Экономическое обоснование разработки информационной системы на примере ИС «Учет услуг по найму жилья для общежития» Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Экономическое обоснование разработки информационной системы на примере ИС «Учет услуг по найму жилья для общежития»

The economic rationale for the development of an information system on the example of IS "Accounting services for the hiring of housing for dorms"

Голубева Д.М.

Студент 2 курса магистратуры, ф-т информационных технологий, Тверской государственный технический университет,

РФ, г.Тверь e-mail: sel [email protected]

D. M. Golubeva

2rd year student of magistracy, faculty of information technology, Tver State Technical University, Russia, Tver e-mail: sel [email protected]

Бочкова А.А.

Студент 2 курса магистратуры, ф-т информационных технологий, Тверской государственный технический университет,

РФ, г.Тверь e-mail: sel [email protected]

A. A. Bochkova

2rd year student of magistracy, faculty of information technology, Tver State Technical University, Russia, Tver e-mail: anna. bo4kowa@yandex. ru

Аннотация.

При автоматизации того или иного процесса на предприятии необходимо понять экономическую целесообразность этого процесса. Это необходимо не только для понимания выгоды от автоматизации, но для осознания эффективности проводимых работ в текущем режиме и после преобразовании процессов. В данной статье рассматривается расчет экономической эффективности и обоснование внедрения информационной системы. В первой части приведена методика и показатели затрат на создания информационной системы, во второй части демонстрируется обоснование эффективности её внедрения. В результате сравнения показателей до и после внедрения можно судить о необходимости проекта с точки зрения экономики. Результаты сравнения приведены в конце второй части, а также в третьей части, где дополнительно проводится анализ результатов исследования.

Annotation.

When a given process in the enterprise is being automated there is need to understand the economic feasibility of this process. This is necessary not only for understanding the benefits of automation, but to realize the efficiency of the operations in the current mode after the conversion processes. This article discusses the calculation of economic effectiveness and feasibility of implementing an information system. The first part is the method and the indexes of costs of creating the information system, the second part illustrates the rationale for the effectiveness of its implementation. By comparing indicators before and after implementation the evaluation of necessity of the project from the point of view of the economy can be performed. The results of the comparison are given at the end of the second part and the third part, where there is also an additional analysis of the results of the study.

Ключевые слова: эффективность, разработка, проект, показатель, сравнение.

Key words: efficiency, development, project, index, comparison.

1. Методика оценки экономической эффективности проекта

Экономическая эффективность проекта определяется экономией и прибылью, которые приносит проект. Данные показатели можно определить, сравнив затраты предприятия на текущую технологию работы с внедряемой технологией обработки.

Задача автоматизированной информационной системы «Учет услуг по найму жилья для общежития» -

автоматизированное расчет стоимости услуги найма и ЖКХ, формирование счета предъявляемого к оплате, а также автоматизация процессов по учету нанимателей, помещений, тарифов и счетов.

До проекта все вышеперечисленные задачи, выполняемые в бухгалтерии организации, были частично автоматизированы, а главная задача по расчету стоимости и формированию счетов выполнялись вручную бухгалтером. В связи с этим предприятие вынуждено переплачивать за затраченные человеко-часы на эти операции в виде заработной платы сотруднику. Также ручной расчет стоимости приводит к возникновению ошибок в счетах, к последующей потере прибыли организации и последующему повторению всех операций для исправления ошибок в счетах и повторному их отправлению нанимателю.

Сотрудник бухгалтерии, занимающийся данным видом деятельности, имеет повременную заработную плату. Работая в режиме 8-часового рабочего дня 5 дней в неделю, заработная плата за месяц составляет 24 000 рублей. Количество рабочих дней в месяце 22. Сотрудник занимается не только операциями по услугам найма и ЖКХ, именно эти операции в среднем занимают 25% рабочего времени, то есть данная работа оплачивается в размере 6 000 рублей. В год на эту работу в денежном выражении тратится 72 000 рублей.

По данным бухгалтерии, в среднем количество нанимателей жилых помещений составляет 200 человек. То есть бухгалтер должен обработать 200 запросов на формирование счетов в месяц или 2400 запросов в год.

Таким образом, стоимость работы составляет 30 руб./запрос или 0,165человеко-час/запрос. Сам специалист предполагает, что вероятность допущения ошибки при расчетах составляет около 20%, что составляет 14 400 рублей в год.

