CC BY
77
ELECTRONIC DOCUMENT MANA GEMENTINA CCOUNT/NG
Ignatenko Natalia Sergeevna, Postgraduate student Krokhicheva Galina Egorovna, DSc ofEconomics, Professor
Department of Economic security, accounting and law, Don State Technical University, Rostov-on-Don
This article focuses on information technology, in particular electronic document management and its role in accounting. The advantages and disadvantages of using electronic document management are considered. Special attention is paid to the electronic document management system. The advantages and disadvantages of further application of electronic document management in the commercial sphere are considered.
Keywords: Information technologies; accounting documentation; electronic document management; electronic signature; formalized documents; information security.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ
В данной статье особое внимание уделено информационным технологиям, в частности электронному документообороту и его роли в бухгалтерском учете. Рассмотрены преимущества и недостатки использования электронного документооборота. Особое внимание уделено системе электронного документооборота. Рассмотрены преимущества и недостатки дальнейшего применения электронного документооборота в коммерческой сфере. Ключевые слова: информационные технологии; бухгалтерская документация; электронный документооборот; электронная подпись; формализованные документы; информационная безопасность.
Информационные технологии - это комплекс методов и процессов, направленных на сбор, обработку, передачу и дальнейшие хранение и распространение необходимых объемов информации, позволяющие существенно снизить трудоемкость процессов применения информационных ресурсов. На сегодняшний день информационные технологии являются неотъемлемым элементом всех сфер жизнедеятельности человека, коммерческая сфера не является исключением.
Модернизация информационных технологий оказывает воздействие на такую консервативную сферу, как бухгалтерский учет. Механизм бухгалтерского учета - это прежде всего составление, оформление, передача документации. Длительное время устойчиво функционировала схема бумажного документооборота, нашедшая замену в электронном. Этот вид документооборота все чаще применяют в различных сферах деятельности, что позволяет существенно упростить процесс составления учетных и отчетных документов, способствует эффективному взаимодействию между структурными подразделениями, а также с внешними контрагентами организации.
Электронный документ - это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощьюэлектронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств [2].
В Федеральном законе Российской Федерации от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. 18.03.2019) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" также раскрыто понятие электронного документа. Электронным документом признается информация, представленная в электронном виде, подходящем для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [4].
Необходимо отметить, что в представленных определениях отсутствуют необходимые характеристики, позволяющие определить, что именно делает электронный файл документом.
Базовым нормативным актом, регулирующим электронный документооборот в бухгалтерском учете, является Федеральный за-
УДК 336 ВАК РФ 08.00.12
© Игна ген ко Н. С., 2019 © Крохичева Т.Е., 2019
ОТ
1-Н
О си
-О Q-
LQ <
SÉ
ОТ
от =г
г
V
i
69
ИГНА ТЕНКО Наталья Сергеевна, аспирант
КРОХИЧЕВА Галина Егоровна, доктор экономических наук, профессор
кафедра Экономической безопасности, учета и права, Донской государственный технический университет, Ростов-на-Дону
Преимущества
Недостатки
кон от 06.12.2011 №402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) "О бухгалтерском учете". Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" приравнивает электронный документооборот к бумажному. Как и бумажный документ, электронный нуждается в подписи. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-Ф3 (ред. от 31.12.2017) "Об электронной подписи" устанавливает принципы использования
электронной подписи и особенности взаимодействия.
Электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую значимость, как и документы на бумажном носителе, подписанные и заверенные печатью. Электронный документ, подписанный надлежащим образом, может быть использован в любых правоотношениях при условии отсутствия прямого запрета на его использования.
Таким образом, бухгалтерская документация - акты, договоры, заявления, отчеты, товарные накладные, счета-фактуры могут использоваться в электронном виде.
В настоящее время работа с актами и счет-фактурами в электронном виде является наиболее проработанной и действенной, так как эти документы напрямую функционируют в налоговом администрирование.
Большинство крупных организаций на сегодняшний день полностью автоматизируют свою внутреннюю деятельность посредством внедрения информационных систем, а именно электронного документооборота. Так как деятельность организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо сотрудничество с контрагентами, следовательно, электронный документооборот должен быть распространен. Преимущества и недостатки электронного документооборота представлены на рисунке 1.
Система электронного документооборота - это система, которая направлена на решение таких типовых задач, как ввод и регистрация, поиск и хранение необходимой информации. В системе электронного документооборота организации применяются
электронные документы двух типов: формализованные и неформализованные документы.
