CC BY
1019
Интернет-журнал «Науковедение» ISSN 2223-5167 http ://naukovedenie.ru/ Том 7, №2 (2015) http ://naukovedenie. ru/index.php?p=vol7-2 URL статьи: http://naukovedenie.ru/PDF/86EVN215.pdf DOI: 10.15862/86EVN215 (http://dx.doi.org/10.15862/86EVN215)
УДК 334.024
Никитская Елена Федоровна
ФГБОУ ВПО «Московский государственный университета экономики, статистики и информатики»
Россия, Москва1 Доктор экономических наук Заведующая кафедрами «Управления социально-экономическими процессами» и 08.00.05 «Экономика и управление народным хозяйством»
E-mail: [email protected]
Гаранина Галина Геннадиевна
ФГБОУ ВПО «Московский государственный университета экономики, статистики и информатики»
Россия, Москва
Аспирант кафедры «Общего менеджмента и предпринимательства»
E-mail: [email protected]
Оценка эффективности организационно-управленческих
инновации как результата внедрения системы электронного документооборота
1 119501, г. Москва, ул. Нежинская, д. 7, ком. 332
Аннотация. Экономическая эффективность является широко применяемой в хозяйственной практике категорией, однако существует немало ситуаций, которые обуславливают неопределенность в проведении соответствующих оценочных процедур. В первую очередь это касается эффективности управленческой деятельности, поскольку не представляется возможным точно определить часть эффекта, возникающая под влиянием процессов управления. В статье рассматривается оценка эффективности организационно-управленческих инноваций, основанных на внедрении информационных технологий, которая представляет собой еще более сложную задачу, так как в этом случае необходимо выявить результативность внедрения новых информационных технологий в систему управления компанией. Для решения этой задачи идентифицированы разнообразные виды прямых и косвенных эффектов, которые соотносятся соответственно с прямым и косвенным влиянием на доходы и расходы, генерируемые сферой управления. Наряду с этим, определена сама возможность оценки эффекта и эффективности, в зависимости от чего установлен явный либо неявный характер оцениваемых показателей. Обосновано, что прямая оценка эффективности организационно-управленческих инноваций непосредственно связана с расчетом и оценкой эффекта от экономии эксплуатационных затрат, а в качестве косвенных показателей эффективности авторами предложены система показателей рентабельности и деловой активности. В зависимости от временного горизонта действия управленческих решений установлена взаимосвязь экономической эффективности с получением организационными структурами стратегических и тактических выгод.
Ключевые слова: организационно-управленческие инновации; информационные технологии; инновационная среда; инвестиционный проект; документационное обеспечение управления; прямой эффект; косвенный эффект; экономическая эффективность; рентабельность; управленческие расходы; прямая и косвенная оценка; стратегические и тактические выгоды.
Ссылка для цитирования этой статьи:
Никитская Е.Ф., Гаранина Г.Г. Оценка эффективности организационно-управленческих инноваций как результата внедрения системы электронного документооборота // Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» Том 7, №2 (2015) http://naukovedenie.ru/PDF/86EVN215.pdf (доступ свободный). Загл. с экрана. Яз. рус., англ. DOI: 10.15862/86EVN215
Оценка эффективности организационно-управленческих инноваций является чрезвычайно сложной задачей, поскольку, с одной стороны, возникает необходимость установить результативность внедрения новых информационных технологий как таковых, с другой стороны, определить их влияние на процессы управленческой деятельности компании в целом. Среди специалистов существует диаметрально противоположные позиции по поводу окупаемости инновационных проектов, связанных с совершенствованием информационного обеспечения управления. Так на Западе информационная среда компании рассматривается один из инфраструктурных компонентов IT-архитектуры организации. Как следствие, инновационные проекты такого рода рассматриваются как затратные, обеспечивающие совершенствование инновационной среды и не предполагающие коммерческой выгоды, а расходы на них представляют собой «cost of doing business», т.е. расходы на формирование системы, необходимой для ведения бизнеса.
Согласно другой точке зрения, несмотря на значительные затраты, проекты внедрения IT-технологий являются окупаемыми2. Как следствие сформировалось два подхода к оценке эффективности ECM-решений, т.е. решений, связанных с корпоративным информационным контентом и его архитектурой3:
• обосновывать и рассчитывать окупаемость информационной системы не следует вследствие ее инфраструктурной природы;
• оценивать эффективность необходимо, ориентируясь либо на традиционный расчет экономической рентабельности [5], либо на явные и неявные выгоды [6].
Специфика организационно-управленческих инноваций в области СЭД полностью соответствует вышеприведенным рассуждениям, следовательно, вопрос оценки их эффективности также может подразумевать отказ от проведения данной оценки или применение того или иного методического инструментария ее реализующего. Позиции, соответствующей первому подходу придерживается Е.Е. Сидорова [12], А.Н. Асаул и др. [7], которые утверждают, что оценить эффективность организационно-управленческих инноваций традиционными способами не представляется возможным, так как эффективность от их реализации проявляется косвенным образом. Этой же позиции придерживаются, таким мнением нельзя согласиться, поскольку осуществление компанией затрат, не приносящих определенного экономического эффекта не соответствует принципам экономической рациональности.
