CC BY
23
С.П. Кушнерук, 2004
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СОЦИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ОТНОШЕНИЙ (ТЕКСТ ИНФОРМАЦИОННОГО БЮЛЛЕТЕНЯ: СОЗДАНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ)
С. П. Кушнерук
Продолжающиеся изменения производственно-экономических, правовых, организационно-управленческих правил и условий, в рамках которых функционируют российские предприятия различных форм собственности, влекут за собой изменение документационной структуры общества. Причем, можно говорить о нескольких направлениях изменений, к которым должны быть готовы и специалисты-практики, и исследователи современных коммуникационных процессов.
Во-первых, изменяются те документы, которые существовали в течение длительного времени, изменяется их реквизитные состав, языковые средства, технические параметры. Во-вторых, изменяется сам состав документов. Эта проблема настолько интересна и разнообразна, что требует отдельного исследования. В-третьих, изменилась сама документная среда, в которой работают документы. Изменение среды — это не только изменение отношения всего общества к документной коммуникации вообще ', но и отношения тех лиц, которые непосредственно работают с документами, являясь адресатами и адресантами документной коммуникации. Последнее обстоятельство подтверждается стремлением сотрудников служб ДОУ, общих отделов, канцелярий участвовать в семинарах и других мероприятиях, способствующих повышению
* Перевод С. П. Кушнерука.
...Правило «старого бизнеса» гласит: Делай то, что я говорю, потому что я начальник.
Это правило не работает, когда имеешь дело с представителями нового поколения. «Поколение X» не следует правилам до тех пор, пока оно не поймет и не оценит их смысл и последствия...*
Р. Макгарви. Призыв X: секреты управления новым поколением (журнал «Entrepreneur», № 25)
их квалификации и компетенции. Примечательно, что эта тенденция все более явно проявляется и со стороны сотрудников вышеперечисленных служб, входящих в структуры дум и администраций субъектов Федерации. Определенное статусное высокомерие и предположение, что должный уровень компетентности предполагает сам уровень работодателя «по определению», сменяется пониманием того, что возрастающая слож-; ность документных процессов, нормативноправовая и технологическая основа деятельности требует специальных усилий.
Однако в рамках этой статьи нам представляется важным затронуть еще одно обстоятельство, связанное с необходимостью расширения профессиональной подготовки сотрудников документных служб. Речь идет о появлении новых по функциям, содержанию, формальным и языковым признакам групп документов. Прежде всего, речь идет
о документах, осуществляющих коммуникацию между предприятием и обществом или предприятием и собственными сотрудниками, то есть о документах жанра «связи с общественностью», «паблик релейшнз», PR.
Автор уже имел возможность высказать соображения по поводу того, что документы сферы «паблик релейшнз» по своим функциональным и документно-лингвистическим параметрам могут быть отнесены к жанру | пограничному между официально-деловым
и публицистическим стилями 2. На сопоста-вительно-типологическом уровне исследования продолжаются, а вот с практической точки зрения наиболее значимыми здесь представляются следующие обстоятельства.
Как показывает повседневная практика, «смещение» документов жанра «паблик релейшнз» в область «буквы и духа» официально-делового общения связано с рядом устойчивых тенденций. Первая — расширение сферы использования документов РЛ, совмещение их функций с функциями информационно-справочных документов3. Вторая — очень часто подготовкой РК-докумен-тов приходится заниматься секретариатам, общим отделам или службам ДОУ. Позволить себе содержание самостоятельных подразделений, занимающихся связями с общественностью (пресс-служб), могут относительно немногие предприятия, в основном нефтегазовой промышленности, электроэнергетики, военно-конверсионных направлений. Третья — заметная близость в технологии и средствах создания некоторых жанров ОДС и РЯ. Как показывают предварительные исследования, проведенные под руководством автора, на уровне документных средств наблюдается существенное совпадение единиц документов РЯ и некоторых жанров официально-деловых документов4.