Также неэффективными расходами являются траты на расходные материалы, такие как бумажные носители, канцелярские товары, картриджи для принтера:

Картридж - 2 000 рублей на 3 месяца = 667 руб./мес.;

Пачка бумаги (2 шт.) - 460 руб./мес.

Канцтовары - 100 руб./мес.

В общей сумме расходные материалы составляют 14 724 руб./год.

Существует также такой показатель, как упущенная прибыль ввиду неэффективной траты рабочего времени сотрудника. Из-за избыточности операций по формированию счетов, специалист не уделяет достаточно внимания должникам по оплате услуг, следовательно, не предоставляет соответствующие данные руководству, которое не может принять управленческое решение по разрешению данной проблемы. По оценке эксперта организации, упущенная выгода составляет около 10% от дохода по статье «найм жилья», что составляет 480 000 рублей в год. Таблица 3.1

Проблемы, требующие решения на основе информатизации

Качественное описание Количественное описание

Избыточная трудоемкость работы бухгалтера по обработке входных данных и расчету стоимости услуг найма и ЖКХ 72 000 руб/год

Избыточные затраты на расходные материалы 14 400 руб/год

Упущенный доход 480 000 руб/год

Цели проекта создания информационной системы «Учет услуг по найму жилья для общежития»:

1. Снизить трудовые затраты на обработку входных данных и расчету стоимости услуг найма и ЖКХ;

2. Сократить бумажный документооборот;

3. Минимизировать упущенный доход.

Вышеперечисленные цели должны быть достигнуты путем автоматизации функций, выполняемых персоналом вручную.

В результате внедрения информационной системы расходы на документооборот должны сократиться минимум в 2 раза, продолжительность обработки данных бухгалтером с 1,5 часов уменьшиться до 40 минут. Освободившееся рабочее время бухгалтер планирует потратить на работу с задолжниками для достижения цели минимизации упущенного дохода.

Из вышесказанного можно сделать вывод об основных экономических эффектах от внедрения ИС (таблица3.2) [21].

Таблица 3.2

Результаты проекта в предметной области

Цели проекта Факторы улучшения бизнес процессов в результате проекта Факторы экономической выгоды, получаемые в результате проекта Количествен ное выражение

Снижение трудовых затрат путем автоматизации основных функций, выполняемых бухгалтером Снижение трудоемкости выполняемых операций Экономия затрат на оплате труда специалиста 72 000 руб/год

Сокращение бумажного документооборота Увеличение точности при обработке информации для учета и анализа Экономия затрат на расходные материалы 14 400 руб/год

Упрощение процесса учета, хранения, обработки, выдачи Улучшение показателей оплаты услуг Дополнительный доход 480 000 руб/год

Так как показатель упущенный выгоды является субъективной оценкой эксперта, при расчете экономической эффективности проекта он не будет учтён.

При расчете экономической эффективности проекта используются следующие показатели:

1. Единовременные затраты по созданию состоят из суммы затрат на разработку включающую в себя оплату труда разработчика системы, на оборудование, на обучение персонала, а также накладные расходы(руб):

^ Краз + К-накл + ^птк (3.1)

где Краз - фонд оплаты труда разработчика;

Кнакл - накладные расходы;

5птк- общая стоимость закупок для программно-технического комплекса (ПТК) (компьютер, оргтехника и т.д.) (руб);

2. Тариф одного часа машинного времени работника регистратуры после внедрения проекта (руб/час):

З

Т = -

Тмаш РП*кг*п

З - суммарные годовые затраты, связанные с содержанием и эксплуатацией ЭВМ, включая затраты на содержание сетевого оборудования, оргтехники и т.д., руб./год;

FП - годовой эффективный фонд времени работы одной ЭВМ, час.;

^ - коэффициент готовности;

п - количество ЭВМ, шт.

