CC BY
39
Посилання на статтю_
Медведева О.М. Документування як проект / О.М. Медведева // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ ím. В.Даля, 2003. - № 3(7).- C.49-54.___
УДК 001.4:65
О.М. Медведева ДОКУМЕНТУВАННЯ ЯК ПРОЕКТ
Запропоновано i здмснено впровадження методологи' управлшня проектами до процесу документування. Рис. 1, табл. 1, дж. 27.
Ключовi слова: документ, документування, проект, життевий цикл, документогенез, фксування шформацп'.
Е.М. Медведева
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАК ПРОЕКТ
Предложено и осуществлено применение методологии управления проектами к процессу документирования. Рис. 1, табл. 1, ист. 27.
E.M. Medvedeva DOCUMENTING AS A PROJECT
There has been offered and used the Project Management methodology to the process of documentation.
Постановка проблеми та ïï зв'язок з практичними завданнями. У
сучасних умовах документована шформа^я створюе "кровеносну систему" забезпечення життедiяльностi вах сфер сусшльного життя. Рацюнальна оргашза^я документацшного забезпечення управлшня, тобто управлшня документа^ею, е одшею з найважливiших опорних точок укртлення управлiнського апарату та значущим елементом стабшьносп його дiяльностi. Саме тому важливе значення надаеться науковому вивченню проблем, пов'язаних з управлшськими документами. Очевидною е необхщнють дослщження документування управлiнськоï дiяльностi як системного явища, як вияв вищоТ потреби об'екта управлшня у певному рiвнi впорядкування, необхщного учасникам виробничого процесу.
Анал'з останнiх досл'джень з проблеми та невирiшенi частини проблеми. За роки незалежност Украши прийнято близько 20 законодавчих аклв щодо вдосконалення процеав формування нацюнальних документних ресурав. Найважливiшими з них е [1-9]. Для ушфшацп використання основних термов та нормативного закрiплення розумшня ïхнiх визначень розробленi термiнологiчнi стандарти [10-16]. Найбтьша сукупнiсть
загальнодокументознавчих понять сконцентрована у ДТСУ 2732-94 "Дтоводство й архiвна справа. Термiни та визначення" [12]. Саме у цьому стандарт визначаеться поняття "документування" як "створення документiв" (п.3.9.). Зокрема, Кулешов С.1. вiдмiчае, що таке визначення подае його як цтюний процес, без членування на окремi складовi [17]. В украïнськiй мовi е позначення процеав, продуктом яких е певний вид документування (реферування -реферат, котювання - котя тощо), е термши полiсемiчнi, зi значеннями як "Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7) 1
процесу, так i його результату (креслення, видання, листування тощо). Ц зазначеш процеси мають чiтко визначену технолопю створення вiдповiдних видiв документiв. Термш "документування" е родовим щодо позначення цих процеав, але у його визначенш не вiдбито хоча б загальний змют складових такоТ технологи. На нашу думку, виршення ^е'Т проблеми можливе за допомогою системного дослщження процесу документування та використання в ньому загальних методологи управлшня проектами.
Зпдно зi встановленою проблемою ставимо таю завдання:
1) виявлення у документуванш ознак проекту для обфунтування можливост та доцiльностi використання для нього методологи управлшня проектами;
2) виявлення на загальному рiвнi певних складових та параметрiв документування, що впливають на його результат - документ;
3) на основi виявлених складових та параметрiв скласти системну модель процесу документування як базову для створення певних видiв докумешпв.
Основна частина. Документування - це елемент, складова документноТ дiяльностi, до якоТ, крiм нього, входять обробка, розповсюдження, зберiгання, використання та утилiзацiя документiв. Цей процес включае двi частини: iнтелектуальну (творчу) - складання документа та техшчну - його виготовлення.
Документування - створення документа з використанням рiзних методiв, способiв та засобiв фiксування шформаци на матерiальному носiТ [18]. Метод документування - прийом фксування шформаци на матерiальному носiТ за допомогою знакових систем (характер кодiв мов, знаковi системи i т.п.). Споаб документування - дiя, що застосовуеться при запису шформаци на матерiальному носи (тиснення, фотохiмiчний, електромагнiтний тощо). Зааб документування - предмет, обладнання, що використовуеться для створення документа. Даний пщхщ у визначенш документування вщображае лише його техшчну частину. Таке однобiчне бачення залишае невиршеною, не розробленою на методологiчному i методичному рiвнях iнтелектуальну частину процесу документування.