Характерно, что в значительном количестве ситуаций документы РЛ, сохраняя в некоторых своих разновидностях публицистичность, эмоциональность, газетно-теле-визионно-радийную разговорность и художественность, о которой еще совсем недавно говорили, как об обязательном качестве 5, приобретают большую степень прагматичности и более рационалистичный характер, функционально смещаясь в жанр информационно-справочных документов ОДС, образуя самостоятельный пограничный под-жанр. К тому же для практиков и исследователей интересным фактом является внутреннее многообразие РИ-документов. Речь идет, прежде всего, о так называемых внешнем и внутреннем «пиаре».
Объектом нашего рассмотрения является внутренний РЯ, который с полным основанием можно считать одним из современных способов влияния на сотрудников предприятия, создания прочных внутрикорпоративных связей, формирования единой системы ценностей, культуры, поведения, оценок. Все это, как полагают специалисты, приводит к повышению производитель-
ности труда и удовлетворению работой, к улучшению качественных показателей, к более эффективным отношениям с потребителями, инвесторами и смежниками. Этот вид коммуникации является высокоэффективным, поскольку есть сведения, что персонал своего предприятия является наиболее чутким в информационном отношении, он стоит на первом месте среди всех возможных контактных групп, с которыми может взаимодействовать предприятие 6.
Каковы функциональные возможности документов внутреннего РЯ и основные технологические аспекты их создания?
1. Одна из основных задач внутреннего РЯ — формирование и развитие внутрипроизводственных отношений, то есть отношений, которые имеют официальный и неофициальный характер; отношений, которые существуют между сотрудниками как «по вертикали», так и «по горизонтали». Кроме устных форм коммуникации, которые на российских предприятиях в отличие от североамериканских и западноевропейских являются доминирующими, развивается практика использования письменных документных форм. Правда, справедливости ради надо сказать, что письменные формы внутрипроизводственных отношений в основном используются как отражение вертикальных, уровневых отношений. Чаще всего они определяются задачей: лучше информировать работников подчиненных уровней о тех сторонах деятельности предприятия, которые положительно скажутся на производственных или моральных характеристиках. И здесь возникает основной вопрос: каков основной жанр тех документов, которые могут решать эти широкие и неоднозначные задачи?
Как показывает практика, вполне успешно в качестве внутренних РЯ документов могут работать информационные бюмете-ни7, в рамках которых можно решить следующие актуальные информационные задачи:
- информирование сотрудников о достижениях, проблемах, изменениях и об иных сторонах существования и развития предприятия;
- ознакомление сотрудников всех уровней с перспективами, целями, планами организации или предприятия; перспективная информация (даже при ее, мягко говоря, неполном воплощении в реальности), является мощным информационно-психологическим инструментом воздействия на коллектив;
- поощрение сотрудников — один из самых сильных информационных инструментов, работающий еще более эффективно в условиях внутрипроизводственной коммуникации: вообще же с реализацией принципа «Не уставайте хвалить сотрудников» у нас в стране возникали и до сих пор возникают определенные сложности, связанные с медленно меняющимися принципами производственных отношений;
- установление атмосферы единства интересов, сотрудничества, формирование духа корпоративности и сотрудничества; частота местоимения «мы» применительно даже к тем вопросам, которые решаются конкретным лицом, должна быть в материалах бюллетеня максимально высокой.
Функциональная эффективность информационного бюллетеня самым тесным образом связано с понятием «корпоративная культура», явлением, которое приобретает вполне определенные материальные формы реализации, в том числе — и документные. Корпоративная культура включает не только общность мнений и ценностей в пределах организации8, но и создание коммуникативных возможностей, при которых взаимодействие между работниками различных уровней совмещает производственноэкономическую эффективность с учетом моральных, индивидуально-личностных интересов большинства, как минимум, членов организации. Современная корпоративная культура обязательно предполагает то обстоятельство, что общие ценности и принципы совместной деятельности возможны только при наличии двусторонних или многосторонних взаимодействий. Информационный бюллетень является формой документного воплощения такого взаимодействия.