• Снижение затрат (не нужно приобретать бумагу, принтеры, расходные материалы)
• Экономия времени (любой электронный документ можно найти практически мгновенно, а затем так же быстро переслать контрагенту, где бы тот не находился)
• Повышение эффективности работы сотрудников ■ Защита от несанкционированного доступа
• Нет необходимости в организации бумажного архива
■ Возможность утраты данных при сбоях ПО, технических неисправностях, хакерских атаках
• Человеческий фактор. Далеко не все сотрудники, привыкшие к традиционному порядку работы с бумагами, смогут легко перейти на электронный документооборот
■ Необходимость существенных материальных затрат на период перехода (приобретение и настройка ПО, покупка новой или модернизация имеющейся компьютерной техники и т.п.)
Рисунок 1 - Преимущества и недостатки электронного документооборота
Формализованные документы - это документы, форма и формат которых соответствуют требованиям действующего законодательства. К формализованным документам относятся все документы, созданные в формате, утвержденном ФНС.
Неформализованные документы - это договоры, письма, техническая документация и прочая корреспонденция, не регулируемая нормативно-правовыми актами.
Каждая организация по итогам отчетного периода представляет в налоговую инспекцию декларации и другие необходимые документы, на базе которых осуществляется камеральная налоговая проверка. В настоящее время существует два способа сдачи налоговой отчетности: в электронном и бумажном виде.
Необходимо отметить, что бухгалтерскую отчетность, начиная с отчетности за 2019 год, необходимо предоставлять в налоговый орган в электронном виде, введен обязательный порядок предоставления баланса и других форм финансовых отчетов, исключение в данный момент сделано только малым предприятиям, которые перейдут на обязательный электронный формат годом позднее [7].
Что касается налогоплательщиков налога на добавленную стоимость, то в соответствие с п. 5 ст. 174 НК РФ, декларации по налогу на добавленную стоимость должны быть направлены в налоговый орган только в электронном виде. Обязанность предоставлять налоговую отчетность электронно установлена для тех налогоплательщиков, численность сотрудников у которых превышает 100 чел. [1 ].
Механизм обмена данными, а также порядок обмена данными в условиях электронного документооборота зависит в первую очередь от категории документа. Отчетность следует предоставлять по защищенным каналам связи. Данные услуги оказывают специализированные сервисы - операторы документооборота. Услугами операторов документооборота следует воспользоваться при передаче счет-фактуры в соответствие с Приказом Минфина России от 10.11.2015 №174н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи".
Необходимо отметить, на сайте Федеральной налоговой службы представлен перечень организаций, являющихся оператором электронного документооборота.
Документы, участвующие в электронном документообороте, необходимо подписывать электронной подписью. Электронная подпись - это своего рода зашифрованная информация, с помощью которой можно идентифицировать как сам документ, так и его подписанта. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-Ф3 (ред. от 31.12.2017) "Об электронной подписи" регламентирует для электронной подписи три уровня: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.
Что касается сроков хранения документов бухгалтерской и налоговой отчетности, то они регламентированы бухгалтерским и налоговым законодательством нашей страны и одинаковы как для документов на бумажном носителе, так и на электронном.
Документы бухгалтерского и налогового учета и отчетности имеют разные установленные законодательством о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле, сроки хранения. Различия в сроках хранения в первую очередь обусловлены важностью документа и сроком действия. Сроки хранения электронных документов представлены в таблице 1.
Вне зависимости от сроков хранения документов в электронном формате, на всем его протяжении должна быть возможность идентифицировать легитимность данного документа, залогом чего является электронная подпись.
Таблица 1 - Сроки хранения электронных документов
Вид документа Срок хранения
Бухгалтерские документы (счет-фактуры, акты, накладные, Согласно ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
платежные поручения) Не менее 5 лет
Договорная документация В зависимости от важности и периода действия от
(договоры, дополнительные соглашения, приложения, отчеты, справки, доверенное™ и т.д.) 5 лет до постоянного хранения.
Прочие документы (письма, спецификации, и др.) Ориентировочно 5 лет.
Электронная подпись-это своего рода реквизит электронного документа, с помощью которого можно установить автора данного документа, а также проследить хронологию изменений электронного документа.
В соответствие с ФЗ от 06.04.2011 №63-Ф3 "Об электронной подписи" при проверке электронного документа, сертификат электронной; подписи должен быть действующим, либо дол-" жны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания.
На сегодняшний день в нашей стране электронный документооборот пользуется активным спросом, но все же тема электронного документооборота находится на этапе развития. Законодателем разработан комплекс нормативных актов, которые содержат отрывочные и разрозненные рекомендации по хранению электронных документов, но нет центрального документа, Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об архивном деле в Российской Федерации" был создан еще до того, как электронный документооборот получил свое развитие. Внедрение действенного нормативного акта отвечающего последним тенденциям, позволило бы установить и дифференцировать правила хранения электронной документации, что, несомненно, приведет к повышению уровня защиты и безопасности электронных файлов.