Следует отметить, что в литературе не существует четкого набора критериев для оценки эффективности проектного управления, особенно проектного управления инновациями, поэтому оценка эффективности является сложным процессом. Довольно распространенной позицией является рассмотрение эффективности как многокритериального интегрального показателя. В частности, Ю.В. Бакланова утверждает, что при оценке эффективности необходимо рассматривать набор показателей по различным аспектам проектной деятельности (финансовым, временным, методологическим, организационным и др.) [1]. На необходимость исследования ряда основных факторов с целью повышения эффективности использования информационных ресурсов в процессах управления указывает И.В. Хатеев [13].
Ряд авторов связывают эффективность с возможностью экономии разного рода текущих затрат. Так, например, Р.С. Севостьянов ставит вопрос об энергоэффективности,
2Оценка экономической эффективности ЕСМ-решений. Режим доступа: http://elarchivo.ru/?p=925.
3 Там же.
возникающей в результате оптимизации бизнес-процессов и приводящей к снижению коммунальных услуг за счет снижения нагрузки на информационно-телекоммуникационную систему организаций. [11]. В этой связи В.Васильев для оценки энергоэффективности предлагает использовать два параметра: коэффициент эффективности использования энергии и коэффициент эффективности инженерной инфраструктуры Первый параметр показывает отношение используемой мощности объекта к мощности, потребляемой непосредственно ГГ-нагрузкой [2].
В теории экономической эффективности разграничены категории «эффект» и «эффективность». Под эффектом в широком смысле понимается: 1) действие как результат чего-то; 2) результат, следствие каких-либо причин, действий4. В узком смысле эффект определяется как разность между результатами деятельности хозяйствующего субъекта и произведенными для их получения затратами на изменения условий деятельности. В узком смысле, как указывают Б.А. Райзберг и др., эффект может измеряться в материальном, денежном, социальном (социальный эффект) выражении [10]. Именно такой подход использован в таблице 1 где идентифицированы виды положительного эффекта внедрения инноваций посредством СЭД и соотнесены с такими категориями эффектов информационной системы как явные и неявные [6], прямые и косвенные.
4 Словари и энциклопедии на Академике. Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/enc3p/338854
Таблица 1
Виды эффекта от внедрения инноваций на базе системы электронного документооборота и возможности их оценки (составлено с авторами)
Категории эффектов Количественная
Виды положительных эффектов явный / прямой/ оценка (возможна
неявный косвенный /затруднена)
Снижение затрат рабочего времени явный прямой возможна
Экономия фонда оплаты труда явный прямой возможна
Снижения материальных затрат явный прямой возможна
Экономия пространственных ресурсов явный прямой возможна
Снижение себестоимости продукции явный прямой возможна
Экономия финансовых ресурсов явный прямой возможна
Снижения управленческих затрат явный косвенный возможна
Повышение качества обслуживания клиентов неявный косвенный затруднена
Оптимизация организационной структуры неявный косвенный затруднена
Исключение потерь информации неявный косвенный затруднена
Устранение дублирования информации неявный косвенный затруднена
Повышение уровня информационной безопасности неявный косвенный затруднена
Контроль исполнительской дисциплины неявный косвенный затруднена
Повышение лояльности клиентов и сотрудников неявный косвенный затруднена
Совершенствование коммуникативного взаимодействия неявный косвенный затруднена
Возникновение синергетических эф-
фектов в поддержке контактов с клиен- неявный косвенный затруднена
тами
Снижение экономических рисков неявный косвенный затруднена
Исходя из таблицы 1 можно сделать вывод о том, что особенности организационно-управленческих инноваций, позволяют достаточно точно оценить прямой экономический эффект от их введения. В то же время, большое значение для компаний имеет косвенный эффект, виды которого весьма разнообразны, что позволяет проводить многостороннюю оценку результативности инновационных изменений на базе системы электронного документооборота (далее — СЭД), (табл. 2). Заметим, что СЭД как элемент инновационной среды способна обеспечить построение единого информационного пространства в компании, обеспечив очередность движения, восприятия, преобразования, фиксации и хранения определенного набора документов в рамках организационной структуры компании. Вместе с тем, оценка косвенного эффекта от ее внедрения методологически разработана слабо, сложна, трудоемка и при этом неточна.