3. Стоимостные затраты на решение задачи по базовому варианту (С0) и по предлагаемому варианту (Сх) определяются по формулам с учетом, что до внедрения ИС существовал полностью ручной процесс обработки (руб/год):

Вопросы студенческой науки Выпуск №16, декабрь 2017

Со = 1о*С0*У + нр*10*у + 7™, (3.2)

С1 = Ь1*С^*У + Н1*Ь1*У + ^ * Цптк * V + VIм (3.3) где Нр, Нр - средние накладные расходы до и после внедрения проекта (руб/(час* запрос)); Ь0,Ь1 - время, затрачиваемое специалистами регистратуры на предметную задачу в базовом и новом вариантах (час/запрос);

£Птк - среднее количество часов работы ПТК на решение предметной задачи до и после внедрения проекта (час/запрос);

С 0,СЗ - средняя заработная плата специалистов регистратуры до и после внедрения проекта (руб/час); V - средний объем задач работника регистратуры (запрос/год);

Цптк- тариф одного часа работа на ПТК специалиста регистратуры после внедрения проекта (руб/час); 7™, 7™ - затраты на расходные материалы до и после внедрения проекта (руб/год);

4. Трудовые показатели экономии:

a. Абсолютное снижение трудовых затрат, которое определяется по формуле (час/год):

Т = Т0- Т1, (3.5)

Т0=10* V,

т1 = г1*у

где Т0 - трудовые затраты специалистов регистратуры на обработку информации по базовому варианту (час/год);

Т1 - трудовые затраты специалистов на обработку информации по новому варианту (час/год); Ь0,Ь1 - время, затрачиваемое специалистами на предметную задачу в базовом и новом вариантах (час/запрос);

V- средний объем задач работника регистратуры (запрос/год).

b. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат определяется по формуле:

т

КТ= — * 100% (3.6)

То

где Т - трудовые затраты специалистов регистратуры на обработку информации по базовому варианту (час/год);

Т0 - трудовые затраты специалистов регистратуры на обработку информации по новому варианту (час/год);

c. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда:

Гт=Т-Г ( 3.7)

'1

5. Стоимостные показатели экономии: Экономия на оплате труда работников (руб/год):

СТ = С0Т - С1Т (3.8)

ГТ

где С0, Со - затраты до и после внедрения проекта (руб/год);

СоТ = 10 * СЗ * V, (3.9)

С1Т = 11*С?*У (3. 10)

£ о,11 - время затрачиваемое специалистами регистратуры на предметную задачу в базовом и новом вариантах (час/запрос);

С0,СЗ - средняя заработная плата специалистов до и после внедрения проекта (руб/час); V- средний объем задач работника регистратуры (запрос/год).

Так как количественное выражение фактора экономии на оплате труда специалиста составляет 60 000руб/год, то Ст> 60 000 (на основе таблицы 3.1).

Вопросы студенческой науки Выпуск №16, декабрь 2017

е. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат:

Кс = (^)*100% (3.11)

£ Индекс снижения стоимостных затрат:

Гс = Со7^, (3.12)

g. Экономия затрат на расходные материалы (руб/год):

ДСт = 70рм - (3.13)

где 70рм, - затраты на материалы соответственно в базовом и новом вариантах (руб/год). Так как фактор экономии затрат на расходные материалы составляет в количественном выражении 30 000 рублей, то ДСт> 30 000.

£ Абсолютное снижение эксплуатационных затрат определяется по формуле (руб/год):

С = С0-СХ (3.14)

где С0 - стоимостные затраты на решение задачи по базовому варианту (руб/год); С0- стоимостные затраты после внедрения проекта (руб/год).

6. Годовой экономический эффект:

Э = С — ЕН * К (3.15)

где С - годовая экономия (абсолютное снижение стоимостных затрат) (руб/год);

Ен - нормативный коэффициент эффективности единовременных затрат, равный 0,15 (15% по типовой методике расчетов);

К - единовременные затраты, связанные с созданием ИП (руб).

Годовой экономический эффект должен быть больше или равен нулю Э>0. В таком случае ИП считается эффективной.

7. Эффективность единовременных затрат, связанных с созданием ИП:

Рассчитывается как отношение разности между текущими затратами базового и предполагаемого вариантов к сумме единовременных затрат предполагаемого варианта:

Кэ = С/К (3.16)

где Кэ - эффективность единовременных затрат;

С - годовая экономия (абсолютное снижение стоимостных затрат) (руб/год); К - единовременные затраты, предполагаемого варианта (руб);

Показатель эффективности единовременных затрат на создание ИП должен быть больше единицы Кэ> 1.

