CC BY-NC-ND
253
Л.Н. Варламова
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ В РОССИИ: ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ АСПЕКТ
Проводится анализ и сопоставление определений этих терминов, закрепленных в новой редакции стандарта, с предыдущей его редакцией, предложениями по их совершенствованию, выдвинутыми в ходе обсуждения проекта стандарта, а также излагается личное мнение автора по этим вопросам.
Ключевые слова: делопроизводство, управление документами, документированная информация, документ, официальный документ, юридическая значимость документа, юридическая сила документа.
Проблемы совместимости отечественной и зарубежной терминологии отрасли уже обсуждались в периодической печати рядом известных специалистов сферы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ)1. Многие из них высказывались о необходимости развития отечественной терминологической базы и (или) интеграции ее с международной. И, казалось бы, пересмотр национального терминологического стандарта ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»2 должен был решить эти вопросы, но случилось ли это на самом деле? Смогла ли обновленная версия национального терминологического стандарта актуализировать терминологию, интегрировать ее с международной или хотя бы расширить терминологическую базу отрасли? В этом мы и попробуем разобраться в данной статье. При этом следует акцентировать внимание на том, что ввиду ограниченности объема статьи анализироваться будут спорные, по мнению автора, определения основополагающих терминов сферы документационного обеспечения управления, данные рядом специалистов ВНИИДАД в окончательной редакции проекта стандарта ГОСТ Р 7.0.8-20133 и переданные в ТК 191 СИБИД4 на экспертизу
© Варламова Л.Н., 2015
и утверждение. Среди них: «документированная информация», «документ», «официальный документ», «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами», «юридическая сила документа», «юридическая значимость документа» и др.5
Надо сказать, что многие из этих терминов присутствовали и в перерабатываемом стандарте ГОСТ Р 51141—98, однако «документ» и «документированная информация» были в нем синонимами и понимались как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»6. Данное определение было универсальным для того периода и являлось фундаментом для определений видов документов: служебного, официального, архивного и т. п.
В окончательной редакции проекта терминологического стандарта, разработанного ВНИИДАД, эти термины были разведены и определялись как:
- «документ» - «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;
- «документированная информация» - «информация, представленная в виде документа»7.
Если внимательно вчитаться в определения этих терминов, то оба понятия цикличны по отношению друг к другу, т. е. термины разведены формально, хотя по сути они означают одно и то же. Но так ли это на самом деле? Любой практик подтвердит, что далеко не каждая документированная информация создается в виде документа. Например, вы присутствуете на совещании и фиксируете в свой блокнот распоряжения руководителя, т. е. вы документируете информацию, но по своим правилам и исходя из ваших личных предпочтений. Мне могут возразить, что ваши заметки тоже документ - да, они могут им стать при определенных обстоятельствах, но для того, чтобы эти заметки формально соответствовали данному определению, необходимо ввести новый вид или разновидность документа. Насколько это целесообразно?
На наш взгляд, «документированная информация» - это структурированная информация, зафиксированная на носителе. Либо зафиксированная на носителе информация, оформленная по установленным правилам. При этом правила оформления устанавливает автор в том случае, если эта документированная информация будет использоваться исключительно им лично и не будет преобразована в документ. Следующим шагом идет определение понятия «документ», который зачастую может быть создан на основе до-
кументированной информации, и в этом случае оформление «документированной информации» будет продиктовано правилами документирования. В этом случае «документ» можно определить как зафиксированную на носителе документированную информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Но если речь идет о документе, используемом в управлении, то обязательным критерием становится юридическая сила, которую документ в нашей стране, как известно, получает через проставление на нем ряда реквизитов, в том числе учетных8. При этом, на наш взгляд, учет документов в организации является одним из важнейших критериев подтверждения их подлинности, а значит, и придания этим документам юридической силы.
