CC BY
18
info@agequal.ru
Электронный научный журнал «Век качества» ISSN 2500-1841 http: //www. agequal. ru 2022, №2 http://www.agequal.ru/pdf/2022/AGE QUALITY 2 2022.pdf Ссылка для цитирования этой статьи:
Фаресова А.Р. Документирование хозяйственной жизни как основа обеспечения экономической безопасности предприятия // Электронный научный журнал «Век качества». 2022. №2. С. 130-140. Режим доступа: http ://www.agequal. ru/pdf/2022/222008.pdf (доступ свободный). Загл. с экрана. Яз. рус., англ.
УДК 338.24.01
Документирование хозяйственной жизни как основа обеспечения экономической безопасности предприятия
В условиях санкций роль документирования хозяйственной жизни в обеспечении экономической безопасности предприятия возрастает. Эффективное управление в современных условиях невозможно без качественной систематизированной информации и, соответственно, без использования российских компьютерных программных продуктов, защищенных от противоправных действий. Программное обеспечение и иные технологии, в основном созданные странами, которые установили санкционные ограничения, могут стать в определенное время недоступными, причинить ущерб не только предприятиям, но и государству. Неисправность компьютерных программных продуктов может негативно отразиться на потере контроля над задокументированными фактами хозяйственной жизни предприятия и привести к неблагоприятным последствиям. Поэтому в нынешних условиях санкций важно обеспечить сохранность сведений и своевременное документирование хозяйственной жизни как основы экономической безопасности предприятия.
В статье выделены основные принципы документирования хозяйственных операций, рассмотрены виды, функции документов, предлагаются меры, необходимые для решения данной проблемы.
Раскрыто, что в нынешних условиях необходима разработка не только отраслевых российских программных продуктов, надежно защищающих
Фаресова Альбина Рафаиловна,
кандидат философских наук, старший преподаватель кафедры «Экономики предпринимательства», ФГБОУВО «Уфимский государственный авиационный технический университет» 450008, Республика Башкортостан, г. Уфа,
ул. К. Маркса, д. 12 Гагвъоуа. ат@^тай. сот
info@agequal.ru
систематизированную информацию предприятий, но и отраслевых унифицированных форм документов.
Контроль и сбор информации о событиях или действиях, происходящих во времени, позволяют выявлять, предупреждать и пресекать противоправные действия на предприятии и обеспечивать экономическую безопасность.
Ключевые слова: документирование информации; факты хозяйственной жизни; документ; достоверность; документирование хозяйственной жизни; экономическая безопасность предприятия.
Информатизация экономики неразрывно связана с широким применением компьютерных программ, необходимых для документирования хозяйственной жизни предприятий и систематизации информации. В настоящее время с помощью программных и технических средств осуществляется создание, обработка и хранение задокументированных фактов хозяйственной деятельности.
Однако пренебрежительное отношение и неисправность работы компьютерной техники, компьютерных программных продуктов может привести к различным внешним и внутренним угрозам, негативно сказывающимся не только на производственной деятельности, но и на экономической безопасности предприятия. Данные действия могут негативно отразиться на процессах документирования и обработки информации, способствовать потере контроля над данными предприятия.
Поэтому в условиях санкций особо остро стоит проблема создания не только современной российской компьютерной техники, но и российских программных продуктов, необходимых для осуществления документирования деятельности, обеспечения экономической безопасности и сохранности информации экономических субъектов.
Документирование хозяйственной жизни предприятия необходимо для передачи информации во времени и неразрывно связано со следующими процессами: получение, сбор, фиксация, обработка, анализ, передача, исполнение, хранение и использование информации.
info@agequal.ru
Последовательное описание хозяйственных процессов, отражающих реальное состояние дел экономического субъекта, позволяет сформировать систему данных, необходимую для принятия руководством своевременных и эффективных решений.
Благодаря документированию хозяйственной жизни ведется непрерывный учет на предприятии, осуществляется оперативное руководство и контроль над сохранностью собственности. Документирование хозяйственной жизни связано не только с оформлением и созданием документов, но и с систематизацией информации о разнообразной деятельности предприятия и объектах, которые отражаются в учете в денежных и натуральных измерителях.