Электронный документооборот в бухгалтерском учете позволяет сократить и упростить работу с документами, а также снизить затраты. Решение о переходе на электронный документооборот организации принимают, добровольно, основываясь на внутренние резервы и необходимость. Что касается налоговой отчетности, а с 2019 года и бухгалтерской, электронный документооборот является обязательным для многих организаций, исключения составляют малые предприятия.
Необходимо отметить, что внедрение электронного документооборота - процесс трудоемкий и затратный. Специализированные про-
оэ
1-Н
О си
-0 О-
ш <
со со
=г
г
сдмт С Ё
71
граммы позволят организовать требуемый электронный документооборот, данные программы разработаны для бухгалтерского и налогового учета с элементами внутреннего документооборота.
Немаловажной проблемой на сегодняшний день является создание защищенного электронного документооборота. Ранее в защите нуждался сам электронный документ, также электронный ресурс, в данный момент в защите нуждается не только сам документ, но и система обработки, передачи и хранения электронных документов.
Отметим, распространение системы электронного документооборота в бухгалтерском учете позволяет существенно сократить время обработки больших массивов информации, упростить систему хранения электронной информации^ также принуждает бюрократическую систему организации быстрее и плодотворней функционировать. При этом следует уделить должное внимание защите электронного документооборота, так как пренебрежение таким фактором, как защита может привести к потере конфиденциальности, а также к утрате ценной информации, что в дальнейшем может привести к убыткам и потере делового имиджа организации.
Подводя итог модернизации процесса автоматизации бухгалтерского учета и перехода на электронный документооборот, следует акцентировать внимание на ряде серьезных вопросов, требующих решения,таких, как: вопросы безопасности процесса электронного документооборота, защиты данных от несанкционированного доступа, которые требуют тщательной проработки, а также защиты каналов передачи электронной документации и безопасного хранения больших массивов информации.
Рассматривая в перспективе развитие взаимоотношений бухгалтера и компьютера и анализируя их влияние на качество бухгалтерской отчетности, наблюдаем, что компьютеризация и автоматизация ведения бухгалтерского учета открывают новые возможности при расчете финансово-экономических показателей с точки зрения повышения оперативности составления отчетности, в процессе планирования и выбора вариантов развития организации.
Примечания:
1. Налоговый кодекс Российской Федерации. 4.1 [Электронный ресурс]:
федер. закон от 31.07.1998 № 117-ФЗ (ред. от 02.08.2019) http://www.garant.ru.(дата обращения: 10.10.2019).
2. Налоговый кодекс Российской Федерации. 4.2 [Электронный ресурс]:
федер. закон от 29.12.2000 № 166-ФЗ (ред. от 01.10.2019) http://www.garant.ru.(дата обращения: 10.10.2019).
3. Гражданский кодекс Российской Федерации. 4.1 [Электронный ресурс]: федер. закон от30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 18.07.2019) http://www.ga га nt.ru.(дата обращения: 10.10.2019).
4. "Об архивном деле в Российской Федерации" [Электронный ресурс]: федер. закон от22.10.2004 № 125 -Ф3(ред. от28.12.2017). http://www.consultant.ru.
5. "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" [Электронный ресурс]: федер. закон от 27.07.2006 № 149 - ФЗ (ред. от 18.03.2019). http://www.consultant.ru.
6. "Об электронной подписи" [Электронный ресурс]: федер. закон от06.04.2011 №63 - ФЗ (ред. от 31.12.2017). http://www.consultant.ru.
7. "О бухгалтерском учете" [Электронный ресурс]: федер. закон от 06.12.2011 № 402 - ФЗ (ред. от 26.07.2019). http://www.consultant.ru.
8. "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи" [Электронный ресурс]: Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н, http:// www.consultant.ru.
DIRECTIONS OF DEVELOPMENT OF THE TAX SYSTEM OF RUSSIA
Klyukovich Zinaida Alexandrovna DSc of Economics, Professor
Mambetova Alexandra Alexandrovna, DSc of Economics, Professor
Musaelyan Angelika Kaprelovna, PhD of Economics, Associate Professor
Department of taxes and taxation, Rostov State economic University (RINH), Rostov-on-Don
The article explores the main aspects of transformation, as well as the problems of the tax system of Russia. It is proved that it is necessary: refinement of the methodology and especially the methodology for determining taxable bases; specification of objects and sources of taxation; differentiation of rates by the criterion of tax justice; definition of privileged zones, their terms, conditions of action. The main characteristics of individual groups of taxes are considered and on this basis "bottlenecks" are identified and a vector of further development is proposed.
Keywords: taxation; tax system; tax reform; federal budget; regional budgets.