Следует отметить, что современные стандарты допускают наличие примечаний, в которых указывается специфика того или иного определения термина, применимая в определенном случае. На наш взгляд, применение этого подхода в новой редакции стандарта было бы уместно, так как он регулирует как сферы ДОУ и архивного дела, каждая из которых имеет свою специфику, затрудняющую выработку универсальных определений. И термин «документ» в этой связи очень показателен. При этом следует обратить внимание на то, что вид носителя в данном случае не имеет ни малейшего значения, а слово «материальный» вообще не несет в себе никакого смысла, так как все носители материальны, по крайней мере в настоящее время. Он будет играть роль при формулировке определений подвидов документа, таких как «рукописный документ», «электронный документ», «машиночитаемый документ» и т. п.9
Определение термина «документ» содержится и в ГОСТ Р ИСО 15489-1-200710 и понимается в нем как «зафиксированная на материальном носителе информация, создаваемая, получаемая и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности» и не противоречит национальной практике трактовки этого термина, хотя и акцентирует внимание на доказательной силе документа, объединяющей в себе юридическую силу и юридическую значимость документа.
Наиболее спорным выглядит определение термина «документ», приведенное в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти11, в которых под документом понимается «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти».
Мало того, что более широкое понятие «документ» определяется через меньшее, входящее в него как один из подвидов понятие «официальный документ», так оно еще и противоречит Закону РФ «Об обязательном экземпляре документа»12, принятому и вступившему в силу ранее Правил13. Согласно определению, данному в Законе, под «официальными документами» понимаются «документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер»14. Таким образом, даже в федеральных органах исполнительной власти не все документы являются официальными.
«Официальный документ» трактовался в старом ГОСТ Р 51141-98 как «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке»15. Следует отметить, что при наличии в стандарте универсального определения термина «документ» и специального термина «служебный документ» определение термина «официальный документ» вполне отражало суть этого термина. Однако с принятием Закона «Об обязательном экземпляре документа»16, непонятным образом игнорирующего определение термина «официальный документ», данное ГОСТ Р 51141-98, ситуация принципиальным образом изменилась, и теперь ни одна коммерческая организация и даже не каждая государственная организация уполномочены создавать официальные документы. Безусловно, можно удивляться, как столь важный для ДОУ термин не согласован с определением национального терминологического стандарта, но игнорировать определение, данное Законом, нельзя. Однако в новой редакции национального терминологического стандарта, разработанного ВНИИДАД, именно это мы и наблюдаем. В нем под «официальным документом» понимается «документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке»17. Исходя из определения, создание официального документа возможно не только любыми юридическими (включая коммерческие организации) лицами (организацией, должностным лицом), но и гражданином, что вносит путаницу в терминологическую базу ДОУ и смежных областей. Следует отметить, что при обсуждении проекта новой редакции национального терминологического стандарта многие специалисты ДОУ и смежных областей, имеющие разные мнения по ряду терминов и их определений, данных в первой (обсужденной) редакции проекта стандарта, при анализе термина «официальный документ» сходились во мнении и акцентировали внимание разработчиков на этом
вопросе, призывая к ответственному и обдуманному подходу. Их позиция, полностью разделяемая автором настоящей статьи, основывается на том, что в ряде статей Уголовного кодекса РФ содержатся положения об ответственности за приобретение, сбыт, похищение, несанкционированное уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов18. На наш взгляд, новая редакция национального терминологического стандарта должна была максимально сблизить восприятие термина специалистами разных областей, сделав определение универсальным. Например, «официальный документ» - документ, созданный и/или принятый органами законодательной, исполнительной и судебной власти, оформленный и/или удостоверенный в установленном порядке, придающем ему официальный статус. При этом порядок создания и удостоверения официальных документов отчасти прописан в правовых актах, а отчасти в нормативных документах по ДОУ.