Таблица 2
Виды эффективности от внедрения инноваций на базе системы электронного документооборота и возможности их оценки (составлено авторами)
Виды эффективности Эффект, соответствующий показателю эффективности Количественная оценка (возможна/ затруднена)
явный / неявный прямой/ косвенный
Производительность персонала явный косвенный возможна
Затратность управленческой деятельности явный косвенный возможна
Рентабельность управленческой деятельности явный косвенный возможна
Эффективности системы управления явный косвенный возможна
Общая рентабельность деятельности компании явный косвенный возможна
Деловая активность (оборачиваемость) явный косвенный возможна
Скорость принятия управленческих решений неявный косвенный затруднена
Эффективность коммуникативных взаимодействий неявный косвенный затруднена
Точной, универсальной формулы для оценки эффективности внедрения новых информационных технологий и организационно-управленческих инноваций, реализуемых на их основе, не существует. Для оценочных процедур имеют значения как прямые, так и косвенные эффекты, которые связаны соответственно с прямым и косвенным влиянием на доходы и расходы. Что касается явных и неявных эффектов, то они идентифицируются в данном контексте в зависимости от возможности их непосредственно наблюдать и оценивать.
Эффективность как экономическая категория даже в экономическом смысле определяется многозначно. По аналогии с понятием «эффект» выделяется широкий и узкий подходы к определению его сущности. В широком смысле это:
• достижение каких-либо определенных результатов с минимально возможными издержками;
• получение максимально возможного объема продукции из данного количества ресурсов;
• распределение имеющихся в наличии ресурсов между отраслями таким образом, что невозможно увеличить объем производства каких-либо товаров без сокращения объема производства других товаров5.
Приведенные подходы не применимы для проведения оценочных расчетов, поэтому необходимо воспользоваться более предметным смыслом данного понятия. Под эффективностью будем понимать относительный эффект (результативность) процесса, или проекта, определяемого как отношение эффекта (результата) к затратам, которые обеспечили его получение. При этом необходимо учесть, что наиболее обобщенную оценку
5Экономический словарь Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/econ_dict/16954. 6
эффективности деятельность хозяйствующих субъектов дает система показателей рентабельности [9].
Традиционно эффективность системы управления оценивается при помощи финансовых коэффициентов, рассчитываемых на основе конечных результатов деятельности организации и затрат на управление. В качестве показателей, характеризующих конечные результаты, могут рассматриваться выручка, прибыль, себестоимость, качество продукции, сроки окупаемости инвестиций и т.п. Исходя из этого, оценка эффективности системы управления может быть реализована через оценку показателей рентабельности и деловой активности. В таблице 3 приведены результаты расчета показателей по данным финансовой отчетности ОАО «АЛРОСА», которые косвенным образом характеризуют эффективность организационно-управленческих инноваций, внедренных на базе СЭД.
Таблица 3
Косвенные показатели эффективности организационно-управленческих инноваций, внедренных на базе СЭД в ОАО АЛРОСА за период 2008- 2012 гг.*
(рассчитано авторами)
Наименование показателей Тенденция изменения 2008 2009 2010 2011 2012
Рентабельность продаж, % рост 31,4 23,7 54,3 28,8 40,1
Рентабельность активов, % рост 0,7 0,8 10,5 2,5 11,7
Рентабельность собственного капитала, % рост 1,2 1,5 18,8 4,4 17,0
Ресурсоотдача (оборачиваемость капитала) рост 0,3 0,2 0,3 0,4 0,4
Отношение управленческих расходов к себестоимости, % снижение 26,9 23,7 17,06 24,7 23,3
Отношение управленческих расходов к валовой прибыли, % снижение 0,3 0,3 0,1 0,2 0,2
Рентабельность управленческой деятельности по чистой прибыли, % рост 14,9 26,5 88,2 250,4 290,5
Рентабельность продаж, рентабельность активов, рентабельность собственного капитала и ресурсоотдача наиболее опосредованно выражают эффективность СЭД, причем для оценки ее влияния имеет значение не столько уровень, сколько динамика показателей. В целом, уровень показателей ОАО «АЛРОСА» демонстрирует несоответствие масштабов имущества масштабам выручки, связанной с предметом деятельности, что выражается в низком уровне рентабельности активов и оборачиваемости капитала. В то же время, рентабельность управленческой деятельности по чистой прибыли, более тесно связанной с управленческой расходами, показывает в динамике резкий рост и чрезвычайно высокий уровень. Можно предположить, что это является следствием влияния организационно-управленческих инноваций.
Необходимо подчеркнуть, что эффект от реализации организационно-управленческих инноваций посредством информационных технологий не является мгновенным и может быть незаметен долгое время, вследствие чего на практике компании откладывают инвестирование денежных средств в развитие обеспечивающих бизнес-процессов. В частности, это связано с отсутствием адекватной системы оценочных показателей эффективности как результата внедрения организационно-управленческих инноваций.
Отношение управленческих расходов к себестоимости и к валовой прибыли имеют положительную тенденцию к снижению. Расчеты по данным ОАО «АЛРОСА» выявили ситуацию небольшого снижения этих показателей в 2012 г. по сравнению с 2008 г., что оправдывает факт внедрения организационно-управленческих инноваций.
