CC BY
66ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN
ACCOUNTING Voronina E.I. (Russian Federation) Email: [email protected]
Voronina Ekaterina Igorevna - Student, DEPARTMENT OF FINANCE AND MANAGEMENT, INSTITUTE OF LAW AND MANAGEMENT, TULA STATE UNIVERSITY, TULA
Abstract: in this article the concept of electronic document management system, its main advantages and disadvantages and the main problems faced by the accountant dealing with electronic documents are described. Two main forms of organization of work with electronic documents are mentioned: direct communication with counterparties and through a special agent. The topic is very important, because nowadays many organizations are moving away from the use of paper documents and working with only electronic documents. Keywords: electronic document management system, counterparties, electronic signature, special operator, cryptographic protection means.
СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ Воронина Е.И. (Российская Федерация)
Воронина Екатерина Игоревна - студент, кафедра финансов и менеджмента, институт права и управления, Тульский государственный университет, г. Тула
Аннотация: в данной статье рассмотрено понятие электронного документооборота, его основные преимущества и недостатки и названы главные проблемы, с которыми сталкивается каждый бухгалтер при работе с электронными документами. Названы две основные формы организации работы с электронными документами: общение напрямую с контрагентами и через спецоператора. Тема является достаточно актуальной, поскольку на сегодняшний день многие организации уходят от использования бумажных носителей при работе со всеми документами.
Ключевые слова: электронный документооборот, контрагенты, электронная подпись, спецоператор, средства криптографической защиты.
Электронный документооборот (ЭДО) - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами в электронном виде без использования бумажных носителей. Электронные документы, соответствующие определенным формам, являются элементами всех бухгалтерских программ, но для их юридического оформления требуется обязательная электронная подпись. Пунктом 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ установлено, что регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью [1].
Существует несколько видов электронных документов. Самой распространенной классификацией является деление всех документов на неформализованные и формализованные. Для последних характерны жесткие требования к подаче и оформлению, прописанные в отдельных законодательных актах, то есть это документы, созданные по формату Федеральной налоговой службы. Они напрямую влияют на правильность налоговых расчетов. К таким документам, например, относятся электронные счета-фактуры. Работа с электронным счетом-фактурой жестко регламентирована. Процедура отправки и получения электронных счетов -
77
фактур через оператора ЭДО прописана в Приказе Минфина от 25.04.2011 №50н «Об утверждении порядка выставления счетов-фактур в электронном виде по ТКС» [2].
В настоящее время известно два варианта организации работы с электронными документами. Первый состоит в заключении соглашения с контрагентами об ЭДО и обмене документами, оформленными электронной подписью, через электронную почту. Второй вариант - это организация ЭДО через спецоператора. На сегодняшний день работа с электронными документами с помощью второго способа приобретает все большую распространенность. Поэтому рассмотрим простейший алгоритм организации ЭДО в бухгалтерском учете через спецоператора.
В первую очередь, вам нужно связаться с оператором и обсудить все детали работы, а именно стоимость и срок подключения к нему. Затем требуется подписать соглашение, то есть пройти так называемую процедуру присоединения к регламенту - это документ, где прописаны основные положения работы сервиса и правовые аспекты.
После подключения к оператору необходимо перейти к следующему шагу - это приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты. Возникает вопрос, где организация может его получить? Сделать это можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре. Причем зачастую операторы сами являются УЦ или предоставляют такую возможность через своих партнеров.
И, наконец, заключительный шаг - это подключение контрагентов, потому что обмен электронными документами возможен только в том случае, если обе стороны подключены к сервису обмена. Аналогично коммуникации в социальных сетях: общение возможно только с зарегистрированными пользователями.
Какими же преимуществами и недостатками обладает система электронного документооборота в бухгалтерском учете? И с какими проблемами сталкиваются организации при внедрении ЭДО на своем предприятии?
К основным достоинствам можно отнести следующие положения:
• централизованное хранение документов в электронном архиве;
• сокращение затрат на печать и хранение бумажных счетов-фактур;
• колоссальная экономия времени на доставку, регистрацию и подписание документов;
• возможность быстрого поиска необходимых документов и работы с ними в постоянном режиме в любое время дня.
Как и любая другая система, ЭДО имеет и свои недостатки:
• возможно возникновение неполадок в обращении с техникой;
• консерватизм персонала, который привык лишь к ручному труду;
• ужесточение требование к квалификации сотрудников, а именно к их навыкам работы с ПК;
• большие первоначальные финансовые затраты;
• возникновение проблем при взаимодействии с некоторыми контрагентами.
А теперь попробуем разобраться, почему же, несмотря на огромное количество преимуществ использования электронных документов, бухгалтеры не спешат внедрять систему ЭДО на своих предприятиях? В первую очередь, это связано с наличием строгих правил оформления и ведения электронных документов со стороны ФНС. Так, статья 120 Налогового кодекса Российской Федерации предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Под грубым нарушением, в частности, понимается отсутствие счетов-фактур (п. 3 ст. 120 НК РФ). При проверке электронный счет-фактура не должен вызывать вопросов у проверяющего, то есть необходимо его полное соответствие всем требованиям ФНС. И если же проверяющий попросит распечатать бумажный носитель, то бухгалтер сможет в любое время без затруднений предоставить данный документ с отметкой оператора о передаче электронного счета-фактуры.
Несмотря на вышеупомянутые трудности работы с внедрением системы ЭДО, многие организации уже активно используют или рассматривают возможность перехода на ЭДО счетов-фактур первичных бухгалтерских документов в электронную форму.
Список литературы /References
1. О бухгалтерском учете. [Электронный ресурс]: Федер. закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017). Режим доступа: http://www.consultant.ru/ (дата обращения: 13.05.2018).
2. Бухгалтер и электронный документ [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.synerdocs.ru/for_the_bookkeeper.pdf/ (дата обращения: 13.05.2018).