Нежелание или неготовность взглянуть на сложившуюся ситуацию с термином «официальный документ» объективно и беспристрастно привело к тому, что определения ряда реквизитов, присущих всем видам документов, в окончательной редакции проекта стандарта, подготовленного ВНИИДАД, были сужены и подогнаны только под «официальные документы»19. Эта, на наш взгляд, системная ошибка проходила красной нитью по всему разделу «Делопроизводство» анализируемого проекта стандарта. Яркий пример тому - термин «бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа»20. Как будто бланки документа создаются и используются только в органах законодательной, исполнительной и судебной власти. На наш взгляд, «бланк документа» -это набор реквизитов, расположенных определенным образом и идентифицирующих автора документа. Таким образом, стандарт сузил свою аудиторию, исключив из нее коммерческие структуры и иные организации, не уполномоченные создавать «официальные документы» в рамках своей деятельности21.
В этой связи встает вопрос о целесообразности исключения термина «служебный документ» из новой редакции терминологического стандарта. В старом стандарте (ГОСТ Р 51141-98) под «служебным документом» понимался «официальный документ, используемый в текущей деятельности организации»22. Учитывая специфические требования к документу, используемому в управлении, обязательным свойством которого является его юридическая сила, так как без этого невозможно выстраивать прозрачный и правовой процесс управления, а также понимая различия требований, предъявляемых
к архивному документу, документу личного происхождения и т. п., возможно, следовало бы оставить старое проверенное и универсальное определение термина «документ», а определение термина «служебный документ» актуализировать. Например, «служебный документ» - документ, созданный, учитываемый и используемый организацией для обеспечения ее деловой деятельности. Важно отметить факт учета организацией служебного документа, так как это напрямую влияет на его юридическую силу.
Под «юридической силой документа» специалисты различных областей (документоведы, юристы, архивисты, управленцы и другие) понимают способность документа порождать правовые последствия. В ГОСТ Р 51141-98 под юридической силой документа понималось «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»23, что в принципе устраивало всех, так как определение было универсальным. Однако в новом национальном терминологическом стандарте термин был раздвоен24:
- на «юридическую силу документа» - «свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия»;
- «юридическую значимость документа» - «свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера».
При анализе предложенных определений возникает ряд вопросов:
- во-первых, неужели юридическая сила присуща только официальным документам?
- во-вторых, кем и где определяется степень юридической значимости документа, если речь не идет о правовых актах?
- в-третьих, как нам кажется, создание документа направлено не только на подтверждение деловой деятельности, причем вне зависимости от ее значимости, но и на ее инициирование, планирование и осуществление. При чем здесь юридическая значимость документа?
Насколько целесообразно такое разделение и насколько оно соответствует или хотя бы не противоречит юридической практике? При анализе нормативных актов, в которых встречается словосочетание «юридическая значимость» в связке с документами и документооборотом, т. е. сферой применения настоящего стандарта, обращает на себя внимание тот факт, что оно применяется только в тех случаях, когда речь идет об электронном документообороте и его юридической значимости. Вполне понятно, что до появления
систем электронного документооборота (далее - СЭД) правильно организованный документооборот, основанный на специализированных нормативных документах, априори признавался юридически значимым и не было необходимости вырабатывать специальный термин. А вот с внедрением СЭД и не полной определенностью с понятием «электронный документ» юридическая сила документа в частности и юридическая значимость электронного документооборота (в смысле электронного документооборота, в рамках которого электронные документы имеют юридическую силу) в целом стала нуждаться в подтверждении. И в этой связи важно было не допустить смешения понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость электронного документооборота», чего, к сожалению, не удалось сделать. Скорее наоборот, раздвоение термина и данные определения вносят путаницу и способствуют подмене понятий. На наш взгляд, любой документ и даже документированная информация, созданные должностным лицом в рамках его полномочий, юридически значимы и в ряде случаев могут иметь юридические последствия, вплоть до уголовного преследования. Другое дело - юридическая сила документа, изначально присущая только тому документу, который создан и оформлен в соответствии с установленными правилами документирования. При этом документ, особенно управленческий, в любом случае будет иметь правовые последствия, так как будет являться либо причиной принятия управленческого решения, либо его следствием. Отсюда вытекает и его однозначная юридическая значимость. А вот степень (уровень) значимости (в смысле ценности) этого документа (в историческом, экономическом, управленческом или ином контексте) смогут установить только наши потомки или историки, если этот документ в принципе будет этого заслуживать. Так зачем же это, на наш взгляд, надуманное и бесполезное понятие внедрять в прикладную сферу деятельности - такое как документа-ционное обеспечение управления, убирая из стандарта важные термины под предлогом его перегруженности? На наш взгляд, достаточно было актуализировать определение термина «юридическая сила документа» - свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа или организации и установленным порядком оформления, влекущее за собой правовые последствия; т. е., по сути, расширить сферу применения понятия до уровня коммерческих организаций, так как старый ГОСТ Р 51141-98 был ориентирован на государственные организации и издаваемые ими официальные документы, под которыми тогда понимались в том числе и приказы. В этом случае
под термином «юридически значимый электронный документооборот» следовало бы понимать электронный документооборот организации, в рамках которого создаются, используются и хранятся электронные документы, имеющие юридическую силу.