На рисунке 1 представлена общая схема механизма получения экономической эффективности посредством инновационного развития системы документационного обеспечения управления (ДОУ) компании. Выделены два типа выгод, которые получает компания в результате инновационного развития сферы деятельности — стратегические и тактические [4].
Рисунок 1. Общая схема механизма получения экономической эффективности посредством инновационного развития системы ДОУ компании (составлено авторами)
Стратегические выгоды ориентированы на стратегические цели компании, представляющие собой результаты, которые должны быть достигнуты в долгосрочном периоде. Они представляют собой преимущества, получаемые компанией за счет качественного улучшения процессов в области управленческой деятельности, количественно выражаемые через показатели косвенного эффекта. Стратегические выгоды выявляются и оцениваются исходя из общих показателей эффективности деятельности компании. Наряду с этим, преимущества, количественная оценка которых затруднена, определяются методом экспертных оценок.
Тактические выгоды имеют значение в краткосрочном периоде, связаны с операционной деятельностью компании и представляют собой преимущества, приобретаемые компанией за счет снижения эксплуатационных затрат с возможностью их прямой оценки. Показатели эффективности в соотношение с типом преимущества представлены автором в табличной форме (табл. 4).
Расчеты и количественная оценка эксплуатационных затрат, а также затрат на оплату труда управленческого персонала приведены в таблице 5. Аналитические данные получены в ходе анализа внутренней документации компании (технико-экономическое обоснование инвестирования в проекты внедрения информационных систем), а также путем экспертных оценок. Прямая экономическая эффективность достигается посредством снижения затрат и экономии финансовых ресурсов компании. Согласно расчетам, при внедрении организационно-управленческих инноваций на базе СЭД компания экономит порядка 21,5 млн. рублей. С учетом того, что сумма инвестиций в проект внедрения организационно-управленческих инноваций на базе СЭД в горнорудной компании «АЛРОСА» составила 53 млн. рублей, можно судить о быстром возврате инвестиций.
Срок окупаемости инвестиций в проект составляет не более 3 лет, что свидетельствует об эффективности проекта. К 2016 году ожидается полная окупаемость проекта по внедрению СЭД в АК «АЛРОСА» ОАО.
Реализация организационно-управленческих инноваций на базе внедрения СЭД позволяет крупной, территориально-распределенной компании снизить затраты в целом по компании, включая входящие в ее состав подразделения, на списание бумаги, расходы и затраты, связанные с печатанием бумажных документов, заменой картриджей, обслуживанием орг. техники и другие расходы.
Помимо экономии материальных затрат, внедрение СЭД позволит компании получить экономию фонда заработной платы работников служб ДОУ компании за счет снижения численности сотрудников данной категории. Снижение численности определено экспертным путем на основе анализа временных затрат на обработку документации с использованием и без использования СЭД. Анализ показал, что при работе в СЭД временные затраты значительно ниже в сравнении с традиционной практикой ведения документооборота [3].
Экономическая эффективность от внедрения организационно-управленческих инноваций в компании определяется путем оптимизации накладных расходов себестоимости продукции за счет экономии на управленческих операциях посредством экономии временных, пространственных, финансовых и человеческих ресурсов при использовании электронного документооборота.
Согласно графику финансирования проекта внедрения СЭД в горнорудной компании «АЛРОСА», инвестирование в проект проходило в два этапа: в 2010 г. сумма инвестиций составила 20 млн. рублей, в 2011 г. — 33 млн. рублей, в 2012 г. система была запущена в промышленную эксплуатацию.
Показатели, косвенным образом улучшающие экономику компании, составляют доходную часть в методике расчета экономической эффективности проекта внедрения СЭД. Чистый дисконтированный доход (Net Present Value, NPV), отражающий эффект от проекта в абсолютных единицах с учетом ставки дисконтирования, может быть рассчитан по следующей формуле:
NPV = PV+EFV/(1 + г)\
где PV — текущие вложения в проект, FV - будущие вложения в проект, r — коэффициент дисконтирования, i — период реализации проекта.
Таблица 4
Система показателей оценки эффективности организационно-управленческих инноваций (на примере системы ДОУ компании), (составлено авторами)
Вид выгоды Показатели эффекта и эффективности Вид преимущества
Производительность труда управленческого персонала компании Прозрачность типовых процессов ДОУ (согласование, подписание, утверждение, рассмотрение документов), возможность мониторинга процессов ДОУ в режиме реального времени; Возможность коллективной работы с документами.
а * У У а & !3 Контроля исполнительской дисциплины в рамках компании Возможность получения разнородной отчетной информации по исполнению поручений, в т.ч. и промежуточной; Контроль сроков исполнения; Прозрачность процесса исполнения управленческого решения (мониторинг в режиме реально времени).
