1
Различия между бухгалтерским и управленческим учетом
Характеристики Бухгалтерский учет Управленческий учет
пользователи внешние внутренние
учетная система двойная запись любая система, которая полезна
регулирование национальные стандарты учета отсутствует
измерители денежные любые
объект предприятие в целом отдельные подразделения и части предприятия
периодичность год не существует определенной периодичности, по мере необходимости
информационные характеристики объективность, поскольку опирается на оценку прошлых событий субъективность, поскольку часто носит прогнозный характер
Во многих случаях для решения задач управленческого учета обнаруживается недостаток аналитических и оперативных данных бухгалтерского учета, характеризующих реальные финансовые и производственно-экономические процессы. Автоматизация управленческого учета обеспечивает централизованное хранение полной информации обо всех сторонах хозяйственной деятельности компании, а также оперативное получение информации в нужном разрезе и с нужной детализацией для своевременного принятия правильного решения. Кроме того, она позволит объединить элементы управленческого учета в целостную систему.
Процесс автоматизации управленческого учета на предприятии, как правило, проходит в 3 этапа: постановка, внедрение, автоматизация [1].
В постановку входит разработка учетной политики, в том числе методики учета затрат, определение центров дохода и центров затрат, создание основных форм финансовых отчетов, внесение изменений в существующую методику ведения управленческого учета, выбор необходимого для поставленных целей программного обеспечения, его настройку под разработанную методологию и последующее техническое и методологическое сопровождение.
Внедрение представляет собой разграничение ответственности за ввод учетной информации, как правило, между сотрудниками финансового отдела, бухгалтерии и склада, а также их инструктаж. Внедрение программного продукта -важный процесс в технологической цепочке автоматизации управленческого учета. Поэтому желательно избежать типовых ошибок, к которым можно отнести следующие:
- не проведено детальное обследование предприятия;
- не изучена финансовая, организационная структура предприятия и основные бизнес-процессы;
- внедрение программного продукта осуществляется без привязки к существующей методологии и/или разработанному техническому заданию;
- неправильно определены сроки внедрения программных продуктов;
- под проект внедрения не выделены специалисты, либо выделенные специалисты совмещают участие в проекте со своими текущими должностными обязанностями;
- под проект внедрения привлечены специалисты, не имеющие достаточной квалификации либо опыта внедрения;
- в проекте внедрения не задействованы непосредственно пользователи будущей системы.
Автоматизацией является обычно создание системы управления базами данных, которая позволяет систематизировать введенную информацию и на основании ее создавать необходимые финансовые отчеты.
Перед началом проекта по автоматизации управленческого учета рекомендуется провести аудит управленческого учета на предприятии. Анализируется существующий на предприятии финансовый и управленческий учет в части методологии, в том числе на предмет корректного отражения финансово-хозяйственных операций и формирования финансовой отчетности [3].
Желательно организовывать постановку управленческого учета сразу при создании компании и пересматривать существующую систему управленческого учета в компаниях, если эта система не удовлетворяет следующим основным требованиям: корректность данных, оперативность сбора и представления управленческой отчетности.
Управленческий учет необходим предприятию в первую очередь для эффективного управления предприятием. Только правильно построенная автоматизированная система управленческого учета позволяет руководителям организации и менеджерам:
- получать оперативную информацию о финансово-хозяйственной деятельности предприятия в необходимой детализации (аналитике);
- осуществлять контроль обязательств, финансовых и товарных потоков;
- получать корректные данные о финансовых результатах отдельных филиалов, направлений деятельности, менеджеров и т. д.;
- контролировать издержки, платежеспособность и ликвидность;
- оптимизировать взаиморасчеты с контрагентами;
- иметь возможность своевременно реагировать на рыночные возможности и вызовы внешнего окружения как в периоды экономических кризисов, так и на этапах развития и стабильного роста.
В настоящий момент на рынке систем учета финансово-хозяйственной деятельности и ЕЯР-систем предлагается большое количество всевозможных программных продуктов для ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности [4]. Данные программные продукты можно разделить на 3 блока:
- для крупных компаний и холдингов;
- для предприятий среднего бизнеса;
- для предприятий малого бизнеса.