Вважаемо доцтьним застосування методологiТ управлiння проектами для виршення iнтелектуальних завдань процесу документування. У зв'язку з цим доцтьно виявити пiдстави для розглядання документування як проекту, визначивши основш ознаки першого та другого.
В роботах [19, 20] наведено поняття та ознаки проекту. Основними з них е: тимчасовють, ушкальнють, мета та результат, обмежеш ресурси.
Тимчасовють означае, що кожен проект мае певш початок i кiнець. Початок проекту пов'язуеться з початком витрат зусиль i кош^в на шщшвання проекту. Кiнцем вважаеться час, коли ц^ проекту досягнутi або коли стае зрозумтим, що вони з якихось обставин не будуть або не можуть бути виконанi, i проект припиняеться. В цьому, до реч^ вагома вiдмiннiсть проектiв вщ звичайних дiй, оскiльки проекти припиняються, коли поставленi в них ц^ досягнутi, тодi як у непроектнш роботi ставиться нова безлiч завдань, i робота тривае.
У проект розробляють те, що не розроблялося рашше, i в цьому його ушкальнють. Продукт або послуга можуть бути ушкальними нав^ь якщо вони належать до якоТсь крупноТ категори. Ознака унiкальностi стосуеться не окремих складових частин проекту, а проекту в цтому. Присутнють в одному проект елементiв, що е в шшому, не позбавляе обох ушкальносп загалом.
Ознакою кожного проекту е наявнють мети. Визначення мети стоТть, безумовно, перед усiею органiзацiею в цтому, в межах якоТ здшснюеться проект. Результатом проекту е створений ушкальний продукт чи послуга, а точшше, задоволення чи незадоволення якютю продукту замовником.
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)
Обсяг ресурав, що використовуються в проекту тюно пов'язаний з бюджетом, тому завжди обмежений.
Крiм того, кожен проект мае ознаки комплексност i розмежування. Комплекснiсть проекту означае врахування уах внутрiшнiх i внутршых факторiв, якi прямо чи побiчно впливають на його результати. У той же час, кожен проект мае чггко визначен рамки своеТ предметноТ областi i повинен бути вщдтений вiд iнших проектiв i пiдприемств. Ця ознака дозволяе розглядати проект як цшюну систему з визначеними характеристиками.
До того ж, ус проекти мають ознаку змш. Здшснення проекту несе змiни предметноТ обласп, в якiй реалiзуеться проект. По сут реалiзацiя проекту завжди пов'язана зi змiнами деякоТ системи i е цiльовим ТТ переведенням iз iснуючого в деякий бажаний стан.
Розглянемо, чи властивi ознаки проекту процесу документування.
Процес документування являе собою один з трьох етатв життевого циклу документа: документогенез, документорозповсюдження, документовикористання [21]. Тобто, мае певний початок i кшець. Стосовно документа цей етап передбачае виникнення замислу створення документа (шщшвання), його документне вттення, виробничо-технолопчне виготовлення тиражу та випуск у св^. Починаеться документогенез з виникнення замислу, формування мети та визначення кола питань документа. Далi реалiзуеться збiр матерiалiв, Тх осмислення, систематизацiя, творча обробка. Найважливший наступний процес - вттення шформаци в документi, пiд час якого вона проходить через певш перетворення: сенс - текст - документ. Як зазначалося в робот [22], в середовищi управлшня проектами за основы приймаються управлшська та невщ'емна вiд неТ комунiкативна концепци документа. Управлiнськi документи призначенi для прийняття та виконання безпосередшх управлшських рiшень, i бiльшiсть з них не тиражуеться, тому приймемо тиражування Тх за виключнють, а не тиражування - за правило. Тодi можемо стверджувати, що для управлшського документа його безпосередня поява як поеднання шформаци та матерiального ноая е завершальним процесом етапу документогенезу. Бачимо, що процесу документування властива ознака тимчасовост'!. До того ж, ознака тимчасовост пщтверджуеться наявнютю такоТ характеристики документа, як тимчасовий перюд його актуальност [23].