Эффективности коммуникативного взаимодействия Доставка, рассмотрение и исполнение документации в режиме реального времени.
1 Уровень информационной безопасности компании Многоуровневое разграничение прав доступа пользователей к информационно -документальному массиву; Централизованное управление сетевыми ресурсами и применение единой политики безопасности; Сохранность документов и удобство их хранения в едином информационно-документальном массиве компании.
Экономия фонда оплаты труда (ФОТ) Снижение трудозатрат управленческого персонала; Снижение трудозатрат на обслуживание программно-аппаратных комплексов подразделений посредством централизованного сопровождения; Сокращение нагрузки и оптимизация численности делопроизводственного персонала.
Тактические Экономия рабочего времени Ускорение типовых процессов обработки, доставки, рассмотрения и исполнения документов; Возможность удаленной работы с информационно-документальным массивом.
Экономия финансовых ресурсов Снижение материальных затрат на приобретение нового оборудования за счет вывода из эксплуатации дублирующих информационных систем (ИС), в т.ч. в подразделениях компании; Снижение затрат на расходные материалы (бумага, краска для печатных и копировально-множительных устройств); Снижение энергозатрат (экономия электроэнергии) за счет вывода из эксплуатации дублирующего оборудования, в т.ч. в подразделениях компании; Снижение транспортных расходов на доставку документов в удаленные подразделения компании; Снижение издержек на сопровождение разнородных информационных систем.
Экономия пространственных ресурсов Освобождение физического места для хранения документов.
http://naukovedenie.ru 86ЕУШ15
Таблица 5
Количественная оценка эксплуатационных затрат и затрат на оплату труда делопроизводственного персонала (на примере АК «АЛРОСА»), (рассчитано авторами)
Наимен. статьи расходов и затрат Формула количественной оценки затрат Данные для расчета суммы экономии затрат в год (руб.) Примечание*
1 2 3 4
Затраты на расходные материалы (бумага) Зб. = (КхСхС1) хЧхД, где К - среднее количество листов бумаги формата А4 в день на одного человека; С - стоимость одного листа бумаги формата А4; С1 - стоимость печати одного листа бумаги формата А4; Ч - общая численность рабочих мест СЭД; Д -среднее число рабочих дней в году; Зб. - показатель эффективности, определяющий сумму снижения затрат на расходные материалы (бумага) в рублях. К=10 листов*, С=0,5 руб., С1=0,7 руб., Ч=2503 чел., Д=251 день. Данные для количественной оценки показателя эффективности, выраженного в снижении затрат на расходные материалы (бумага), получены экспертным путем в рамках анализа информационной инфраструктуры горнорудной компании «АЛРОСА». Экономия материальных затрат рассчитана в ценах 2010 г.
Зб.=10х0,5х0,7х 2503х251= =7539036 (руб.), т.е. экономия составляет примерно 7,5 млн. руб. в год
Затраты на эксплуата-цоборудов. (расход электроэнергии) Зэ. = (Кобщ. хр) хС2х (ХхТ1хТ2), где Кобщ. - общее количество используемого серверного оборудования по всем подразделениям компании; Р - средняя потребляемая мощность одним сервером; Т - количество часов в сутках; Т1 - среднее количество дней в месяце; Т2 - количество месяцев в году; С2 -стоимость одного кВТ/ч. электроэнергии в рублях; Зэ. - показатель эффективности, определяющий снижения затрат на электроэнергию при выводе из эксплуатации дублирующего серверного оборудования в рублях. Кобщ.=119 шт., Р=1,2 кВт/ч., Т=24 часа, Т1=30 дней, Т2=12 месяцев, С2=3,5 руб. Зэ. =(П9х1,2) х3,5х (24х30х12)= =4318272 (руб.), т.е. экономия составляет примерно 4,3 млн. руб. в год Экономия затрат на электроэнергию достигается посредством вывода из эксплуатации оборудования, выполняющего дублирующие функции в подразделениях компании. Расчет произведен по цене 1 квт/часа 2010 года без НДС. Средняя потребляемая мощность на 1 сервер взята исходя из технических параметров серверного оборудования.
Оплата труда де-лопроиз-водствен-ного персонала Зот = (Ч2-Ч1) хЗПх12, где ЗП - средняя заработная плата сотрудника службы ДОУ в месяц в рублях; Ч2-общее количество сотрудников служб ДОУ в рамках компании, человек; Ч1- ко- ЗП=18000 руб., Ч2=204 чел., Ч1=159 чел., Экономия фонда заработной платы от снижения трудозатрат приведена по средней заработной плате 2010 года по категориям ра-
Зот.=(204-159) х18000х12=
Наимен. статьи расходов и затрат Формула количественной оценки затрат Данные для расчета суммы экономии затрат в год (руб.) Примечание*
личество сотрудников служб ДОУ с учетом снижения и оптимизации численности делопроизводственного персонала; Зот. - показатель эффективности, определяющий сумму экономии фонда заработной платы в рублях. 9720000 (руб.), т.е. экономия составляет примерно 9,7 млн. руб. в год ботников.