Однако на деятельность могут оказывать влияние и разнообразные факторы, не зависящие от самого субъекта, поэтому документирование информации должно отражать не только измеримый факт, но и процесс хозяйственной жизни.
Стоит отметить, что под информацией понимаются предоставленные сведения (сообщения, данные) вне зависимости от формы их представления [1], свидетельство чего-либо. Соответственно, описание текущего состояния объектов учета и их стоимостное измерение осуществляется благодаря информации, представляющей собой фиксацию сведений о событиях, фактах и явлениях, а также прав на что-либо. К информации можно отнести и QR-коды, которые способны содержать в себе различную информацию в виде символов или текста.
Причина появления документа связана с фиксацией информации о событиях, фактах, явлениях, решениях, происходящих хозяйственных операциях. Так, под документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения [2]. Таким
info@agequal.ru
образом, первичные документы фиксируют совершение хозяйственных операций, позволяют подтвердить произошедший факт или опровергнуть его.
Классификация документации неразрывно связана с процессами, происходящими в отраслях. По назначению документы подразделяются на распорядительные, организационные, организационно-распорядительные, информационно-справочные, претензионные, первичные и др.
Документы выполняют следующие функции: информационную (сохранность информации); коммуникативную (средство общения); социокультурную (социальный и культурный регулятор); управленческую (инструмент управления); учетную (фиксация и систематизация хозяйственных операций); правовую (средство правоотношений) и др.
Документирование информации, на наш взгляд, должно осуществляться в соответствии со следующими принципами: объективность, достоверность, оперативность, достаточность, целесообразность, краткость, ясность, правомерность. Должны быть учтены и основные принципы бухгалтерского учета: полнота отражения всех фактов хозяйственной деятельности; имущественная обособленность, непрерывность; последовательность; временная определенность; своевременность; осмотрительность; приоритет содержания перед формой; непротиворечивость; рациональность [3].
Результатом процесса документирования информации становится внутренний документ, описывающий повторяющиеся процессы на предприятии, или внешний документ, содержащий предусмотренные законодательством обязательные реквизиты. Так, в настоящее время разработанные на предприятии формы первичных учетных документов должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа и экономического субъекта; дату составления; содержание факта хозяйственной жизни; величину натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственных за оформление события;
info@agequal.ru
подписи лиц с указанием инициалов [4]. Утверждаются разработанные формы первичных документов учетной политикой предприятия.
Основная задача первичного документа состоит в описании совершившегося факта хозяйственной жизни, поэтому документы представляют собой способ доказательства, должны обладать полнотой отражения количественных и качественных характеристик, необходимых для обеспечения хозяйственной деятельности на предприятии.
Так, под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности или движение денежных средств [4]. Я.В. Соколов под фактом хозяйственной жизни понимал элементарный момент хозяйственного процесса, изменяющий или подтверждающий состав средств предприятия или их источников, или средств и источников одновременно [5].
Стоит отметить, что под хозяйственной операцией понимается отдельное действие, а под сделкой - действия физических и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав или обязанностей. Они могут быть как односторонними, так двух- и многосторонними (договоры), однако для их заключения необходима согласованная воля всех сторон [6].
Событие же рассматривается как то, что произошло, или неизбежно должно наступить, отличается событие от сделки тем, что не зависит от воли участников экономических отношений [7].
Сделки, события и операции могут рассматриваться как факты только тогда, когда они способны оказать влияние на финансовое положение и финансовый результат деятельности, на содержание финансовой отчетности [7].
Поэтому документ подтверждает факт хозяйственной жизни, является письменным доказательством, имеющим юридические последствия, должен
info@agequal.ru
быть соответствующим образом оформлен и подписан. Документ устанавливает материальную ответственность работников за доверенные ценности. Вследствие этого необходимо своевременное оформление каждого факта хозяйственной жизни в момент его совершения, а если это невозможно -сразу после его окончания [4].
