CC BY
3
УДК 004.9
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ИНФОРМАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СРЕДЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
Р. А. Ходонович, Е. А. Бежитская
Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
hodonovih00@mail.ru
В статье рассмотрены состав и элементы структуры документооборота для задач автоматизации управления предприятием.
Ключевые слова: информационные технологии, документооборот, электронный документооборот, безбумажное делопроизводство
ELECTRONIC DOCUMENT FLOW IN THE INFORMATION AND ECONOMIC
ENVIRONMENT OF THE COMPANY
R. A. Hodonovich , E. A. Bezhitskaya
Reshetnev Siberian State University of Science and Technology 31, Krasnoyarskii rabochii prospekt, Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation
hodonovih00@mail.ru
The composition and elements of the document flow structure for the tasks of enterprise management automation are considered.
Keywords: information technologies, document flow, electronic signature, paperless office work
В недавнее время возникли и получили продолжение новые инструментальные средства эффективного обеспечения процессов управления. К таким инструментальным средствам относится программное обеспечение (далее ПО), которое предназначено для того, чтобы обрабатывать управленческие документы [1-2]. Компонентами такого рода ПО, например, являются электронно-цифровая подпись, электронный документ, которые включены в системы электронного документооборота. Обмен данными электронным способом - это действительность, с которой каждый день сталкивается почти каждый человек. Такой обмен происходит через компьютерную сеть, информационные системы, электронную почту, интернет, а также через большое количество других программных и материальных средств.
Документооборот является важной частью делопроизводства, т.к. определяет не только ступени перемещения документов, но и скорость этого перемещения.
ЭДО (электронный документооборот) является единым механизмом для работы с документами, которые предоставляются в электронном виде. Электронный документооборот реализует систему «безбумажного производства» [3]. ЭД (электронный документ) - это такой документ, который был создан посредством компьютерной обработки информации. Электронный документ может иметь электронную цифровую подпись, может быть сохранён на определённом носителе и иметь вид файла в определённом формате.
При ЭДО будет требоваться намного меньше затрат для перестройки документооборота при изменении внешних условий, к примеру, требования для изменения формы отчетности,
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2021. Том 2
такие позиции объективно рассматриваются руководителями, следовательно, в пользу электронного документооборота [4]. Служащие, которым документы приходят в бумажном варианте, могут только лишь ознакомиться с ними. Обсуждение или простое визирование, будет обязательном порядке требовать наличие персонального средства, которое имеет доступ к электронной системе.
На предприятии, где внедрили систему документооборота, документ это есть базовый инструмент управления. В таком случае нет устных или письменных на бумаге поручений, а есть документы, которые содержат эти поручения
С недавнего времени Министерство финансов РФ дало разрешение на использование счетов-фактур в электронном варианте при использовании электронной подписи (ЭП). Ранее электронная подпись носила название электронная цифровая подпись (ЭЦП). Это положило начало к ускоренному внедрению и быстрому развитию электронного документооборота.
Таблица 1
Сравнение трудоёмкости выполнения ключевых операций_
Выполняемая операция Среднее время обработки Среднее время обработки
бумажного документа электронного документа
Регистрация документа 3 мин. 1 мин.
Тиражирование документа 5 мин. 1 мин.
Поиск документа от 7 мин. 2 мин.
Доставка до исполнителя от 10 мин. до 2 дней 2 мин.
Подготовка отчета от 30 мин. 10 мин.
Согласование документа от 4 часов 30 мин.
Множество организаций понимают положительные качества, которые дает электронный документооборот (табл. 1). Преимущество ЭДО следующие:
1. Уменьшение площади офиса, которая отведена на хранение бумажных вариантов документа.
2. Снижение затрат на копирование, то есть копировальную технику, бумагу и другие расходные материалы.
3. Снижение затрат для транспортировки документов на бумажном носителе.
4. Сэкономить рабочее время сотрудников на работу с документами, следовательно, увеличится время для продуктивной деятельности.