Таким образом, с учетом графика инвестирования проекта рассчитаем NPV проекта внедрения СЭД в компании «АЛРОСА», если ставка дисконтирования равна 10% (0,83% в месяц) и период реализации проекта равен 9 месяцам. Резюмируя итог, получаем NPV=10 млн.руб. Положительное значение экономического показателя NPV позволяет судить о рентабельности (привлекательности) проекта и быстром возврате инвестиций в него в виде денежной прибыли.
Внедрение организационно-управленческих инноваций посредством СЭД способствует повышению качества информационных ресурсов компании, обеспечивая надежность, своевременность, полноту получаемой информации. Эффективное использование информационных ресурсов приводит к увеличению скорости и результативности выполнения бизнес-процессов компании, что в свою очередь оказывает влияние на экономический рост компании в целом [14].
В России «АЛРОСА» формирует экономику такого крупного региона, как Якутия. В таких условиях система коммуникаций является важнейшим фактором успеха компании. АЛРОСА вносит весомый вклад в развитие регионов, в которых работают предприятия компании. В связи с этим важным тактическим преимуществом становится сокращение затрат на доставку документов в удаленные подразделения предприятия.
Эффективность использования информационной системы в компании дополнительно можно оценивать при помощи показателя ROI (возврат на вложенные инвестиции (Return On Investment)). Методика расчета ROI определяется формулой, которая представляет собой отношение суммарного эффекта от автоматизации к объему инвестиций в нее. Сложность состоит в выборе значений показателей, которые необходимо использовать при расчете. Основную сложность составляет грамотное определение преимуществ от внедрения организационно-управленческих инноваций посредством СЭД и представление их в виде финансовых показателей.
Эффективность внедрения и, соответственно, показатель ROI зависят из следующих факторов:
общие инвестиционные вложения в поиск, приобретение и внедрение информационной системы — совокупные разовые вложения, которые составляют затратную часть при расчете экономического эффекта;
изменение в структуре затрат компании после внедрения системы — при эффективном проекте внедрения этот фактор являет собой доходную часть расчета, но в определенных случаях совокупные затраты компании могут и
увеличиться после внедрения системы, тогда данный фактор станет затратной частью при расчете ROI;
• улучшение операционных показателей деятельности в результате внедрения — факторы, косвенным образом улучшающие экономику компании, составляя тем самым доходную часть в алгоритме расчета ROI [14].
Оценку ROI целесообразно делать несколько раз в процессе внедрения организационно-управленческих инноваций посредством СЭД. Первый расчет прогнозного значения производится на этапе предварительного анализа и обоснования внедрения системы в целом. В расчетах используется опыт завершенных проектов и экспертные оценки ожидаемого эффекта руководителей и ключевых специалистов. Второй расчет прогнозного значения делается по завершении предпроектного обследования, которое заключается в описании процессов компании и анализе возможности их оптимизации и автоматизации. Третий расчет должен быть произведен после внедрения системы, спустя достаточный период времени, чтобы увидеть реальный результат. По возможности используются реальные данные об изменениях, но также применяются экспертные оценки для тех областей бизнеса, где численный расчет невозможен.
Прежде всего необходимо определить горизонт, на котором будет оцениваться эффект от внедрения системы. Он зависит от динамики бизнеса, горизонта стратегического планирования, принятого в компании, и других факторов (размера инвестиций, оценки периода получения эффекта и т.д.). На следующем шаге осуществляется оценка влияния основных показателей эффективности автоматизируемых процессов на значение ROI. Еще можно выделить операционные риски, которые будут устранены в ходе автоматизации, что также должно повлиять на улучшение точности. Именно эти процессы и показатели будут участвовать в дальнейших расчетах ROI.
Внедрение СЭД направлено на повышение качества используемой в компании информации (ее надежности, доступности, точности, полноты, своевременности, конфиденциальности и т.д.), а также на повышение эффективности отдельных процедур и сквозных процессов компании. Эти два аспекта тесно взаимосвязаны: повышение качества информации увеличивает скорость и результативность выполнения операций, а грамотно выстроенные процессы улучшают свойства используемой информации. Большое значение имеет анализ бизнес-процессов, автоматизируемых в ходе внедрения.
В первую очередь от внедрения организационно-управленческих инноваций в сферу документационного обеспечения ожидается сокращение времени выполнения управленческих процессов, экономия ресурсов, повышение качества результатов отдельных операций, прозрачность деятельности и, соответственно, снижение затрат на управление. Все перечисленные факторы приводят к необходимости оценивать влияние внедряемой системы на бизнес-процессы компании и, как следствие, на ее экономику. Улучшение процессов документационного обеспечения необходимо как с точки зрения экономии, так и с учетом таких факторов, как выход на новые рынки, повышение гибкости компании при обслуживании клиентов, достижение заданного уровня качества обслуживания.