Поступающая документированная информация проверяется на законность отраженных операций с целью последующей обработки информации, группировки и систематизации.
Несвоевременное или неверное отражение операций в учете считается грубым нарушением, также как и отсутствие первичных документов в организации [8].
Самым эффективным средством против дезинформации является достоверность, которая раскрывает истинность аргументов и доказательств, не вызывающих сомнения. Поэтому ложная, ошибочная, сомнительная, искаженная, вымышленная, деструктивная, фейковая информация должна пресекаться путем раскрытия фактов правдивости. Введение в заблуждение, дезинформация используются в качестве инструмента достижения корыстных целей должностных лиц, которые согласно законодательству могут быть привлечены к ответственности.
Стоит отметить, что документально оформленные мнимые и притворные сделки, не отражающие факты хозяйственной жизни, не могут быть приняты к учету на предприятии.
Первичные документы проверяют на полноту и правильность заполнения обязательных реквизитов, законность операций, логическую увязку показателей, правильность вычислений.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допустимо, в остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственной операции (зачеркивается неправильный текст и
info@agequal.ru
вносится исправленный за подписью лиц, подписавших документ). Все формы первичных документов утверждаются приказом к учетной политике.
Документы отражают деятельность предприятия, на их основе принимаются управленческие решения, они являются главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом прав на собственность.
Однако, правильно оформленный документ, имеющий четкий порядок заполнения, составления и оформления, должен описывать любую хозяйственную операцию, исключая возможность споров и конфликтов.
Контроль со стороны руководства и проверяющих органов за сохранностью документов позволит предотвратить умышленное и неумышленное уничтожение документов.
Документирование позволяет упорядочить информацию, логически её структурировать при помощи способов и методов, необходимых для записи доказательств, фактов, событий.
Запись звуковой и образной информации на аудио- и видеоносителях, печатной и письменной информации на бумаге или в электронном виде, отражающих разнообразные процессы деятельности экономического субъекта, позволяет осуществлять контроль за всеми событиями, происходящими на предприятии.
Контроль оформления, исполнения документов необходим для выявления отклонений, предупреждения правонарушений, принятия своевременных мер с целью обеспечения экономической безопасности предприятия.
Таким образом, документирование хозяйственной жизни экономического субъекта позволяет достоверно определить текущее состояние предприятия и принять своевременные и эффективные меры по устранению финансовых потерь, правонарушений, злоупотреблений и неправомерных действий.
Выводы
info@agequal.ru
Необходимо не только изучать негативные последствия и причины их возникновения, выявляя ошибочные действия как со стороны сотрудников организации, так и со стороны контрагентов, но и отражать в документах способы устранения и исправления данных действий. Данные сведения позволят не только заранее предотвращать опасные для деятельности предприятия события, но и обеспечить безопасность производственных процессов и экономическую безопасность на предприятии.
Вот почему содержание информации не должно зависеть от потребностей, желаний, удобства и последующих возможностей лиц изменить или исказить её.
Благодаря документам обеспечивается накопление, систематизация, хранение, передача информации во времени, что позволяет организовывать, анализировать, контролировать процессы, выявлять закономерности и тенденции развития ситуаций. Сбор и проверка информации о событиях или действиях, условиях, создающих угрозу безопасности предприятия, позволяют выявлять, предупреждать и пресекать противоправные действия на начальной стадии.
Качественная документация позволяет снижать расходы, регулировать и оптимизировать процессы, объективно отражать деятельность экономического субъекта. Поэтому необходима разработка отраслевых требований к оформлению документов.
В нынешних условиях необходима разработка не только отраслевых российских программных продуктов, надежно защищающих информацию предприятий, но и отраслевых унифицированных документов. Унифицированные отраслевые формы документов должны включать в себя всю упорядоченную совокупность необходимых реквизитов в соответствии с решаемыми в данной отрасли задачами. С одной стороны, они должны наиболее полно отражать факт хозяйственной жизни, а с другой - сокращать
info@agequal.ru
избыточную информацию в соответствии с принципами, правилами и порядком документирования.