Не административно, но информационно дополняя существующие обязательные документные формы (организационно-распорядител ьн ые, справочн о-ан алитичес-кие, отчетные и другие), документы внутреннего РИ играют очень важную роль коммуникативных средств связи между руководством организации, ее рабочими и служащими. При этом, как показал анализ, эти документы вполне успешно работают на создание и укрепление того, что получило наименование «корпоративный дух», явление, которое, как заявляли наши респонденты, им понятное, но объяснить его более или менее непротиворечиво никто не смог. Во всяком случае, внутренний Р11 за-
метно способствует решению следующих самых важных проблем при информационном взаимодействии руководства с рабочими и служащими:
- что нужно делать, для чего нечто необходимо делать;
- какова взаимосвязь между различными действиями, преобразованиями, реформами, технологическими изменениями и прочими действиями, которые в этом случае становятся не дискретными, непонятными, настораживающими и порождающими слухи, а взаимосвязанными, целенаправленными;
- реакция на информацию «снизу»;
- дополнительная мотивировка профессиональной активности путем эмоционально-информационного стимулирования работников, создание имиджа, определением особой миссии предприятия 9.
Информирование сотрудников о политике и решениях руководства предполагает, что в тексте специалист, создающий документ, может показать, что организация делает для сотрудников не только в плане качества жизни, но и в отношении участия в принятии решений. Это обстоятельство обусловливает форму бюллетеня как многотекстового документа, включающего «нисходящие» и «восходящие» сообщения и способствующего тем самым совершенствованию связей между представителями функциональных уровней предприятия. Информация имеет полезный, хотя и неформальный характер, способствуя появлению и закреплению довольно дефицитного в наши дни качества: доверия между руководством и сотрудниками.
«Восходящая» информация бюллетеней не только является отражением демократических принципов функционирования предприятия (что не всегда нравится руководству, особенно «силовикам»), но и способствует решению важных практических вопросов, в частности таких, как:
- предоставление информации об отношении сотрудников нижних функциональных уровней к выполняемой работе;
- выявление скрытых или плохо проявляющихся социально-производственных проблем и напряжений;
- получение предложений об улучшении организационных или технологических изменений;
- отражение отношений к производству и социальным отношениям в коллективе.
Руководители тех предприятий, которые ввели в практику документы внутреннего РЫ, отмечают еще одно интересное обстоятельство: заметно снизилось количество письменных обращений в форме жалоб и записок, связанных с вопросами коммунально-бытовыми, финансовыми, социальным. Хотя в целом количество письменных обращений «наверх» не уменьшилось, просто изменилась их содержательная структура. При этом совершенно очевидным образом проявилось следующее обстоятельство: если документ внутреннего РИ. ограничивается только информированием «сверху вниз», то документ теряет свою эффективность. Сотрудники должны быть не только хорошо информированы, но и должны иметь возможность высказывать свое мнение по тем же вопросам, о которых говорит «начальство», на том же информационном поле, то есть в информационном бюллетене.
Исследование информационных бюллетеней, издаваемых на предприятиях Волгоградской области, показало, что основными тематико-документными компонентами этого полифункционального документа являются:
- отчеты о деятельности предприятия;
- планы и проекты;
- представление проблем, возникших на предприятии;
- достижения всего предприятия, отдельных подразделений и сотрудников;
- разъяснения социальных вопросов.
Как руководство предприятий и их подразделений, так и рядовые сотрудники отмечали, что при общей позитивной «окраске» материалов бюллетеня именно его проблемные и критические компоненты реализуют установку на правдивость, актуальность, искренность и эффективность, являются их текстовыми маркерами в составе бюллетеня.