Процес документування пщлягае загальним закономiрностям. Але кожен такий процес створення нав^ь типового документа являе неповторну в своему родi ситуацш, що визначаеться факторами неповторного та випадкового характеру. Особливо це актуалiзуеться пщ час розробки нетипових документв, що розробляються вперше. Серед таких факторiв слiд назвати обсяг та змют необхiдного для створення документа матерiалу, рiвень складност його осмислення, систематизацiТ, непередбачуванi збоТ в роботi технiчного обладнання, штелектуальний та емоцiйний стан автора тощо. Точно передбачити динамку процесу документування в деталях неможливо, що дозволяе говорити про його унiкальнiсть.
Безперечно, документування реалiзуеться з одшею метою - створення документа. Результатом його е документ, а якщо бути послщовними, то доцтьно говорити про якють документа, задоволення ^ею якютю замовником (користувачем), в деяких випадках це сам автор. Проявлятися ця якють буде вщповщно до мети управлшських докуменлв взагалi - пщ час прийняття та виконання управлшських р^ень.
При створенш документа, а на сучасному еташ це завжди з пщтримкою iнформацiйних технологiй, використовуються ва види ресурсiв. Вартiсть одного документа в сучасних умовах зростае, хоча й залишаеться вщносно невисокою.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)
3
Але економiчний пщхщ до документування потребуе зниження витрат на виготовлення одного nримiрника документа. Цим зумовлюеться обмеження ресурш, що використовуеться шд час документування.
Документ розглядаеться як вщкрита система [24], тому йому притаманн як загальн системн властивост/ шформаци-ресурсу, так i специф/'чн/' ознаки й характеристики залежно вщ галузi створення та застосування.
Таким чином, вс розглянутi ознаки проекту властивi процесу документування. Це робить правомiрним i доцiльним використання методологи управлшня проектами в процеа документогенезу.
Розглянемо параметри, що впливають на результат проекту i документування (табл. 1).
Як вже зазначалося, документування як фаза входить до життевого циклу документа. Але при розглядi цього процесу як проекту в його межах можемо видтяти загальш фази (початкову, перехщну та заключну) та дм, що Тх становлять (в таблиц позицiя 1).
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)
Таблиця 1
Параметри проекту Параметри документування як проекту
1. Середовище управлшня 1. Середовище документування
проектом
1.1. Фази проекту: 1.1. Фази документування:
- перед1нвестиц1йна фаза - передшвестицмна фаза (виникнення замислу документа)
- фаза розробки - фаза розробки (формування мети, визначення кола
- фаза реаглзаци питань)
- фаза експлуатацп 1 закриття - фаза реал1зацп (зб1р шформацп, обробка та кодування)
- фаза експлуатацп та закриття (ф1ксац1я шформацп на
матер1альному носп, тиражування чи коп1ювання)
1.2. Зацшавлеы сторони:
1) автор документа - вш же шщатор, замовник, кер1вник
1.2. Зацшавлеы сторони: 2) автор документа - кер1вник; 1н1ц1атор, замовник -
- шщатор кер1вники 1нших р1вн1в;
-замовник - споживач - адресат
- швестор - виконавець (шод1 сам автор)
- кер1вник - постачальники техн1чних засоб1в, шформацп (якщо так1 е)
- команда
-споживач 1.3. Ресурси:
- виконавча орган1зац1я - пап1р, техн1чн1 пристроТ
- постачальники - електроенерг1я
- органи влади та ш. - робота прац1вник1в
1.3. Ресурси: - 1нформац1я
- матер1альн1 1.4. Оточуюче середовище:
- енергетичн1 - пол1тика орган1зацп
- 1нформац1йн1 - економ1чний стан орган1зацп
- людськ1 - колектив
1.4. Оточуюче середовище: - орган1зац1йна культура та стиль
- пол1тика - нормативи, стандарти, закони
- економ1ка - технка 1 технологи
- сусп1льство - комункацп
- культура - економ1чн1 умови ...
-законодавство
- наука, технка
- еколопя
- 1нфраструктура ...