Заканчивая анализ основополагающих терминов ДОУ, напрямую связанных с термином «документ» и вызывающих у автора статьи некоторое недопонимание, хотелось бы с сожалением отметить невключение и даже исключение из новой редакции национального терминологического стандарта ряда важнейших терминов. Таких как: рукописный документ, машинописный документ, документ на машинном носителе, служебный документ, входящий, исходящий и внутренний документы, правила документирования, унифицированная система документации, организационно-распорядительная документация и др. Автору, как доценту факультета документоведения и технотронных архивов ИАИ РГГУ, совершенно очевидна проблема разбросанности терминологии, используемой в отрасли по отдельным законам, постановлениям, стандартам, правилам и т. п. Ожидаемый всеми словарь ВНИИДАД25, к сожалению, не изменил ситуацию в лучшую сторону. Новая редакция национального терминологического стандарта могла бы не только расширить терминологическую базу отрасли, но и связать ее с терминологической базой смежных сфер за счет перекрестных ссылок или примечаний к терминам. Это тем более значимо ввиду того, что ТК 191 СИБИД, в рамках которого работает ПК 4 «Управление документацией» ВНИИДАД, является разработчиком большинства стандартов, использующих терминологию смежных сфер. Но, увы, мы практически не использовали предоставленную возможность и довольно сильно сократили терминологическую базу отрасли, хотя в то же время включили в стандарт новые современные термины. О наиболее значимых из них поговорим ниже.
Важно отметить, что новый национальный терминологический стандарт развел три принципиально важных понятия: «управление документами», «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство»26. Напомним, что в предыдущем стандарте понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» были синонимами и означали «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Нельзя не отметить, что это разделение было воспринято неоднозначно представителями профессионального сообщества и диапазон мнений был очень широк: от однозначно положительного до однозначно отрицательного. На наш взгляд, это одно из достоинств этого стандарта, позволяющее развивать отрасль и поднимать значимость профессии на новый качественный
уровень, расширяя сферу деятельности документоведов. Учитывая многоуровневость современного образования (прикладной и академический бакалавриаты, магистратура, аспирантура, докторантура), а также внедрение профессиональных стандартов, это разделение не только актуально, но и просто необходимо. Однозначно поддерживая сам факт разведения этих понятий, автор статьи находит определения, приведенные в стандарте, не всегда четко отражающие суть этих понятий. Рассмотрим их поподробнее и предложим свои варианты.
«Делопроизводство» - «деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, хранение и использование доку-ментов»27. На наш взгляд, «делопроизводство» - это деятельность, обеспечивающая обработку, учет, использование и оперативное хранение документов. Таким образом, делопроизводство представляется как некая технологическая функция, не влияющая на процесс создания и управления документами, а только обеспечивающая процессы их учета, использования и оперативного хранения. Применительно к уровню образования, на наш взгляд, здесь будет достаточно уровня «прикладного бакалавра» по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение».