Чрезвычайно интересные и многоаспектные обстоятельства проявились при исследовании взаимосвязи того, насколько важна связь между тем, что говорится и как говорится. Вопрос как сказать связан не только с выбором средств документной лингвистики исходя из жанра документа, то есть исходя из формальных требований стилистики. Сам характер аудитории заставляет внимательнее отнестись к выбору документных средств: состав сотрудников современных организаций более разнородный, чем был ранее: коллективы в среднем стали бо-
лее молодыми; как правило, увеличилась доля женщин, стало больше молодых сотрудников с амбициями, изменилась практика и стилистика общения в коллективах. Эти обстоятельства отразились в бюллетене как во внутреннем документе, содержащем информацию, которую, тем не менее, сотрудники обсуждают не только между собой, но и за пределами организации. Бюллетень становится, таким образом, первичным исходящим документом, информация которого в персонифицированном обществе поступает за пределы предприятия. И тут становятся важны модальности, которыми окрашивается информация бюллетеня в процессе ее передачи от сотрудника к лицу вне организации. Это обстоятельство интересно рассматривать в аспекте информационного формирования репутации предприятия за его пределами 10.
Утверждение о том, что информационный бюллетень является в большей мере деловым документом, а не публицистическим, основывается на следующих значимых признаках:
- тематический спектр фрагментов и разделов, входящих в общий текст бюллетеня с организацией материалов, характерной для официально-деловых документов;
- наличие в составе бюллетеня собственно официально-деловых документов, прежде всего отчетных и справочно-информационных;
- включение в тексты бюллетеней средств, обеспечивающих наглядность и, одновременно, характерных для официаль-но-деловых текстов: цифровых, графических, табличных и иных иллюстративно-графических документных компонентов; преимущественное использование документнолингвистических средств, характерных для официально-деловых документов
- наличие реквизитных составляющих, характерных для официально-деловых документов (наименование организации, эмблема, наименование документа, номер и дата издания и др.).
С точки зрения конкретных проблем управления персоналом создание и использование информационных бюллетеней имеет два основных аспекта.
1. Информационный бюллетень может рассматриваться как достаточно эффективный информационный инструмент управления персоналом. Прежде всего в сфере социально-производственной и психологи-
ческой обстановки на предприятии. Кроме того, это, как показывает практика, эффективное средство оптимизации межличностных и, что для России актуально, — межу-ровневых отношений, сохраняющих в условиях нестабильной производственно-коммуникативной культуры большой потенциал конфликтности и правовых напряжений. Таким образом, для коллектива в целом, и «начальства», и рядовых сотрудников, бюллетень, кроме очевидных информационных задач, решает те, которые для управления персоналом считаются наиболее актуальными во всем мире:
- создание позитивных внутрипроизводственных отношений;
- цивилизация форм конструктивной критики;
- управление конфликтными ситуациями;
- выработка приемлемых форм отрицательных реакций на социально-производственные ситуации.
Это аспект, имеющий общий характер, рассматриваемый с точки зрения деятельности предприятия в целом.
2. Второй аспект имеет профессионально-документный характер. Одним из побудительных моментов, породивших эту статью, были подкрепленные практикой соображения о том, что содержание информа-ционно-документной работы на предприятии в современных условиях имеет существенно более широкий и универсальный характер, чем сложившийся традиционно. Либо создание разветвленной системы подразделений, занимающихся совершенно необходимой работой с научно-техническими, официально-деловыми, РЛ и иными документами, что дорого, не всегда эффективно и уместно лишь для больших и богатых организаций. Либо привлечение достаточно универсальных специалистов, которые знакомы с технологией подготовки и обработки документов различных функциональных сфер. Практика выпуска специали-стов-документоведов с 1996 года и анализ результатов и содержания их деятельности показывают, что в условиях работы тех предприятий, которые в типологическом отношении составляют большинство в областных и районных городах российской провинции, подготовка документоведа только в области официально-деловой коммуникации недостаточна. Массовая же подготовка специалистов в области РЯ вне столичных
городов — проявление провинциального синдрома и реализация неоправданного честолюбия, ориентирующихся на то, чтобы «сделать, как в Москве...».