2. Процеси управлшня 2. Процеси документування
проектом
2.1. Процеси, орieнтованi на 2.1. Процеси, орieнтованi на роботи:
роботи:
- управлшня штеграц1ею - управлшня штеграц1ею (якщо в розробц1 та створенн1
- змютом документа беруть участь к1лька ос1б)
- часом - змютом (розробити дм, саме необх1дн1 для створення
- варт1стю документа)
-якютю - часом (слщкувати за бюджетом часу)
- трудовими ресурсами - вартютю (додержуватись економ1чного п1дходу)
- шформацмними зв'язками - якютю (д1й, матер1ал1в, самого документа)
- ризиками - трудовими ресурсами (роботою прац1вник1в)
- закуп1влями - шформацмним зв'язком (якщо в1н необхщний)
- ризиком (ризик нев1дпов1дност1 тезаурус1в, достов1рност1,
стар1ння шформацп...)
2.2. Процеси, орieнтованi на 2.2. Процеси, орieнтованi на продукт:
продукт:
- 1н1ц1ал1зац1я; - планування; - виникнення замислу у вщповщь на потребу
- виконання; - контроль; - формування мети та кола питань...
-закриття - зб1р, обробка, кодування, ф1ксац1я шформацп
- контроль; - тиражування (коп1ювання)
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)
5
^м перелiчених, iснуe багато iнших тишв i категорiй зацiкавлених осiб у процеа документування. Слiд зазначити, що документування - це саме той випадок, коли ролi та вщповщальнють зацкавлених сторiн перекриваються, тобто автор документа може бути i керiвником, i iнiцiатором, i замовником, i виконавцем (в таблицi позицiя 1.2).
Для розумiння штеграцшноТ природи управлшня проектами розглядаеться як множина взаемопов'язаних процеав та описуеться в термшах процесiв по компонентах та Тх взаемодiй. В рамках ц1еТ концепци проект - це система процеав: 1) зосереджених на описаны та упорядкуванн роб^ в проектi, 2) орiентованих на продукт [25].
У бшьшосп процес управлiння закупiвлями вщсугнм в документуваннi. Але можливi випадки, коли для створення документа використовуеться шформа^я, яка дшсно купувалась. Будемо вважати таю випадки нетиповими, виключними (в таблиц позицiя 2.1).
Таким чином, таблиця дае уяву про параметри, що впливають на результат документування як проекту. Для удосконалення управлшня цими параметрами на основi системного пщходу скористаемось системною моделлю проекту [26], яка буде базою моделi кожного конкретного процесу документування (рис. 1).
Рис.1. Системна модель проекту
В загальному видi системна модель процесу документування буде вщображати мету як потребу в документ, результат - якють документа. Завдання виконавця - визначити конкретних зацкавлених оаб, необхщш процеси та ресурси, оточуюче середовище.
Висновки та перспективи. Вщповщнють ознакам проекту дае право розглядати документування як проект та використовувати методолопю управлшня проектами в процеа документогенезу.
Розглядання документування як проекту дозволило на загальному рiвнi визначити певн його параметри, що, звюно, змшюватимуться в конкретних умовах.
Однак за одним з принцишв ТОМ - загального управлшня якютю, контролювати процес завжди ефектившше, шж результат (продукт) [27]. Тому в подальшому актуальним е дослщження проблем оцшювання розвитку процесу документування як проекту, контролю документування як процесу створення якост документа.
6
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)
Л1ТЕРАТУРА
1. Закон УкраТни Про шформацю" №2567 в1д 02.10.92 // Вщомост ВерховноТ Ради УкраТни. - 1992. - №48.
2. Закон УкраТни "Про друкован засоби масовоТ шформацп (пресу) в УкраТн1" // Голос УкраТни. - 1992. - 8 грудня.
3. Закон УкраТни "Про науково-техычну шформац1ю" // Голос УкраТни. - 1993. - 23 липня.
4. Закон УкраТни "Про державну таемницю" вщ 21.01.03 // Вщомост ВерховноТ Ради УкраТни. - 1994. - №16.
5. Закон УкраТни "Про захист шформаци в автоматизованих системах" №80 вщ 05.07.94// Вюник ВерховноТ Ради УкраТни. - 1994. - №31.