«Документационное обеспечение управления» - «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления докумен-тами»28. На наш взгляд, «документационное обеспечение управления» - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами и документированной информацией в управлении. Таким образом подчеркивается более высокий уровень работы с документами, включающий аспекты создания и использования как документов, так и документированной информации в управленческих целях. Применительно к уровню образования здесь достаточно иметь уровень «академического бакалавра» по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение».
«Управление документами» - «деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации»29. На наш взгляд, «управление документами» - это деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики в отношении создания, использования, хранения и уничтожения документов и документированной информации всех документных систем организации с целью подтверждения ее деловой деятельности и правомерности их осуществления. Таким образом подчеркивается взаимосвязь всех систем документации организации и необходимость курирования их специалистом-до-кументоведом, занимающим позицию топ-менеджера организации,
что созвучно положениям новых международных стандартов ИСО серии 30300 на системы управления документами30. Применительно к уровню образования в этом случае необходимо иметь диплом магистра, имеющего диплом академического бакалавра по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение» как базовый, а в его развитие еще и диплом юриста. Либо, наоборот, на уровне академического бакалавра - диплом юриста или управленца, а на уровне магистратуры - диплом по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение».
Надо сказать, что термин «управление документами» и является «мостиком» между национальными и международными стандартами, к интеграции с которыми мы и стремимся в рамках членства в ВТО. Нельзя не отметить факт включения в проект нового национального терминологического стандарта ряда терминов из стандарта русской версии международного стандарта ИСО 15489-1:2001 (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007)31, таких как: аутентичность, достоверность, целостность, конвертация, миграция, метаданные и др. Однако нельзя не признать, что полноценного включения международных терминов сферы управления документами в национальный терминологический стандарт не произошло. На наш взгляд, было бы целесообразно включить в национальный стандарт терминологию системы менеджмента качества (далее - СМК), но взяв первоисточник - англоязычные стандарты - за основу, терминологию международных стандартов ИСО 30300 и 30301 и др. Перекрестные ссылки на уже утвержденные стандарты ГОСТ Р ИСО 9000, ГОСТ Р ИСО 900132 и примечания здесь были бы тоже уместны.
Возвращаясь к началу нашей статьи, следует отметить, что в новой редакции национального терминологического стандарта, к счастью, отсутствует термин «запись», впервые появившийся в стандартах на системы менеджмента качества (например, серии 9000) путем прямого перевода англоязычного термина «records» без адаптации его к национальной терминологической базе ДО У, хотя сфера его применения лежала и в этой отрасли. Нельзя не отметить и тот факт, что национальные стандарты на СМК были приняты без согласования с ТК 191 СИБИД и тем более ВНИИДАД, что, на наш взгляд, в принципе было большой ошибкой, но все же лишь в ряде случаев сталкивало интересы специалистов этих областей деятельности. Однако с выходом международных стандартов ИСО на системы управления документами серии 30300 эта проблема получила новый виток своего развития. Дело в том, что технический комитет Росстандар-та33, занимавшийся разработкой всех стандартов ИСО на системы менеджмента качества, не без оснований включает стандарты ИСО
серии 30300 в круг своих интересов, так как последние действительно во многом посвящены вопросам менеджмента качества документов в документных системах. Но проблема в том, какая терминологическая база будет положена в основу этих стандартов - терминологическая база ДОУ или СМК? Дело в том, что этот безобидный на первый взгляд термин - «запись» - выведет эти стандарты из сферы компетенций специалистов ДОУ и с большой долей вероятности приведет к тому, что специалисты СМК будут задавать тон и устанавливать правила работы с документами в организации, окончательно сломав сложившуюся практику работы с документами в нашей стране, испокон веков (за исключением последних лет) контролируемую архивным ведомством, что соответствует передовой мировой практике.