Программное обеспечение для решения задач
ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности в крупных компаниях должно соответствовать следующим обязательным требованиям:
- иметь мощное хранилище данных;
- интеграция с другими системами;
- помимо блока учета финансово-хозяйственных операций содержать блоки: логистика, управление запасами, цепочками поставок, управление взаимоотношениями с клиентами и т. д.;
- поддерживать работу большого числа пользователей;
- иметь возможность удаленного доступа пользователей к системе;
- использовать технологию «тонкого» клиента и по возможности иметь web-интерфейс;
- иметь мощные аналитические возможности;
- содержать мощные инструменты формирования отчетности.
В качестве примера можно привести систему Microsoft Dynamics AX. Цена программного продукта варьируется в среднем от 40 000 долл США до 120 000 в зависимости от используемых блоков и количества лицензий. Стоимость внедрения как правило превышает стоимость программного обеспечения в 2-3 раза.
Программное обеспечение для решения задач ведения управленческого учета и формирования управленческой отчетности на предприятиях среднего бизнеса должна удовлетворять следующим требованиям:
- иметь хранилище данных;
- не требовать серьезных технических навыков для настройки системы;
- иметь инструмент построения отчетов;
- иметь возможность экспорта и импорта данных;
- иметь приемлемую цену владения программным продуктом.
В качестве примера можно привести систему Microsoft Dynamics NAV удовлетворяющую перечисленным требованиям. Цена программного продукта варьируется в среднем от 20 000 долл США до 80 000. Стоимость внедрения как правило превышает стоимость программного обеспечения в 2-3 раза.
Программное обеспечение для решения задач ведения управленческого учета для малого бизнеса должна удовлетворять следующим требованиям:
- не требовать серьезных технических навыков для настройки системы;
- не требовать наличия мощных серверов и высоких системных требований;
- иметь возможность установки на локальный компьютер;
- иметь возможность экспорта и импорта данных;
- иметь невысокую цену владения программным продуктом.
В качестве примера можно привести систему компании «7Софт» Управленческий учет - 3.3 (совмещающую в себе функции учета финансовохозяйственных операций и планирования). Цена программного продукта варьируется в среднем от 15 000 руб. до 50 000. Стоимость внедрения как правило превышает стоимость программного обеспечения в 1,5-2 раза.
Рассмотрим возможности некоторых программ управленческого учета.
1. Система управленческого учета и бюджетирования «Organic» [7] позволяет вести управленческий учет и получать любую финансовую отчетность одновременно в нескольких разрезах:
проекта, продукта, направления, отдела, центр финансовой ответственности (ЦФО), компании в целом, группы компаний. В стандартных программах для ведения учета основополагающими объектами, на основе которых строится логика учета, планирования и анализа, являются, как правило, бухгалтерский документ и проводки по плану счетов.
Все остальные объекты в обычных учетных программах - это лишь дополнения, построенные вокруг бухгалтерии. При этом любое действие в учете обязательно требует от пользователя бухгалтерской проводки.
В «Organic», помимо чисто бухгалтерских, основополагающими сущностями, которые могут выступать в качестве объектов учета, являются также бюджет, проект, ЦФО, договор, юридическое лицо и другие, каждая из которых обладает специфичными свойствами.
Кроме того, в системе управленческого учета и бюджетирования «Organic» реализован гибкий механизм пользовательских настроек, позволяющий, к примеру, настроить свой план счетов (или несколько), не формировать проводки вручную, а задать механизм автоматического формирования проводок и операций и т. д. Программа позволяет вести управленческий учет и получать консолидированную отчетность сразу в нескольких версиях для различных групп потребителей (отдельно для акционеров, управленцев, фискальных органов). Это возможно за счет таких составляющих информационной системы, как «планы учета» -пользовательские режимы, позволяющие вести одновременно учет для 3-х различных групп пользователей. В модуле аналитической отчетности «Organic» можно настроить произвольные отчеты для любых категорий пользователей, доступ к которым возможен в режиме он-лайн.С помощью системы «Organic» можно поставить с нуля или автоматизировать существующий в компании процесс бюджетирования и финансового планирования. Программа позволяет мгновенно получать текущую финансовую информацию, включая консолидированную отчетность из системы, в любой момент времени. Это важное отличие «Organic» от многих традиционных программ по управлению финансами стало возможным в результате наличия специальных форм, которые в режиме он-лайн предоставляют пользователю информацию по тем или иным необходимым ему показателям.