ЛИТЕРАТУРА
1. Бакланова Ю.В. Оценка эффективности управления региональными инновациями // Управление инновациями. Электронный научный журнал. 2010. № 2. Режим доступа: http://www.uecs.ru/demografiya/item/165-2011-03-23-08-23-01 (доступ свободный). загл. с экрана. яз. рус.
2. Васильев В. Эффективный ЦОД в российских условиях // PC Week/RE. 2013. (апрель). Режим доступа: http://www.eaton.ru/ecm/groups/public/@pub/@eatonru/d ocuments/content/pct_479673.pdf.
3. Гаранина Г.Г. Анализ эффективности электронного документооборота. // Материалы 26-й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления-2011». 2011.Вып. № 1 С. 84-85.
4. Гаранина Г.Г. Оценка экономической эффективности организационно-управленческих инноваций (на примере документооборота) // Электронное научно-практическое периодическое издание «Экономика и социум» 2014. № 1(10). Режим доступа: http://www.iupr.ru. (доступ свободный). загл. с экрана. яз. рус.
5. Кригер А.Б. Информационный менеджмент: Учебное пособие. Владивосток: ДВГУ. 2004. Режим доступа: http://economic-info.biz/informatsionnyiy-menedjment/412-primeryi-otsenki-ekonomicheskoy.html (дата обращения: 02.04.2015).
6. Марданов А.З. Экономические эффекты от внедрения CRM. Режим доступа: http://www.cfin.ru/itm/crm/effects.shtml (дата обращения: 03.04.2015).
7. Модернизация экономики на основе технологических инноваций / А.Н. Асаул, Б.М. Карпов, В.Б. Перевязкин, М.К. Старовойтов. СПб: АНО ИПЭВ, 2008. 606 с.
8. Никитская Е.Ф. Оценка инвестиционной привлекательности в инновационной экономике с позиций внешних пользователей // Экономический анализ № 5 (356). 2014. С. 12-26.
9. Никитская Е.Ф. Финансовый анализ: учебное пособие. Одинцово «Одинцовский гуманитарный институт». 2010. 134 с.
10. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.. Современный экономический словарь М.: ИНФРА-М. 2010. 628 с.
11. Севостьянов Р.С. Анализ эффективности и защищенности экономических информационных систем при внедрении инновационных технологий// Управление инновациями. Электронный научный журнал. 2011. № 9. Режим доступа: http://www.uecs.ru/uecs-33-332011/item/648-2011-09-26-05-42-49. (доступ свободный). загл. с экрана. яз. рус.
12. Сидорова Е.Е. Организационно-управленческие инновации как необходимое условие эффективного развития предпринимательской организации. Режим доступа: http://www.rusnauka.com/26_NII_2009/Economics/52133.doc.htm (дата обращения: 02.04.2015).
13. Хатеев И.В. Методические подходы к оценке эффективности логистического информационного обеспечения малых предприятий // Современные
исследования социальных проблем. 2012. № 4(12) Режим доступа: www.sisp.nkras.ru.
14. Шматалюк А., Коптелов А. Особенности расчета ROI при внедрении ИТ.// Директор информационной служб». 2009. № 1. Режим доступа: http://osp.ru/cio/2 009/01/5766328/ (дата обращения: 02.04.2015).
Рецезент: Сафронова А.А., д.э.н., заведующая кафедрой «Прикладного и мнждународного менеджмента», ФГБОУ ВПО «Московский государственный университета экономики, статистики и информатики» (МЭСИ, г. Москва).
Nikitskaya Elena Fiodorovna
Moscow State University of Economics Statistics, and Informatics (MESI, Moscow)
Russia, Moscow E-mail: [email protected]
Garanina Galina Gennadievna
Moscow State University of Economics Statistics, and Informatics (MESI, Moscow)
Russia, Moscow E-mail: [email protected]
Evaluation of the efficiency of organizational and managerial innovations as a result of the implementation of the system of electronic document management system
Abstract. Economic efficiency is widely used in commercial practice, however there are many situations, that stipulate for uncertainty in realization of corresponding procedures. This primarily relates to the effectiveness of management activities, since it is not possible to determine accurately the portion of the effect occurring under the influence of management processes. The article deals with the evaluation of the effectiveness of organizational and managerial innovations, based on the introduction of the informational technology, which is an even more difficult task, since in this case it is necessary to identify the effectiveness if the introduction of new informational technologies to the system of company management. In order to solve this problem, a variety of direct and indirect effects that are correlated respectively with direct and indirect impact on the income and expenses generated by the management were identified. Along with this, in this article was identified the possibility of assessing the impact and effectiveness, depending on what was the set of explicit or implicit nature of the estimated parameters. It was proved, that direct evaluation if the effectiveness of organizational and managerial innovations is directly related to the calculation and valuation of the effect from savings in operating costs, but as indirect indicators of effectiveness, the authors propose a system of indicators of profitability and business activity. Depending on the time horizon of the action of administrative decisions, there was established the interrelation between economic efficiency with obtaining organizational structure of strategic and tactical benefits.