Основной задачей в подготовке специалистов в связи с расширением класса решаемых документных проблем является, по нашему мнению, расширение изучаемого спектра документных средств. При этом речь не идет о каком-то принципиальном уходе от лингво-информационной подготовки специалистов. Подготовке, которую можно проводить не только в вузе при обучении спе-циалистов-документоведов, но и в условиях краткосрочных форм повышения квалификации.
Поскольку стилевые параметры документов внутреннего (впрочем, и внешнего) РИ. несут в себе закономерности и единицы официально-делового стиля, изучению которого в рамках обязательных и специальных дисциплин стандарт специальности «Документоведение» уделяет вполне достаточное внимание. Дополнительная подготовка, ориентированная на формы и методы социальной коммуникации, внутрикорпоративных форм взаимодействия и на те стороны публицистических текстов, которые связаны с вышеприведенными соображениями, вполне удовлетворительно решает, на наш взгляд, проблему. В целом необходимо отметить явления конвергенции, проявляющиеся в том, что все большее количество документных текстов обладают одновременно чертами различных функциональных стилей, например, научно-технического и публицистического, официально-делового и научно-технического и т. п. Очевидно, имеет смысл рассмотреть теоретические и практические стороны формирования некого специального мегастиля, реализация которого связана с так называемой специальной коммуникацией.
ПРИМЕЧАНИЯ
1 Яркой демонстрацией этого тезиса может служить заметный рост конкурсов на специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» в вузах тех регионов России, где развитие имеет не формальный характер.
2 Кушнерук С.Г1. Документная лингвистика (русский деловой текст). Волгоград, 1999. 96 с.
3 Имеются в виду те функции, которые вытекают из качеств, представленных в: Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., 2002. С. 128—129.
4 Ведерникова Ю.В. Документирование внутрипроизводственных отношений: социально-производственный аспект (лексико-фразео-логический уровень представления): Дипломная работа. Рукопись. Волгоград, 2002. 64 с.
5 Такие параметры, как «воздействие», «удивительность» и «конфликт, или драматизм событий», отражают соображения о необходимых для определенного времени качествах РЯ (см.: Алешина И.В. Паблик релейшенз для менеджеров и маркетеров. М., 1997. С. 33—34).
6 Паблик Релейшнз. Связи с общественностью в сфере бизнеса / Под ред. Э.А. Уткина. М., 1999. С. 189.
7 Неформализованность признаков информационного бюллетеня предоставляет довольно широкий простор для информационного творчества, определяющего физические, жанровые, композиционные параметры этого документа. Кроме того, для документирования внутрипроизводственных отношений могут использоваться и другие жанровые формы: стенгазеты (или они в прошлом?), пресс-релизы.
8 Карташова Л.В. Поведение в организации. М., 1999. С. 185.
9 Несмотря на проявляющееся иногда ироническое отношение к этой стороне отношений между предприятием и сотрудником, всем нам хорошо известны ситуации, когда миссия предприятия, его имидж в области, в городе становится предметом зависти сотрудников других предприятий и предметом ревности для руководителей остальных организаций и учреждений.
10 Иногда формы взаимодействия предприятия с обществом бывают сообразными. Известны так называемые градообразующие предприятия. В одном из южных городков таковым в свое время было крупное оборонное химическое предприятие. В газете, которая по статусу была городской, забавно было видеть заголовки вроде «Щелочная обработка перед электролизом необходима!» или читать в передовице: «...недостаточность внимания к тем процессам, которые связаны с формированием изделий на основе полимеросвязующих с умеренным вязкотекучим состоянием, вызывает повышенный процент брака для изделий СЕ-26/140...».
11 Кушнерук С П. Указ. соч.
