CC BY
44
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СРЕДСТВО ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ОБОРОТНЫМИ СРЕДСТВАМИ НА НЕФТЕПЕРЕРАБАТЫВАЮЩИХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
© Латровкина И.Ю.*
Национальный исследовательский Томский политехнический университет, г. Томск
От эффективности управления оборотными средствами зависят рентабельность и ликвидность нефтеперерабатывающего предприятия, поэтому эффективное управление оборотными средствами является одним из главных условий деятельности нефтеперерабатывающего предприятия. Постоянное движение оборотных средств является основой бесперебойного процесса производства и обращения. С ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид. Так формируется понятие системы электронного документооборота.
Ключевые слова: оборотные средства, электронный документооборот, рынок систем электронного документооборота, 1С, нефть.
Деятельность промышленных предприятий складывается из огромного многообразия взаимосвязанных и взаимозависимых процессов: производственных, инвестиционных, финансовых, организационных и др. Управленческие воздействия, обусловливающие целенаправленность, рациональность и эффективность этих процессов, должны быть согласованными и интегрированными в общую систему управления предприятием и, в конечном счете, ориентированными на достижение глобальной целевой установки его деятельности [1]. Оперативное взаимодействие между подразделениями и скорость движения документов являются одним из определяющих факторов эффективного управления в деятельности предприятия. Ускорение оборачиваемости оборотных средств достигается в результате оперативного и своевременного оформления расчетных документов.
Основной метод управления и бизнес-взаимодействия, используемый в настоящее время компаниями, - документационный. Главное преимущество документационного управления - это возможность сделать бизнес управляемым, поскольку позволяет избежать неконтролируемого движения и потери управленческой информации и решений [2]. Существенное значение имеет ускорение документооборота по расчетам за готовую продукцию и получаемые материальные ресурсы для уменьшения средств в сфере обращения.
Каждое управленческое решение связано с ресурсами предприятия и пока решение находится в процессе принятия, все или часть связанных с
* Магистрант ИПР.
ним ресурсов оказываются в «замороженном» состоянии. Например, оплата от клиента не поступит пока не будет согласован и подписан договор с ним, другие документы по поставке. Поэтому ускорение оборота документов и сокращение сроков принятия решений влечет за собой ускорение оборота ресурсов предприятия, сокращение потребности в них. Автоматизация управления документами позволяет значительно увеличить скорость принятия решений и оформления документов, скорость реакции предприятия на события, происходящие в его рыночном окружении.
Система электронного документооборота позволяет достигать экономии затрат и сокращения потребности в оборотных средствах в основной деятельности предприятия. В силу масштаба относительно небольшое повышение эффективности управления оборотными средствами может дать предприятию значительно больше, чем экономия на накладных расходах [3].
Все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.
Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. За последние двадцать лет появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов «системы управления документами» и «системы управления деловыми процессами». Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных СЭД. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций:
1. регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
2. учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
3. централизованный контроль исполнения документов;
4. списание документов в дело;
5. ведение информационно-справочной работы;
6. формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом [4].
Основные задачи, которые преследует СЭД:
- обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;
- накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;
- формализация деятельности каждого сотрудника;
- оптимизация бизнес-процессов;
- экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией;
Предпосылки создания или внедрения СЭД являются:
- необходимость автоматизации административного управления организации, сложность структуры;
- наличие бумажного архива большого объема;
- необходимость управления потоками работ;
- требования по срокам хранения документов;
- возможность интеграции с существующими системами;
- наличие территориально-удаленных подразделений;
- необходимость поиска информации,
- обеспечение безопасности данных,
- соответствие международным, отраслевым и государственным стандартам [5].