6. Закон УкраТни "Про Нацюнальний арх1вний фонд I арх1вн1 установи" вщ 13.12.2001 (з1 змшами) // Вюник ВерховноТ Ради УкраТни. - 2002. - №11.
7. Закон УкраТни "Про б1блютеки I б1блютечну справу" // Б1блютечний вюник. - 1995. - №2.
- С.1-5.
8. Закон УкраТни "Про видавничу справу" вщ 05.06.03 // Вщомост ВерховноТ Ради УкраТни. - 1997. - №32.
9. Закон УкраТни "Про обов'язковий прим1рник документ1в" вщ 09.04.09 // Вщомост ВерховноТ Ради УкраТни. - 1999. - №22-23.
10. ДСТУ 3017-95. Видання. Основы види. Термши та визначення. - Чинний вщ 1996-0101. - К.: Держстандарт УкраТни, 1995. - 47 с.
11. ДСТУ 3018-95. Видання. Пол1граф1чне виконання. Термши та визначення. - Чинний вщ 1996-01-01. - К.: Держстандарт УкраТни, 1995. - 24 с.
12. ДСТУ 2732-94. Дтоводство й арх1вна справа. Термши та визначення. - Чинний вщ 1995-07-01. - К.: Держстандарт УкраТни, 1994. - 53 с.
13. ДСТУ 2737-94. Записування I вщтворення шформаци. Термши та визначення. -Чинний вщ 1995-07-01. - К.: Держстандарт УкраТни, 1994. - 158 с.
14. ДСТУ 2395-94. 1нформац1я та документац1я. Обстеження документа, встановлення його предмета та вщб|р термш1в для шдексування. Основы вимоги. - Чинний вщ 199501-01. - К.: Держстандарт УкраТни, 1994. - 10 с.
15. ДСТУ 2394-94. 1нформац1я та документац1я. Комплектування фонду, б1блюграф1чний опис, анал1з документ. Термши та визначення. - К.: Держстандарт УкраТни, 1994. -89 с.
16. ДСТУ 2392-94. 1нформац1я та документац1я. Базов1 поняття. Термши та визначення. = Чинний вщ 1995-01-01. - К.: Держстандарт УкраТни, 1994. - 53 с.
17. Кулешов С.1. Про базов1 поняття документознавства. // Студп з арх1вноТ справи та документознавства. - 1997. - Т.2. - С.72-75.
18. Кушнаренко Н.М. Документоведение: Учебник. - К.: Т-во "Знання", КОО, 2001. - С.69.
19. Кер1вництво з питань проектного менеджменту. - К.: УКРНЕТ, 1999. - С.47.
20. Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. - СПб: ДваТри, 1996. - 610 с.
21. Соляник А.А. Документы потоки та масиви: Навч. Пос1бник /Харгавська державна академ1я культури. - Х.: ХДАК, 2000. - 112 с.
22. Медведева О.М. Концепцп документа в середовищ1 управлшня проектами // Управлшня проектами та розвиток виробництва. Зб1рник наукових праць. Пщ ред. В.А.Рач. - 2003. - № 1(6). - С. 46-52.
23. Медведева Е.М. Качество документа в системе информационного обеспечения проектного менеджмента // Управлшня проектами та розвиток виробництва. Зб1рник наукових праць. Пщ ред. В.А.Рач. - 2003. - №2. - 2000. - С.65-68.
24. Кушнаренко Н.М. Документоведение: Учебник.- К.: Т-во "Знання",КОО,2001. - С.34-63.
25. Кер1вництво з основ проектного менеджменту. 1нститут проектного менеджменту США.
- КиТв: В1ПОЛ. - 1999. - С.29-38.
26. Россошанская О.В. Особенности планирования проектов на основе системной модели // Управлшня проектами та розвиток виробництва. Зб1рник наукових праць. Пщ ред. В.А.Рач. - 2000. - №1. - С.57-62.
27. Бушуева Н.С. Система управления качеством в проектах реструктуризации и развития предприятий // Управлшня проектами та розвиток виробництва. Зб1рник наукових праць. Пщ ред. В.А.Рач. - 2000. - №2. - С.32-42.
Стаття надмшла до редакцп 28.04.2003 р.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2003, № 3(7)
7