И в завершение нельзя не отметить наметившуюся тенденцию к навязыванию внедрения термина «запись» в сферу документаци-онного обеспечения управления нашей страны. На наш взгляд, это очень опасный и неоправданный подход, неизбежно влекущий за собой сбой в хорошо выстроенной и годами отлаженной схеме ДОУ-архив. Ибо ни один архив никакие «записи» на хранение не возьмет, так как не имеет ни одного нормативного, ни методического документа, регламентирующего работу с ними. Да и в ДОУ появление этого термина ничего, кроме путаницы, не вызовет. На наш взгляд, ВНИИДАД как научно-исследовательскому институту отрасли следует все же занять ответственную позицию и контролировать развитие терминологии отрасли, исключая появление в ней случайных и неоправданных терминов, таких как «запись». На наш взгляд, было бы правильно привлекать к этой работе специалистов старейшего и ведущего вуза страны, готовящего специалистов этой отрасли, -Историко-архивного института РГГУ. В любом случае термины и их определения не могут быть навязаны, они должны сложиться в отрасли и быть согласованы с ведущими ее специалистами путем открытой и многоуровневой дискуссии. Надеюсь, опыт разработки нового национального терминологического стандарта отрасли ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» поможет извлечь уроки и не повторять допущенные ошибки. В конце концов, это общее и очень ответственное дело.
Примечания
1 Среди них: А.Н. Сокова, Т.В. Кузнецова, М.В. Ларин и другие.
2 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Издательство стандартов, 1998.
Окончательная редакция проекта национального стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», подготовленная ВНИИДАД самостоятельно (в рамках плана НИР) и переданная в ТК 191 СИБИД на утверждение. В обсуждении первой редакции проекта стандарта приняли участие специалисты ДОУ, архивного дела и смежных областей. Обсуждение проекта стандарта было вынесено на заседание научно-методического семинара ИАИ РГГУ «Стандартизация управления документацией», предложения и замечания участников которого были переданы во ВНИИДАД и включены в сводку отзывов и предложений по первой редакции проекта стандарта, подготовленной завсектором стандартизации управления документами ВНИИДАД, объем которой превышал 150 страниц. Однако не все замечания и предложения были учтены разработчиками, а на ряд отклоненных предложений и замечаний не были даны разъяснения их отклонения. Вторая (окончательная) редакция проекта национального стандарта, принципиальным образом отличавшаяся от первой и значительно сокращенная по объему включенных терминов, не была выставлена на широкое обсуждение профессиональной общественности и по сути являлась мнением ряда специалистов ВНИИДАД. Именно это и натолкнуло автора статьи на мысль о необходимости создания альтернативного экспертного центра, участвующего в процессе разработки национальных стандартов сферы ДОУ и архивного дела в качестве независимого экспертного центра с правом голоса в ТК 191 СИБИД. На наш взгляд, таким центром мог бы стать Историко-архивный институт РГГУ, имеющий давние традиции и богатую историю по подготовке специалистов, а ныне бакалавров и магистров в этих областях.
ТК 191 СИБИД - национальный технический комитет «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу», уполномоченный Рос-стандартом разрабатывать стандарты в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. В 2007 г. ВНИИДАД создал и ведет в составе ТК 191 СИБИД подкомитет ПК 4 «Управление документацией», непосредственно осуществляющий разработку этих стандартов, как правило, параллельно с планом НИР ВНИИДАД.
Следует отметить, что не меньший интерес для анализа представляют термины, связанные с электронным документооборотом, но о них пойдет речь в следующей статье.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ст. 3.
Окончательная редакция проекта национального стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», разработанная ВНИИДАД.
Под «учетными» реквизитами автор понимает не только регистрационный номер и дату документа (что первоначально), но и иные реквизиты, включаемые в соответствующую систему учета документа как ее определяющие. Например, вид документа. Как известно, учет приказов по личному составу и основной деятельности целесообразно вести раздельно, т. е. вид документа будет влиять на
4
5
6
7
формирование систем учета этих документов. При этом формально «учетными» реквизитами станут номер и дата документа.