Текущее представление о компании (баланс, отчеты о прибылях и убытках, движение денежных средств, план-фактный анализ) можно полу-
чить в любое время, а не только один раз в квартал, как это принято в бухгалтерском учете. В едином информационном пространстве системы «Organic» взаимодействуют следующие модули:
- Управленческий учет;
- Планирование и бюджетирование;
- Отчетность и бизнес-анализ (BI);
- Управление персоналом;
- Управление складом;
- Документооборот;
- Управление проектами;
- Управление задачами и бизнес-процессами;
- Управление отношениями (CRM).
Система управленческого учета и бюджетирования «Organic» позволяет обмениваться (экспорт/импорт) с продуктами семейства 1С следующим набором данных:
- справочники (основных средств; контрагентов, номенклатуры продукции/услуг; контактных лиц, подразделений);
- бухгалтерские и прочие документы;
- бухгалтерские проводки.
Помимо этого система Organic позволяет экспортировать данные и отчеты в MS Excel и Word, импортировать структурированные данные из MS Excel, а также формировать любые новые отчеты в самых разных аналитических разрезах самостоятельно, без привлечения программистов, разработчиков или внедренцев.
2. Автоматизированная система «1С Управляющий 8» предназначена, прежде всего, для ведения финансового управленческого учета. Однако в программе можно дополнительно вести и оперативный управленческий учет, что позволяет оформлять первичные документы и избавляет от необходимости повторно вводить данные в программу [6]. На практике такая схема организации управленческого учета обычно реализуется в сфере малого бизнеса.
В более крупных компаниях целесообразно применять систему «1С Управляющий 8» в качестве инструмента управленческого финансового учета, а оперативный учет вести в других программах, например в конфигурации «Управление торговлей». При этом данные оперативного учета можно импортировать в «1С Управляющий 8».
Наличие встроенных механизмов загрузки данных из типовых конфигураций программы «1С» позволяет использовать систему «1С Управляющий 8» в качестве среды консолидации данных. В этом случае руководитель холдинга имеет возможность получать обобщенные сведения о
результатах деятельности всех входящих в группу предприятий, даже если они формально являются самостоятельными юридическими лицами и ведут обособленный бухгалтерский и налоговый учет. В версии ПРОФ дополнительно реализована возможность контролировать финансовые результаты по центрам финансовой ответственности.
Кроме того, в программе отслеживаются движения денежных потоков, что дает возможность оперативно оценивать эффективность работы предприятия. Для контроля финансовой устойчивости бизнеса в программе формируется управленческий баланс, в котором содержатся сведения об имуществе предприятия и источниках его приобретения (собственные средства и кредиторская задолженность). Программа «1С Управляющий 8» создавалась с таким расчетом, чтобы директор или финансовый директор могли сесть за компьютер, получить нужный отчет и самостоятельно разобраться в цифрах. Поэтому вести управленческий учет в программе могут пользователи, не являющиеся профессионалами в области финансового анализа и информационных технологий.
3. «1С: Управление небольшой фирмой 8» (УНФ) - это комплексное готовое решение для управления и учета на предприятиях малого бизнеса. В программе реализовано все самое необходимое для нефискального оперативного учета, контроля, анализа и планирования. УНФ помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам - новые возможности для продуктивной работы. Решение не перегружено излишним функционалом, его можно легко настроить на особенности организации управления и учета в компании - это обеспечивает возможность «быстрого старта» и удобство ежедневной работы.
В программе УНФ регистрируются как уже совершенные, так и планируемые хозяйственные операции и события. Например, обязательства перед клиентами, заказы покупателей, состояние заказов, задания сотрудников, планируемая загрузка ресурсов предприятия, планы-графики выполнения работ, производства, планы продаж и много другое.
В единой информационной базе:
- база клиентов;
- банковские и кассовые операции, клиент-банк, платежный календарь;
- расчеты с контрагентами, персоналом;
- учет материалов, товаров, продукции;
- заказы клиентов, заказы-наряды;
- планирование и учет выполнения работ и оказания услуг;
- планирование и учет производственных операций;
- планирование загрузки ресурсов предприятия;
- торговые операции, в том числе розничные продажи;
- учет персонала, расчет управленческой заработной платы;
- учет затрат и расчет себестоимости;
- имущество, капитал;
- доходы, расходы, прибыли и убытки;
- финансовое планирование (бюджетирование) и т. д.