8. Срок окупаемости единовременных затрат (год):

Ток = 1/Кэ (3.17)

где Кэ- эффективность единовременных затрат на создание ИП.

2. Организационно-экономические показатели эффективности проекта

Как уже было указано выше, в месяц сотрудник обрабатывает в среднем 200 запросов на формирование счетов. В год это составляет 2400 запросов.

Заработная плата специалиста формируется не только за выполнение операций по счетам за услуги, но и за другие операции. Заработная плата специалиста составляет 24 000 рублей в месяц при 8-часовом рабочем дне. Приняв за среднее количество рабочих дней в месяц за 22 дня, можно рассчитать среднюю заработную плату специалиста-бухгалтера за час:

24000 8*22

Для расчета единовременных затрат на создание проекта необходимо определить показатели времени,

Сбух = 0 от = 136 (РУб/час)

Вопросы студенческой науки Выпуск №16, декабрь 2017

затраченного на разработку ИС, обучение сотрудника работе с ИС. Время на разработку составляет 1 месяц в режиме 8-часового рабочего дня, что составляет:

Тр= 22 *8 = 176(час).

Для проектирования и разработки ИС был нанят сотрудник, чья заработная плата составила 12 000 рублей в месяц. Таким образом, средняя заработная плата разработчика составила:

12000

Сраз = 8»22 = 68 (РУб/час)

Так как до внедрения информационной системы «Учет услуг по найму жилья для общежития»в бухгалтерии уже имелась инфраструктура, с которой работал бухгалтер, и в состав которой входил компьютер с комплектующими и многофункциональное устройство, Закупка дополнительного оборудования не требуется. При разработке информационной системы также использовался уже имеющийся в организации компьютер.

1. Единовременные затраты по созданию проекта К (руб/час) по формуле (3.1):

К = 12 000 * (1 + 0,3) * (1 + 0,2) + 5% * 12 000 + 0 = 19 320 рублей

2. Тариф одного часа машинного времени ПТК

548 + 19320 + 20000 ^ = 1972 * 0,9 * 1 = 22М Руб.

Показатель До внедрения проекта После внедрения проекта

Средний объем задач в предметной области, V (запрос/год) 2400 2400

Время, затрачиваемое специалистами на предметную задачу, t0,t1 (человек — час/запрос) 0,165 0,07

Средняя заработная плата специалиста в предметной области, Cq, С1 (руб/час) 136 136

Средние накладные расходы (5% от ФОТ), Нр,Нр (руб/час) 10,6 10,6

Тариф 1 час машинного времени Тптк (руб/час) 0 22,46

Среднее количество часов машинного времени на решение предметной задачи, t!1™ (час/запрос) 0 0,07

Затраты на расходные материалы 7™, 7™ (руб/год) 14 724 6 576

Единовременные затраты, K 0 19 320

По формулам, приведенным пункте 3.1. и исходным данным, представленным в Таблице 3.3, рассчитываются показатели затрат.

3. Стоимостные затраты на решение задачи по базовому варианту (С0) и по предлагаемому варианту (С1) определяются по формулам (3.2) и (3.3) (руб/год):

С0 = 0,165 * 136 * 2400 + 10,6 * 0,165 *2 400 + 14 724 = 72 777,6 руб/год С1 = 0,07 * 136 * 2400 + 10,6 * 0,07 * 2400 + 0,67 * 22,46 * 2400 + 6576 = 31 219,8 руб/год

4. Расчет показателей эффекта. Трудовые показатели экономии:

a. Абсолютное снижение трудовых затрат, которое определяется по формуле (3.5) (час/год):

Т= 396 - 168 = 228 час/год Т0 = 0,165 * 2400 = 396 час/год Т1 = 0,07 * 2400 = 168 час/год

b. Коэффициент относительного снижения трудовых затрат определяется по формуле (3.6):

Вопросы студенческой науки Выпуск №16, декабрь 2017

228

КТ = — * 100% = 58% 396

с. Индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда по формуле (3.7):

396

^ = 168 = 2,36

5. Стоимостные показатели экономии:

a. Экономия на оплате труда работников (руб/год):

Абсолютное снижение стоимостных затрат определим по формуле (3.8) (руб/год):

ДСГ = 14724 — 6576 = 8 148 руб./год По формулам (3.9) и (3.10) определим затраты до и после внедрения проекта (руб/год):