9 Остается уповать на здравый смысл экспертов Росстандарта, которые в ряде случаев имеют право внести правки в определения. При этом следует отметить, что ВНИИДАД отверг проект национального терминологического стандарта, предложенный экспертами ТК 191 СИБИД и широко обсуждавшийся профессиональной общественностью в качестве первой редакции проекта стандарта, мотивируя тем, что именно он является ведущим НИИ отрасли и может самостоятельно разработать этот документ, чем значительно снизил роль ТК 191 СИБИД в разработке этого стандарта, взяв ответственность за результат проекта на себя.
10 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007.
11 Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изм. от 07.09.2011 - Постановление Правительства РФ № 751 «О внесении изменений в правила делопроизводства в ФОИВ»).
12 Федеральный закон РФ от 23.11.1994 № 77 «Об обязательном экземпляре документа» (в ред. ФЗ-186 от 23.12.2003).
13 Правила делопроизводства в ФОИВ, утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изм. от 07.09.2011 - Постановление Правительства РФ № 751 «О внесении изменений в правила делопроизводства в ФОИВ»).
14 Федеральный закон РФ от 23.11.1994 № 77 «Об обязательном экземпляре документа» (в ред. ФЗ-186 от 23.12.2003). Ст. 5.
15 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ст. 23.
16 Федеральный закон РФ от 23.11.1994 № 77 «Об обязательном экземпляре документа» (в ред. ФЗ-186 от 23.12.2003).
17 Окончательная редакция проекта национального стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», разработанная ВНИИДАД.
18 Уголовный кодекс Российской Федерации. Ст. 292, 324, 325 и др.
19 Следует отметить, что данную точку зрения разделяли далеко не все специалисты ВНИИДАД, но ее активно проводила замдиректора ВНИИДАД - В.Ф. Янковая, по сути подготовившая окончательную редакцию проекта национального стандарта в части раздела «Делопроизводство».
20 Окончательная редакция проекта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», разработанная ВНИИДАД.
21 Остается уповать на экспертов ТК 191 СИБИД и Росстандарта, которые могут внести ряд поправок в окончательную редакцию проекта стандарта, правда, в очень ограниченном количестве. Но даже исключение определения «официальный» из большинства определений терминов, заложенных в стандарт, позволит расширить область его применения.
22 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Ст. 24.
23 Там же. Ст. 25.
24 Разведение терминов по сути является принципиальной личной позицией замдиректора ВНИИДАД В.Ф. Янковой, заложенной ею в окончательной редакции проекта национального стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», представленной ВНИИДАД в ТК 191 СИБИД на утверждение.
25 Управление документами. Термины и определения. Словарь. М.: ВНИИДАД, 2013. 120 с.
26 Разведение этих терминов как понятий, отличающихся друг от друга по объему и глубине своего значения, являлось принципиальной позицией автора статьи, являвшейся в тот момент завсектором стандартизации ВНИИДАД, однозначно поддерживаемой директором ВНИИДАД М.В. Лариным, что и позволило ее закрепить в окончательной редакции проекта стандарта, подготовленного ВНИИ-ДАД. Однако определение этих терминов осталось на усмотрение В.Ф. Янковой, не разделяющей эту позицию.
27 Окончательная редакция проекта ГОСТ Р 7.0.8-2013, подготовленная ВНИИДАД.
28 Там же.
29 Там же.
30 Международные стандарты ИСО серии 30300 «Информация и документация. Системы управления документами» разрабатываются в ИСО с 2010 г. и состоят из пяти самостоятельных стандартов:
- ИСО 30300:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Общие положения и словарь»;
- ИСО 30301:2011 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования»;
- ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению» (проект);
- ИСО 30303 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию» (проект);
- ИСО 30304 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по оценке» (проект).
31 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».
32 ГОСТ Р ИСО 9000-2008 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь». М.: Стандартинформ, 2008; ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Система менеджмента качества. Требования». М.: Стандартинформ, 2008.
33 ТК 076 «Менеджмент качества» Росстандарта является зеркальным комитетом ИСО/ТК 176 «Менеджмент качества и обеспечение качества».