В 2012 году объём рынка приложений для управления ресурсами предприятия, цепочками поставок, операциями и производством, взаимоотношениями с клиентами, а также программного обеспечения доступа, анализа и доставки данных вырос на 9,5 % по сравнению с предыдущим годом и преодолел отметку в 1 млрд. долларов, согласно исследованию IDC, посвященному российскому рынку программного обеспечения информационных систем управления предприятием (ПО ИСУП), Russia Enterprise Application Software Market 2013-2017 Forecast and 2012 Vendor Shares.
По оценкам TAdviser, российский рынок СЭД и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 млрд. рублей, из которых три четверти пришлось на услуги по внедрению и около 6,4 млрд. рублей - непосредственно на продажи вендоров от реализации лицензий.
По данным совместного исследования, проведенного IDC Россия и компанией Логика бизнеса, по числу внедрений среди опрошенных компаний на российском рынке СЭД лидируют следующие системы: IBM Notes / Domino (более 25 %), Microsoft Sharepoint (около 17 %), 1С:Документооборот (порядка 14 %), Directum (12 %). Все остальные продукты не преодолели 10 % порог (рис. 1) [6].
«1С:Предприятие 8» стоит дешевле именитых западных аналогов, поэтому их доля в количестве внедрений и рабочих мест больше в 2012 году больше (рис. 2).
Экономический эффект от улучшения использования оборотных средств выражается через увеличение выпуска продукции в случае ускорения их оборачиваемости, один из основных путей ускорения оборачиваемости оборотных средств является фактор, влияющий на размер складских запасов -ускорение документооборота.
Рис. 1. Число внедрений среди опрошенных компаний на российском рынке СЭД (IDC, 2012)
В 1С Акционерное общество (2ж. 13оо) I Microsoft Business Solutions но. im) В Microsoft {64, -ICE:
SAP AG ¡24. вз) I Корпорация Галактика ti) Другие (1S3)
Рис. 2. Распределение ERP-вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) c учётом партнеров [6]
СЭД позволяют избежать негативных последствий формализации процессов управления. СЭД не только ускоряют доставку управленческой информации и позволяют усилить контроль за исполнением документов и поручений по ним, но и являются инструментарием для непосредственной под-
держки управленческих процессов (планирования, проектирования и документирования деятельности, реализации бизнес-процессов и управления ими, анализа результатов бизнес-процессов и их улучшения на основе задокументированных фактов). Организация рабочего места руководителя при помощи СЭД делает его удобным и мобильным, позволяя руководителю эффективнее осуществлять свои функции, в том числе и за счет оперативного предоставления информации, требуемой для принятия решений [2].
Таким образом, системы электронного документооборота помогают не просто перейти от бумажного документооборота к электронному, а увеличить оборачиваемость оборотных средств.
Список литературы:
1. Асканова О.В. Методологические и организационные проблемы согласования управления оборотными средствами и производством // Известия Российского государственного педагогического университета им. А.И. Герцена. - 2010. - № 126.
2. Назаренко А.А. Документационное обеспечение управления и электронный документооборот - повышение эффективности управления // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2010.
3. Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. -Режим доступа: http://www.rkit.ru/product/sed/dv/anticrisis.php (дата обращения: 19.11.2013).
4. Новикова Т.В., Колтеева Т.В. Преимущества и недостатки системы электронного документооборота // Молодой ученый. - 2009. - № 7.
5. СЭД (автоматизация) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.it-pedia.ru/index.php/СЭД_ (автоматизация) (дата обращения: 19.11.2013).
6. Tadviser: государство, бизнес, ИТ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php (дата обращения: 19.11.2013).
МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВЫБОРА СПОСОБА ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КОМПАНИИ
© Перминов А.Ю.*, Фоменко Н.С.*
Новосибирский государственный технический университет, г. Новосибирск
Данная статья отражает результаты работы авторов в части исследования подходов к выбору оптимальной бизнес-модели компании. Пред-
* Доцент кафедры Систем управления и экономики энергетики, кандидат экономических наук.
* Доцент кафедры Систем управления и экономики энергетики, кандидат экономических наук, доцент.