В программе предусмотрено оформление практически всех первичных документов торгового, складского и производственного учета, а также документов движения денежных средств. Широкий спектр отчетов обеспечивает владельцам, руководителям и сотрудникам возможность быстро получать информацию - в удобной для работы и принятия решений форме, с требуемой оперативностью и детализацией.
Программа не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета - для этих целей можно использовать «1С:Бухгалтерию 8», в которую автоматически передается необходимая информация из УНФ.
Программу можно использовать для нескольких компаний или частных предпринимателей -как независимых, так и работающих в рамках одного бизнеса. При изменении масштабов и структуры бизнеса, подходов к управлению или организации работ программа может быть перенастроена без больших затрат времени и денег.
4. Программа «Семерка» - Управленческий учет 4.1 осуществляет ведение управленческого учета и управленческой отчетности [5]. Система в своем базовом варианте достаточно проста, но при необходимости функционал системы может быть существенно расширен за счет создания дополнительных аналитических справочников и использовании функций планирования (бюджетирования) и управлением продажами (CRM). Функциональные возможности системы:
- адаптация системы под любую методику управленческого учета;
- применение различных методик в рамках каждого участка учета: определение статей затрат, учитываемых кассовым методом и методом начисления, формирование на выбор дебиторской/кредиторской задолженности по контрагентам, группам или статьям затрат;
- удобство ведения учета для специалистов, не обладающих навыками ведения бухгалтерского учета;
- контроль за движением денежных средств в нужной аналитике;
- детальный учет задолженностей по группам контрагентов (покупатели, поставщики, подотчетные лица, кредиторы, учредители и т. д.);
- возможность гибких настроек финансовых отчетов, формирование любого отчета в требуемой аналитике;
- возможность ввода плановых показателей, контроль исполнения плана (бюджета), анализ отклонений;
- большое количество аналитических справочников;
- интеграции с другими системами (экспорт и импорт данных в Excel и другие программы);
- легкая установка и обновление системы, низкие требования к персональным компьютерам и серверам;
- удобный и интуитивно понятный интерфейс и удобные пользовательские настройки системы;
- удобный поиск и сортировка данных, находящихся в системе;
- возможность детализации любых данных сформированных в любой строке отчета («drill down» или проваливание с интересующей цифры в отчете на операции, которые сформировали эти данные);
- пользовательская настройка отчетов (не требует привлечения программистов).
Постановка и внедрение управленческого учета системы «Семерка» — Управленческий учет 4.1 осуществляется на любом этапе развития компании и предоставляет предприятию:
- своевременно получаемые данные;
- корректную управленческую отчетность;
- единый формат управленческой отчетности;
- оценку исполнения плана (бюджета компании).
Взаимодействие управленческой информационной системы с другими информационными системами внутренних и внешних пользователей повышает уровень требований к профессиональ-
ной компетентности специалиста, поскольку он должен не только владеть теорией и практикой учета, но и иметь навыки работы в конкретной информационной системе, уметь подготовить информацию для руководителей предприятия.
Таким образом, место управленческого учета в автоматизированной системе управления предприятием - совершенно особенное, и его постановка и внедрение требуют других подходов и других специалистов, чем те, которые обслуживают бухгалтерский и налоговый секторы.
Литература
1. Вайзман Н. П. Психомоторика умственно отсталых // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 34-36.
2. Оводкова Т. А. Императивы управленческого учета к построению управленческой системы предприятия // Актуальные инновационные исследования: наука и практика. 2009. № 2. С. 21.
3. Трегубова В. М., Мялкина А. Ф. Формирование информационных ресурсов предприятия на базе интернет-технологий // Социально-экономические явления и процессы. Тамбов, 2012. № 5-6.
4. Финансовая газета. Региональный выпуск, 2011. № 12.
5. иКЬ: http://www.bestconsult.ru
6. иКЬ: http://www.1C.ru
7. иКЬ: http://organic-erp.ru/solution
* * *
QUESTIONS OF MANAGEMENT ACCOUNTING AUTOMATION
V. M. Tregubova, A. F. Myalkina, T. A. Ovodkova
In article information about use of computer technologies in the organization of management accounting at the enterprise is given. The automated management accounting reflects real economic operations and allows to make the detailed analysis of results of the company activity. Use of computer technologies accelerates search of the necessary data, opens data in a form available to perception, simplifies search of the right administrative decision.
Key words: automation, management accounting, computerization, administrative decisions, computer technologies.