Рассмотрим эффективность электронного документооборота на таком примере. Предположим, что на предприятии работает 100 сотрудников, среднемесячная зарплата рабочих составляет 1000 долларов. При использовании бумажного документооборота сотрудник тратит в среднем 30% рабочего времени. Следовательно, 30000 долларов это оплата за документооборот. При этом своевременность, качество и контроль обработки выполняется, как правило, не самым лучшим образом. При работе же с электронным документооборотом сотрудник затратит 10% рабочего времени. Исходя из этого стоимость документооборота составит и будет равна 10000 долларов . Таким образом, экономическая эффективность использования ЭДО составит 20 000 долларов в месяц и 240 000 долларов в год. Это та сумма, которая высвобождается из валовых затрат при использовании электронного документооборота и вкладывается в развитие предприятия путем перенаправления рабочего времени сотрудников на другие задачи.
Процесс обмена электронными документами в обязательном порядке должен быть защищен. Документ обязательно должен иметь электронную подпись, которая будет гарантировать авторство и неизменность содержания этого документа, в особых случаях и вовсе закрыты криптографическим средством против несанкционированного доступа. Установка порядка перемещения документов или управление документацией предприятия заключается в том, чтобы создать условия, обеспечивающие хранение нужной информации,
быстрый поиск и снабжение ею потребителей в назначенный срок и с минимальными затратами. Следовательно, это включает в себя организацию документооборота, с использованием технологии личной работы исполнителя, создание систем поиска информации по документам и контроль исполнения.
Синхронизация формата документа между разными системами - это одна из главных задач центра обработки данных (ЦОД). Более рациональным подходом будет являться разработка универсального расширяемого XML-представления типового документа, используемого в качестве промежуточного формата, и комплекта конверторов для данного формата и для каждой из присоединяемых систем. Если же комплект реквизитов документов у системы, которая будет подключена оказался шире, чем предусматривалось в установленном формате, то можно либо расширить формат, либо отразить реквизиты при помощи механизма специфического для определенных адресатов тегов. При изменении формата документов должен быть сохранен весь комплект реквизитов входящих документов. Исходящие документы в формате XML также требуют сохранения дополнительных реквизитов. Для иных форматов документа содержание реквизитов может быть урезано.
На сегодняшний день необходимость автоматизации управления документооборотом имеет актуальность. Большинство российских организаций внедряют систему электронного документооборота и получают новые возможности, которые помогают не отставать от зарубежных конкурентов.
Для того, чтобы система приобрела широкую популярность и доверие, нужно: во-первых, поднять вопрос о разработке законодательства о переводе бумажных документов на другие носители с правом уничтожения их оригиналов. Ведь именно отсутствие этого закона не позволяет обширно внедрять современные технологии в электронный документооборот. Во-вторых, необходимо создать комплекс мер, для придания электронным документам доказательной силы, уделив внимание установлению механизма обеспечения юридических гарантий подлинности и целостности содержания информации в электронном документе, опять же, законодательно закрепив данный вопрос. И в-третьих, решить проблему долговременного хранения электронных документов, во избежание их утрат.
Определенно, как и любое нововведение ЭДО имеет как положительную, так и отрицательную оценку. Очевидно, что даже в век информационных технологий по-прежнему главным ресурсом является время. Благодаря внедрению системы электронного документооборота получится использовать время более рационально. Другим положительным моментом является улучшение экологическом состоянии планеты в связи со снижением потребностей человечества в сырье для бумаги.
Библиографические ссылки
1. Белоусова И.Д. Внедрение системы электронного документооборота на основе методологии информационного менеджмента [Электронный ресурс]. URL: https://elar.urfu.ru/bitstream/10995/34859/1/tim 2015 38.pdf (дата обращения 07.12.2020)
2. Жильников А.Ю. Электронный документооборот / А.Ю Жильников, О.С. Михайлова // Территория науки. 2017 №2. [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.rU/article/n/elektronnyy-dokumentooborot (дата обращения 07.12.20).
3. Информационные ресурсы и технологии в экономике: Учебное пособие / Под ред. Романова А.Н. - С. 92. (дата обращения 07.12.20).
4. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие / О.Н. Граничин, В.И. Кияев, 2016. - С. 268. (Основы информационных технологий)
© Ходонович Р. А., Бежитская Е. А., 2021