Keywords: organizational and managerial innovations; information technology; innovation environment; investment project; a documentary maintenance of management; direct effect; indirect effect; economic efficiency; profitability; management costs; direct and indirect assessment; strategic and tactical benefits.
REFERENCES
1. Baklanova Yu.V. Otsenka effektivnosti upravleniya regional'nymi innovatsiyami // Upravlenie innovatsiyami. Elektronnyy nauchnyy zhurnal. 2010. № 2. Rezhim dostupa: http://www.uecs.ru/demografiya/item/165-2011-03-23-08-23-01 (dostup svobodnyy). zagl. s ekrana. yaz. rus.
2. Vasil'ev V. Effektivnyy TsOD v rossiyskikh usloviyakh // PC Week/RE. 2013. (aprel'). Rezhim dostupa: http://www.eaton.ru/ecm/groups/public/@pub/@eatonru/do cuments/content/pct_479673.pdf.
3. Garanina G.G. Analiz effektivnosti elektronnogo dokumentooborota. // Materialy 26-y Vserossiyskoy nauchnoy konferentsii molodykh uchenykh i studentov «Reformy v Rossii i problemy upravleniya-2011». 2011.Vyp. № 1 S. 84-85.
4. Garanina G.G. Otsenka ekonomicheskoy effektivnosti organizatsionno-upravlencheskikh innovatsiy (na primere dokumentooborota) // Elektronnoe nauchno-prakticheskoe periodicheskoe izdanie «Ekonomika i sotsium» 2014. № 1(10). Rezhim dostupa: http://www.iupr.ru. (dostup svobodnyy). zagl. s ekrana. yaz. rus.
5. Kriger A.B. Informatsionnyy menedzhment: Uchebnoe posobie. Vladivostok: DVGU. 2004. Rezhim dostupa: http://economic-info.biz/informatsionnyiy-menedjment/412-primeryi-otsenki-ekonomicheskoy.html (data obrashcheniya: 02.04.2015).
6. Mardanov A.Z. Ekonomicheskie effekty ot vnedreniya CRM. Rezhim dostupa: http://www.cfin.ru/itm/crm/effects.shtml (data obrashcheniya: 03.04.2015).
7. Modernizatsiya ekonomiki na osnove tekhnologicheskikh innovatsiy / A.N. Asaul, B.M. Karpov, V.B. Perevyazkin, M.K. Starovoytov. SPb: ANO IPEV, 2008. 606 s.
8. Nikitskaya E.F. Otsenka investitsionnoy privlekatel'nosti v innovatsionnoy ekonomike s pozitsiy vneshnikh pol'zovateley // Ekonomicheskiy analiz № 5 (356). 2014. S. 1226.
9. Nikitskaya E.F. Finansovyy analiz: uchebnoe posobie. Odintsovo «Odintsovskiy gumanitarnyy institut». 2010. 134 s.
10. Rayzberg B.A., Lozovskiy L.Sh., Starodubtseva E.B.. Sovremennyy ekonomicheskiy slovar' M.: INFRA-M. 2010. 628 s.
11. Sevost'yanov R.S. Analiz effektivnosti i zashchishchennosti ekonomicheskikh informatsionnykh sistem pri vnedrenii innovatsionnykh tekhnologiy// Upravlenie innovatsiyami. Elektronnyy nauchnyy zhurnal. 2011. № 9. Rezhim dostupa: http://www.uecs.ru/uecs-33-332011/item/648-2011-09-26-05-42-49. (dostup svobodnyy). zagl. s ekrana. yaz. rus.
12. Sidorova E.E. Organizatsionno-upravlencheskie innovatsii kak neobkhodimoe uslovie effektivnogo razvitiya predprinimatel'skoy organizatsii. Rezhim dostupa: http://www.rusnauka.com/26_NII_2009/Economics/52133.doc.htm (data obrashcheniya: 02.04.2015).
13. Khateev I.V. Metodicheskie podkhody k otsenke effektivnosti logisticheskogo informatsionnogo obespecheniya malykh predpriyatiy // Sovremennye issledovaniya sotsial'nykh problem. 2012. № 4(12) Rezhim dostupa: www.sisp.nkras.ru.
14. Shmatalyuk A., Koptelov A. Osobennosti rascheta ROI pri vnedrenii IT.// Direktor informatsionnoy sluzhb». 2009. № 1. Rezhim dostupa: http://osp.ru/cio/2009/01/5766 328/ (data obrashcheniya: 02.04.2015).