Поэтому государство в условиях санкций должно учитывать экономические события, оценивать экономические риски и стремиться обеспечить экономическую безопасность с помощью своевременного внедрения усовершенствованных техники и технологий [9, с. 128].
Поддержка государством производства компьютерной техники из качественных российских материалов и использование российских защищенных программных продуктов позволит обеспечить сохранность информации, являющейся ценнейшим источником для предпринимательской деятельности и для обеспечения экономической безопасности экономического субъекта и государства.
1. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ, принят Государственной Думой 08.07.2006 [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru/ document/ cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения 15.04.2022).
2. Об обязательном экземпляре документов: Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ, принят Государственной Думой 23.11.1994 [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW _5437/ (дата обращения 15.04.2022).
3. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утверждённое Министерством финансов Российской Федерации 6 октября 2008 г., № 106н (ред. от 07.02.2020). [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_ doc_LAW_81164/ (дата обращения 15.04.2022).
Список литературы
info@agequal.ru
4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 22 ноября 2011 № 402-ФЗ, утвержден Государственной Думой 22 ноября 2011 (ред. от 26.07.2019) // Консультант плюс [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_ LAW_122855/ (дата обращения 15.04.2022).
5. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет как сумма фактов хозяйственной жизни. - М.: Инфра-М, 2010. - 224 с.
6. Гражданский кодекс Российской Федерации, утвержденный Государственной Думой 21 октября 1994 г. № 51-ФЗ (ред. от 09.03.2021) // Консультант плюс [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru/ document/ cons_doc_LAW_5142/ (дата обращения 15.04.2022).
7. Пятов М.Л. Новая жизнь фактов хозяйственной жизни [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://buh.ru/articles/documents/14923/ (дата обращения 15.04.2022).
8. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть 1), утвержденный Государственной Думой от 16 июля 1998 г. № 146-ФЗ (ред. от 17.02.2021) // Консультант плюс [Электронный ресурс]. - URL: http://www.consultant.ru/ document/cons_doc_LAW_196 71/ (дата обращения 15.04.2022).
9. Фаресова А.Р. Экономическая уверенность как фактор обеспечения экономической безопасности страны / А.Р. Фаресова [Электронный ресурс] // Век качества. 2021. № 2. С. 123-134. - Режим доступа: http://www.agequal.ru/pdf/2021/221009.pdf (доступ свободный).
info@agequal.ru
Documenting economic life as a basis for ensuring economic security under sanctions
Faresova Albina Rafailovna,
Candidate of Philosophical Sciences, Senior lecturer, Department of "Economics of Entrepreneurship", Ufa State Aviation Technical University 450008, Republic of Bashkortostan, Ufa, K. Marx str., 12
Faresova. ar@gmail. com
n
Under the conditions of sanctions, the role of documenting economic life in ensuring the economic security of an enterprise is increasing. Effective management in modern conditions is impossible without high-quality systematized information and, accordingly, without the use of Russian computer software products protected from illegal actions. Software and other technologies, mainly created by countries that have imposed sanctions restrictions, may become unavailable at a certain time, causing damage not only to enterprises, but also to the state. Malfunction of computer software products can negatively affect the loss of control over the documented facts of the economic life of the enterprise and lead to adverse consequences. Therefore, in the current conditions of sanctions, it is important to ensure the safety of information and timely documentation of economic life as the basis of the economic security of the enterprise.
The article highlights the basic principles of documenting business transactions, discloses the types and functions of documents, and suggests measures necessary to solve this problem.
It is revealed that in the current conditions, it is necessary to develop not only industry-specific Russian software products that reliably protect the systematized information of enterprises, but also industry-specific unified forms of documents. Monitoring and collecting information about events or actions taking place over time allows you to identify, prevent and suppress illegal actions at the enterprise and ensure economic security.
Keywords: documentation of information; facts of economic life; document; reliability; documentation of economic life; economic security of the enterprise.