С/ = 0,165 * 136 * 2400 = 53 856 руб./год С/ = 0,07 * 136 * 2400 = 22 848 руб./год

b. Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат по формуле (3.11):

8 148 53 856

c. Индекс снижения стоимостных затрат по формуле (3.12):

Кс = * 100% = 15%

53 856

К = -= 2,36

с 22 848 ,

± Экономия затрат на расходные материалы по формуле (3.13) (руб/год):

ДСт = 14 724 — 6576 = 8148 руб./год е. Абсолютное снижение стоимостных затрат определяется по формуле (3.14) (руб/год). Разница между стоимостными затратами базового варианта и после внедрения ИП:

С = 72 777,6 — 31 219,8 = 41 557,6 руб./год

6. Расчет показателей эффективности:

Годовой экономический эффект по формуле (3.15) (руб/год):

Э = 41 557,6 — 0,15 * 19 320 = 38 659,6 руб./год

7. Эффективность единовременных затрат, связанных с созданием ИП по формуле (3.16) (руб):

41 557,6

*э = -112Г = 2,15

8. Срок окупаемости единовременных затрат (год) по формуле (3.17):

1

= 215 = 0,47 года Таким образом, выполняется условие 0 < < 3.

Таблица 3.4

Показатели до и после внедрения проекта

Показатель До После

Затраты на оплату труда специалистов (руб/год) 53 856 22 848

Затраты на расходные материалы (руб/год) 14 724 6576

Затраты на программно-технический комплекс (руб/год) 0 36 115

Затраты на накладные расходы (руб/год) 4 197,6 1780,8

Текущие затраты (руб/год) 72 777,6 31 219,8

80000

70000

60000

50000

40000

30000

20000

10000

I Затраты на оплату труда специалистов (руб/год)

Затраты на расходные материалы (руб/год)

¡Затраты на программно-технический комплекс (руб/год)

Затраты на накладные расходы (руб/год)

Текущие затраты (руб/год)

До

После

Рис. 3.1Сравнение показателей затрат до и после внедрения проекта

0

50000 40000 30000 20000 10000 0

-10000 -20000 -30000 -40000

Затраты на оплату труда специалистов (руб/год)

Затраты на расходные материалы (руб/год)

Затраты на программно-технический комплекс (руб/год)

Затраты на накладные расходы (руб/год)

Текущие затраты (руб/год)

Рис. 3.2. Сравнение итоговых показателей затрат.

3. Выводы и предложения

В результате внедрения информационной системы «Учет услуг по найму жилья для общежития» стоимостные затраты снизились на 15%, а производительность труда за счет этого увеличилась в 2,36.

Годовой экономический эффект (Э) равен 426 958 руб. Эффективность единовременных затрат (КЭ) оставляет 22,25. Это позволяет сделать вывод об эффективности проекта.

В результате работы выполнены все задачи и достигнуты поставленные цели создания информационной системы, заявленные на этапе проектирования.

Для эффективного использования ИС рекомендуется разработка должностных инструкций по использования ИС, методика профилактических работ по поддержанию ИС и ПК в работоспособном состоянии на регулярной основе. Также руководству рекомендуется провести обучение персонала работе с ИС во избежание ошибочного

использования созданных функций, неграмотного обращения со средствами ИС и неполным использованием её возможностей, включенных в функционал системы.

Для поддержания эффективности ИС необходимо также поддерживать базы данных в актуальном состоянии, потому рекомендуется обновлять БД во избежание избыточности данных и их недостоверности.

Экономические расчеты, проведенные в ходе оценки экономической эффективности проекта, дают основание утверждать, что проект выгоден, проектные решения приняты правильно и целесообразно. Организация-заказчик получает выгодный программный продукт.

Список используемой литературы:

1) Коновалова А.С. Руководство к методическим указаниям по разделу «Обоснование экономической эффективности проекта» дипломного проекта по специальности 3514 «Прикладная информатика (в экономике)». -ТвГТУ, 2006.

2) Дзюбенко А.Л., Ильин А.А., Мишин П.Н. и др. Информационные технологии управления: Учебное пособие. - М.: 2006. - 192 с.

3) Вылегжанина А.О. Информационно-технологическое и программное обеспечение управления проектом. - М.Берлин: Директ-Медиа, 2015. - 429 с.